Советы по составлению налогов для умного бизнеса

• Подготовка к налоговому сезону может сэкономить ваше время, деньги и нервы.
• Независимо от того, подаете ли вы свои собственные налоги на бизнес или пользуетесь услугами налогового специалиста, организованность и подготовка необходимы для получения наилучших налоговых результатов для вашего бизнеса.
• Чтобы подготовиться к налоговому сезону, вы должны разделить деловые и личные финансы, систематизировать свои записи в течение года, быть в курсе последних изменений в федеральных налогах и налогах штата и иметь достаточно времени для подачи документов.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят подготовиться к налоговому сезону.

Сроки подачи налоговых деклараций могут застать занятых предпринимателей и владельцев малого бизнеса врасплох. Заблаговременное планирование имеет решающее значение для того, чтобы оставаться готовым к приближающемуся налоговому сезону. Мы изучим передовые методы подготовки налоговых деклараций, которые помогут вам быть организованными в течение всего года, чтобы вы могли подавать точные налоговые декларации без каких-либо финансовых сюрпризов для вашей компании.

Когда налоговый сезон?

Налоговый сезон — это время, которое физические и юридические лица используют после окончания налогового года для подготовки своих налоговых деклараций, не подвергаясь штрафам за несвоевременную подачу налоговой декларации. Однако для предприятий налоговый сезон шире и включает следующие обязательства:

• Традиционный налоговый сезон. Налоговый сезон — это традиционно время между концом января, когда большинство людей получают налоговую информацию за предыдущий год, и 15 апреля, когда, как правило, должны быть представлены индивидуальные налоговые декларации. Однако налоговый сезон для предприятий зависит от типа организации, налогового года предприятия и от того, подает ли предприятие заявление о продлении регистрации.
• Квартальные налоги. Все предприятия, кроме самых мелких, должны подавать или платить ту или иную форму налога чаще, чем один раз в год. Если вы обязаны платить расчетные налоги ежеквартально, у вас есть четыре даты уплаты в течение года. Квартальные расчетные налоговые платежи подлежат уплате 15 апреля, 15 июня, 15 сентября и 15 января или на следующий рабочий день после выходного дня.
• Налоги на заработную плату. Если у вас есть сотрудники, вы также должны подавать федеральные, государственные и местные налоги на заработную плату в течение года.

Хотя время, когда подготавливается и подается большинство годовых налоговых деклараций, называется налоговым сезоном, владельцы бизнеса должны планировать и организовывать выполнение своих налоговых обязательств в течение всего года.

Если вам нужна помощь в управлении налогами на заработную плату, рассмотрите возможность использования одной из лучших служб расчета заработной платы, которая может обеспечивать соблюдение налогового законодательства, обработку заработной платы и многое другое.

Советы по подготовке к налоговому сезону

Готовитесь ли вы к подаче налоговой декларации за прошлый год или хотите составить стратегическое планирование на текущий год, вот рекомендации по подготовке налоговых деклараций.

1. Организуйте свои налоговые документы.

Лучший способ обеспечить упорядоченную работу с налоговыми документами — вести отличные записи в течение всего года. Таким образом, после окончания года вам просто нужно будет собрать соответствующие налоговые документы, которые приходят по почте или становятся доступными в Интернете.

Марк Скотт, CPA в калифорнийской компании M. Scott and Company, сказал, что планирование становится более активным в январе, когда компании начинают рассылать и получать необходимые налоговые документы.

«В январе будет много налоговой отчетности, так что вы получите много документации», — сказал Скотт. «Для большинства предприятий имеет смысл подготовить книги примерно в те же сроки».

Если у вас небольшая организация, очень важно заранее начать работу, чтобы избежать спешки в последнюю минуту и ​​дать время на случай, если у вашего налогового специалиста возникнут дополнительные вопросы и запросы на информацию.

Что я должен принести своему налоговому инспектору?

Если вы нанимаете бухгалтера или другого специалиста по налогам для подготовки налоговых деклараций, им потребуются некоторые ключевые документы:

• Удостоверение личности. С 2016 года налоговые органы обязаны запрашивать подтверждение вашей личности.
• Идентификационный номер налогоплательщика. Вы также должны предоставить свой идентификационный номер налогоплательщика, который может быть вашим номером социального страхования или вашим идентификационным номером работодателя.
• Финансовые записи. Специалисту по составлению налоговых деклараций также нужны финансовые отчеты вашего бизнеса за год. Это включает в себя доход от валовых поступлений от продаж или услуг, отчеты о продажах, возвраты, проценты по банковскому счету и другие доходы. Он также включает стоимость проданных товаров (например, вашего инвентаря), начальную общую сумму инвентаря в долларах, конечную сумму инвентаря в долларах, предметы, удаленные по личным причинам, а также материалы и расходные материалы. У вас также должна быть документация о деловых расходах. Вычитаемые деловые расходы включают такие статьи, как аренда бизнеса, расходы на домашний офис и труд по контракту.

