Преимущества управления ресурсами проекта

• Управление ресурсами проекта позволяет максимально эффективно использовать все, что есть в вашем распоряжении, включая персонал, оборудование и деньги.
• Существует три типа управления ресурсами: распределение ресурсов, выравнивание ресурсов и прогнозирование ресурсов.
• При правильном выполнении управление ресурсами проекта может помочь выявить проблемы, избежать перераспределения ресурсов и адаптироваться к изменениям.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, которые хотят убедиться, что они используют все свои ресурсы эффективно и результативно.

Каждый бизнес находится под постоянным давлением, чтобы сделать больше с меньшим бюджетом. Один из фундаментальных уроков для любого владельца бизнеса заключается в том, как распределять бизнес-ресурсы, чтобы они могли максимально раскрыть свой потенциал. Неэффективный или несуществующий план управления ресурсами проекта может иметь регулярные негативные последствия для вашего бизнеса, такие как низкая производительность, качество или моральный дух. Однако при наличии надежного процесса ваш бизнес может добиться большего с меньшими ресурсами.

Что такое управление ресурсами?

Проще говоря, управление ресурсами — это процесс, с помощью которого компании эффективно распределяют свои ресурсы.

Процесс состоит из нескольких этапов, таких как планирование, составление графиков и управление ресурсами для достижения их максимальной эффективности. Хотя ресурсы сильно различаются между предприятиями, их обычно можно разделить на материальные активы, такие как инвентарь, оборудование и деньги, или нематериальные активы, такие как люди и время.

Что такое управление ресурсами проекта?

Управление ресурсами часто используется в контексте управления проектами. В этом случае «управление ресурсами» обычно относится к выравниванию ресурсов или сглаживанию ресурсов, которые представляют собой методы, позволяющие избежать нехватки или избытка ресурсов или времени бизнеса. Другими словами, управление ресурсами проекта заключается в выполнении большего количества задач с меньшими ресурсами.

Примечание редактора: Ищете подходящее программное обеспечение для управления онлайн-проектами для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Компании по всему миру настолько заинтересованы в оптимизации того, что у них есть, что нанимают людей, вся работа которых заключается в управлении ресурсами. Менеджеры по ресурсам несут ответственность за выделение соответствующих ресурсов для обеспечения своевременного завершения проекта и в рамках бюджета. Они часто работают вместе с менеджерами проектов, которые отвечают за создание и назначение конкретных задач.

В конечном счете, эффективный владелец бизнеса или менеджер по ресурсам знает минимальное количество ресурсов, необходимых для достижения наилучших результатов.

Как еще используется управление ресурсами?

Принципы эффективного управления ресурсами могут применяться к различным бизнес-структурам. Малый бизнес может применять эти принципы по-разному. Например, местный ресторан может использовать управление ресурсами следующим образом:

• Штатное расписание: Одна из самых важных ролей менеджера ресторана — следить за тем, чтобы в любой момент времени на рабочем месте работало нужное количество сотрудников. Менеджеры знают, что им следует избегать раздутых штатов, когда дела идут медленно, и нехватки кадров в самые загруженные часы. Однако не так просто определить, сделает ли бизнес более эффективным или прибыльным найм дополнительного сервера или повара. (Статья по теме: Думаете об использовании кадрового агентства? Вот что вам нужно знать)
• Оборудование: Ресторанам приходится управлять значительным количеством оборудования, от кухонных инструментов и посуды до столов и стульев. Без надлежащего управления оборудованием в ресторане может быстро не хватить нужных инструментов.
• Физическая компоновка:Владельцы и менеджеры ресторанов должны тщательно учитывать физическую площадь своих заведений, чтобы убедиться, что они используют каждый квадратный сантиметр. Возможно, кухню можно было бы переставить, чтобы повысить производительность, или переставить обеденные столы, чтобы вместить больше клиентов.
• Технологии:Рестораны часто первыми внедряют новые технологии, от эффективного программного обеспечения для планирования до лучших систем торговых точек. Владельцы бизнеса должны постоянно оценивать свои технические системы, сравнивая их с новыми технологиями. Особенно в эпоху COVID-19 ресторанам приходится жестко управлять своими техническими ресурсами, чтобы оставаться в бизнесе и обслуживать своих клиентов.

