Создание Alexa для бизнес-навыков без программирования

• Alexa for Business — это голосовой помощник, который помогает повысить производительность вашей компании.
• Это позволяет размещать общие устройства по всему офису, к которым сотрудники могут подключаться на своих личных устройствах.
• Используя Amazon Skill Blueprints, вы можете создавать собственные навыки Alexa без какого-либо опыта программирования.
• Эта статья предназначена для предпринимателей и профессионалов, которые хотят научиться создавать навыки Alexa for Business без программирования.

В то время как Alexa от Amazon стала популярным инструментом для включения света, воспроизведения музыки и хранения списков покупок, теперь она предоставляет дополнительные преимущества на рабочем месте.

Будь то ответы на вопросы сотрудников или планирование встреч, Алекса для бизнеса полезное устройство для повышения производительности в офисе. Однако некоторые профессионалы не решаются использовать этого голосового помощника, потому что они не уверены, насколько сложно и дорого будет создавать задачи, которые они хотят реализовать.

Хорошей новостью для нетехнических специалистов является то, что Amazon выпустила собственный Чертежи навыков. Они позволяют вам создавать свои собственные навыки за считанные минуты, бесплатно и без необходимости кодирования. Это одна из растущего числа технологий, которые могут повысить производительность и сэкономить деньги.

Что такое Alexa для бизнеса?

В то время как ваша Alexa дома ориентирована на более личные задачи, Alexa for Business разработана специально для того, чтобы помочь сотрудникам оставаться организованными, отвечая на их вопросы и повышая производительность.

С Alexa for Business работодатели могут устанавливать общие устройства на своих рабочих местах. Например, их можно разместить в конференц-залах и использовать для запуска и управления конференц-системами. Общие устройства также могут быть размещены в других местах, таких как копировальные комнаты и вестибюли.

Среди устройств Alexa, которые вы можете использовать таким образом, есть Echo, Echo Plus и Echo Dot. Кроме того, сотрудники могут иметь свои собственные устройства в своих офисах, чтобы помочь им повысить производительность, управляя своими календарями и списками дел.

При использовании в личных пространствах, таких как офис, сотрудники считаются зарегистрированными пользователями. Они могут подключаться к Alexa for Business на любом устройстве Alexa на работе или дома. Возможность доступа к Alexa for Business с домашних устройств дает сотрудникам возможность доступа к своему календарю и другим личным навыкам из своего офиса или гостиной.

Как настроить Alexa для бизнеса

Процесс настройки Alexa for Business начинается с регистрации и настройки учетной записи в консоли Alexa for Business. Затем приобретите устройства, необходимые для вашего бизнеса. Как только они прибудут, следуйте инструкциям в Руководстве администратора Amazon по настройке устройства и началу регистрации отдельных пользователей.

Стоимость Alexa for Business состоит из двух составляющих. Ежемесячная плата взимается за каждое совместно используемое устройство в вашей организации и количество зарегистрированных пользователей.

• Общие устройства: 7 долларов за устройство
• Зарегистрированные пользователи: $3 за пользователя

Если ваша компания хочет использовать преимущества Alexa for Business в местах общего пользования, таких как конференц-залы и вестибюли, а не в том, чтобы сотрудники использовали эту услугу в своих офисах или дома, вам не нужно иметь зарегистрированных пользователей. Просто платите ежемесячную плату за каждое совместно используемое устройство.

Как использовать Alexa для бизнеса

Компании любого размера могут использовать Alexa for Business различными способами. Общие устройства можно размещать в любом месте офиса, обычно в конференц-залах, поскольку Alexa for Business может интегрироваться с популярными службами видеоконференций.

Вот некоторые из совместимых на данный момент аппаратных средств:

• Системы телеприсутствия Cisco
• Комплекты для залов Cisco Webex
• Серия Poly Group (с Alexa for Business, встроенной в устройства Poly Trio 8500 и 8800)
• Увеличить комнаты
• Crestron 3-й серии

Alexa for Business также интегрирует календари Office 365, Google Workspace и Microsoft Exchange. Это позволяет использовать голосовые команды для поиска запланированных совещаний или автоматического присоединения к совещаниям из ряда систем унифицированных коммуникаций, включая Amazon Chime, BlueJeans, Cisco, RingCentral и видеоконференцсвязь Zoom.

Ранее мы назвали Webex лучшей службой видеоконференций для совместной работы.