Отличное ведение документации имеет решающее значение в случае налоговой проверки, во время которой IRS проверяет информацию о вашей налоговой декларации, чтобы убедиться, что предоставленные данные верны.

2. Понимать квалифицированные вычеты и кредиты.

Налоговые вычеты и кредиты являются важной частью процесса подачи. Налоговые вычеты уменьшают ваш налогооблагаемый доход. С другой стороны, налоговые льготы напрямую уменьшают налоговые обязательства вашего бизнеса.

Количество налоговых льгот и вычетов для бизнеса велико, включая кредиты, о которых вы, возможно, не знаете, которые применяются к определенным отраслям, например, для использования биодизеля или для работодателей, которые предлагают льготы для сотрудников, такие как уход за детьми.

Если вы считаете, что можете претендовать на вычет или кредит, поговорите со своим налоговым инспектором. Если вы пользуетесь программным обеспечением для расчета налогов, внимательно ответьте на все вопросы о вашей коммерческой деятельности.

Налоговое программное обеспечение и другие налоговые решения обычно используют пошаговые собеседования для сбора всей информации, необходимой для подготовки вашей декларации. Следование пошаговому процессу — лучший способ гарантировать, что ваш возврат будет полным и правильным.

3. Узнайте о последних налоговых законах.

Независимо от того, как вы готовите свои налоги или платите за их подготовку, вы должны быть в курсе последних и будущих изменений налогового законодательства для малого бизнеса и того, как они могут повлиять на ваш бизнес, чтобы вы могли планировать и адаптироваться соответствующим образом.

Наиболее значительные недавние изменения в отношении налогов для малого бизнеса включают прекращение действия специальных программ и налоговых льгот, введенных во время пандемии COVID-19. Например, чистые операционные убытки, перенесенные на будущие периоды, как правило, не могут компенсировать более 80 процентов вашего налогооблагаемого дохода. Это ограничение не применялось к чистым операционным убыткам, полученным в 2018, 2019 или 2020 годах. Однако любые чистые операционные убытки, полученные после 2020 года, снова подлежат ограничению в размере 80 процентов налогооблагаемого дохода.

Положительным моментом является то, что Закон SECURE увеличивает кредит для некоторых взносов работодателей в пенсии работникам, а сквозные организации, такие как партнерства и корпорации типа S, могут по-прежнему претендовать на 20-процентный вычет в зависимости от их дохода.

4. Детализируйте деловые расходы.

По словам Скотта, детализирование, систематизация и классификация ваших деловых расходов заблаговременно сэкономит много времени и хлопот в день налогообложения.

Тесно сотрудничайте с отделами бухгалтерского учета и бухгалтерского учета (если ваш бизнес достаточно велик) или с помощью внешней помощи, чтобы получить максимальную выгоду от своих расходов. Кроме того, чем более систематизирована ваша информация, тем больше денег вы сэкономите на счете за подготовку налоговой декларации.

5. Рассчитайте прогнозируемые налоги на заработную плату.

Наряду с расходами и отчислениями, ваши налоги на заработную плату должны быть актуальными и рассчитываться в течение года. Если у вас есть сотрудники, вы, как правило, должны подавать отчеты не реже одного раза в квартал, а то и чаще. Вы также должны вносить депозиты по налогу на заработную плату по мере необходимости, иначе вам грозят суровые штрафы.

Для очень малого бизнеса подача налоговой декларации на заработную плату и платежные обязательства могут быть более значительными, чем налоги на прибыль. Убедитесь, что вы понимаете налоги на заработную плату и включите их в свой бизнес-бюджет и планирование.

6. Будьте в курсе налоговых вопросов вашего родного штата.

Большинство налоговых специалистов подготавливают налоговую декларацию штата в дополнение к федеральной. Тем не менее, вам следует уделять столько же внимания изменениям в требованиях штата, сколько и правилам IRS, если вы не хотите, чтобы вас застали врасплох.

Например, некоторые штаты берут ссуды у федерального правительства для погашения обязательств по пособиям по безработице. Джамал Айяд, глава отдела управления продуктами в SurePayroll, отметил, что если ваш штат взял — но не погасил — эти кредиты, будет снижена налоговая ставка по Федеральному закону о налоге на безработицу. Это означает, что работодатели в этих штатах должны платить больше.

