Система авансовых платежей

Что такое система авансовых платежей?

Imprest System — это тип системы финансового учета, предназначенный для отслеживания и документирования того, как были использованы наличные деньги. Наиболее распространенным примером является система мелкой денежной наличности, которая учитывает каждую операцию с мелкой наличностью для поддержания равновесия в фонде, равного сумме поступлений мелкой наличности и дополнительных денежных средств, оставшихся в фонде.

Оглавление

• Что такое система авансовых платежей?
  • Примеры
  • Преимущества системы авансовых платежей
  • Недостатки системы подотчетных сумм
  • Важные моменты
  • Заключение
  • Рекомендуемые статьи

Примеры

Система подотчетных сумм наличными является одним из наиболее распространенных типов системы подотчетных сумм, которая используется для записи мелких транзакций, когда пользователям неудобно или нецелесообразно выписывать чеки. ООО стремится создать резерв для хранения всех своих мелких денежных средств. Мелкие денежные средства Мелкие денежные средства означают небольшую сумму, которая выделяется для повседневных операций. Выдавать чек на такие мелкие расходы нерационально и для управления им назначаются одни и те же хранители. читать далее сделки. В качестве административного отдела Altd ltd, руководствуйтесь формальными процедурами, с помощью которых он может создать мелкий денежный фонд.

На счетах мелкой наличности обычно хранится заранее определенная сумма наличных, которую можно использовать для различных целей, таких как возмещение расходов сотрудников, оплата мелких расходов и т. д. Компания с ограниченной ответственностью может создать фонд мелкой наличности путем признания и записи всех операций с мелкой наличностью с помощь следующих шагов-

1. Для создания мелкого денежного фонда выделяется заранее определенная сумма денежных средств. Этот счет регистрируется отдельно в главной книге. Главная книга. Главная книга — это учетная запись, которая собирает каждую финансовую операцию фирмы для обеспечения точных записей для финансовой отчетности. Двойная бухгалтерия требует, чтобы балансовый отчет гарантировал, что сумма его дебетовой стороны равна общей сумме кредитовой стороны. Главная книга помогает достичь этой цели путем составления журнальных записей и учета бухгалтерских расчетов. подробнее об организации.
2. На следующем этапе компания должна выявить все свои номинальные расходы, которые оплачиваются денежными средствами, и соответственно задокументировать их в системе квитанциями.
3. Чтобы поддерживать заранее установленный баланс, компания должна время от времени пополнять свой мелкий денежный фонд.
4. Компания должна регулярно контролировать фонд мелких денежных средств, чтобы не было никаких расхождений между ожидаемой суммой денежных средств и фактической суммой денежных средств.
5. Административный отдел должен провести соответствующий процесс расследования, если он обнаружит несоответствия.

Преимущества системы авансовых платежей

#1 – Обнаружение мошенничества

Система Imprest исключает возможность несанкционированного расходования средств, поскольку средства предназначены для заранее определенных целей. Это, в свою очередь, значительно упрощает отслеживание расходов и сообщение о расхождениях, что в конечном итоге помогает в обнаружении и устранении возможностей мошенничества.

#2 – Сокращение ошибок

Кассир просматривает кассовую книгу через частые промежутки времени, и если есть какие-либо ошибки или ошибки, их можно легко отследить и исправить.

#3 – Регулирование мелких расходов

Мелкие расходы управляются с помощью установленных лимитов системы авансовых платежей, что делает почти невозможным для мелкого кассира потратить больше, чем мелкая наличность, доступная на счете.

#4 – Снижает нагрузку на главного кассира

Мелкая кассовая книга освобождает как кассовую книгу, так и главного кассира от бремени учета мелких и номинальных расходов.

# 5 – Простой и быстрый метод

Метод может быть быстро использован для обеспечения средств для покупок сотрудников. Это один из лучших известных способов совершения номинальных покупок. По сравнению с другими методами, это слишком быстро, просто, доступно и удобно одновременно.

# 6 – Легкость в примирении

Сверка мелкой кассовой книги тоже проста и несложна.

