Что такое прямой депозит и как его настроить

• Прямой депозит — это электронный перевод заработной платы с вашего банковского счета на счета ваших сотрудников.
• Прямой депозит проще, быстрее, экологичнее и безопаснее как для работодателей, так и для сотрудников.
• Есть шесть простых шагов, которые вы должны предпринять, чтобы настроить прямые депозиты для сотрудников.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, желающих установить прямые депозиты для сотрудников.

В наши дни может показаться, что все, что когда-то существовало на бумаге, полностью перешло в онлайн, включая оплату труда ваших сотрудников. Для этого есть причина — на самом деле, есть много причин, по которым прямой депозит является доминирующим способом оплаты труда сотрудников. Помогает то, что очень легко настроить прямые депозиты для сотрудников. Узнайте больше ниже.

Что такое прямой депозит?

Прямой депозит — это электронный перевод денег с одного банковского счета на другой без бумажных чеков или наличных денег. В контексте малого бизнеса прямой депозит означает электронную доставку заработной платы сотрудникам (с вычетом налога на заработную плату, когда это применимо). Если вы отказываетесь от бумажных чеков и ваши сотрудники заходят на свои банковские счета в день выплаты жалованья для подтверждения платежа, вы платите прямым депозитом.

Помимо заработной платы, люди также получают другие доходы через прямой депозит, включая алименты, пособия по социальному обеспечению и возврат налогов. Однако в этой статье мы обсудим прямой депозит как метод выплаты заработной платы работникам.

Как работает прямой депозит?

Прямой депозит — это форма платежа ACH. Аббревиатура «ACH» означает «автоматизированная расчетная палата», что указывает на то, что ваш депозит прошел через американскую финансовую систему. За этим процессом следит организация National Automated Clearing House Association (Nacha).

«Очистка», происходящая в «доме», — это утверждение ваших депозитов. Если у вас недостаточно средств на вашем счете, когда ваш банк отправляет все ваши прямые депозиты в ACH, ваши депозиты не будут отправлены. Предполагая, что у вас достаточно средств, банк каждого сотрудника получит ваш депозит, соответственно кредитует счет сотрудника и дебетует ваш. Обычно процесс занимает один-два рабочих дня.

Хотя прямой депозит является формой платежа ACH, многие компании также принимают платежи ACH от клиентов, что является значительным удобством для клиентов, которые не хотят платить кредитной картой.

Каковы преимущества прямого депозита?

Примерно 93% сотрудников в США получают зарплату через прямой депозит. Это в первую очередь потому, что прямой депозит чрезвычайно выгоден как для владельцев малого бизнеса, так и для сотрудников. Ниже мы объясним некоторые ключевые преимущества прямого депозита для обеих групп.

Преимущества прямого депозита для владельцев малого бизнеса

Владельцы малого бизнеса часто предпочитают прямой депозит бумажным чекам или наличным по следующим причинам:

• Это более доступно. Вырезание чеков может дорого обойтись. Вы должны постоянно покупать специальную бумагу для зарплаты и чернила для принтера, и это после часто значительных расходов на лазерный или струйный офисный принтер. Дополнительные почтовые расходы вступают в игру, если вы отправляете чеки по почте, а не вручаете их лично. Прямой депозит не несет никаких из этих расходов и может быть дешевле до 3 долларов за зарплату. Распространите на всю вашу команду, что может привести к огромной экономии.
• Это быстрее. Каждый из дорогостоящих этапов печати бумажных чеков и отправки по почте также утомителен и отнимает много времени. Прямой депозит, с другой стороны, является полностью автоматизированным процессом. Да, в некоторых случаях вам сначала потребуется несколько минут, чтобы собрать и ввести информацию о ваших сотрудниках. Тем не менее, прямой депозит — это гораздо более короткий процесс, чем печать и отправка чеков по почте, и часто сотрудники, а не вы, добавляют свою информацию.
• Это более безопасно. В 2020 году было много историй о «почтовый ящик рыбалка— а именно мошенники, крадущие чеки из почтовых ящиков и подменяющие их суммы и получателей. Прямой депозит исключает возможность этой все более распространенной формы мошенничества. Кроме того, если ваша служба расчета заработной платы и банк примут тщательные меры кибербезопасности, все данные прямого депозита будут зашифрованы.
• Это уменьшает ваш углеродный след. Общеизвестно, что использование бумаги вредно для окружающей среды. Реже обсуждается количество выбросов углерода, связанных с почтовой почтой. Когда вы выбираете прямой депозит, ваш бизнес не играет никакой роли в этом экологическом ущербе. Большинство малых предприятий резко сократить использование невозобновляемых ресурсов при переходе на прямой депозит.

Прямые депозитные льготы для сотрудников

Сотрудники часто предпочитают безбумажные варианты расчета заработной платы физическим чекам по следующим причинам:

• Это исключает банковские поездки. Сотрудники, получающие бумажные чеки, должны принести их в свой банк для депозита. Это поручение еще больше задерживает, когда заработная плата работника становится доступной. Конечно, вы можете возразить, что этой проблемы больше не существует, поскольку 12 миллионов человек отказались от личных банковских операций для мобильных чековых депозитов. Однако для мобильных депозитов по-прежнему требуется несколько минут в мобильном приложении. Прямой депозит устраняет и это время.
• Это создает предсказуемость и стабильность. При прямом депозите сотрудники точно знают, когда их заработная плата будет доступна. Сравните это с бумажными чеками, которые возлагают на сотрудника бремя поиска времени для мобильных депозитов или поездок в банк. Прямой депозит, безусловно, является победителем, помогая вашим сотрудникам достичь предсказуемого и стабильного финансового положения.
• Это позволяет разделить депозит. Ваши сотрудники не могут депонировать бумажные чеки на два банковских счета. Вместо этого им придется вносить свои чеки на один счет, а затем переводить деньги на другой счет позже. С другой стороны, прямой депозит позволяет разделить депозит. Если сотрудник хочет направить 70% своей заработной платы на текущий счет и 30% на сберегательный счет, это вполне возможно.
• Он организует платежные квитанции. Бумажные квитанции об оплате труда сотрудника могут легко затеряться в картотеке. Когда вы включаете прямой депозит, ваши сотрудники получают электронные платежные квитанции, хранящиеся в хронологическом порядке в вашем программном обеспечении для расчета заработной платы. Таким образом, сотрудники могут легко получить доступ к своим сведениям о заработной плате и отчислениях всего за несколько кликов.

