Контрольный список расчета заработной платы малого бизнеса – businessnewsdaily.com

• Обработка расчета заработной платы начинается с получения идентификационного номера налогоплательщика и доступа к государственным системам.
• Обработка платежной ведомости продолжается с проверкой информации, расчетом заработной платы, выплатой и распределением удержания.
• Хотя этот контрольный список для расчета заработной платы поможет вам обрабатывать расчет заработной платы вручную, вы можете сэкономить драгоценное время и уменьшить количество ошибок с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят убедиться, что они выполняют все шаги, необходимые для расчета заработной платы.

Независимо от того, доверяете ли вы расчет заработной платы штатному бухгалтеру, делаете это самостоятельно или отдаете все на аутсорсинг, доверие может быть проблемой. Как узнать, верны ли числа, использованные в ваших расчетах? Как вы можете быть уверены, что ваши сотрудники будут получать оплату вовремя и в полном объеме? А как насчет всех ваших налоговых обязательств по заработной плате и возможности потенциальной налоговой проверки? Не волнуйтесь — этот контрольный список заработной платы здесь, чтобы спасти положение.

Просматривая этот подробный контрольный список для расчета заработной платы, вы узнаете об однократных действиях по первоначальной настройке платежной ведомости. Вы также узнаете, как собирать сведения о доходах и налогах сотрудников и использовать эти данные для расчета суммы зарплаты. Затем мы покажем вам, как на самом деле платить вашим сотрудникам, как только вы узнаете, что вы должны. Читайте дальше, чтобы раз и навсегда освоить процесс расчета заработной платы.

Примечание редактора: Ищете подходящее программное обеспечение для расчета заработной платы для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Полный контрольный список заработной платы: 10 шагов для обработки заработной платы

Чтобы полностью обработать платежную ведомость, от отслеживания времени до налоговых вычетов, выполните следующие действия.

1. Подайте заявку на федеральный, штатный и местный идентификационный номер работодателя.

Перед обработкой платежной ведомости малый бизнес должен иметь идентификационный номер работодателя (ИНН). Без этого идентификатора вы не сможете производить платежи по федеральному налогу на заработную плату. Также могут существовать государственные и местные эквиваленты. Проконсультируйтесь с экспертами по коммерческому праву и налогам в вашем регионе, чтобы узнать наверняка.

2. Зарегистрируйтесь для получения федеральных и государственных налоговых счетов.

После того, как вы получили EIN, вы должны создать четыре основных счета для удержания налогов на федеральном уровне и уровне штата. Для уплаты федеральных налогов вам потребуется Электронная система уплаты федеральных налогов (EFTPS) счет. Для выплаты государственных налогов вам потребуется счет государственного страхования по безработице. На государственном уровне вам также потребуется учетная запись для отчетности по новым наймам и учетная запись для компенсации работникам (хотя последняя может варьироваться в зависимости от штата).

3. Соберите налоговую информацию о сотрудниках.

Теперь, когда ваши идентификационные данные и информация об уплате налогов установлены, вы можете собирать налоговую информацию своих сотрудников. Для этого попросите ваших сотрудников заполнить заполненную Форма IRS W-4и попросите ваших подрядчиков подать заполненную Форма IRS W-9. Наряду с этими формами заработной платы вам также необходимо будет собирать Форма USCIS I-9 для подтверждения права ваших сотрудников на трудоустройство в США.

4. Настройте платежную инфраструктуру для сотрудников.

После того, как вы позаботились обо всех вещах, связанных с правительством, вы можете установить систему, чтобы платить своей команде. Этот процесс начинается с определения частоты вашей оплаты, знания того, как часто вам нужно будет перечислять налоги, и настройки прямого депозита для сотрудников. Для большинства малых предприятий это также означает регистрацию в службе расчета заработной платы для расчета и выплаты заработной платы и налогов. Мы объясним, почему эти услуги выгодны позже в этой статье.