Финансы: Менеджеры ресторанов должны постоянно взвешивать свои финансы, чтобы определить, на что лучше всего потратить деньги. Возможно, им придется выбирать между наймом нового сотрудника и инвестициями в новое кухонное оборудование, учитывая, что сделает весь бизнес более эффективным и прибыльным.

Управление ресурсами — это процесс обеспечения того, чтобы предприятия максимально эффективно использовали свои ресурсы. Они могут использовать этот процесс для конкретных проектов или ресурсов, таких как персонал, оборудование и технологии.

Как работает управление ресурсами?

Вы можете внедрить в свой бизнес несколько различных методов управления ресурсами, чтобы стать более эффективным, но все они начинаются с определения доступных вам ресурсов. Ключевым моментом является глубокое понимание ваших различных бизнес-процессов и проектов.

После того как вы определили все свои ресурсы и бизнес-процессы, вы можете приступить к распределению, выравниванию и/или прогнозированию ваших ресурсов. Цель состоит в том, чтобы постоянно улучшать ваш процесс, корректируя ваш персонал, оборудование и финансы по мере необходимости для достижения ваших целей.

Независимо от того, как вы внедряете принципы управления ресурсами в свой бизнес, не усложняйте процесс.

«Сохраняйте простоту и разделение», — сказал Страто Думанис, технический директор и креативный директор MediaCutlet. «Запишите все основные части на бумаге в их самом необработанном виде».

Думанис напоминает владельцам бизнеса, что лучше всего сначала установить рамки проекта, наметив, с чего вы начинаете и куда вам нужно идти.

«Посмотрите на самые большие куски проекта сверху вниз и, один за другим, начните выделять более мелкие части, необходимые для выполнения», — добавил он. «Тогда поместите это на временную шкалу. Это поможет выявить недостающие элементы, а также предоставит основу для календаря проекта и поэтапного подхода к управлению».

Чтобы эффективно управлять своими ресурсами, вы должны сначала определить все свои ресурсы, свою отправную точку и свою конечную цель.

Какие существуют виды управления ресурсами?

Существует три основных метода управления ресурсами: распределение ресурсов, выравнивание ресурсов и прогнозирование ресурсов.

1. Распределение ресурсов

Распределение ресурсов, пожалуй, самый распространенный метод управления ресурсами, поскольку каждый успешный бизнес использует его на каком-то уровне, даже если это не формализованный процесс. Это процесс использования имеющихся у вас ресурсов и распределения их между различными аспектами бизнеса для эффективной работы. Типичным примером распределения ресурсов является подбор персонала для работы с максимальной эффективностью без превышения бюджета.

2. Выравнивание ресурсов

Это процесс выявления любого проекта, который требует больше ресурсов, чем у вас есть, и соответствующей корректировки сроков, чтобы обеспечить в конечном итоге успех проекта. Примером выравнивания ресурсов является ситуация, когда строительная компания продлевает срок реализации проекта из-за ограниченного запаса пиломатериалов, критического материала для завершения проекта.

3. Прогнозирование ресурсов

Прогнозирование ресурсов — это процесс определения всех доступных ресурсов, таких как время, люди, финансы и оборудование, а также прогнозирование любых потребностей в ресурсах, узких мест или проблем до начала проекта. Чтобы прогнозировать точно, менеджер ресурсов должен понимать весь масштаб проекта, а также любые конкретные цели или задачи, которые должны быть достигнуты на этом пути.

Методологии, обеспечивающие управление ресурсами

Существует множество различных подходов к управлению ресурсами, некоторые из которых включают использование сложного программного обеспечения. Однако у многих малых предприятий нет бюджета на передовое программное обеспечение для управления проектами, и вместо этого они внедряют рабочий процесс для более эффективного использования своих ресурсов.

«Agile — это, безусловно, методология, которая сейчас широко используется, — сказал Уэйд Миллуорд, основатель Rikor. «Это большой шаг вперед по сравнению с традиционным методом «Водопад», который был так популярен на протяжении десятилетий».

Однако он сказал, что у Agile могут быть свои проблемы, и он все еще развивается. «Я думаю, что Agile может стать лучше благодаря более быстрым итерациям и большей автономии. Вопрос заключается в том, как эффективно управлять этим, почти до такой степени, что вы можете выявлять проблемы до их возникновения». (Статья по теме: Плюсы и минусы 7 стилей управления проектами)

Существует три основных типа управления ресурсами: распределение ресурсов, выравнивание ресурсов и прогнозирование ресурсов.

