Виртуальная комната данных

Что такое виртуальная комната данных?

Виртуальная комната данных (VDR) — это онлайн-сейф или репозиторий, где предприятия или другие организации могут виртуально хранить свои документы и чертежи. В мире, который становится все более глобализированным, виртуальные комнаты обеспечивают безопасные финансовые и юридические транзакционные пространства для хранения конфиденциальной и конфиденциальной информации и данных.

Виртуальная комната данных объясняет, как организации обеспечивают безопасность и конфиденциальность данных, позволяя своим членам работать удаленно. Эти комнаты имеют ограниченный доступ, что позволяет компаниям совместно работать над проектами, хранить важную информацию и предоставлять доступ в режиме реального времени к чрезвычайно конфиденциальным документам. Эта технология направлена ​​на обновление традиционного хранения информации в физических файлах и хранилищах.

Оглавление

• Что такое виртуальная комната данных?
  • Объяснение виртуальной комнаты данных (VDR)
  • Как настроить РДР?
  • Эволюция VDR в сфере слияний и поглощений
  • Правила
  • Лучшие практики
  • Часто задаваемые вопросы (FAQ)
  • Рекомендуемые статьи

Ключевые выводы

• Виртуальная комната данных — это комната данных, управляемая в режиме онлайн через серверы и облачные системы, которые повышают безопасность и контроль данных.
• Таким виртуальным пространством можно управлять с меньшими затратами и меньшими затратами времени по сравнению с физическими комнатами данных. Кроме того, эти виртуальные пространства повышают мобильность данных при удаленной работе.
• Они чрезвычайно полезны для финансовой и юридической отраслей, требующих чрезмерной документации. Таким образом, в таких случаях, как слияния или поглощения, эти пространства расширяют доступ для адвокатов, юристов и финансовых экспертов, фирм венчурного капитала и т. д. и снижают накладные расходы в процессе.

Объяснение виртуальной комнаты данных (VDR)

Определение виртуальной комнаты данных объясняет стратегический метод хранения конфиденциальных данных организаций в облачных системах. Это улучшает операции и функционирование таких процессов, как сбор средств, выпуск IPO, слияния и поглощения (M&A) и построение стратегических партнерских отношений.

Это онлайн-репозиторий, поддерживаемый серверами и облачными системами. Таким образом, требуется меньше человеческого вмешательства и затрат на управление по сравнению с физическими комнатами данных. В то же время для процессов должной осмотрительности VDR предоставляют централизованную платформу и доступ к данным для международных команд. В результате это позволяет заинтересованным сторонам ускорить процесс проверки и транзакций, одновременно повышая доверие и прозрачность процесса.

Такие пространства, как VDR, расширяют возможности для продолжения и развития деловых партнерских отношений. Он обеспечивает беспрепятственный, легкий и ограниченный доступ к конфиденциальным и конфиденциальным документам. Следовательно, это укрепляет доверие между предприятиями и снижает риски утечки данных, тем самым предотвращая неудачи в использовании возможностей из-за неправильного обращения.

В современном мире предприятия процветают и достигают экспоненциального роста благодаря данным и информации о клиентах. Таким образом, после 2007 года рост VDR оказался более безопасным и осуществимым, чем физические комнаты данных. Они обеспечивают целостность данных и контролируют неправильное обращение с данными третьими лицами, такими как конкуренты. Следовательно, платформы VDR ограничивают и контролируют копирование, печать и редактирование документов.

Например, iDeals — один из крупных поставщиков виртуальных комнат данных, основанный в США в 2008 году. Сначала он сосредоточился на предоставлении финансовых услуг и инвестиционно-банковских услуг. Компания предоставляет услуги по управлению файлами, средства защиты данных, инструменты аудита, функции поиска документов и средства защиты документов. Кроме того, одним из выдающихся факторов этого поставщика VDR являются услуги обмена сообщениями с вопросами и ответами, которые он предоставляет своим пользователям.

Как настроить РДР?

Для настройки VDR нижеуказанные шаги полезны для руководства и обеспечения спецификаций для настройки виртуального пространства,

1. Выбор поставщика услуг VDR на основе потребностей и требований бизнеса, а не поиска лучшее программное обеспечение для виртуальных комнат данных. Это поможет предприятиям определить, какие функции и функции им требуются, например безопасность, отчетность, цены, простота использования и т. д.

2. Определение типа РДР, необходимого для различных целей или этапов процесса. Например, это может включать открытие виртуальных пространств для многих, а затем создание виртуальных пространств, которые впоследствии станут более конфиденциальными.

3. Подготовка контрольного списка для процесса должной осмотрительности даст всем заинтересованным сторонам представление о ходе событий и станет удобной для планирования последующих виртуальных комнат.

4. Классифицируйте или индексируйте виртуальную комнату с файлами и документами в упорядоченном порядке, например, в алфавитном порядке или в соответствии с контрольным списком должной осмотрительности, отличающимся для каждой организации.

5. Выяснение и подтверждение уровней безопасности и разрешений, а также включение и исключение участников для каждого доступа.

6. Соберите и загрузите дополнительные документы, необходимые в комнате.

7. Приглашение сторонних участников, таких как инвесторы, юристы, юридические и финансовые эксперты, для начала процесса аудита, регулирования или комплексной проверки.

