Импорт списка поставщиков в QuickBooks

• QuickBooks позволяет легко импортировать поставщиков и продавцов из других источников оптом.
• Вы можете передавать данные о поставщиках из бухгалтерского программного обеспечения, файлов Excel и других источников.
• Убедитесь, что вы собрали все соответствующие данные о поставщиках, такие как их имя, идентификационный номер работодателя и тарифы.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса и бухгалтеров, которые приступают к работе с QuickBooks для управления финансами.

QuickBooks обладает мощными функциями, которые упрощают владельцам бизнеса, их бухгалтерам или бухгалтерам управление всеми аспектами бухгалтерского учета. Благодаря встроенной в QuickBooks функции управления поставщиками вы можете легко отслеживать поставщиков, кредиторскую задолженность и другие важные сведения.

Хотя вы можете вручную настроить поставщиков в QuickBooks, намного проще импортировать существующие данные о поставщиках в пакетном режиме. В этом руководстве показано, как импортировать информацию о поставщике из файлов Excel и CSV в любую версию QuickBooks, которую вы используете, включая QuickBooks Online и QuickBooks Pro.

Если у вас есть более сложные финансовые и бухгалтерские потребности, рассмотрите возможности QuickBooks Online Advanced, которые включают интеллектуальную отчетность и возможность вводить транзакции по счетам из файла CSV.

Добавление поставщиков в QuickBooks Online

Если вы используете облачное приложение QuickBooks Online, доступное из веб-браузера, добавлять и импортировать поставщиков несложно.

Имея всю информацию о поставщике в QuickBooks Online, вы сэкономите время при вводе счетов и транзакций. Вместо того, чтобы вводить данные вручную, вы выберете поставщика из раскрывающегося списка с уже заполненными полями. Кроме того, легко отслеживать расходы с помощью бухгалтерских отчетов, предоставляя ключевую информацию менеджерам и владельцам бизнеса.

Контрольный список настройки поставщика QuickBooks Online

Независимо от того, вводите ли вы поставщиков вручную или импортируете их, очень важно собирать важную информацию о ваших поставщиках.

Информацию легко собрать в файле CSV или электронной таблице Excel. Если вы используете другую бухгалтерскую программу для управления поставщиками, вы можете легко перенести данные в QuickBooks.

У вас должна быть следующая информация обо всех ваших поставщиках:

• Название компании
• Адрес электронной почты
• Номер телефона
• Контактное лицо
• Идентификационный номер работодателя
• Непогашенный остаток перед импортом в QuickBooks
• Ставка, уплаченная продавцу
• Ставка, взимаемая с клиентов за услуги

Ручная настройка поставщика против массового импорта в QuickBooks Online

Если у вас есть только несколько поставщиков для добавления в QuickBooks Online, имеет смысл ввести их вручную. Вот как это работает:

1. Выбирать Затраты > Новый продавец.
   
2. в Торговый центрвыбирать Новый продавец.
3. Заполните информацию о поставщике и выберите Сохранять когда вы закончите.
4. Отредактируйте данные в любое время, выбрав поставщика, а затем выбрав Редактировать.

Если у вас несколько поставщиков, их гораздо проще импортировать в QuickBooks Online, используя существующий список поставщиков в Excel или другом бухгалтерском ПО.

QuickBooks также имеет мощные инструменты расчета заработной платы и учета рабочего времени для малого бизнеса. Прочитайте наш обзор QuickBooks Time для получения дополнительной информации.

Импорт поставщиков в QuickBooks Online с помощью файла CSV или Excel.

Есть несколько шагов, чтобы импортировать данные о вашем поставщике в QuickBooks онлайн через файл CSV или Excel. Вам нужно будет подготовить электронную таблицу, а затем инициировать и завершить импорт в QuickBooks Online.

Шаг 1: Подготовьте таблицу.

Каждый столбец электронной таблицы соответствует полю, которое вы хотите импортировать в QuickBooks Online, а каждая строка содержит сведения об отдельном поставщике.

QuickBooks позволяет импортировать следующие поля, но вам не обязательно иметь данные для каждого поля:

• Название компании
• Контактное лицо
• Номер телефона
• Адрес электронной почты
• Номер мобильного телефона
• Веб-сайт
• Номер факса
• адрес улицы
• Город
• Почтовый индекс
• Состояние
• Страна
• Идентификационный налоговый номер
• Начальное сальдо
• Дата открытия баланса

Ваша электронная таблица должна содержать метки для каждого из столбцов в первой строке. Однако имена этих меток не обязательно должны совпадать с именами полей в QuickBooks Online. Процесс импорта дает вам возможность сопоставить каждый столбец с другим полем в списке поставщиков. Избегайте столбцов для полей, которые вы не хотите заполнять.

Электронная таблица с информацией о поставщике должна находиться на первой вкладке книги в Excel. QuickBooks Online рассмотрит только первую вкладку.

Если QuickBooks не подходит для вашего бизнеса, рассмотрите несколько многофункциональных и доступных альтернатив QuickBooks. Прочтите наш обзор Xero или обзор Zoho Books, чтобы узнать больше.

Шаг 2: Импортируйте файл в QuickBooks Online.

1. Запустите QuickBooks Online и выберите Затраты > Продавцы.
   
