Хранение медицинских записей в соответствии с HIPAA – businessnewsdaily.com

• Хранение медицинских карт — это практика безопасного и конфиденциального хранения карт пациентов.
• Продолжительность, в течение которой вы должны хранить записи, зависит от штата. Также применяются дополнительные федеральные правила.
• Надлежащее хранение медицинских записей требует соблюдения передовых методов в отношении конфиденциальности, безопасности и уничтожения информации.
• Эта статья предназначена для владельцев медицинских практик, которые хотят узнать, как хранить медицинские записи в соответствии с HIPAA.

До того, как EMR оцифровали карты пациентов, врачам часто не хватало физического места для хранения, и им приходилось уничтожать определенные записи. Однако даже EMR не имеют неограниченного хранилища и памяти, поэтому необходимость уничтожать записи полностью не исчезла. Имейте в виду, что практика уничтожения в нарушение законов о хранении медицинских карт является основанием для судебных исков. Ниже вы узнаете, как хранить и уничтожать медицинские записи в соответствии с законом. (Читать соответствующую статью: Как внедрить систему электронных медицинских карт)

Что такое хранение медицинской документации?

Хранение медицинских записей — это акт хранения ваших карт пациентов и другой медицинской информации в файле. Когда вы сохраняете свои записи, вы создаете послужной список своих планов лечения и качества обслуживания. Надлежащее хранение медицинских записей рекомендуется для успешного долгосрочного лечения пациента. Это также полезно при рассмотрении исков о врачебной халатности, жалобах в лицензионный совет и аудитах медицинских счетов.

Как долго должны храниться медицинские документы?

Несколько факторов определяют количество лет, в течение которых вы должны хранить медицинские записи.

Федеральный закон

Эти федеральные законы относятся к хранению медицинской документации:

• Условия участия в больницах Центров услуг Medicare и Medicaid (CMS) и рекомендации по толкованию. Программы Medicare и Medicaid, финансируемые из федерального бюджета, являются крупнейшими плательщиками в Соединенных Штатах. Чтобы ваша практика соответствовала их правилам, вы должны хранить все медицинские записи не менее пяти лет. Больницы критического доступа должны делать это в течение шести лет.
• Правила OSHA об опасных веществах. Медицинский персонал иногда может подвергаться воздействию вредных агентов, таких как патогены, на работе. Если эти агенты существенно влияют на самочувствие медсестры, практикующего врача или другого лица, участвующего в уходе за пациентами, вступают в силу правила OSHA. OSHA требует, чтобы вы хранили записи о воздействии в течение 30 лет.
• Правила конфиденциальности HIPAA. Политики, процедуры и учетные документы по раскрытию информации подпадают под действие правила конфиденциальности HIPAA. Согласно этим рекомендациям, вы должны хранить эти документы в течение шести лет.

Закон штата

В большинстве штатов действуют собственные обширные правила в отношении хранения или уничтожения медицинских карт. Проконсультируйтесь с экспертами в вашем штате об этих законах и о том, как они влияют на хранение вашей медицинской документации. Ниже приведены несколько примеров инструкций по хранению медицинских карт штата:

• Калифорнийские практикующие врачи должны сохранять определенные медицинские записи для не менее 10 лет.
• Практикующие в Нью-Йорке должны хранить все медицинские записи в файле для не менее шести лет. Кроме того, любые акушерские и педиатрические записи должны храниться до достижения ребенком 19 лет.
• Практикующие врачи Техаса должны хранить медицинские записи не менее семи лет. Кроме того, педиатрические записи должны храниться до тех пор, пока ребенок не достигнет не моложе 21 года.

Прецедентное право

Прецедентное право – это часть законодательства штата, касающаяся исков о врачебной халатности. Он определяет, через какое время после установленного законом периода времени пациент может подать иск, если обнаружит, что его текущие жалобы вызваны врачебной халатностью. Прецедентное право существует, потому что некоторые травмы или состояния не являются очевидными признаками медицинской халатности, а это означает, что иски о врачебной халатности иногда могут быть освобождены от установленных законом ограничений. Посоветуйтесь с экспертами в вашем штате, чтобы узнать больше.

Проконсультируйтесь с другими практикующими врачами и экспертами в области медицинского права в вашем регионе, чтобы определить, какие законы штата и прецеденты регулируют хранение ваших медицинских записей.

Лучшие практики ведения и ведения медицинской документации

Чтобы сохранить ваши медицинские записи в соответствии с приведенными выше рекомендациями, следуйте приведенным ниже рекомендациям.

1. Знайте, какие типы информации записывать.

Медицинская карта пациента должна содержать следующую информацию:

• Демография
• Причина визита
• Проведены экзамены
• Заказаны тесты
• Результаты экзаменов и тестов
• Диагностика
• Планы лечения
• Рецепты и лекарства

Чтобы узнать больше об этих типах информации, прочитайте руководство Business News Daily по картам пациентов.

Сохраняйте любые записи, которые врачи и специалисты за пределами вашей практики присылают вам для вашего личного использования с пациентом, в соответствии с теми же сроками хранения, что и ваши собственные записи. Сохраняйте медицинские платежные документы вашей практики в отношении пациента, чтобы вы могли отслеживать, какие услуги были оказаны и оплачены.