Каковы преимущества управления ресурсами в управлении проектами?

Ваш бизнес может извлечь выгоду из эффективного плана управления ресурсами во многих отношениях. Вот некоторые из вещей, которые он может вам помочь:

1. Выявление и предотвращение проблем: Когда у вас будет четкое представление о доступных ресурсах вашего бизнеса, вы сможете определить проблемы, с которыми вы, вероятно, столкнетесь. Вы можете обнаружить, что у вас нехватка кадров, вам нужен более эффективный инструмент или вам нужно перераспределить финансы, чтобы сделать процесс более плавным. Если вы точно не знаете, какие ресурсы доступны, на вашем пути возникнут проблемы, которых легко избежать.
2. Предотвратить межведомственные распри: Компании, которые хорошо управляют своими ресурсами, часто выигрывают от большей прозрачности, поскольку каждая команда имеет представление о других отделах. Это позволяет каждой команде планировать заранее, основываясь не только на своих возможностях, но и на возможностях других.
3. Избегайте перераспределения: Бизнес, который слишком сильно зависит от одного ресурса, такого как один сотрудник или единица оборудования, скорее всего, увидит, что его операции остановятся, если этот ресурс выйдет из строя. Эффективное управление ресурсами позволяет предприятиям распределять работу по мере необходимости, чтобы избежать чрезмерного использования какого-либо одного ресурса.

Адаптируйтесь к быстрым изменениям: Одним из самых полезных элементов управления ресурсами в проектах является возможность быстро переключать передачи, когда происходит непредвиденное. Это может быть локальное изменение, например, уход ключевого игрока из компании или корректировка всей отрасли, например, как рестораны адаптировались к требованиям социального дистанцирования из-за COVID-19.

План управления ресурсами может помочь вам выявить и избежать проблем, предотвратить организационные конфликты, избежать чрезмерной зависимости от какого-либо одного ресурса и быстро адаптироваться к изменениям.

Как разработать план управления ресурсами?

Миллуорд сказал, что корпоративная культура инноваций и автономии является ключом к плану управления ресурсами. Он признает, что владельцы бизнеса, лидеры компаний, менеджеры проектов и менеджеры по ресурсам не всегда правы.

«Полагайтесь на свою команду, чтобы найти лучшие решения проблем, над которыми вы работаете», — сказал Миллуорд. «Коллектив часто умнее отдельного человека. Если вы предоставите своим командам возможность принимать решения, они смогут быстро реализовывать новые инициативы, не запрашивая одобрения высшего руководства, что является пустой тратой времени. Реализуя более мелкие итерации быстрее, вы можете быстрее вывести продукт на рынок, чтобы получить обратную связь, которая вам так необходима».

Зорий Биренбойм, президент eAutoLease.com, также считает, что лучшие принципы управления ресурсами начинаются с команды. «Мой подход ко всем моим бизнес-проектам, чтобы моя команда была организована и оставалась на месте, заключается в том, чтобы поддерживать мотивацию и вознаграждение», — сказал он. «Мотивация является ключом к получению отличного конечного результата. Если мне удается удерживать всех на вершине своей игры с мотивацией и конечным результатом, который принесет им что-то за стол, это обычно отличный результат».

Успешный план управления ресурсами требует участия всей вашей команды. Не полагайтесь исключительно на высшее руководство в управлении этим процессом.

Готовы ли вы к управлению ресурсами проекта?

Убедитесь, что вы привлекаете сотрудников со всех уровней бизнеса при развертывании управления ресурсами проекта. Сотрудники, занимающие практические должности, могут иметь более глубокое или иное понимание процессов и потенциальных подводных камней. Кроме того, привлечение вашей рабочей силы, как правило, вызывает их поддержку любых изменений. Возможно, вам придется попробовать несколько методологий, прежде чем вы найдете лучший подход для вашего бизнеса.

Будьте готовы вносить коррективы и непредвзято относитесь к тому, что работает для вашей команды и вашего бизнеса. Вскоре вы можете обнаружить, что есть недоиспользованные ресурсы, которые вы можете использовать, или что небольшие затраты на новый или улучшенный инструмент или увеличение численности персонала могут в конечном итоге принести больше денег, чем они стоят.

Джессика Пури внесла свой вклад в эту статью. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.