2. в Вендор Центр, пойти в Новые поставщики стрелку раскрывающегося списка и выберите Импорт поставщиков.
3. В коробке с надписью Выберите файл CSV или Excel для загрузки, выбирать Просматривать.
   
4. Перейдите к файлу CSV или Excel и нажмите Открыть.

5. Выбирать Следующий продолжать.
6. На Картографические данные на странице сопоставьте свои поля из импортированного файла с полями QuickBooks Online. Если заголовки ваших столбцов совпадают с полями QuickBooks Online, программное обеспечение сделает выбор автоматически. Это всего лишь предложения; вы всегда можете внести изменения.
7. Это нормально, если ваш импортированный лист имеет дополнительные заголовки, и вам не нужно иметь совпадения для всех столбцов поставщиков программного обеспечения. Выбирать Не совпадает если у вас нет совпадений. Выбирать Следующий когда будете готовы продолжить.

8. Просмотрите свои данные. Убедитесь, что количество импортированных записей равно количеству строк в электронной таблице, исключая строку заголовка. Если вы видите какие-либо проблемы, исправьте их здесь или выберите Назад внести необходимые изменения в отображение. Отмените выбор любых записей, которые вы не хотите импортировать.
9. Когда вы будете удовлетворены, выберите Импортировать продолжать.

10. Когда импорт завершится, вы увидите сообщение об успешно импортированных поставщиках. Теперь ваши поставщики доступны в Центре поставщиков QuickBooks Online.

Прочитайте наш полный обзор программного обеспечения для бухгалтерского учета QuickBooks Online, чтобы узнать больше о мощных функциях этого облачного инструмента.

Как импортировать поставщиков в QuickBooks Pro

Также можно быстро и легко импортировать ваших поставщиков в QuickBooks Pro, бухгалтерское настольное приложение QuickBooks.

Как и QuickBooks Online, QuickBooks Pro позволяет добавлять сведения о поставщиках вручную или импортировать CSV-файл электронной таблицы для массового добавления поставщиков.

Вот как можно импортировать поставщиков из электронной таблицы Excel в QuickBooks Pro.

Шаг 1: Выберите поставщиков.

1. Запустите QuickBooks Pro и выберите Продавцы идти в Торговый центр.
2. Выбирать Excel > Импорт из Excel.
   
3. Под Выберите тип данных, которые вы хотите добавить в QuickBooks, выбирать Продавцы.
4. Вы попадете на экран с отформатированным листом Excel. Пропустите этот шаг, если вы используете файл Excel в том же формате, что и шаблон импорта поставщика QuickBooks Pro.
5. Выбирать Расширенный импорт чтобы завершить импорт.
6. Вы увидите всплывающее предупреждение о том, что вы не можете отменить импорт. Нажмите Да продолжать.

Шаг 2: Получите данные о поставщике.

Скопируйте данные из файла поставщика Excel в шаблон QuickBooks. Ваши данные Excel находятся справа, а шаблон QuickBooks — слева. При наведении указателя мыши на ячейку отображаются инструкции о том, какой тип данных следует добавить. Над заголовками столбцов вы увидите примеры форматирования ячеек.

QuickBooks позволяет добавить следующую информацию о поставщике:

• Название компании
• Имя
• Фамилия
• адрес улицы
• Город
• Состояние
• Почтовый индекс
• Страна
• Номер телефона
• Альтернативный номер
• Номер факса
• Номер счета
• Адрес электронной почты

Шаг 3: Устраните все ошибки.

Когда ваш файл будет готов к импорту, у вас будет возможность проверить и исправить ошибки. Если программа обнаружит какие-либо проблемы, вы увидите сообщение в окне ошибки в левом верхнем углу и красный предупреждающий треугольник в углу затронутой ячейки. Если есть ошибка, QuickBooks объяснит ее и расскажет, как ее исправить.

Шаг 4: Сохраните изменения.

1. Убедившись, что все верно, выберите Добавить мои данные сейчас для заполнения информации о поставщике в QuickBooks Pro.
2. Вы увидите сообщение об ошибке, предупреждающее о том, что вы еще не сохранили изменения. Выбирать Сохранить и добавить данные сейчас.
   
3. Сохраните файл на свой компьютер. Вы должны автоматически увидеть имя файла в поле. Если нет, выберите Просматривать и выберите файл.

Шаг 5: Импортируйте файл.

1. Выбирать Добавить мои данные сейчас. Вы увидите экран со всеми успешно выполненными шагами вместе с количеством записей, добавленных в ваш список поставщиков.
2. Импорт поставщика завершен. Перейдите в Центр поставщиков, чтобы просмотреть список поставщиков.

Как удалить продавца в QuickBooks

Возможно, вы захотите удалить поставщика в какой-то момент. Однако, если вы уже использовали данные поставщика в транзакции, вы не можете удалить поставщика из QuickBooks. Однако вы можете сделать поставщика неактивным, чтобы он не отображался в Vendor Center.

Чтобы сделать поставщика неактивным:

1. Перейдите в Центр поставщиков.
2. Найдите поставщика, которого хотите деактивировать.
3. Выберите раскрывающееся меню и выберите Сделать неактивным.
4. Выбирать Да подтвердить.
5. Если вы пытаетесь деактивировать поставщика с непогашенным балансом, QuickBooks предупредит вас. Выбирать Нет и запишите непогашенный остаток, прежде чем сделать поставщика неактивным.