Как соблюдать FCRA при приеме на работу

• FCRA регулирует сбор и использование информации агентствами по информированию потребителей, включая бюро кредитных историй, службы проверки арендаторов и компании, проверяющие биографические данные.
• Работодатели, проводящие проверку биографических данных кандидатов, должны быть осведомлены о соответствующих процедурах получения и использования потребительских отчетов в процессе найма.
• Нарушения FCRA со стороны работодателей являются обычным явлением и могут быть дорогостоящими.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса и менеджеров по найму, которые хотят собирать отчеты о проверке биографических данных потенциальных сотрудников, сохраняя при этом соответствие требованиям FCRA.

Проведение проверки биографических данных кандидатов является важной частью процесса найма большинства предприятий. Однако существуют строгие правила, которым вы должны следовать при получении записей о личных данных потенциальных сотрудников. Закон о справедливой кредитной отчетности (FCRA) является одним из наиболее важных законов, касающихся проверки биографических данных. (Статья по теме: Как узнать, лжет ли кандидат о своих полномочиях?) Вот что вам нужно знать, чтобы соблюдать требования FCRA на протяжении всего процесса найма.

Что такое ФКРА?

FCRA — это федеральный закон, который регулирует информацию, собираемую кредитными бюро, медицинскими информационными компаниями и службами проверки арендаторов. Это гарантирует, что информация, которая появляется в записях потребителей, является точной, достоверной и доступна только для утвержденных целей. Хотя многие люди связывают FCRA с кредитными отчетами из-за названия акта, он также защищает различные личные данные, включая отчеты о проверке судимости и записи о вождении.

Кого защищает FCRA?

Защита FCRA распространяется на граждан и резидентов США. Все кредитные бюро, скрининговые компании и другие агентства по отчетности потребителей в Соединенных Штатах должны следовать FCRA.

Существуют также специальные меры защиты, применяемые к соискателям работы, в том числе ограничения на то, как отчеты потребителей могут использоваться при принятии решений о найме. Одна из целей FCRA — дать кандидатам на работу возможность исправить любую дезинформацию в своей кредитной истории или предоставить контекст или объяснение своей истории до того, как работодатель отзовет предложение о работе. Еще одна важная защита для лиц, ищущих работу, заключается в том, что потребительский отчет не может быть представлен в отношении вас без вашего письменного согласия.

Что такое соответствие FCRA?

В целом соответствие требованиям FCRA распространяется на то, как агентства, предоставляющие информацию о потребителях, и учреждения, которые используют их данные или отчитываются перед ними, обрабатывают информацию о потребителях.

Однако соблюдение FCRA имеет особое значение, когда речь идет о найме и трудоустройстве. Работодатели несут особую ответственность, когда речь идет о соблюдении FCRA и отчетах потребителей. Существуют процессы, которым должны следовать работодатели, чтобы получать и использовать потребительские отчеты о потенциальных новых сотрудниках. Соответствие FCRA для работодателей обычно означает, что эти процедуры были соблюдены до получения проверки биографических данных, до принятия каких-либо неблагоприятных действий на основе этой проверки и после того, как были предприняты любые неблагоприятные действия.

В дополнение к соблюдению требований FCRA работодатели несут ответственность за соблюдение всех государственных и местных законов, касающихся проверки биографических данных или использования отчетов потребителей. В некоторых городах и штатах действуют дополнительные ограничения на использование полученных данных. Например, многие регионы начали вводить ограничения на то, как работодатели могут использовать отчеты о судимости при определении права на работу.

Соответствие FCRA обычно связано с проверками кредитоспособности. Тем не менее, проверки MVR (записи о транспортных средствах) и проверки судимости также могут подпадать под действие правил FCRA.

Обязанности работодателя перед запросом проверки биографических данных

Прежде чем запрашивать проверку биографических данных, регулируемую FCRA, вы должны письменно уведомить кандидата о том, что вы планируете подготовить отчет о потребительской кредитоспособности. Работодатели должны сообщать потенциальным сотрудникам, что они планируют запросить потребительские отчеты во время проверки биографических данных, прежде чем запускать какие-либо кредитные отчеты. Это уведомление должно быть предоставлено в письменной форме в виде отдельного документа. Он также должен сообщить, что результаты проверки биографических данных будут использоваться для целей принятия решения о приеме на работу. В некоторых штатах работодатели также должны предлагать заявителям копию полученного отчета.

