Стоит ли отдавать человеческие ресурсы на аутсорсинг?

• Аутсорсинг HR — это то, что происходит, когда организации используют сторонние службы для решения некоторых или всех HR-задач.
• Функции кадрового аутсорсинга включают расчет заработной платы, управление вознаграждениями сотрудников и другие бизнес-потребности, не связанные с повседневной деятельностью компании.
• Аутсорсинг HR экономит время и деньги. Однако ваши сотрудники могут предпочесть взаимодействовать с штатным персоналом отдела кадров.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, рассматривающих возможность аутсорсинга HR-функций.

Сотрудники являются самым ценным активом бизнеса, и эффективные методы управления персоналом существенно влияют на их повседневную работу. Однако не каждая компания имеет возможность (или желание) заниматься управлением персоналом исключительно своими силами. Вот почему многие владельцы бизнеса предпочитают аутсорсинг HR.

Если вам интересно, может ли аутсорсинг HR помочь вашей команде, это руководство для вас. Мы объясним плюсы и минусы аутсорсинга, наиболее часто передающиеся на аутсорсинг HR-функции и лучших партнеров по аутсорсингу.

Что такое кадровый аутсорсинг?

Кадровый аутсорсинг — это договоренность, посредством которой предприятия нанимают сторонние компании для надзора за некоторыми или всеми своими кадровыми функциями. Вы можете передать на аутсорсинг расчет заработной платы в вашей компании, управление вознаграждениями сотрудников, привлечение талантов, управление человеческим капиталом или все вышеперечисленное — и многое другое.

Примечание редактора: Ищете подходящую услугу аутсорсинга персонала для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Виды кадрового аутсорсинга

Если вы планируете отдать HR на аутсорсинг, у вас есть два основных варианта: PEO (индивидуальная организация работодателя) или поставщик HRO (аутсорсинг человеческих ресурсов). Службы PEO и HRO сильно пересекаются, но имеют разные юридические структуры.

• На вечеринке. PEO использует модель совместной занятости, поэтому ваши сотрудники будут фигурировать в его бухгалтерских книгах для юридических и налоговых целей. Тем не менее, вы по-прежнему контролируете своих сотрудников с точки зрения их задач, могут ли они быть повышены в должности или уволены и так далее. PEO обычно выполняет все ваши задачи по управлению персоналом, хотя некоторые поставщики позволяют вам выбирать определенные услуги. В этой модели PEO несет полную юридическую и финансовую ответственность за всю практику найма вашей компании.
• СПЧ. СПЧ не использует модель соработника. Ваши сотрудники остаются в бухгалтерии вашего бизнеса, и вы несете юридическую ответственность за их действия. Услуги HRO предлагают больше гибкости. Например, вы можете отдать на аутсорсинг одну или две задачи, если это все, что вам нужно, или вы можете оставить их все своему HRO.

Выбирая PEO для своего бизнеса, убедитесь, что его команда понимает федеральное, государственное и местное трудовое законодательство.

Каким компаниям нужен HR-аутсорсинг?

Вам может понадобиться кадровый аутсорсинг, если ваш бизнес сталкивается со следующими проблемами, связанными с выполнением HR-задач собственными силами:

• Вы тратите непропорционально много времени на задачи отдела кадров по сравнению с другими потребностями бизнеса.
• У вашего бизнеса есть ответственность, предыдущие судебные процессы и риск будущих судебных процессов.
• Вам не хватает денег, чтобы нанять новых сотрудников или заплатить и покрыть льготы для внутренней команды HR.
• В настоящее время HR-функции распределяются между сотрудниками других отделов.
• Недостаточно штатных сотрудников отдела кадров, чтобы должным образом совмещать задачи по найму с управлением персоналом.

Даже если эти ситуации не относятся к вам, подумайте об аутсорсинге HR, если ваша компания просто недостаточно велика, чтобы нанять штатного HR-специалиста или команду.

Какие функции выполняет HR-аутсорсинг?

Если вы считаете, что ваш бизнес может выиграть от аутсорсинга HR, рассмотрите следующий список типичных функций аутсорсинга HR, чтобы определить, насколько ваши потребности совпадают с тем, что предлагают сторонние специалисты по HR. (Это лишь самые распространенные функции кадрового аутсорсинга — некоторые провайдеры предлагают множество дополнительных услуг.)

1. Расчет заработной платы

Расчет заработной платы — одна из наиболее часто передаваемых на аутсорсинг HR-функций. Расчет отчислений из заработной платы ваших сотрудников может быть запутанным и сложным. Вычеты из заработной платы включают в себя наложение ареста на заработную плату и налоги с заработной платы, а также страховые взносы, поэтому ошибки могут привести к проблемам с судами и IRS. Многие компании передают эту задачу специалистам по расчету заработной платы вместо того, чтобы заниматься ею самостоятельно.

PEO и службы расчета заработной платы оптимизируют обработку данных о заработной плате. Тем не менее, лучшие службы расчета заработной платы справляются со всеми вашими потребностями в администрировании заработной платы и соблюдении требований, не предоставляя дополнительных кадровых услуг.