Как настроить прямой депозит для вашего бизнеса

Как правило, настроить прямой депозит для сотрудников несложно. Вот как это сделать.

1. Выберите платежный сервис.

Для большинства малых предприятий лучшим вариантом прямого депозита является расчет заработной платы. Это потому, что службы расчета заработной платы рассчитывают сумму, которую вы должны заплатить сотрудникам за период оплаты, поэтому они находятся в лучшем положении для выполнения этих платежей. Хотя вы можете настроить прямой депозит через свой банк, выбор правильной службы расчета заработной платы предлагает вашему бизнесу дополнительные функции и функции, которые значительно улучшают его повседневные операции.

Услуги по расчету заработной платы часто достаточно доступны для использования любым владельцем малого бизнеса. Например, структура ценообразования OnPay ориентирована на очень малый бизнес, а прямой депозит входит в число ее ключевых особенностей. (Прочитайте наш обзор OnPay для получения дополнительной информации.)

Точно так же ADP может обеспечить прямой депозит даже для самых сложных платежных ведомостей. (Прочитайте наш обзор ADP для получения дополнительной информации.)

Можно пройти через ваш банк для прямого депозита, но услуги по расчету заработной платы имеют так много дополнительных преимуществ, что они, вероятно, являются лучшим выбором. Узнайте больше о лучших услугах по расчету заработной платы и их многочисленных преимуществах в наших обзорах лучших услуг по расчету заработной платы.

2. Официально зарегистрируйтесь для прямого депозита.

Большинство услуг по расчету заработной платы позволят вам зарегистрироваться для прямого депозита всего за несколько минут. Обычно вы добавляете информацию о своем банковском счете и отвечаете на подтверждающее электронное письмо, подтверждающее, что вы являетесь тем, кто осуществляет прямой депозит. Затем вы запустите пробный депозит, при котором со счета снимаются небольшие суммы, и вы записываете их суммы. Если ваша служба расчета заработной платы сообщает вам, что вы записали правильные суммы, то настройка прямого депозита завершена.

3. Получите информацию о банковских счетах ваших сотрудников.

Чтобы перечислять заработную плату непосредственно на банковские счета ваших сотрудников, вам потребуется номер банковского счета каждого сотрудника, маршрутный номер и название банка. Вам также необходимо знать, делаете ли вы депозит на текущий или сберегательный счет. Вы можете запросить эту информацию у своих сотрудников или попросить их добавить ее в ваше программное обеспечение для расчета заработной платы, если это позволяет ваша служба расчета заработной платы.

В дополнение к банковской информации сотрудника вам потребуется получить авторизацию. Для этого попросите своих сотрудников заполнить и подписать форму авторизации. Обычно вы можете настроить эти формы для своего бизнеса, но независимо от того, как они выглядят, они должны позволять вам выплачивать заработную плату в электронном виде.

4. Введите банковскую информацию ваших сотрудников.

Если ваши сотрудники не добавили свою информацию непосредственно в ваше программное обеспечение для расчета заработной платы, сейчас самое время это сделать. Обратите внимание, что если вы выбрали банковский путь вместо использования услуг по расчету заработной платы, вам следует начать с сбора всей информации о ваших сотрудниках в вашем бухгалтерском программном обеспечении. Затем вы можете экспортировать все это в один файл Nacha для отправки в свой банк. В качестве альтернативы, как и в случае с программным обеспечением для расчета заработной платы, возможно добавление вручную.

5. Установите график оплаты.

Определите, будете ли вы платить своим сотрудникам еженедельно, раз в две недели, раз в два месяца или ежемесячно. Если вы переходите с бумажных чеков на прямой депозит, внесите изменения за достаточное время, чтобы прямой депозит начал действовать к следующей дате выплаты. Процесс обычно занимает от семи до десяти рабочих дней. Вы также должны подтвердить в своей службе расчета заработной платы, что ваши услуги прямого депозита не будут прерывать или изменять ваш обычный график оплаты.

В то же время вы должны обновить сроки получения зарплатных карт вашей команды или других записей о времени и посещаемости. Получив эти записи, вы должны просмотреть их и отправить в службу расчета заработной платы. Ключевым моментом здесь является то, что службы расчета заработной платы обычно должны получать эту информацию за определенное количество дней до запуска прямого депозита. Установите свои сроки на основе этой временной шкалы.

6. Запустите платежную ведомость как обычно.

После того, как вы предпримете вышеуказанные шаги, ваша заработная плата и прямой депозит должны быть полностью автоматизированы. Теперь ваши сотрудники должны получать свою заработную плату в электронном виде каждый день выплаты жалованья. Если что-то пойдет не так, вы всегда можете обратиться за помощью в свою службу расчета заработной платы; их отдел обслуживания клиентов должен справиться с этим. Но если вы правильно выбрали услугу по расчету заработной платы и выполнили все вышеперечисленные шаги, все должно пройти отлично.