Выберите, будете ли вы платить сотрудникам с помощью прямого депозита или бумажного чека — или другой альтернативы прямого депозита — до расчета суммы платежа.

5. Проверьте точность информации о сотрудниках.

Вышеуказанные четыре шага описывают, как настроить платежную ведомость в первую очередь. С другой стороны, вы должны делать этот шаг — и каждый последующий — каждый раз, когда запускаете платежную ведомость.

Начните расчет заработной платы, подтвердив, остается ли информация о ваших сотрудниках точной. Это может означать проверку того, действительно ли сотрудники, классифицируемые как наемные работники, являются наемными работниками, а не подрядчиками. Это также может означать проверку необходимости ареста заработной платы, изменения домашних адресов и повышения заработной платы. Пока все ваши записи во всех ваших системах непротиворечивы, вы можете считать, что ваша информация точна.

6. Рассчитайте валовую заработную плату сотрудников.

Общая заработная плата ваших сотрудников — это то, что вы им платите до вычета любых налогов или взносов. Правильный их расчет является ключом к любому успешному расчету заработной платы. Хорошей новостью является то, что эти расчеты часто довольно просты, даже с учетом бонусов, комиссий, чаевых и возмещения расходов на картинке. Мы также подготовили руководство по расчету и выплате брутто-зарплаты, чтобы помочь вам с этой задачей.

7. Рассчитайте чистую заработную плату сотрудников.

Для подрядчиков валовая и чистая заработная плата – это одно и то же. Немного иначе обстоят дела с работниками, из чьих чеков вам нужно будет вычесть налоги с заработной платы. Вам также может потребоваться удержать отчисления на пособия. Если вы должны вычесть пенсионные отчисления, сделайте это после расчета налогов. Вы должны рассчитывать налоги на основе общей суммы заработной платы, которую вы платите работникам, а не того, что остается после вычета пенсионных отчислений.

Вы часто будете видеть налоги, которые вы платите на заработную плату сотрудников, свободно сгруппированные как налоги на заработную плату. На самом деле эти налоги делятся на несколько различных категорий, в том числе:

• Налоги ФИКА: Работники и работодатели платят налоги FICA в равных долях. Эта сумма составляет 6,2% от валовой заработной платы работника для налога на социальное обеспечение и 1,45% для налога на Medicare.
• Налоги FUTA и SUTA: Федеральные налоги на безработицу (также известные как FUTA) взимаются по фиксированной ставке 6% с первых 7000 долларов заработной платы работника. Однако, если вы своевременно платите налоги штата по безработице (также известные как SUTA), вы потенциально можете снизить эту ставку с 6% до 0,6%. Ваша ставка SUTA будет варьироваться в зависимости от вашего штата и ряда других факторов. Мы подготовили руководство по налогам FUTA и SUTA, чтобы объяснить больше.
• Дополнительные федеральные и государственные подоходные налоги: Информация, которой ваши сотрудники делятся через свои формы W-4, определяет их ставки федерального подоходного налога. В каждом штате действуют свои собственные дополнительные налоговые ставки, которые вам необходимо учитывать при расчетах. В некоторых случаях муниципалитеты также имеют налоговые ставки. С другой стороны, в некоторых штатах и ​​населенных пунктах подоходный налог вообще отсутствует. Чтобы узнать больше, обратитесь в местный налоговый орган или к юристу малого бизнеса.

Примеры вычетов, которые вы можете получить из зарплаты сотрудника после расчета налогов, включают взносы на медицинское страхование, взносы на пенсионный счет и взносы на сберегательный счет. Обратите внимание, что некоторые пенсионные планы 401 (k) являются доналоговыми, что влияет на то, как вы учитываете их при расчете заработной платы сотрудников.

Не забудьте сопоставить пенсионные отчисления ваших сотрудников при расчете заработной платы, если это является частью вашего соглашения о льготах.

8. Просмотрите все свои расчеты.

