Советы по выставлению счетов для предприятий B2B

• Рекомендации по выставлению счетов информируют вашу компанию B2B о ее дебиторской задолженности.
• Большинство передовых методов выставления счетов включают простые изменения в ваших текущих рабочих процессах выставления счетов.
• Чтобы следовать рекомендациям по выставлению счетов, обратитесь за помощью к своей команде.
• Эта статья предназначена для небольших компаний B2B, которые хотят настроить эффективные рабочие процессы выставления счетов.

Выставление счетов — одно из важнейших направлений деятельности B2B-компаний. Вы не сможете получить оплату, если не отправите своим клиентам счет-фактуру с кратким изложением оказанных услуг и сумм, которые они вам должны. Несмотря на то, что существует множество различных способов отправки счета — обычной почтой, электронной почтой или через сторонний онлайн-портал, — вам необходимо найти методы и методы выставления счетов, которые лучше всего подходят как вашим клиентам, так и вашим бизнес-операциям. Business News Daily поговорила с несколькими отраслевыми экспертами об их рекомендациях по настройке стратегии интеллектуального выставления счетов.

1. Создайте эффективный шаблон счета.

Счет — это больше, чем просто счет — в нем подробно описывается вся работа, которую вы проделали для клиента в течение определенного периода времени. Он соотносит эту работу с тем, сколько денег клиент должен вам. В нем указаны сроки и способы оплаты. Вот почему создание эффективного шаблона счета-фактуры, на основе которого будут создаваться все ваши счета-фактуры, является одним из наиболее важных передовых методов выставления счетов.

(Связанное чтение: Руководство по отправке счетов PayPal)

2. Доставляйте счета в разумные сроки.

Настройте четкие внутренние графики доставки счетов. Вы и ваша команда должны решить, выставлять ли счета клиентам через регулярные промежутки времени или после завершения каждого проекта.

Если вы выбираете ежемесячные платежи, автоматизируйте отправку счетов в последний рабочий день месяца. Если вы выставляете счет после завершения каждого проекта, то делегируйте создание, отправку и доставку счетов своей команде. Вы также можете выставлять счета ежемесячно для некоторых клиентов и на основе проекта для других.

3. Установите четкие условия оплаты.

Ранее мы упоминали, что частью эффективного шаблона счета является определение того, какие типы клиентских платежей вы принимаете, и установление жестких сроков оплаты. В разделе условий оплаты вашего счета вы укажете эти условия своим клиентам. Там вы устанавливаете графики платежей, например, нетто 30, и указываете, как вы хотите, чтобы ваши платежи доставлялись: платеж ACH, чек, банковский перевод или что-то еще. Без указания сроков и способов оплаты вы будете дольше ждать получения нужных вам клиентских платежей.

4. Опишите процесс утверждения.

Важно настроить внутренние рабочие процессы утверждения счетов. Например, один из ваших сотрудников может не знать о клиентских сборах, которые хорошо известны другому сотруднику.

При настройке рабочего процесса утверждения ответьте на следующие вопросы: Кто в вашей компании должен утверждать счета? Как вы будете проверять правильность счета-фактуры? Как скоро после подачи счета-фактуры должны быть утверждены и отправлены? При соблюдении этих правил вы сможете своевременно отправлять безошибочные счета.

(Связанный: Разница между наличными и методами учета по методу начисления)

5. Предлагайте скидки за досрочную оплату.

Предложение скидок за досрочную оплату не обязательно является требованием среди передовых методов выставления счетов, но может помочь увеличить ваш денежный поток. Не устанавливайте слишком высокие скидки, чтобы не потерять деньги, но скидка в 2% или 3%, скорее всего, не уменьшит ваш доход существенно.

6. Автоматизируйте и оцифровывайте везде, где это возможно.

Радж Нараянасвами, соучредитель и со-генеральный директор решения для учета рабочего времени сотрудников Replicon, рекомендовал автоматизировать выставление счетов, когда это возможно.

«Самый быстрый и простой способ выставления счетов — онлайн», — сказал Нараянасвами. «Инвестируйте в механизм генерации счетов/биллингов, чтобы автоматизировать процесс и исключить человеческий фактор. Выставление счетов вручную, основанное на отслеживании и сопоставлении бумажных табелей учета рабочего времени, вводе информации в Excel и ручной проверке точности, тратит впустую драгоценное административное время».

Митч Роуз, старший вице-президент и генеральный менеджер компании Billtrust, занимающейся платежными решениями, добавил, что включение электронных методов, которые помогают автоматизировать процесс перевода счета в наличные, может оказаться полезным в долгосрочной перспективе как для дебиторской, так и для кредиторской задолженности.

«Переход к оцифровке позволяет клиентам платить в любое время и в любом месте, что способствует более быстрым платежам и повышает эффективность ваших клиентов и вашей команды A/R», — сказал Роуз Business News Daily.

Он добавил, что перевод платежей и выставления счетов в цифровую форму позволяет сократить расходы. Перевод этих процессов в режим онлайн экономит почтовые расходы, затраты на бумагу и печать, а также время.

(Читать по теме: Как выбрать правильное бухгалтерское программное обеспечение)

7. Будьте организованы.

Важно найти решение для бухгалтерского учета, которое даст вам и вашей команде возможность оставаться организованным и отслеживать все неоплаченные счета.

«Без доступа к централизованному просмотру счетов-фактур и счетов-фактур компании не имеют возможности быстро определить, каково среднее время оплаты, сколько денег остается непогашенным, сколько счетов-фактур и последующих действий было отправлено, какие компании часто просрочивают платежи и т. д. на», — сказал Нараянасвами Business News Daily.

8. Убедитесь, что вы соответствуете требованиям PCI.

Если вы принимаете электронные платежи от своих клиентов, очень важно, чтобы ваш платежный процессор соответствовал стандартам безопасности данных индустрии платежных карт (PCI). Эти всемирно признанные стандарты были созданы для защиты данных потребителей. Роуз заявил, что соблюдение стандартов PCI является обязательным для любой компании, принимающей платежи по кредитным картам.

«Соответствие стандарту PCI имеет решающее значение не только по юридическим причинам, но и способствует доверию ваших клиентов», — сказал он. «Компании, подвергшиеся взлому, видят потерю клиентов, ущерб репутации и падение цен на акции, не говоря уже о непомерных затратах на устранение нарушения, а затем на рассмотрение претензий о мошенничестве после взлома и потерю доходов от клиентов».

Роуз добавил, что соблюдение требований более важно, поскольку компании все чаще используют кредитные карты в B2B. Большинство компаний используют третьи стороны, которые предоставляют платежные порталы и процессы, которые позволяют им принимать электронные платежи и соответствовать требованиям PCI.

(Прочтите соответствующую статью: Руководство по бухгалтерским отчетам)

9. Общайтесь.

Четкая коммуникация на каждом этапе проекта информирует клиентов и компании об ожидаемых платежах.

«Понимание уровня детализации счета-фактуры, необходимого клиенту с самого начала, создание упреждающих планов на случай расширения объема и информирование клиентов на каждом этапе может сэкономить значительное время и усилия в процессе фактического выставления счета-фактуры после завершения проекта», — Нараянасвами. сказал.

Дополнительный отчет Макса Фридмана. Некоторые интервью с источниками были проведены для предыдущей версии этой статьи.