Эволюция VDR в слияниях и поглощениях

Процесс слияния и поглощения (M&A) относится к сделкам между двумя предприятиями для консолидации операций и владения двумя или более организациями. Процесс слияния или поглощения включает чрезмерную документацию, такую ​​как публикация и проверка тендеров, финансовых транзакций, управление активами и т. д.

Таким образом, традиционно такие бизнес-операции по содействию слияниям и поглощениям происходили в четырех закрытых стенах или в физических комнатах данных. Вход в эти помещения был ограничен для членов или персонала с обеих сторон — продавца и покупателя. Только покупатели и нанятые специалисты могли получить доступ к этим физическим пространствам. Следовательно, это дало им доступ к конфиденциальным данным и информации, кроме группы аудиторов или юристов продавца.

Однако содержание и стоимость содержания этих физических комнат в целости и сохранности были высокими. Кроме того, физические комнаты данных не были полностью защищены от вмешательства человека. В то время как физические комнаты для документации также ограничивали одновременный доступ к документам и информации для нескольких участников торгов или потенциальных покупателей. Таким образом, развитие виртуальных комнат данных стало необходимым для смягчения этих препятствий и упрощения процесса слияний и поглощений.

Процесс должной осмотрительности включает в себя проверку, аудит, проверку и опрос. Это требует значительного количества времени и участия множества заинтересованных сторон. Таким образом, хранение, управление и защита данных и информации с помощью VDR стали гибкими и простыми для всех заинтересованных сторон и участников торгов. Кроме того, виртуальное пространство избавляет от необходимости работать со стопками бумажных документов и повышает мобильность данных при удаленной или международной работе.

Кроме того, он централизует процесс проверки для покупателей и дает им более дешевую альтернативу командировочным расходам экспертов и заинтересованных сторон.

Правила

Давайте рассмотрим некоторые правила, которым должны следовать пользователи VDR, и экстраполируем значение и понимание виртуальной комнаты данных.

1. Организатор или продавец устанавливает условия доступа к данным и информации в комнате для участника торгов или покупателя в процессе слияний и поглощений.
2. Каждый участник торгов должен соблюдать данные инструкции,
3. Каждый посетитель, посещающий виртуальную комнату документации, должен предоставить декларацию о соблюдении всех правил и процедур доступа в комнату.
4. Продавец или хост платформы VDR осуществляет контроль над включением и исключением участников в комнате. Могут существовать различия в составе участников, документах и ​​сроках доступа к VDR на разных этапах комплексной проверки или аудита.
5. Копирование, печать, редактирование и совместное использование данных в зоне ограниченного доступа VDR обеспечивает повышенную безопасность и защиту от утечек и неточностей данных.

Лучшие практики

В эпоху, когда данные сопоставимы с валютой, наилучшей практикой является сохранение их конфиденциальности. Это также включает в себя хранение важных и конфиденциальных данных вне поля зрения конкурентов. Таким образом, поставщики виртуальных комнат данных стремятся использовать лучшие практики и функции для обслуживания максимального количества клиентов и предприятий. К ним могут относиться:

1. Строгий контроль документов и конфиденциальной информации,
2. Расширенные функции для организации данных, индексирования, хранения и представления,
3. Максимально повысить безопасность облачной системы и сделать ее более надежной,
4. Комплексный мониторинг активности пользователей и регулирование хостом или продавцом,
5. Эффективное и быстрое администрирование платформы VDR, упрощающее процесс подготовки и проверки документов,
6. Гибкая интеграция в бизнес-процесс позволяет бизнесу работать бесперебойно и устраняет первоначальные хлопоты,
7. Сервис и техническое обслуживание, а также система ежедневной поддержки поставщиков услуг VDR гарантируют эффективность для пользователя.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько стоит виртуальная комната данных?

VDR позволяет предприятиям синхронизировать свой рабочий процесс с платформой, где они могут хранить документы и информацию и управлять доступом. Однако пробный пакет программного обеспечения VDR на 30 дней может стоить от 15 до 30 долларов. Хотя, в зависимости от возможностей, базовый пакет для VDR с ежемесячной подпиской может начинаться от 250 долларов и доходить до нескольких тысяч долларов в месяц.

Как работает виртуальная комната данных?

Идея такого виртуального пространства для предприятий в финансовой, юридической и технической отраслях, в частности, обеспечивает высокоуровневую категоризацию и управление данными, позволяя предприятиям удаленно и в любое время управлять этими документами и получать к ним доступ. Таким образом, при слияниях и поглощениях, выпуске IPO и сборе средств стартапами, требующими большого количества документации и проверки различными заинтересованными сторонами, инвесторами и венчурными капиталистами, VDR обеспечивает виртуально управляемое пространство и помогает регулировать весь процесс.

Какова цель виртуальной комнаты данных?

Такие комнаты помогают обеспечить безопасность данных, защитить от утечек данных, исключить неправильное обращение с конфиденциальной информацией и предотвратить повреждение данных. В то же время это повышает мобильность и доступность документов и данных по сравнению с физическими комнатами данных.

Рекомендуемые статьи

Это было руководство к тому, что такое виртуальная комната данных и ее определение. Здесь мы объясняем, как настроить VDR, его эволюцию в сфере слияний и поглощений, правила и передовой опыт. Вы можете узнать больше из следующих статей —

• Контрольный список должной осмотрительности
• Проверки и балансы
• Трагедия общественного достояния