Ранее в этом процессе вы убедились, что вся информация о сотрудниках, на которой вы основываете свои расчеты, верна. Теперь нужно проверить все свои расчеты на точность. Для этого убедитесь, что все числа, используемые в ваших расчетах, верны. Затем запустите каждый расчет еще раз. Если вы видите те же результаты во второй раз, вы можете считать, что все правильно и можно продолжать. Если нет, проверьте всю информацию на наличие ошибок.

Если у вас есть ошибки, они могут быть связаны с расхождениями в ваших записях. Возможно, в вашем программном обеспечении для расчета заработной платы для конкретного сотрудника записана другая зарплата, чем та, которая указана в вашем бухгалтерском учете или штатном расписании. Исследуйте расхождения с вашими сотрудниками и членами команды, ответственными за ведение ваших записей, исправьте все соответствующим образом и повторите свои расчеты. Теперь вы должны получить правильные числа.

9. Платите своим сотрудникам.

После того, как все ваши номера были проверены, пришло время выписывать чеки или инициировать прямые депозиты. Оплата через зарплату может означать раскрытие чековой книжки или распечатку зарплатных чеков с вашего компьютера. В некоторых случаях это также может означать, что сторонняя компания будет отправлять чеки вашим сотрудникам. Прямой депозит, как правило, более прост, так как он либо автоматический, либо что-то, что вы можете активировать всего несколькими щелчками мыши после ввода и проверки сумм платежа.

10. Распределите удержания.

Когда вы платите сотрудникам, вы также должны распределять деньги, которые вы удержали из их чеков, на соответствующие счета в вашей бухгалтерской книге. Скорее всего, вы перечисляете налоги ежеквартально, а не каждый платежный цикл, поэтому до тех пор вам следует хранить удержанный налог с заработной платы в налоговом учете.

Точно так же, если вы удержали деньги для выплаты пособий или страховых взносов, вам следует перевести эти деньги на любой счет, который вы используете для покрытия этих расходов. И если бы вы использовали программное обеспечение для расчета заработной платы, а не делали это самостоятельно, это распределение и все остальное в вашем процессе расчета заработной платы происходило бы автоматически.

Более быстрая обработка заработной платы с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы

Хотя приведенные выше шаги не обязательно сложны, они, несомненно, требуют много времени. Вот почему 61% предприятий используют программное обеспечение для расчета заработной платы. Благодаря полностью автоматизированному расчету заработной платы вам просто нужно выполнить описанные выше шаги 1, 2 и 4 ровно один раз, а затем предоставить своим сотрудникам доступ к самообслуживанию для шага 3. После этого ваше программное обеспечение может полностью выполнить расчет заработной платы без вашего участия и без вашего участия. человеческая ошибка – каждый день зарплаты.

Если вы заинтересованы в оптимизации своей заработной платы, но беспокоитесь о доверии к технологиям, знайте, что для разных типов компаний существуют разные службы расчета заработной платы. Например, ADP является лидером среди услуг по расчету заработной платы в выполнении сложных расчетов заработной платы, OnPay специализируется на расчете заработной платы для очень малого бизнеса, а Gusto известен своими дополнительными услугами по управлению персоналом. (Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашим обзором платежной ведомости ADP, нашим обзором OnPay и нашим обзором программного обеспечения для расчета заработной платы Gusto.)

Вы можете найти наши лучшие варианты для многих потенциальных потребностей малого бизнеса на нашей странице лучших вариантов программного обеспечения для расчета заработной платы.

По общему признанию, программное обеспечение для расчета заработной платы не освобождает вас от бремени проверки информации о сотрудниках. Как бы хорошо ни работало ваше программное обеспечение для расчета заработной платы, оно приведет к неверным расчетам, если, например, вы ввели устаревшую зарплату сотрудника. Периодические проверки заработной платы решают эту проблему, но вы также должны внимательно следить за тем, чтобы у ваших сотрудников не было проблем с получением заработанных денег.