Что такое вмененный доход?

• Вмененный доход — это стоимость любых денежных или неденежных дополнительных пособий, которые владельцы бизнеса выплачивают своим сотрудникам.
• Общие примеры вмененного дохода включают личное использование служебных автомобилей, членство в тренажерном зале и невычитаемые расходы на переезд, в то время как планы медицинского страхования и некоторые льготы с низкой стоимостью исключаются из вмененного дохода.
• Работодатели должны определить налогооблагаемые дополнительные льготы компании и их денежную стоимость, а затем рассчитать и уплатить с них налоги FICA, но программное обеспечение для расчета заработной платы может автоматизировать процесс от начала до конца.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, желающих понять и рассчитать вмененный доход сотрудников и связанные с ним налоги.

Допустим, вы заплатили сотруднику 60 000 долларов в прошлом году и рассчитали его федеральные налоги за год как 13 538,50 долларов. Это было бы правильно, исходя из ставок FICA и федерального подоходного налога, но было бы неправильно, если бы вы предоставляли определенные льготы. В этом случае вам также потребуется добавить вмененный доход к брутто-зарплате работника в размере 60 000 долларов США, чтобы отразить денежную стоимость этих пособий. Ниже вы узнаете больше о расчете вмененного дохода и соответствующих налогах, которые вы должны заплатить.

Что такое вмененный доход?

Вмененный доход – это денежный эквивалент неденежных вознаграждений работника. Эта стоимость становится частью валового дохода работника. Таким образом, вмененный доход подлежит налогообложению, и вы должны указывать его в формах W-2 ваших сотрудников. Ваш бизнес, как правило, будет платить налог FICA (налог на социальное обеспечение и медицинскую помощь) на вмененный доход, как и ваши сотрудники. IRS обычно не взимает федеральный подоходный налог с вмененного дохода.

Другой способ взглянуть на вмененный доход — рассматривать его как денежную стоимость неденежных выгод или услуг, которые владелец бизнеса предоставляет своим сотрудникам. Когда вы предоставляете эти льготы персоналу, вы платите за них, чтобы сотруднику не приходилось платить за них. IRS классифицирует деньги, которые вы тратите на эти льготы, как деньги, которые вы платите своим сотрудникам.

Вмененный доход в первую очередь включает денежную стоимость дополнительных льгот. Этот тип льгот описывает любые льготы или компенсации, которые вы предоставляете своим сотрудникам в дополнение к их фактической заработной плате. Это определение может натолкнуть вас на мысль, что денежный эквивалент всех пособий квалифицируется как вмененный доход, но это не совсем так.

Не все вмененные доходы подлежат налогообложению. Понимание разницы между налогооблагаемыми и необлагаемыми дополнительными льготами имеет решающее значение для того, чтобы вы могли правильно платить налоги.

Каковы примеры вмененного дохода?

К вмененному доходу относятся следующие выплаты:

• Помощь по уходу за иждивенцами работника сверх определенного необлагаемого налогом максимума
• Помощь в усыновлении свыше определенного необлагаемого налогом максимума
• Помощь в обучении сотрудников сверх определенного необлагаемого налогом максимума
• Любые транспортные средства, которые вы предоставляете своим сотрудникам (независимо от того, владеете ли вы ими или арендуете их) для регулярного некоммерческого использования.
• Членство в тренажерном зале или другие льготы, связанные с фитнесом
• Расходы на переезд, не облагаемые налогом
• Групповое срочное страхование жизни с покрытием более 50 000 долларов США
• Денежные средства, не являющиеся бонусами, и подарочные карты (налог на бонусы отделен от налога на вмененный доход)
• Добавление лиц, не являющихся иждивенцами работника, к плану медицинского страхования, предоставляемому работодателем.
• Доход работника от исполнения неустановленных законом опционов на акции
• Налогооблагаемый доход работника от передачи или выпуска ограниченных акций
• Любое некоммерческое использование мобильного телефона, предоставленного работодателем.
• Транспортные льготы сверх отсрочек до налогообложения работодателя и работника в соответствии с Планом Раздела 132
• Питание и проживание, за исключением не облагаемых налогом деловых поездок
• Возмещение любых занятий или возможностей развития, не связанных с вами и работой вашего сотрудника
• Командировочные расходы, не связанные с бизнесом (например, оплата авиабилетов сотрудника в отпуск после того, как он посетит конференцию для вас)

Что исключается из вмененного дохода?