2. Управление вознаграждениями сотрудников

Надежный пакет льгот для сотрудников, включающий медицинское страхование, пенсионный план и многое другое, может сделать нынешних сотрудников счастливыми и дать вашей компании конкурентное преимущество при найме. Однако администрирование пособий может быть сложным. Многие компании отдают на аутсорсинг администрирование вознаграждений своим сотрудникам, чтобы освободить себя от работы, связанной с изучением планов и соблюдением положений о льготах.

3. Соблюдение трудового законодательства

Владельцы бизнеса должны соблюдать законы о равных возможностях трудоустройства (EEO) и положения о компенсации работникам. Найм специалистов по соблюдению требований HR поможет вам ежедневно соблюдать все правила EEO и компенсации работникам, практически не выполняя дополнительную работу с вашей стороны.

4. Отношения с работниками

Если вам не хватает времени на то, чтобы заниматься конфликтами между сотрудниками и менеджерами и создавать политики компании, вам может потребоваться передать свои задачи по взаимоотношениям с сотрудниками сторонней команде по управлению персоналом. Выделенный внешний отдел кадров может урегулировать конфликты и изменить давние политики компании, чтобы отразить проблемы сотрудников. В рамках отношений с сотрудниками ваша компания по аутсорсингу кадров может даже помочь вам создать справочник для сотрудников.

5. Приобретение талантов

Даже если вам не терпится найти идеального нового сотрудника, вы можете быть не в восторге от перспективы работы с кучей заявок и назначения собеседований. Чтобы снять эту нагрузку с себя, наймите HR-специалистов для наблюдения за процессом найма.

6. Управление производительностью

Ежегодные обзоры, переговоры о зарплате и другие разговоры, связанные с производительностью, — неотъемлемая часть ведения бизнеса. Хотя вы, вероятно, захотите, чтобы ваша команда возглавила эти беседы, у вас может не хватить времени или опыта, чтобы подготовиться к этим моментам или проработать их. Если это так, передайте свои задачи по управлению производительностью сторонней компании. Ваша HR-компания также может помочь вам определить ваши цели производительности и дисциплинарные меры за плохую работу.

Рассмотрите программное обеспечение для управления эффективностью, если вам нужен внутренний инструмент для оптимизации проверок сотрудников, управления компенсациями и планирования преемственности.

7. Проверка биографических данных и проверка рекомендаций

Когда вы нанимаете сотрудников, всегда рекомендуется проводить проверку рекомендаций и биографических данных. Это поможет вам понять человека, которого вы приглашаете в свой бизнес. Однако оба процесса — особенно телефонные звонки, часто связанные с проверкой рекомендаций, — могут занимать много времени. Вот почему так много компаний полагаются на третьи стороны для проверки их биографических данных и рекомендаций.

8. Управление рисками

Отделы кадров не просто следят за антидискриминационными усилиями и взаимоотношениями с сотрудниками. Они минимизируют риски наихудших сценариев в этих и других важных вопросах управления персоналом. Чтобы избежать конфликтов на рабочем месте или судебных исков, передайте свои усилия по управлению рисками специалистам по кадрам, чтобы ваша команда оставалась счастливой, а у вас было меньше работы, не связанной строго с бизнесом.

9. Проверка на наркотики

Хотя в последние годы специалисты по кадрам обсуждали достоинства тестирования на наркотики, вы все равно можете нанять консалтинговую или аутсорсинговую фирму для решения этой задачи. Выбранный вами поставщик проведет ваших сотрудников через весь процесс, отправит все образцы в лабораторию для тестирования и сообщит вам о результатах. Если результаты требуют дисциплинарных мер или увольнения, вы можете попросить свою консалтинговую фирму по персоналу выполнить эти действия.

10. Консультирование сотрудников

Консультирование сотрудников — это практика оказания помощи вашим сотрудникам в доступе к службам охраны психического здоровья. Программы помощи сотрудникам (EAP), предназначенные для снятия стресса на рабочем месте, могут предоставлять сотрудникам краткосрочные консультации. Сторонние отделы кадров могут управлять программами EAP от вашего имени.

EAP могут повысить моральный дух компании, повысить посещаемость сотрудников и повысить производительность.

Каковы плюсы и минусы HR-аутсорсинга?

Если вы рассматриваете возможность аутсорсинга HR, важно учитывать преимущества и недостатки.

К плюсам HR-аутсорсинга относятся:

• Кадровый аутсорсинг экономит деньги. Хотя вы будете платить за аутсорсинг HR-задач, ваш годовой счет за аутсорсинг HR, вероятно, будет намного ниже, чем зарплата одного штатного сотрудника отдела кадров. Наем полной команды HR обходится чрезвычайно дорого, особенно если принять во внимание налоги на заработную плату сотрудников и административные расходы на льготы.
• Кадровый аутсорсинг может снизить страховые взносы. Кадровые фирмы, как правило, имеют прочные отношения с поставщиками льгот и обычно обеспечивают льготы для больших групп. Скорее всего, у них больше возможностей договориться о более низких плановых ставках, чем у вашей компании в одиночку.
• Кадровый аутсорсинг экономит время. Если вы не можете позволить себе собственный HR, все HR-задачи возлагаются на других ваших сотрудников. Сторонняя HR-компания освобождает вашу команду от выполнения своих основных обязанностей, что повышает производительность и эффективность вашей компании.

