В обновлении Gmail есть важные инструменты для малого бизнеса

• В Gmail реализовано интегрированное представление, позволяющее переключаться между Gmail, Google Chat, Google Meet и Google Spaces.
• Этот «интегрированный вид» предлагает легкий доступ к инструментам, позволяя лучше сосредоточиться на каждом из них.
• Gmail допускает множество интеграций для повышения эффективности команды — читайте наши обзоры некоторых из лучших надстроек и плагинов.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса и профессионалов, которые хотят понять, что изменилось в обновлении Gmail 2022 и как его функции могут улучшить рабочие процессы.

Google Workspace запускает интегрированное представление для Gmail, которое впервые было запущено в феврале 2022 года и должно стать стандартным к июню 2022 года. Это обновление упрощает переключение между приложениями Google. Пользователи могут протестировать интеграцию, но к апрелю все пользователи увидят обновление в качестве интерфейса по умолчанию. Если пользователю не нравятся изменения, он может посетить свои настройки и вернуться к исходному интерфейсу Gmail, но только до конца второго квартала 2022 года.

Интеграция Gmail, Google Chat, Google Meet и Google Spaces гарантирует, что у каждого инструмента обмена сообщениями Google будет свой собственный экран. В зависимости от того, как пользователи организуют свои платформы и их уникальные настройки электронной почты, это обновление может либо помочь им чувствовать себя более организованными, либо вызвать путаницу. В любом случае, в конечном итоге это будет единственный вариант интерфейса, поэтому важно адаптироваться к этим изменениям. (Связанный: Почему ваш сайт должен быть оптимизирован для мобильных устройств Google)

Хотя это развертывание распространяется на все учетные записи Gmail, владельцы бизнеса должны понимать, как это повлияет на них и их сотрудников в будущем.

В Gmail уже есть несколько функций, которые могут сделать рабочие дни владельцев малого бизнеса более эффективными, но не все знают об этих функциях. Мы также рассмотрим, как воспользоваться преимуществами существующих предложений Gmail.

Что изменилось?

Как отмечалось выше, новый интерфейс Gmail предлагает отдельные экраны для каждого средства обмена сообщениями. Это интегрированное представление обеспечит легкий доступ к инструментам, что позволит пользователям получить более разрозненное представление о каждом из них. Он также будет отправлять оповещения через всплывающие окна уведомлений, когда у одного инструмента есть новое сообщение.

Согласно Google, эти обновления будут доступны для Google Workspace Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus и других типов учетных записей.

Как получить новый Gmail

Если вам не было предложено подписаться на новый Gmail, вы можете сделать это вручную, щелкнув значок шестеренки настроек в правом верхнем углу Gmail. Затем все, что вам нужно сделать, это нажать «Попробовать новый вид Gmail», первый вариант в раскрывающемся меню. Отсюда вы познакомитесь с первой новой функцией Gmail: возможностью просмотра вложений без полного открытия электронной почты. Чтобы получить доступ к этой функции, выберите параметр интервала по умолчанию. (Посмотрите нашу руководство по Google для бизнеса.)

Лучшие новые функции

Новая версия Gmail более организована и позволяет пользователям лучше сфокусироваться. Вот некоторые из полезных новых функций Gmail:

• Интегрированный вид: Эта функция позволяет просматривать каждое приложение Google для обмена сообщениями (включая Gmail, Google Chat, Google Meet и Google Spaces) на отдельных экранах, обеспечивая легкий доступ к различным инструментам.
• Меню навигации: Меню навигации позволяет легко переключаться между различными экранами для одновременного просмотра одного приложения для обмена сообщениями.
• Пузырьки уведомлений: Новый Gmail отправляет всплывающие уведомления всякий раз, когда вы получаете сообщение, поэтому вы никогда не пропустите предупреждение от одного из ваших инструментов обмена сообщениями Google.

Как это повлияет на рабочий процесс?

Меню навигации позволит вам легко переключаться между различными экранами, такими как почтовый ящик, чаты и встречи. С всплывающими подсказками, предупреждающими вас о новых сообщениях или электронных письмах, вы и члены вашей команды никогда не пропустите важную беседу или встречу. Это интегрированное представление обеспечит более организованный рабочий процесс и поможет вам сосредоточиться на одной задаче за раз, а не переключаться между слишком большим количеством приложений для обмена сообщениями на одном экране.

Эта новая интеграция полезна для владельцев бизнеса и профессионалов, которые хотят повысить свою производительность, уменьшить количество «перекусов» электронной почтой и меньше отвлекаться на загруженный интерфейс.

Могу ли я по-прежнему использовать старый интерфейс?

Хотя вы можете использовать старый интерфейс Gmail до второго квартала 2022 года, новый интерфейс станет единственным вариантом к июлю 2022 года. После второго квартала новый интерфейс останется стандартным, и запросы на изменение старого интерфейса не будут быть удостоенным чести. Если вы столкнетесь с проблемами, влияющими на повседневную работу с новым интерфейсом, сообщите о них команде Google для быстрого развертывания обновления.

Существующие примечательные особенности

В настоящее время Gmail предлагает несколько интерактивных бизнес-функций, о которых вы, возможно, не знали.

