Что такое управление работой?

Управление работой — это использование рабочих процессов для разработки и распространения информации в виде индивидуальных и командных задач.
Управление работой включает в себя управление проектами, ресурсами, временем, процессами и отношениями с клиентами, а также бизнес-аналитику.
Такой подход повышает согласованность и качество работы сотрудников всех отделов.
Эта статья предназначена для владельцев бизнеса и менеджеров, заинтересованных в использовании управления работой для руководства своими командами и повышения качества продукции..

Исследования показывают, что чуть более 1 из 5 компаний использовать стандартизированные системы управления проектами для руководства своей работой. Однако тот же отчет показал, что более 2 из каждых 5 компаний, которые сообщают о плохой работе проекта, винят отсутствие участия супервайзера в качестве причины этих проблем. Но есть одна особенность: управление проектами — это только часть комплексного подхода к решению типичных бизнес-проблем. Управление работой может решить многие проблемы, которые компании часто связывают с плохим управлением проектами.

Управление работой — это надзор и надзор за всеми индивидуальными и командными задачами и списками задач в рамках одного проекта или всей деятельности компании.

Что включает в себя управление работой?

Управление работой включает в себя следующие шесть бизнес-направлений:

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Управление проектом. Управление проектами, пожалуй, самый крупный компонент управления работой. В нем участвует менеджер проекта, который координирует и назначает работу и сроки, а затем доставляет результаты клиентам.

Тайм-менеджмент. У сотрудников есть ограниченное количество времени каждый день для выполнения своих задач. Чтобы ваши проекты выполнялись по графику, вы должны равномерно распределять задачи между членами команды. Таким образом, тайм-менеджмент — это разделение и подчинение задач. При этом вы должны уважать баланс между работой и личной жизнью сотрудников и не заставлять членов команды выходить за пределы их работоспособности.

Управление ресурсами. Управление ресурсами — это создание, обслуживание и распределение всех ресурсов вашей компании. Такие ресурсы могут включать материальные объекты, такие как инвентарь и оборудование, или нематериальные активы, такие как патенты или авторские права.

Управление процессом. Управление процессами предполагает разумное и продуманное использование ресурсов. В отличие от управления ресурсами, управление процессами касается ресурсов только в том случае, если они используются для анализа, измерения и улучшения бизнес-процессов.

Управление взаимоотношениями с клиентами. В то время как большая часть управления работой связана с внутренними операциями, управление взаимоотношениями с клиентами охватывает все общение с текущими или потенциальными клиентами. Большинство компаний используют программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами для этой задачи.

Бизнес-аналитика. Бизнес-аналитика — это использование технологий для сбора и анализа данных, в результате чего появляются элементы, требующие принятия мер. В контексте управления работой бизнес-аналитика может включать в себя реализацию новых инициатив, основанных на ваших конкурентах, или управление производительностью отдела.

Управление работой включает управление проектами, временем, ресурсами, процессами и взаимоотношениями с клиентами, а также бизнес-аналитику.

Почему важно управление работой?

Управление работой представляет многократно используемые рабочие процессы, которые ваша команда может использовать снова и снова для выполнения задач. Иными словами, чем точнее вы распределяете задачи всех своих сотрудников и групп, тем более стабильными могут быть качество вашего продукта и сроки поставки.

Кроме того, управление работой часто приводит к созданию рабочих процессов, которые можно применять к любой задаче или команде, а не к одному проекту или отделу. Эти рабочие процессы часто отражают общие цели вашей компании, поэтому, выполняя их, ваши сотрудники могут лучше понять миссию вашего бизнеса.

Управление работой имеет большое значение, поскольку оно делает работу ваших сотрудников более последовательной и приводит ее в соответствие с миссией и ценностями вашей компании.

Управление работой против управления проектами

Управление работой и управление проектами часто смешиваются. Эта путаница понятна, поскольку на деловом жаргоне мы часто думаем, что вся работа состоит из нескольких более мелких проектов. Из этого следует, что управление работой — это управление проектами, но на самом деле первое гораздо шире второго.

Управление проектом касается одного результата, даже если этот результат включает в себя несколько дополнительных результатов. Например, если клиент нанимает вашу маркетинговую компанию для проведения контент-кампании, целью проекта является завершение кампании. Управление этой кампанией требует разделения всех усилий по созданию, внедрению и отчетности, а также сроков между вашей командой.

Управление работой, с другой стороны, касается процессов и структур, которые можно взять из одного проекта, очистить от уникальных качеств этого проекта и применить к другому проекту. Например, если тот же клиент, о котором говорилось выше, возвращается к вам для работы от вашей команды SEO, управление работой влечет за собой использование структуры рабочего процесса вашей кампании спонсируемого контента для управления вашей кампанией SEO. Результаты могут выглядеть по-разному практически во всех отношениях, но рабочий процесс остается прежним.

Возможно, что более важно, структуры управления работой могут быть адаптированы к внутренним потребностям, что гораздо сложнее со структурами управления проектами. Это потому, что повторяющаяся работа, фундаментальная для управления работой, творит чудеса для установления и соблюдения жестких внутренних протоколов. В результате, независимо от того, используются ли они для внешней или внутренней работы, ваши команды могут работать быстрее и, следовательно, брать на себя больше работы, что приводит к росту компании.

Управление проектами — это узкая, ориентированная на результат часть управления работой, которую можно использовать для руководства как внутренней, так и внешней работой. Управление работой сосредоточено на организации в целом, в том числе на том, как сотрудничают команды, и предназначено для повышения эффективности, производительности и качества.

Что такое программное обеспечение для управления работой?

Если вы заинтересованы в переходе от управления проектами к управлению работой, вам может помочь программное обеспечение для управления работой. Эти инструменты устраняют путаницу при переходе туда-сюда и навигации, которая может сопровождать использование многочисленных электронных таблиц и платформ хранения цифровых файлов для отслеживания работы. Вместо того, чтобы разбивать задачи по разным пространствам, программное обеспечение для управления работой объединяет все задачи, сроки, ресурсы и коммуникации на одной платформе.

Общие функции программного обеспечения для управления работой включают в себя:

Управление задачами. Используя инструменты управления задачами, вы можете назначать задачи отдельным лицам или командам, устанавливать уровни приоритета и сроки.

Средства связи. После создания задач необходимо убедиться, что ваша команда работает над ними. Вы можете задавать вопросы, запрашивать обновления или добавлять дополнительные рекомендации через комментарии к задачам или беседы на доске объявлений — все это вызывает уведомления для вашей команды.

Хранение файлов и совместное использование. Вместо того, чтобы использовать ценное облачное хранилище, вы можете загружать соответствующие файлы непосредственно в соответствующие задачи на своей платформе управления работой.

Учет и управление временем. Многие программные платформы управления работой включают таймеры или другие инструменты для отслеживания времени, затрачиваемого на проект или на работу в целом. Отчеты о времени также могут быть доступны в зависимости от используемого программного обеспечения и тарифного плана.

Учитывая все вышеперечисленные функции, программное обеспечение для управления работой значительно упрощает визуализацию текущих рабочих нагрузок ваших сотрудников. Управление работой, если все сделано правильно, должно улучшить вашу работу на всех фронтах.