Могут быть затронуты ряд штатов, включая Аризону, Арканзас, Калифорнию, Коннектикут, Делавэр, Индиану, Кентукки, Нью-Йорк, Северную Каролину, Огайо, Род-Айленд и Южную Каролину, а также Виргинские острова США.

Лучшие штаты для налогообложения малого бизнеса включают Вайоминг, Южную Дакоту и Аляску. Некоторые из худших включают Нью-Джерси, Нью-Йорк и Калифорнию.

7. Рассмотрите возможность продления срока подачи налоговой декларации.

Предприятия могут запросить продление регистрации в IRS, как и физические лица. Продление дает вам шесть дополнительных месяцев (обычно до 15 октября) для подачи налоговой декларации.

Использовать Форма 7004 запросить автоматическое продление. По словам Скотта, дополнительное время может оказаться выгодным для бизнеса. Часто вам может понадобиться ясность по налоговому вопросу, чтобы убедиться, что вы соблюдаете правила, или некоторые из ваших клиентов и заказчиков не спешили доставлять нужные документы вашей команде.

Однако продление дает вам только льготный период для подачи окончательной декларации — вы все равно должны заплатить налоги, которые, по вашему мнению, вы должны, или вам грозят штрафы за просрочку платежа. Даже если вы недоплачиваете, вы избежите штрафов за несвоевременную подачу документов, подав заявку на продление.

8. Подумайте о чрезвычайном планировании и планировании преемственности.

Что произойдет с вашим бизнесом, если у вас случится неожиданный кризис со здоровьем или несчастный случай? Владельцы бизнеса должны проанализировать и сформулировать план действий, обеспечивающий продолжение бизнеса. Планирование наследования также может дать налоговые льготы, поэтому проконсультируйтесь со своим юристом и бухгалтером.

Айяд сказал, что систематизация этих налоговых записей теперь упрощает и ускоряет подачу налогов на бизнес позже. Если вы начнете планировать преемственность заранее, вы впоследствии снизите стресс для себя и своей команды.

«Когда владельцы малого бизнеса собирают свою информацию заблаговременно, они значительно повышают шансы на подачу полной и точной декларации», — сказал Айяд. «Соблюдение требований — это закон, но вместо того, чтобы просто вычеркивать налоги из списка дел, которые нужно сделать в конце года, сообразительный владелец малого бизнеса знает, что подготовка и планирование наперед являются ключевыми составляющими успеха».

Когда я могу подать налоговую декларацию?

Вы можете начать работу над своими декларациями, как только захотите, после окончания налогового года, независимо от того, сотрудничаете ли вы с налоговым агентом или используете налоговое программное обеспечение для самостоятельной подготовки.

IRS не рассматривает и не обрабатывает вашу декларацию до официальной даты начала. Эта дата возврата календарного года обычно приходится на конец января. Однако вы можете получать налоговые формы, такие как форма 1099, до первой недели февраля. Перед подачей убедитесь, что вы получили все свои информационные формы, чтобы потом не подавать исправленную налоговую декларацию.

Онлайн-программа для налогообложения — это простой и удобный способ следить за своими налоговыми обязательствами.

Типичные ошибки налогового сезона

Не позволяйте этим распространенным ошибкам саботировать налоговый сезон:

• Ожидание до последней минуты. Требуется время, чтобы найти и систематизировать ваши записи, обновить свои налоговые знания и сделать все остальное, необходимое для достижения оптимальных налоговых результатов для вашего бизнеса. Даже работа над налогами понемногу может сделать налоговый сезон более плавным и эффективным.
• Ведение неадекватных или неорганизованных записей. Организация вашего бизнеса может показаться сложной задачей, но это намного проще, чем бороться с хаосом во время уплаты налогов.
• Совмещение личных и деловых финансов. Наличие отдельных личных и деловых банковских счетов и записей намного более профессионально и значительно упрощает отслеживание доходов и расходов бизнеса во время уплаты налогов.
• Не вовремя обратившись за помощью. Налоговые специалисты заняты во время налогового сезона. Запишитесь на прием заранее. Обязательно запланируйте другую помощь, которая может вам понадобиться, например, юридическую или бухгалтерскую помощь.

Подготовьтесь к налоговому сезону прямо сейчас

Независимо от того, какое сейчас время года, вы всегда можете предпринять шаги, чтобы подготовиться к текущему налоговому сезону и к предстоящим сезонам. Если подготовка к уплате налогов кажется непосильной задачей, сделайте одну вещь, чтобы подготовиться, например, упорядочите один файл или откройте расчетный счет для бизнеса. Каждый шаг, который вы предпримете для улучшения организации и планирования, принесет вам дивиденды за меньшее время, разочарование и расходы во время налогообложения.

Дерек Уолтер внес свой вклад в эту статью. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.