• Повтор: Если вы получили срочное электронное письмо или что-то, что вы хотите решить позже в тот же день, вы можете отложить сообщение, наведя курсор на правую сторону. Это может помочь вам расставить приоритеты в том, что важно, удаляя беспорядок из вашего почтового ящика.
• Подталкивание: Эта функция в Gmail автоматически отображает электронные письма, которые Google считает чувствительными ко времени. Например, если коллега задает вопрос о проекте, это электронное письмо появится снова до истечения крайнего срока, если вы не ответили на него. Google сказал, что эта функция отражает технологию, используемую в умных ответах.
• Панель задач: В правой части экрана у Google есть сворачиваемая панель, которую вы можете использовать для просмотра своего календаря, заметок Google Keep и любых задач через программу задач Google. Эта функция превращает Gmail в интегрированный инструмент, где вы можете просматривать свое расписание, делать быстрые заметки и планировать важные задачи. Вы также можете добавить в это окно такие приложения, как Trello и Asana, с помощью маленького знака «плюс» под значком «Задачи».
• Конфиденциальные электронные письма: Gmail поддерживает конфиденциальные электронные письма, что означает, что вы можете установить дату истечения срока действия электронных писем или отозвать их по истечении определенного периода времени. Если вы отправляете электронное письмо с важным документом или конфиденциальной информацией, вы можете настроить его таким образом, чтобы получатель не мог просмотреть или открыть сообщение после определенной даты или времени. Вы также можете заблокировать пересылку, копирование, загрузку и печать определенных сообщений. Еще одна функция безопасности — двухфакторная аутентификация для сообщений. Вы можете потребовать, чтобы ваш получатель подтвердил свою личность с помощью двухфакторной аутентификации, чтобы открыть сообщение. Это идеально подходит для компаний, работающих с конфиденциальной информацией.

Лучшие надстройки и плагины для Gmail

Независимо от новых обновлений, Gmail предлагает множество интеграций для повышения эффективности команды. Откройте для себя некоторые из лучших надстроек и плагинов для Gmail ниже.

RingCentral для Gmail

С помощью этого дополнения вы можете получить доступ к облачной телефонной системе из своей электронной почты. После установки расширения контакты, сообщения и история вызовов RingCentral отображаются в цепочках сообщений Gmail. Вы также можете видеть онлайн-статус ваших соединений RingCentral, отправлять SMS-сообщения и совершать исходящие звонки. Если вы еще не используете облачный телефон, ознакомьтесь с нашим обзором RingCentral, чтобы узнать, подходит ли эта телефонная система для вашего бизнеса.

Трелло для Gmail

Расширение Trello для Gmail помогает организовать папку «Входящие» и работать с максимальной производительностью. Вы можете преобразовать свои электронные письма в задачи, которые вы можете отправить непосредственно на доски и списки Trello для действий. Темы электронных писем автоматически добавляются в описание карточек, что упрощает просмотр и гарантирует, что ничего не потеряется.

Слабость для Gmail

Еще один отличный инструмент для общения, который вы можете добавить в Gmail, — это Slack, приложение для обмена сообщениями и инструмент повышения производительности, который предприятия могут использовать для организации общения сотрудников. Если ваша компания уже использует Slack или ищет способ упростить обмен сообщениями, обратите внимание на приложение Slack для Gmail. Это позволяет вам переключаться между платформами по своему усмотрению и делает отправку вложений и организацию чатов более простыми и доступными.

ДокуСигн

DocuSign — отличное дополнение для предприятий, которые обрабатывают документы, требующие подписи, поскольку оно аннотирует документы и создает электронные подписи. Его могут использовать юристы, маркетологи, агенты по недвижимости, консультанты, фрилансеры или любые специалисты отрасли, чей бизнес зависит от подписания и регистрации официальных документов. Надстройка DocuSign для Gmail гарантирует, что процесс запроса и получения электронных подписей останется простым и безболезненным.

Бумеранг

Boomerang, распространенный среди пользователей Gmail и Outlook, позволяет планировать электронные письма, откладывать их на потом, получать все важные уведомления о прочтении и создавать последующие напоминания для электронных писем при откладывании. Поскольку он может собирать разнообразные данные о почтовых ящиках и о тех, кто отвечает на сообщения (или просто игнорирует их), этот подключаемый модуль революционизирует организацию почтовых ящиков.

Уровень бесплатного пользования предоставляет базовый набор функций, но для мобильных инструментов и расширенного машинного обучения требуется одна из премиальных подписок, стоимость которой начинается от 4,99 долларов в месяц.

FollowUp.cc

Разработанный исключительно для Gmail, FollowUp.cc предлагает версию 21-го века того, что когда-то было известно как файл тиклера — папку с файлами, в которую вы можете поместить все, к чему планируете вернуться позже. FollowUp.cc позволяет просматривать старые сообщения, добавлять заметки о контактах и ​​планировать уведомления, чтобы оставаться на связи и поддерживать проекты.

После 14-дневной пробной версии вы должны выбрать план подписки, начиная с 18 долларов в месяц. Существует также версия, которая интегрируется с данными Salesforce и стоит 40 долларов в месяц.

Просто Не Извини

Это удобное расширение Chrome, созданное для пользователей Gmail, устраняет такие фразы, как «Я просто хотел узнать» и «Извините за это» в электронных письмах, помечая, что автор должен одобрить их использование и научиться избегать языка. Подобные фразы подрывают методы уверенного общения. Вы можете быть удивлены, как часто такие фразы закрадываются в электронные письма — и насколько более сильные сообщения звучат без них.

Эверноут

Evernote остается популярным организационным инструментом, который включает в себя несколько функций для совместной работы. Учитывая, сколько информации приходит по электронной почте, возможность сохранить что-либо одним щелчком мыши в Evernote может оказаться полезной для создания списков, общения и управления проектами.

Evernote выпускает плагин для Outlook, а также плагин для Chrome, выполняющий те же функции. Сохранив сообщение, вы можете добавить его в записную книжку, пометить и добавить несколько заметок для себя.

Мэтт Д’Анджело, Чарелл Стар и Дерек Уолтер внесли свой вклад в написание и репортаж этой статьи.