Управление по исключениям

Что такое управление по исключениям?

Управление по исключениям — это стратегия управления бизнесом, в которой говорится, что менеджеры и руководители должны изучать, исследовать и разрабатывать решения только для тех проблем, в которых есть отклонения от установленных стандартов, норм, деловой практики или любых других финансовых целей, таких как отклонение прибыли, проблемы с качеством. , вопросы инфраструктуры и т. д. вместо того, чтобы изучать и решать каждую рутинную деловую деятельность.

Оглавление

• Что такое управление по исключениям?
  • Объяснение
  • Как это работает?
    • #1 – Этап измерения
    • #2 – Фаза проекции
    • #3 – Этап выбора
    • #4 – Фаза наблюдения
    • № 5 – Этап сравнения
    • #6 – Фаза действия
  • Примеры управления исключениями
  • Управление по исключениям и пассивное управление по исключениям
  • Преимущества
  • Недостатки
  • Заключение
  • Рекомендуемые статьи

Объяснение

Менеджмент, в виде исключения, представляет собой систему выявления ситуации и сообщения о ней руководству только тогда, когда существует реальная потребность в персонале уровня менеджера. Основная цель состоит в том, чтобы максимально эффективно и наилучшим образом использовать время руководства, привлекая его только в случае серьезного отклонения от рутины или обычных результатов бизнеса.

В результате у них будет больше времени для изучения важного вопроса, связанного с большими отклонениями, и они смогут приложить все усилия для точной настройки проблемы. Напротив, сотрудники более низкого уровня могут напрямую заниматься другими незначительными вопросами. В этой системе руководству предоставляется краткий, неизменный сравнительный полный подробный отчет, охватывающий все основные аспекты вопроса. Это помогает руководству обнаруживать и устранять препятствия, требующие принятия решений, и предпринимать наиболее подходящие действия.

Как это работает?

Управление по исключениям работает в следующих фазах:

#1 – Этап измерения

На этом первом этапе управления по исключениям данные о бизнес-операциях накапливаются и оцениваются, что включает в себя измерение производительности всех доступных входных данных, начиная от усилий, используемых для достижения целей бизнеса, его оптимизации, денежного потока. Денежный поток Денежный поток — это сумма денежных средств или их эквивалентов, созданных и потребленных Компанией за определенный период. Это оказывается предпосылкой для анализа силы бизнеса, прибыльности и возможностей для улучшения. узнать больше, как финансовые ресурсы используются для предоставления услуг или производства товаров для получения прибыли, использования и потери сырьяСырьеЗапасы сырья – это стоимость продукции в запасах компании, которая не была использована для готовой продукции и незавершенного производства инвентарь. Запасы сырья – это часть стоимости запасов, которая отражается в составе оборотных средств на балансе. Подробнее и ее экономия за счет закупки, переработки и хранения до поставки готовой продукции.

Эта информация включает почти все факторы, используемые для количественных измерений, таких как применение стандартов времени, данные о запасах, данные баланса, результаты проверки готовой продукции, запасы, доступные для продажи, данные об использовании оборудования, текущие активы. Оборотные активы Оборотные активы относятся к тем краткосрочным активам, которые могут быть эффективно использованы для деловых операций, проданы за наличные или ликвидированы в течение года. Он включает в себя товарно-материальные запасы, денежные средства, их эквиваленты, ликвидные ценные бумаги, дебиторскую задолженность и т. д. Подробнее и т. д.

#2 – Фаза проекции

На этом этапе исследуются используемые измерения, полезные для достижения бизнес-целей. Основываясь на исторических данных, прогнозы готовятся с применением статистических знаний, таких как значимость, вероятность, достоверность, стандартное отклонение. Стандартное отклонение. значения данных по отношению к их среднему (среднему), интерпретируя, таким образом, надежность данных, размер выборки и корреляцию. После этого планы разрабатываются согласно прогнозу. В текущем сценарии полная стратегия прогнозирования тщательно проверяется на основе всех возможных результатов, таких как процедуры и существующие политики, возможности и адекватность оборудования и персонала, организационная структура и т. д. При необходимости планы могут быть изменены.

#3 – Этап выбора

На этом этапе после тщательного изучения всех планов выбирается и реализуется лучший из них. Соответственно, принимается та система, которая, по мнению руководства, лучше всего подходит для достижения бизнес-целей.

#4 – Фаза наблюдения

На этом этапе периодически отслеживаются выбранный процесс, ход реализации стратегии и производительность. Система должна обладать такими качествами, как автоматичность, надежность и адекватность. Адекватность здесь означает, что данные должны быть точными, не слишком большими и не слишком маленькими; он должен быть на должном уровне и содержать всю необходимую информацию.

№ 5 – Этап сравнения

На этом этапе ход работы оценивается и сравнивается с заранее разработанной дорожной картой для выявления отклонений, если таковые имеются. В зависимости от характера отклонения оно подразделяется на большое, незначительное или любой другой класс отклонения.

