15 бухгалтерских условий оплаты и как их использовать

• Своевременное получение платежей важно для любого владельца малого бизнеса.
• Установив надлежащие условия оплаты со своими клиентами, вы избежите просроченных счетов, плохого денежного потока и финансового стресса.
• Ваше понимание общих условий и стратегий бухгалтерских платежей может оптимизировать вашу способность своевременно получать комиссионные.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят использовать лучшие методы бухгалтерского учета для своевременного получения платежей.

Когда вы владелец малого бизнеса, своевременное получение оплаты является главным приоритетом. Если вы не установите правильные условия оплаты со своими клиентами, это может привести к просроченным платежам, плохому денежному потоку и ненужному стрессу в вашем бизнесе.

К счастью, есть простые шаги, которые вы можете предпринять, чтобы улучшить методы выставления счетов. В этой статье будут рассмотрены 15 распространенных условий оплаты бухгалтерских услуг и способы их использования в вашем бизнесе.

Каковы условия оплаты?

Когда вы отправляете своим клиентам счет, условия оплаты устанавливают ожидания относительно будущих платежей. Они сообщают вашим клиентам, как вы предпочитаете получать оплату и когда они должны платить вам.

Условия оплаты также иногда включают штрафы за пропущенный или просроченный платеж. Важно установить прозрачные условия оплаты, чтобы ваши клиенты знали, чего ожидать. Чем проще они будут, тем легче вашим клиентам будет платить вам вовремя.

Что включают в себя условия оплаты счетов?

Когда вы отправляете клиенту новый счет, он должен содержать всю информацию, необходимую ему для точной и своевременной оплаты. Вот обзор информации, которую вы должны включить.

• Дата счета: Это дата, когда вы отправляете счет.
• Срок исполнения: Срок оплаты — это когда вы ожидаете получить платеж по счету — многие счета включают стандартные условия оплаты, такие как Net 14 или Net 30. (Вы узнаете больше об этих условиях ниже.)
• Номер счета: Номер счета-фактуры позволяет вашим клиентам отслеживать все счета-фактуры, которые вы им отправляете.
• На какую сумму счет-фактура: В счете-фактуре должно быть четко указано, сколько клиент должен вам.
• Валюта, в которой вы хотите получить оплату: Если вы часто работаете с международными клиентами, вы можете указать валюту, в которой хотите получать платежи.
• Способы оплаты, которые вы принимаете: В счете-фактуре должен быть указан список приемлемых способов оплаты. Например, вы можете принимать кредитные карты, онлайн-платежи и платежи ACH.
• Другие условия оплаты: Ваш счет должен включать любые другие условия оплаты, которые необходимо знать клиенту. Например, вы захотите включить скидки за раннюю оплату или если вы ожидаете авансовый депозит.

Общие условия оплаты

Условия оплаты обычно указываются в счете-фактуре в виде аббревиатуры. Вот некоторые из наиболее распространенных условий оплаты счетов, которые вам необходимо знать.

• 1МД: Это означает платежный кредит за полный месячный запас.
• ПИА: Это означает «оплата заранее», что означает, что оплата должна быть произведена в полном объеме до того, как товары или услуги будут доставлены.
• ЦРУ: Это означает «аванс наличными», что означает, что полная оплата должна быть произведена наличными до того, как товары или услуги будут доставлены.
• По получении: Оплата ожидается, как только клиент получит счет.
• Сеть 7: Оплата производится в течение семи дней.
• Сеть 21: Оплата производится в течение 21 дня.
• Нетто 30: Оплата производится в течение 30 дней. Вы также иногда будете видеть Net 60, Net 90 и т. д.
• ЕОМ: Оплата производится в конце месяца, в котором был получен счет.
• 15 МФО: Оплата производится до 15 числа месяца, следующего за датой выставления счета.
• 2/10 Нетто 30: Оплата производится в течение 30 дней, но клиент может получить скидку 2% при оплате в течение 10 дней.
• Наложенный платеж: Это означает «наложенный платеж», что означает, что товары или услуги должны быть оплачены наличными в момент доставки.
• CND: Это означает «наличные при следующей доставке», что означает, что оплата должна быть произведена до следующей доставки. Этот срок оплаты обычно зарезервирован для повторяющихся поставок.
• Си-Би-Эс: Это означает «наличные до отгрузки», что означает, что остаток должен быть оплачен до того, как продукт будет отправлен покупателю.
• CWO: Это означает «наличные с заказом», что означает, что покупатель должен полностью оплатить счет, прежде чем товары будут произведены и отправлены.
• Накопительная скидка: Это скидка на большой заказ.

Важность условий оплаты

Денежный поток вашего малого бизнеса зависит от того, как быстро ваши клиенты платят вам. Четко определенные условия оплаты облегчат прогнозирование денежных потоков, реализацию новых проектов и инвестирование в новые возможности.

Если вы слишком небрежны в отношении условий оплаты или не обращаетесь к клиентам, у которых есть непогашенные остатки, может пострадать денежный поток вашего бизнеса, что, согласно исследованию банка США, является причиной банкротства 82% малых предприятий.

Как использовать условия оплаты

Вы можете использовать условия оплаты, чтобы контролировать, как и когда ваши клиенты будут платить вам. Эти условия устанавливают ожидания в отношении оплаты с самого начала, поэтому вы избегаете путаницы в будущем.