К вмененному доходу не относятся следующие выплаты:

• Возмещение любого из вышеперечисленных расходов, которые работник уже оплатил из своего кармана.
• Любые награды за достижения в размере до 1600 долларов США за квалифицированные награды плана
• Помощь в усыновлении до определенной максимальной суммы
• Коммунальные льготы до определенной максимальной суммы
• Помощь по уходу на иждивении в размере до 5000 долларов США в год, но не более, чем заработанный доход работника или его супруга.
• Первые 5 250 долларов США ежегодной помощи сотруднику в области образования.
• Групповое срочное страхование жизни на сумму не более 50 000 долларов США.
• Услуги пенсионного планирования
• Скидки квалифицированным сотрудникам
• Медицинские сберегательные счета (HSA)
• Страхование здоровья, зубов и зрения
• Страховые взносы по инвалидности, уплачиваемые работодателем
• Локальные фитнес-преимущества, например тренажерные залы на территории.
• Питание и проживание во время командировок
• Небольшие денежные подарки до 100 долларов.
• Корпоративные вечеринки
• Билеты на разовые мероприятия
• Развлекательные и тимбилдинговые мероприятия
• Цветочные композиции и фруктовые корзины
• Фирменные товары компании, такие как ручки и одежда

Уникальные преимущества для работы, такие как выплаты по студенческому кредиту и среда, благоприятная для домашних животных, могут сделать сотрудников счастливыми. Но прежде чем предлагать такие льготы, подумайте, считается ли это вмененным доходом.

Как вы представляете вмененный доход для сотрудников?

Работодатели должны использовать форму IRS W-2 для сообщения вмененного дохода. Однако, прежде чем заполнять эту форму, вам необходимо указать все дополнительные преимущества вашего бизнеса. Затем вам в конечном итоге придется рассчитывать и платить налоги на эти льготы. Ниже приведено пошаговое руководство по отчетности о вмененном доходе ваших сотрудников в IRS.

1. Определите свои дополнительные преимущества.

Допустим, вы предоставляете сотруднику 5000 долларов в год на обучение вместе с годовым абонементом в спортзал на 600 долларов. Это единственные льготы, которые вы предоставляете помимо базовой медицинской страховки. В этом примере обе эти привилегии являются дополнительными льготами, а медицинская страховка — нет.

2. Определите, какие из ваших дополнительных льгот облагаются налогом.

В соответствии с вышеуказанными критериями помощь в обучении сотрудников, которую вы оказываете, не подлежит налогообложению. Это потому, что он ниже минимума в 5250 долларов, который вызывает налогообложение. Тем не менее, членство в тренажерном зале за 600 долларов, за которое вы платите, облагается налогом. Это означает, что плата за членство в тренажерном зале считается частью личного дохода работника.

Обратите внимание, что некоторые налогооблагаемые дополнительные льготы, такие как личное использование служебного автомобиля, могут не иметь очевидной денежной стоимости. В таких ситуациях вам придется определить справедливую рыночную стоимость пособия. Например, справедливая рыночная стоимость служебного автомобиля будет равна сумме денег, которую работник заплатит, чтобы получить автомобиль самостоятельно. Вы должны оценить эту стоимость в соответствии с правилами IRS Publication 15-B по оценке автомобиля.

3. Добавьте вмененный доход работника в форму IRS W-2.

Вам нужно будет указать вмененный доход сотрудника вместе с его валовой заработной платой в форме W-2. Вы сделаете это в полях с 12а по 12г. Подробные инструкции о том, как правильно добавить вмененный доход в эти графы, приведены на обратной стороне копий C и 2.

Вмененный доход также влияет на заработную плату, которую вы укажете в графах 1, 3 и 5. В графе 1 содержится «другая компенсация» — определение, под которое попадает вмененный доход. А поскольку вмененный доход облагается налогами на социальное обеспечение и Medicare, вы должны добавить его к валовой заработной плате сотрудников в полях 3 и 5.

4. Рассчитайте налог на вмененный доход.

В большинстве случаев вмененный доход облагается только налогами FICA. По состоянию на 2022 год ставка налога FICA составляет 6,2% для социального обеспечения и 1,45% для Medicare. Это в общей сложности 7,65%, что соответствует 45,94 доллара за годовой абонемент в спортзал за 600 долларов.

Эти расчеты вмененного дохода могут быть частым источником человеческих ошибок. Программное обеспечение для расчета заработной платы может автоматизировать налоговые формулы, значительно сокращая количество ошибок. Это верно, даже если платежная ведомость вашего бизнеса очень сложна. Для компаний со сложной платежной ведомостью продвинутая платформа, такая как ADP, может помочь вам расставить все точки над i и поставить крест на t. Прочитайте наш полный обзор ADP, чтобы узнать больше, и найдите другие отличные варианты среди наших обзоров лучшего программного обеспечения для расчета заработной платы.

Все еще пытаетесь понять вмененный доход? Gusto включает дополнительные HR-услуги вместе со своей платформой для расчета заработной платы. Ознакомьтесь с нашим полным обзором Gusto, чтобы узнать, как опыт компании в области управления персоналом может помочь вам понять вмененный доход.

5. Платите налоги на вмененный доход.

Вы можете платить вмененные налоги за каждый доходный период, ежеквартально, раз в полгода или ежегодно. Некоторые службы расчета заработной платы могут обрабатывать и отправлять этот платеж от вашего имени вместо того, чтобы вы делали это вручную. В других случаях вам придется внести платеж самостоятельно, хотя часто возможен электронный платеж. (Если вы еще не используете программное обеспечение для расчета заработной платы, следуйте нашим руководство по выбору зарплатного сервиса.)

Независимо от того, как вы платите налоги на вмененный доход, обращение к этому руководству каждый раз должно упростить весь процесс.