Аутсорсинг HR также имеет недостатки, в том числе следующие:

• Аутсорсинг HR может показаться безличным. Некоторым сотрудникам может показаться, что взаимодействие с третьей стороной — особенно с той, которая находится за пределами офиса — для отношений с сотрудниками и управления производительностью холодным и безличным. Для некоторых работодателей индивидуальный подход, который приходит с небольшим штатом сотрудников отдела кадров, стоит того, чтобы избежать снижения удовлетворенности сотрудников.
• Внесение исправлений занимает больше времени при использовании кадрового аутсорсинга. Если сотрудник замечает ошибку в расчете заработной платы, вы должны связаться с вашей фирмой по аутсорсингу персонала и запросить необходимые изменения. Хотя отправка запроса может занять несколько минут, вашей кадровой фирме может потребоваться больше времени для подтверждения вашего запроса, поскольку у нее много других клиентов. Напротив, штатный персонал отдела кадров, скорее всего, может внести эти изменения в любой момент.
• Кадровый аутсорсинг создает проблемы с набором персонала. Хотя привлечение талантов входит в число многих доступных услуг аутсорсинга HR, вы можете столкнуться с большими проблемами в процессе найма, когда отдаете его на аутсорсинг. Независимо от того, насколько уважаемую кадровую фирму вы выберете, никакая третья сторона не сможет понять культуру вашей компании так же хорошо, как тот, кто работает в вашем офисе полный рабочий день. В результате у вашей кадровой фирмы могут возникнуть проблемы с наймом сотрудников, соответствующих культуре.

Какие услуги кадрового аутсорсинга лучше?

Лучшие HR-аутсорсинговые компании и лучшие PEO предоставят вашему бизнесу те функции, в которых он нуждается. Оценивая потенциального партнера по аутсорсингу, задайте следующие вопросы:

• Насколько удобно его программное обеспечение для управления персоналом?
• Какие инструменты будут у моих сотрудников?
• Насколько доступна поддержка клиентов?
• Могу ли я добавить дополнительные функции аутсорсинга HR позже?
• Что говорят об этой компании интернет-обозреватели и другие работодатели в моей области?

Следующие лучшие решения HR и PEO — отличное место для начала поиска аутсорсинга HR.

• Paychex. Paychex включает в себя облачное программное обеспечение для управления персоналом, к которому вы можете получить доступ через настольные или мобильные приложения. Он также включает в себя широкие возможности настройки и доступ к HR-экспертам. Если ваш бизнес новый, Paychex предлагает услуги, специально предназначенные для стартапов. Прочтите наш обзор Paychex, чтобы узнать о комплексных решениях этого поставщика, включая услуги по расчету заработной платы и адаптацию сотрудников.
• Тринет. TriNet — отличный вариант, если ваша компания работает в отрасли со множеством гиперспецифических правил. Он предлагает группы поддержки, разделенные по отраслям, варианты ценообразования для каждого сотрудника, краткосрочные контракты и масштабируемые планы управления персоналом. Ознакомьтесь с нашим подробным обзором TriNet, чтобы узнать об инструментах и ​​функциях платформы.
• АДП. Рассмотрите ADP, если вы отдаете приоритет превосходному обслуживанию клиентов в партнере по персоналу. Он обеспечивает полную поддержку клиентов для всех уровней членства, покрытие по всей стране и объединенные планы управления персоналом с дополнительными надстройками и без требований к долгосрочным контрактам. Прочтите наш обзор ADP, чтобы узнать больше об этом надежном PEO с экономически эффективными преимуществами.
• Неразумие. Insperity предлагает планы для малого и среднего бизнеса. Он предлагает настраиваемые услуги, гибкие контракты, тысячи онлайн-ресурсов для обучения и тарифные планы для каждого сотрудника. Прочитайте наш обзор Insperity, чтобы узнать больше о том, как эта платформа помогает вам заботиться о своей команде.

Оптимизируйте бизнес с помощью HR-аутсорсинга

Независимо от того, начинаете ли вы свой бизнес или управляете крупным предприятием, аутсорсинг может уменьшить нагрузку и оптимизировать операции. Решения для аутсорсинга HR и PEO помогают с льготами, начислением заработной платы, соблюдением правовых норм и многим другим. Ваш идеальный пакет аутсорсинга зависит от размера вашего бизнеса и конкретных потребностей в персонале. В целом, однако, аутсорсинг сторонней службы управления персоналом может сэкономить вам время и деньги, а также обеспечить развитие вашего бизнеса.

Натали Хэмингсон внесла свой вклад в эту статью.