Лучшие приложения общего бизнес-календаря

• Приложение общего календаря должно быть удобным для пользователя и включать в себя простые инструменты планирования и совместной работы, функции совместного использования, автоматическую синхронизацию и кросс-платформенные функции.
• Отличные приложения для общего календаря включают Asana, Calendly, Google Calendar, Microsoft Outlook, Teamup, iCloud и Thunderbird.
• Общие календари могут организовать присутствие и посещаемость собраний вашей команды, обеспечить прозрачность, упростить управление задачами и улучшить баланс между работой и личной жизнью.
• Эта статья предназначена для владельцев и менеджеров малого бизнеса, которым нужны общие приложения календаря.

Владельцы бизнеса постоянно ищут технологии, которые повышают производительность, улучшают организацию и объединяют команды. Календарные приложения — отличное техническое дополнение, которое может улучшить общение и объединить вашу команду. Хотя компьютеры и смартфоны часто имеют встроенные календари, сторонние приложения календаря предлагают расширенные функции, облегчающие управление задачами, автоматизацию, планирование и многое другое. Мы расскажем, какие функции искать в приложении календаря, и выделим семь отличных вариантов приложения календаря.

Какие функции вы должны искать в приложении общего календаря?

Если вы рассматриваете возможность совместного использования приложений бизнес-календаря, обратите внимание на следующие функции:

• Простота использования. Приложения общего календаря должны быть удобными и интуитивно понятными, с минимальными требованиями к навигации и обслуживанию. Они также должны сделать процесс сотрудничества гладким и понятным.
• Простые инструменты планирования. Основная функция общего календаря — организовать расписание каждого, поэтому планирование должно быть простым. Например, обратите внимание на функциональные возможности, позволяющие мгновенно проверять доступность коллег. Другие полезные инструменты включают функции настройки, доступность нескольких календарей и напоминания на основе времени и местоположения.
• Функции совместной работы и обмена. Ищите возможность делиться доступностью, приглашениями на мероприятия и календарями со своей командой. Вы также захотите совместно работать над событиями, календарями и документами или проектами, доступными в приложении.
• Автоматическая синхронизация. Автосинхронизация — отличный инструмент для экономии времени. В идеале любые общие обновления календаря будут синхронизироваться с вашей учетной записью и учетными записями всех участников. Многие приложения-календари имеют автоматическую синхронизацию и интеграцию с другими приложениями.
• Кроссплатформенная доступность. Не у всех одна и та же платформа, поэтому кроссплатформенная доступность является огромным плюсом. Это устраняет необходимость в нескольких приложениях на разных платформах, сохраняя при этом всех на одной странице независимо от используемого устройства.

Если вашей команде нужна помощь в совместной работе в гибридной среде офис-удаление, рассмотрите возможность внедрения инструментов для совместной работы, таких как Zoho Meeting, ClickMeeting, Fuze и Microsoft Teams.

7 лучших приложений для общего календаря

Если вам нужно приложение календаря для всей компании, рассмотрите эти семь вариантов. Все эти приложения имеют полезные функции, и владельцы бизнеса в разных отраслях настоятельно рекомендуют их.

Асана

Asana — это больше, чем приложение общего календаря; это также упрощает управление командными проектами и задачами. Функция «Временная шкала» показывает все сегменты проекта и то, как они сочетаются друг с другом, а также отслеживает изменения по ходу работы. Asana также имеет мобильное приложение и более 100 интеграций. Существует бесплатный план, а также платные планы, которые открывают дополнительные функции.

«Асана — это не просто календарь. … Это планировщик ресурсов предприятия, который включает в себя функцию общего календаря, но также предоставляет другие инструменты для совместной работы, которые нам нужны», — сказал Дэвид Александер, дизайнер, разработчик и специалист по цифровому маркетингу в Mazepress. «Преимущество этого подхода заключается в том, что инструменты управления задачами, коммуникации и отчетности находятся в едином интерфейсе. … Проще говоря, это один из инструментов, без которого я не могу жить».

1 кредит

Если управление проектами является приоритетом вашей команды, узнайте, как выбрать правильное программное обеспечение для управления проектами, и изучите наши обзоры лучших онлайн-программ для управления проектами.

Календарно

Calendly — это платформа автоматического планирования, которая работает с вашим календарем и автоматически проверяет вашу доступность. Это помогает планировать встречи без бесконечных переписок по электронной почте. Другие функции включают буферное время между собраниями, определение часового пояса и совместимость с такими приложениями, как Salesforce и GoTo Meeting. (Узнайте больше об этих приложениях, прочитав нашу обзор Salesforce и наш Обзор встречи GoTo.)

«Я использую Calendly. Мне нравится создавать свои интервью в подкастах», — сказала Мишель Нгоме, консультант по маркетингу частичного разнообразия. «Есть бесплатная и платная версия. Бесплатная версия позволяет вам использовать одну категорию, в то время как (с) платной версией вы можете настроить несколько категорий. Кроме того, вы можете настроить URL».

Нгоме сказала, что ее любимая функция заключается в том, что Calendly синхронизируется с Календарем Google, что позволяет ей планировать личные встречи в Google, не обновляя свое расписание Calendly. Приложение также интегрируется с Outlook, Office 365 и календарем Apple iCloud.