#6 – Фаза действия

Дальнейшие действия разрабатываются на основе отклонения, выявленного на этапе сравнения. Стратегии реализуются для доведения емкости и производительности до желаемого уровня или для внесения любых изменений в прогноз для обеспечения оптимальной производительности.

Примеры управления исключениями

Финансовый пример: Главный финансовый контролер (CFC) Henry Inc. активно занимается разнообразной работой, встречами и другими делами. Чтобы уменьшить нагрузку на его работу, руководство однажды после тщательного анализа разработало следующие определенные пределы, за пределами которых необходимо сообщать о делах CFC и требовать их предварительного одобрения:

Продажи и расходы ABP составили 8 00 000 и 6 00 000 долларов, тогда как фактические продажи и расходы составили 6 00 000 и 3 00 000 долларов. Определить, нужно ли сообщать об этом в CFC?

Решение:

1. Доход: Фактический доход составляет 6 00 000 долларов США, что составляет более 50% от ABP (8 00 000 долларов США x 50 %, т.е. 4 00 000 долларов США). Также более 5 00 000 долларов США. Поэтому об этом не будет сообщено в CFC, так как условия не выполнены.
2. Затраты: Фактические расходы составляют 3 00 000 долларов США, что составляет более 40% от ABP (6 00 000 долларов США x 40 %, т. е. 2 40 000 долларов США), а также превысили лимит в размере 2 50 000 долларов США, в этом случае вопрос становится решающим и о нем необходимо сообщить в CFC. для дальнейшего анализа и принятия решений по корректировке и приведению в соответствие с установленными стандартами.

Управление по исключениям и пассивное управление по исключениям

Активное управление в порядке исключения – это когда руководство заранее активно справляется с ситуациями, помогает в решении проблем, участвует в режиме реального времени во всех действиях и следит за тем, что делает его персонал для устранения ошибок.

Второй — пассивное управление по исключениям, когда управление прерывается только тогда, когда желаемые цели не достигаются, необходимо внести изменения в планирование и требуются корректирующие действия. Этот метод обычно срабатывает только в случае возникновения необычного события. Каждый метод важен, и можно выбрать любой из них в зависимости от требований бизнеса.

Пассивный подход полезен для предприятий с непринужденной обстановкой и персоналом, понимающим свои роли и обязанности. Это может помочь повысить моральный дух сотрудников и повысить их независимость. В то время как активный подход может использоваться менее внимательными, новыми сотрудниками с меньшим штатом, более строгими организациями, поскольку им требуется пошаговое руководство для выполнения своей работы.

Преимущества

• Это помогает максимально эффективно использовать время, поскольку менеджеров просят решать проблемы только на критических уровнях.
• Поскольку менеджеры свободны от рутинной работы, они могут направить всю свою энергию, сосредоточив усилия на критических проблемах.
• В связи с ограниченной нагрузкой менеджеры могут пройти детальный анализ работы.
• Управленческая деятельность и контроль усиливаются управлением в порядке исключения.
• Это помогает легко получить доступ к прошлым тенденциям и старой работе.
• Он предсказывает возможности управления и проблемы, которые могут возникнуть в будущем.
• В этом процессе задействованы как качественные, так и количественные усилия.
• Это снижает количество финансовых и операционных результатов, рассматриваемых руководством.
• Она помогает нижестоящему и подчиненному персоналу реализовать свои идеи для достижения желаемой цели.

Недостатки

• Он основан на прошлых результатах, с которыми сравниваются текущие данные. Соответственно, если прошлые данные неверны, могут возникнуть проблемы при принятии текущих решений.
• Для этого требуется подробное изучение, наблюдение и система отчетности, поэтому требуется финансовый аналитик, который делает сводки и отчеты и представляет их руководству, что требует дополнительной рабочей силы.
• Система не будет предупреждать, пока проблема не возникнет, т. е. она действует как корректирующая, а не как превентивная.·
• Он не может измерить поведение человека. Поэтому иногда это трудно реализовать.

Заключение

Управление в порядке исключения — это стратегия управления, которая требует, чтобы руководство обеспечивало свое участие только тогда, когда регистрируются отклонения от установленного стандарта, норм и контрольных показателей. Это также косвенно помогает повысить моральный дух сотрудников, поскольку они становятся частью процесса принятия решений и решения проблем, которыми в противном случае занимались бы сотрудники уровня менеджеров, косвенно давая сотрудникам чувство авторитета и ответственности.

Рекомендуемые статьи

Это привело к тому, что управление является исключением и его определением. Здесь мы обсудим примеры управления по исключениям, как оно работает, а также его преимущества и недостатки. Подробнее об этом вы можете узнать из следующих статей —

• Эквивалент полной занятости
• Планирование сценария
• Управление затратами
• Управление доходами
• Управленческий аудит