Вот несколько советов о том, как использовать условия оплаты в своих интересах:

• Просите предоплату. В некоторых случаях вы можете попросить внести предоплату. Это может быть хорошим выбором для поставщиков услуг, которые хотят гарантировать оплату до начала работы.
• Запрос депозита. Если требовать предоплату нереально, подумайте о том, чтобы попросить внести залог. Например, запрос 50% депозита является хорошим вариантом для более крупных проектов.
• Создавайте ежемесячные авансовые платежи. Если у вас есть клиенты, с которыми вы работаете на постоянной основе, вы можете установить для них ежемесячный аванс. Это установленная сумма платежа, на которую вы соглашаетесь каждый месяц.
• Установите условия выставления счета. Если вы работаете для клиентов время от времени, вам необходимо определиться с условиями выставления счета. Например, вы можете установить условия оплаты по факту получения или выбрать условия оплаты до Net 90. Все зависит от того, что имеет смысл для вас и вашего клиента.

Как настроить эффективные условия оплаты

Если вы изо всех сил пытаетесь заставить своих клиентов оплачивать свои счета вовремя, вам может потребоваться установить более эффективные условия оплаты. Вот семь советов по созданию более выгодных условий оплаты для ваших клиентов.

1. Используйте бухгалтерское программное обеспечение.

Во-первых, вы можете упростить процесс выставления счетов и финансов, если используете бухгалтерское программное обеспечение. Правильная бухгалтерская программа позволит вам отправлять счета быстрее и с меньшим количеством ошибок.

Кроме того, вы сможете отслеживать предстоящие платежи, отправлять автоматические напоминания о просроченных платежах и легко выверять свою учетную запись. А программное обеспечение для бухгалтерского учета позаботится о том, чтобы ваши финансовые записи оставались организованными и чтобы вы были готовы к налоговому сезону.

Вы заинтересованы в использовании программного обеспечения для бухгалтерского учета, но перегружены всеми доступными вариантами? Ознакомьтесь с нашим руководством по лучшему бухгалтерскому программному обеспечению 2023 года для малого бизнеса или подробностями о конкретных продуктах, например, в нашем онлайн-обзоре QuickBooks.

2. Предупредите об условиях оплаты.

Прежде чем приступить к работе с новым клиентом, убедитесь, что он понимает ваши условия оплаты и согласен с ними. Устно объясните условия вашему клиенту и включите письменное описание в контракт, который вы отправляете. Это поможет устранить любые недоразумения относительно того, сколько клиенты должны вам и когда должен быть произведен платеж.

3. Будьте вежливы.

Хотите простой способ заставить ваших клиентов платить вам быстрее? Будьте вежливы, когда выставляете счет своим клиентам, и включите слова «пожалуйста» и «спасибо» где-нибудь в счете.

А исследование FreshBooks обнаружили, что счета, содержащие слова «спасибо» в условиях счета, оплачиваются почти на 90 % быстрее. И 45% этих счетов оплачиваются в течение семи дней или меньше, а 12% оплачиваются в течение 14 дней или меньше. Использование «пожалуйста» дает аналогичный результат; эти счета оплачиваются на 88% быстрее.

4. Предлагайте различные способы оплаты.

Вы когда-нибудь пытались сделать покупку в магазине и обнаружили, что бизнес принимает только наличные платежи? Подумайте о том, что вы почувствовали, когда поняли это – были ли вы разочарованы и раздражены неудобством?

Скорее всего, именно так будут себя чувствовать ваши клиенты, если вы предложите им ограниченные варианты оплаты. Если вы хотите, чтобы они платили вовремя, максимально упростите им задачу. Предлагайте различные способы оплаты, такие как кредитные карты, дебетовые карты, онлайн-платежи, ACH или даже платежи в криптовалюте.

5. Установите более короткие сроки оплаты.

Один из лучших способов заставить ваших клиентов платить раньше — это сократить срок платежа. Звучит очевидно, но если вы дадите своим клиентам долгое время для оплаты, они, как правило, согласятся.

Для многих отраслей Net 30 считается золотым стандартом сроков оплаты. Это хорошие временные рамки, но если у вас есть клиент, который регулярно игнорирует дату выполнения Net 30, вы можете сократить ее до Net 21 или Net 14.

6. Будьте гибкими.

Очевидно, вы хотите, чтобы ваши клиенты платили вам вовремя, но вы хотите признать, что иногда вы работаете с другим бизнесом, и у этой компании могут быть собственные проблемы с денежными потоками. Некоторые предприятия просто не могут принять условия оплаты Net 14 или даже Net 30 и оценят более гибкие условия.

Если у вас есть клиент, который регулярно опаздывает, поговорите с ним, чтобы выяснить, в чем заключается задержка, не оказывая на него ненужного давления. Постарайтесь придумать условия оплаты, которые устроят всех.

7. Предложите скидку за досрочную оплату.

Подумайте о том, чтобы предложить своим клиентам скидку за досрочную оплату. Например, ваши стандартные условия могут быть Net 30, но клиенты получают скидку 2%, если они оплачивают счет в течение семи дней.

Таким образом, если вы отправите клиенту счет на 5000 долларов, он получит скидку в 100 долларов за досрочную оплату счета. Эти скидки со временем суммируются, поэтому многие клиенты могут воспользоваться этим.

Конечно, этот тип скидки означает, что вы примете меньше денег в счете. Но улучшенный денежный поток может стоить того для вашего бизнеса.