Кандидат должен предоставить письменное разрешение на этот запрос, прежде чем вы приступите к проверке биографических данных. Это можно сделать в электронном виде с помощью электронной подписи, и это часто включается в заявления о приеме на работу. Не начинайте проверку, пока у вас не будет письменной записи об их согласии.

Если вы используете службу проверки биографических данных, она может получить разрешение от вашего имени. В противном случае вам, как правило, потребуется предоставить ему доказательство того, что вы получили авторизацию, прежде чем он проведет для вас проверку биографических данных.

Всегда получайте письменное согласие на любые проверки биографических данных, регулируемые FCRA, и сохраняйте записи об этом разрешении. Лучшие службы проверки биографических данных могут справиться с этим за вас.

Обязанности работодателя до принятия неблагоприятных мер

Если потребительский отчет кандидата возвращается и показывает неблагоприятную кредитную историю, есть несколько шагов, которые вам нужно будет предпринять, прежде чем вы сможете предпринять какие-либо неблагоприятные действия, такие как отзыв предварительного предложения о работе.

Во-первых, вы должны предоставить кандидату предварительное уведомление о неблагоприятных действиях. Вы должны приложить копию отчета потребителя, который вы получили, и копию документ «Краткий обзор ваших прав в соответствии с Законом о достоверной кредитной отчетности».

После того, как вы отправили предварительное уведомление о неблагоприятных действиях и все необходимые документы, вы должны подождать не менее пяти рабочих дней, прежде чем предпринимать неблагоприятные действия, чтобы у кандидата было время просмотреть отчет и оспорить или ответить на любую информацию в нем. .

Обязанности работодателя после принятия неблагоприятных мер

После того, как вы предоставили кандидату достаточно времени, чтобы отреагировать на предварительное уведомление о неблагоприятных действиях, вы можете предпринять неблагоприятные действия. Тем не менее, у вас все еще есть несколько обязанностей, которые нужно выполнить после принятия неблагоприятных мер. Вы должны предоставить кандидату письменное уведомление о том, что были предприняты неблагоприятные действия, и включить следующую информацию:

• Информация для компании, предоставляющей отчеты о потребителях, которая предоставила кредитный или потребительский отчет (включая их имя, контактный номер и служебный адрес)
• Заявление о том, что указанная компания, предоставляющая отчеты о потребителях, не несет ответственности за решение о принятии неблагоприятных мер и что она не может указать конкретные причины такого решения.
• Уведомление о праве кандидата оспаривать точность или полноту информации, предоставленной компанией, предоставляющей отчеты о потребителях, в своем отчете.
• Уведомление о праве кандидата на получение бесплатного отчета от компании, предоставляющей отчеты о потребителях, в течение 60 дней с даты уведомления о неблагоприятных действиях.

Последний шаг — следовать законам штата и местным законам о хранении документов. Если записи должны храниться в течение установленного периода времени в вашей юрисдикции, храните их в надежном месте. В противном случае их следует измельчить и утилизировать.

Что произойдет, если работодатель нарушит FCRA?

Работодатели могут подвергаться судебным искам и штрафам, если они нарушают FCRA, и они могут нести ответственность за фактический или установленный законом ущерб в размере от 100 до 1000 долларов США за нарушение. Кроме того, они могут быть обязаны оплатить гонорары адвокатов заявителя и могут столкнуться с штрафными санкциями, если они часто или преднамеренно нарушают требования FCRA.

Нарушения FCRA также часто являются предметом коллективных исков. Их сборы и штрафы могут значительно возрасти, если к иску присоединяется большое количество сотрудников или заявителей.

Убедитесь, что вы соблюдаете все надлежащие процедуры при проведении проверки биографических данных, или выберите для работы службу проверки биографических данных, которая соответствует всем правилам FCRA.