Конкретные функции, с которыми может справиться Alexa, включают запуск, присоединение и завершение собрания, а также запрос звонка в ИТ-отдел в случае возникновения технических трудностей. Мы рассмотрим некоторые другие распространенные способы использования ниже.

Примеры использования Alexa для бизнеса

Харша Редди, соучредитель и главный редактор Small Biz Genius, подумывала о найме офисного помощника, который мог бы помогать с собраниями и поддерживать порядок в других делах. Вместо этого компания выбрала Alexa for Business для решения некоторых из этих задач.

«В основном мы используем Alexa для регистрации совещаний и заботы о расписании, а также для проверки хода выполнения различных процессов», — сказал Редди. «Мы подключили ее к календарю Google нашей компании и нашим индивидуальным рабочим календарям».

Сотрудники, которые являются зарегистрированными пользователями, могут использовать Alexa несколькими способами: планировать встречи и присоединяться к ним, получать доступ к общекорпоративным приложениям, проверять календари, создавать списки дел, устанавливать напоминания и совершать звонки.

Как генеральный директор Ecopreneurist, Олли Смит увидел ценность Alexa для бизнеса. «По моему опыту, эта услуга позволила моим сотрудникам стать намного более продуктивными благодаря автоматизированному управлению расписаниями, напоминаниям и возможности удаленно подключаться к групповым конференциям. Кроме того, интуитивно понятная система позволяет моим менеджерам отслеживать использование отдельных устройств с центральной панели, экономя при этом драгоценное время».

Дэвид Александер, владелец образовательного блога Mazepress, сказал, что последние два года использует Alexa в своем офисе и считает ее полезной. Он считает, что цифровой помощник может ускорить ваш рабочий процесс, если вы используете правильные навыки.

«Использование Alexa в качестве цифрового виртуального помощника, безусловно, может сэкономить ваше время в офисе, но это во многом зависит от типа повторяющихся задач, которые вы можете автоматизировать, и это зависит от человека к человеку», — сказал Александр. «Я ожидаю, что в ближайшие год или два станет доступно больше корпоративных пакетов и функций, которые расширят возможности Alexa».

Примеры навыков Alexa for Business и их преимущества для малого бизнеса

У каждого бизнеса (и отрасли) будут свои требования и возможности для определенных навыков. Вот четыре универсальных примера того, как можно использовать Alexa for Business и какие преимущества она предлагает.

1. Напоминания и расписание: Установка напоминаний о выполнении определенных действий в определенное время гарантирует, что сроки не будут сорваны. Например, вы можете установить напоминание о еженедельном расчете заработной платы, чтобы не забыть его среди других административных задач. Alexa также может согласовываться с календарными службами, озвучивая записи в ответ на вопрос «Что в моем календаре?» Он даже может читать электронные письма, полученные через Gmail или Microsoft 365, и отвечать на них, гарантируя, что сотрудники будут в курсе электронных писем, связанных с событиями.
2. Управление событиями: Вы можете использовать Alexa for Business, чтобы бронировать конференц-залы или узнавать, кто забронировал определенные помещения. Вы также можете спросить, когда запланирована следующая встреча в этой комнате, и продлить время, которое вы забронировали в конференц-зале, если оно свободно. Это полезно для отслеживания в режиме реального времени доступных мест для собраний. Это также позволяет мгновенно отменить бронирование, освобождая эту область для других людей. Это особенно ценно в наши дни, когда конференц-залы, достаточно большие для проведения встреч на расстоянии, могут быть ограничены.
3. Мониторинг сайта: Alexa можно запрограммировать на мониторинг веб-сайтов, гарантируя, что они остаются в рабочем состоянии, и отмечая любые сбои или простои. Приложение Vigil будет рассылать push-уведомления, если сайт выйдет из строя, что позволит быстро вернуть его в оперативный режим. Даже временное отключение может привести к значительному ущербу для бренда и потере данных — от потери производительности до пропущенных запросов. Мгновенное обнаружение сводит к минимуму последствия любого отсева.
4. Помощь в выставлении счетов: Как повторяющаяся и часто предсказуемая задача, автоматизация выставления счетов может упростить финансовые дела. Например, Alexa может быть настроена для предоставления напоминаний о выставлении счетов в конце месяца или для погашения непогашенного долга в определенный момент. Навык Факторинг дебиторской задолженности рассчитывает итоговые суммы счетов и ставку факторинга. Если финансирование представляет собой небольшую часть рабочей нагрузки персонала, помощь может приветствоваться.