2. Правильно записывайте и храните информацию.

Несколько что можно и нельзя ведения медицинской документации может гарантировать, что ваши карты пациентов будут легко использоваться для любых будущих целей.

Делать:

• Держите свои заметки объективными.
• Отметьте время ваших заметок.
• Укажите как информированное согласие, так и отказ или несоблюдение пациентом режима лечения.
• Записывайте записи с отметками времени для всех встреч с пациентами, телефонных звонков и электронных сообщений.

Не:

• Пишите неразборчиво. Вы всегда можете использовать электронные медицинские записи и инструменты преобразования речи в текст, чтобы избавиться от грязного почерка.
• Используйте сокращения или двусмысленные формулировки.
• Используйте оскорбительные слова или пытайтесь шутить.
• Внесите изменения или удалите любую старую информацию, не оставляя послужной список.
• Храните медицинские записи в местах, отличных от медицинского кабинета или склада. Домашнее хранение медицинских карт, в том числе на компьютерах, не рекомендуется.

3. Приоритет конфиденциальности, за исключением случаев, когда возникают необходимые исключения.

Почти во всех случаях вам необходимо письменное согласие пациента на то, чтобы поделиться своими медицинскими записями с другими сторонами. Учитывая эту заботу о конфиденциальности, хранение медицинских записей — это не только хранение записей в файле, но и защита их от несанкционированного доступа. Электронные медицинские карты, совместимые с HIPAA, такие как те, которые мы рассмотрели на нашей странице с лучшим выбором медицинского программного обеспечения, поставляются с мерами безопасности, которые обеспечивают бесперебойную защиту подключенных медицинских устройств. (Читать соответствующую статью: ЭМИ против ЭУЗ)

В США существуют ограниченные исключения из правил, касающихся обмена медицинскими записями и конфиденциальности. Некоторые части законодательства США могут разрешать обмен медицинскими записями без согласия пациента при соблюдении следующих условий:

• Когда это является ключом к лечению чрезвычайной ситуации
• Если они имеют отношение к программам местных, государственных или федеральных агентств общественного здравоохранения, касающихся злоупотребления психоактивными веществами или исследований ВИЧ.

4. Сделать медицинские записи доступными для пациентов.

Хотя бремя хранения медицинских записей ложится на вашу практику, все записи принадлежат указанным в них пациентам. Итак, настройте свои медицинские записи таким образом, чтобы облегчить доступ пациентов. Медицинское программное обеспечение, такое как системы EHR и порталы для пациентов системы управления медицинской практикой (PMS), упрощают этот доступ. Обратите внимание, что вы должны выполнять все просьбы пациентов о предоставлении доступа к их медицинским записям любым сторонам, которых они запрашивают.

Поскольку в конечном итоге пациенты являются владельцами своих медицинских карт, вы должны хранить свои записи таким образом, чтобы пациенты могли легко получить к ним доступ, в идеале с помощью медицинского программного обеспечения.

5. Надлежащим образом уничтожайте медицинские записи.

В конце концов, все медицинские записи будут существовать достаточно долго, и вам больше не потребуется их хранить. В этом случае следуйте рекомендациям по уничтожению:

• Подтвердите, что конфиденциальная информация останется конфиденциальной в процессе уничтожения.
• Наймите агентство по уничтожению пластинок, а не занимайтесь этим самостоятельно.
• Создайте журнал всех уничтоженных записей, в котором указаны имя пациента и дата уничтожения.

Хранение — не единственная часть ведения медицинской документации, на которую распространяются законы и правила, так же как и уничтожение медицинской документации.

Часто задаваемые вопросы о хранении медицинских карт

Кому принадлежат электронные медицинские карты?

Технически, пациенты владеют своими электронными медицинскими картами. Вы несете ответственность за их хранение, но пациенты могут запросить доступ в любое время. Пациенты могут даже потребовать, чтобы вы передали их записи без сохранения каких-либо копий.

Что происходит с медицинскими записями, когда практика закрывается?

Если ваша клиника закрывается, вы не можете просто уничтожить записи пациентов и покончить с этим. В конце концов, записи принадлежат пациентам, а не вам. Сообщите своим пациентам о предстоящем закрытии и сообщите им об их праве назначить другого практикующего врача держателем своих записей. В качестве альтернативы вы можете предоставить записи пациентов непосредственно им.

Может ли врач отказать в выдаче медицинской документации?

Практически во всех случаях врачи не могут отказать в выдаче медицинской документации, когда об этом просят пациенты. В некоторых штатах или местностях могут существовать чрезвычайно ограниченные исключения, но лучше исходить из того, что, когда пациент требует свои записи, вы должны передать их.

Однако вам не нужно раскрывать медицинские записи пациента третьей стороне, если только вы не получили предварительное разрешение от пациента. Лучше всего получить явное разрешение пациента на публикацию записи. Таким образом, вы избегаете нарушения конфиденциальности пациента и судебного разбирательства. В конце концов, это одна из главных причин, по которой вы следуете рекомендациям по хранению медицинской документации.