Недостатки системы подотчетных сумм

#1 – Устаревшая система

Мелкие кассовые книги представляют собой во многом устаревшую и неэффективную систему, не отвечающую потребностям и ожиданиям текущих требований компании. Теперь есть лучшие альтернативы, такие как предоплаченные карты, специально разработанные компаниями с учетом сегодняшних потребностей и требований.

#2 – Неудобно для больших расходов

Одним из основных недостатков использования системы Imprest является то, что она вызывает огромные неудобства при больших расходах. Система очень совместима и удобна для небольших расходов и наоборот для больших расходов.

№3 – Ошибки бухгалтерского учета

Поскольку не существует системы вторичной документации для отслеживания номинальных денежных расходов, вероятность ошибок в бухгалтерском учетеОшибки бухгалтерского учетаОшибки бухгалтерского учета относятся к типичным ошибкам, допущенным непреднамеренно при записи и проводке бухгалтерских проводок. Эти ошибки не следует считать мошенническим поведением из первых рук, поскольку это может произойти с кем угодно и кем угодно. Читать далее в системе мелкой наличности нельзя отрицать.

#4 – Перерасход

Неустановление пределов расходов для каждой номинальной сделки может даже поставить организацию под угрозу перерасхода средств на закупки.

№ 5 – Кража

Без надлежащего контроля сотрудники могут злоупотреблять счетом мелкой наличности компании, и будет сложно выяснить, кто снял наличные деньги.

# 6 – Незаконное присвоение

В отсутствие надлежащего контроля существует высокая вероятность того, что сотрудники компании присвоят их не по назначению, поскольку мелкие денежные средства являются одним из видов ликвидных активов. Ликвидные активы. ликвидные ценные бумаги и инструменты денежного рынка. Они отражаются в активе баланса компании. подробнее.

Важные моменты

• Обычно мелкие денежные средства контролируются хранителями, которые помогают вести счета и выдают наличные деньги сотрудникам компании. В свою очередь, последний предоставляет такие квитанции, которые связаны с бизнесом.
• Мелкие денежные средства создаются с заранее определенной суммой, которая соответствующим образом регистрируется в бухгалтерской книге предприятия.
• На административный отдел организации возлагается обязанность по ведению мелкой кассовой книги.
• Все расходы, оплаченные из средств мелкой денежной наличности, должны быть документально оформлены вместе с квитанциями.
• Система авансов также может охватывать заработную плату сотрудников. Заработная плата Заработная плата относится к общей компенсации, подлежащей выплате любой организацией своим сотрудникам в определенную дату за определенный период услуг, которые они предоставили в организации. Эта общая чистая заработная плата включает в себя заработную плату, заработную плату, бонусы, комиссионные, вычеты, привилегии и другие льготы. Подробнее, дивиденды бонусы, вознаграждения и командировочные расходы тоже.

Заключение

• Описанная выше система может помочь организации во многих отношениях. Система мелкой кассы — это простой и удобный метод, который позволяет пополнять все расходы. Мелкий кассовый счет — это широко используемая система авансовых платежей, в которой регистрируются номинальные расходы.
• Организации могут использовать систему мелкой кассы, чтобы уменьшить количество ошибок, устранить мошенничество, контролировать мелкие расходы, уменьшить нагрузку на старших кассиров и многое другое.
• Но пользователи системы Imprest также должны знать о ее многочисленных недостатках, таких как вероятность кражи, незаконного присвоения, перерасхода и т. д., и использовать их соответствующим образом. Следовательно, организации должны разработать политику, определяющую, как следует обращаться с наличностью, чтобы избежать всех связанных с этим проблем.

Рекомендуемые статьи

В нем есть руководство о том, что такое система авансовых платежей и ее значение. Здесь мы обсудим его примеры вместе с его преимуществами и недостатками. Вы можете узнать больше о бухгалтерском учете из следующих статей –

• Бухгалтерская отчетность
• Денежные активы
• Хищение
• Деловая сделка