Возможность создавать и предлагать эти навыки сотрудникам может склонить чашу весов в пользу виртуального помощника Amazon по сравнению с другими умными динамиками с искусственным интеллектом. Прочитайте наш полный обзор искусственного интеллекта Siri, Cortana, Google Assistant и Alexa.

Как создать свои собственные навыки Alexa

Хотя вышеперечисленные навыки подходят для большинства клиентов и отраслей, Alexa for Business вступает в свои права, когда вы создаете навыки, характерные для ведения вашего бизнеса. Готовые навыки могут быть полезными, но многим организациям нужны навыки, адаптированные к их потребностям.

Некоторые фирмы могут обратиться к экспертам по кодированию и разработчикам, но Amazon сделал процесс создания собственных навыков относительно простым. Используя его Skill Blueprints, люди без навыков программирования могут создавать личные навыки, которые будут использоваться исключительно их организацией и сотрудниками.

Согласно Amazon, частные навыки Alexa — это голосовые возможности, которые расширяют возможности Alexa, оставаясь при этом конфиденциальными для членов организации Alexa for Business.

«С Alexa for Business Blueprints вам не нужно писать ни одной строки кода, чтобы создать личный навык для вашего рабочего места», — пишет компания на своем веб-сайте. «Выберите один из десятков простых в использовании шаблонов навыков, добавьте информацию, такую ​​как общие вопросы и ответы для вашего рабочего места, и опубликуйте навык в Alexa for Business как частный навык».

Есть два основных типа бизнес-навыков, которые вы можете создать, не зная кода: бизнес-вопросы и ответы и руководства по адаптации.

Навыки вопросов и ответов

Навыки вопросов и ответов позволяют вам создавать вопросы (с ответами), которые могут задать ваши сотрудники, например: «Кто занимается нашими социальными сетями?» или «Когда доступна служба поддержки?»

Используя Blueprints, администратор входит в систему и вводит конкретный вопрос вместе с вариантами одной и той же строки запроса на случай, если кто-то не задаст его точно так, как он написан. Ответ предоставляется и может быть настроен с помощью приветственных и завершающих сообщений. После того как навык будет назван и опубликован, его смогут использовать только зарегистрированные пользователи в вашей организации.

Руководства по адаптации

Другим основным типом бизнес-навыков, созданных с помощью Amazon Blueprints, являются руководства по адаптации для новых сотрудников, которые жизненно важны, чтобы избежать ущерба от плохой адаптации. Вместо предоставления новичкам печатного справочника или ссылки на веб-сайт с соответствующей информацией, руководство по адаптации Alexa позволяет им задавать Alexa вопросы, которые у них могут возникнуть.

Общие вопросы могут включать в себя «Алекса, как мне настроить электронную почту на моем телефоне» или «Алекса, как мне отправить посылку по почте?» Они могут включать информацию о расположении столовой или копировальной комнаты или контактную информацию различных отделов и сотрудников.

Для руководства по адаптации включите все вопросы, на которые вы хотите ответить, а затем введите шаги, необходимые для ответа на каждый вопрос. После того, как ваши личные навыки будут опубликованы, вы можете решить, в каких комнатах вы хотите, чтобы они были доступны, и хотите ли вы, чтобы каждый зарегистрированный пользователь имел доступ к ним с любого устройства.

Безопасность прежде всего

Хотя эта технология может помочь повысить вашу производительность и упростить некоторые административные задачи, вы должны осознавать, какую общекорпоративную информацию вы включаете в свои навыки. Основываясь на недавнем признании Amazon, что некоторые разговоры Alexa прослушиваются сотрудниками, избегайте включения конфиденциальной информации в свои навыки.

«Правда в том, что вредоносная угроза также может выяснить, как взломать Alexa», — сказал Уилл Эллис, ИТ-консультант и основатель Privacy Australia. «Большинству хакеров все равно, о чем вы говорите дома, но можете поспорить, что некоторым будет небезразлично, что происходит в деловой обстановке».

(Читать соответствующую статью: Предотвращение и предотвращение угроз и уязвимостей сетевой безопасности)

Нил Куминс участвовал в написании и исследовании этой статьи. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.