1 кредит

Календарь Google

Календарь Google — это интегрированный онлайн-календарь, разработанный для рабочих групп. Этот календарь легко интегрируется с другими продуктами Google, включая Gmail, Диск, Контакты и Meet. Вы можете получить доступ к этому приложению на компьютерах, планшетах и ​​телефонах.

«Я использую приложение Google Calendar для записи на все встречи с клиентами, — говорит Ана Сантос, старший менеджер программы дизайна в Talkdesk. «Это также удобно для видеоконференций, поскольку синхронизируется с Google (Meet), если мы назначаем событие видеоконференцсвязи».

Любимая функция Сантоса — это возможность Календаря Google синхронизировать ваш календарь на всех устройствах и во всех браузерах, если вы вошли в свою учетную запись Google.

Кредит: Google Play Маркет

Календарь Google имеет еще больше функциональных возможностей, когда вы используете скрытые подсказки и приемы Календаря Google, такие как скрытие времени неактивности, работа с сочетаниями клавиш и управление задачами.

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook — это известное приложение для управления личной информацией, которое включает в себя электронную почту, функции календаря, планирование, управление задачами и многое другое. Если у вас есть учетная запись Microsoft Exchange, Office 365 или Outlook, вы можете поделиться своим календарем с другими. Вы также можете создавать дополнительные календари для конкретных проектов и делиться ими с коллегами.

Кредит: Майкрософт

Команда

Teamup предлагает общие календари для групп, чтобы упростить организацию, планирование и общение. Предприятия могут выбирать из бесплатных и платных планов. Teamup также предлагает демо-версию и трехдневную пробную версию, чтобы вы сами могли убедиться, подходит ли это приложение для вашей команды.

Эта программа была создана специально для групп. Календари просты в использовании; они упорядочены по цвету и могут быть легко и безопасно переданы другим членам команды через защищенный URL-адрес.

«Я провел целую вечность в поисках хорошего общего календаря для управления событиями и праздниками для разрозненной команды людей», — сказал Бен Тейлор, основатель homeworkingclub.com. «В конце концов я выбрал… Teamup. Это дало мне возможность настраивать множество различных категорий событий, (это) позволило персоналу использовать свой выбор календарей в своем собственном программном обеспечении с помощью каналов ICS, и (это) даже поставляется с приложением для iOS и Android ».

Кредит: Teamup Solutions AG

iCloud

iCloud предназначен не только для хранения; он также имеет простой в использовании календарь, который интегрируется с любым устройством Apple. Приложение календаря iCloud позволяет вашей команде планировать встречи, обмениваться информацией и легко общаться. Вы также можете переключить представление календаря на «Сегодня», чтобы сразу просматривать свои ежедневные задачи и проекты. Функциональность проста и очень похожа на календарь Google, что делает его популярным выбором.

Но у этого приложения есть один недостаток: как и большинство продуктов Apple, оно теряет большую часть функциональности на устройствах других производителей. В целом, это приложение-календарь — хороший выбор, если вся ваша команда использует продукты Apple.

Источник: Apple Inc.

Если вы спорите между iOS и Android для своих бизнес-приложений и устройств, имейте в виду, что если вы уже запутались в продуктах одной компании, имеет смысл придерживаться этой операционной системы.

Календарь молнии Thunderbird

Thunderbird Lightning Calendar — одно из самых мощных приложений календаря для пользователей Linux, хотя оно также поддерживает возможности Windows и Mac. Дисплей Thunderbird включает вкладки для вашей электронной почты, календаря и задач, и пользователи могут легко перемещаться между этими вкладками, чтобы общаться и поддерживать порядок в течение дня.

Календарь предлагает несколько представлений, в том числе сводку всего вашего расписания на один день и функцию поиска с временными фильтрами и предустановленными категориями событий. Календарь Lightning полностью интегрируется с почтовыми службами Thunderbird и SeaMonkey.

Несмотря на то, что это не самое модное приложение общего календаря в списке, Thunderbird Lightning Calendar — полезный универсальный инструмент, который поможет вам и вашей команде быть в курсе событий.

Источник: Тандерберд

Преимущества использования приложений общего календаря

Вот некоторые из основных преимуществ использования приложений общего календаря:

• Улучшенная организация встречи. В общем представлении календаря вы можете увидеть, получали ли члены команды ответы на какие-либо деловые встречи, на которые вы их пригласили. Если нет, вы можете продолжить — часто прямо из приложения — чтобы получить окончательный ответ. Таким образом, если вы встречаетесь с клиентами, вы можете представить более единый фронт с большей группой и провести более продуктивную видеоконференцию или личную встречу.
• Прозрачность. Знание того, когда члены вашей команды доступны или недоступны, может помочь вам привлечь всех к ответственности, соблюдая границы. Календари на основе задач могут сообщить вашим сотрудникам, над чем им следует работать и когда, и напомнить вам, как вы распределили работу каждого. Сотрудники могут быть доступны в наиболее продуктивное рабочее время, чтобы менеджеры могли планировать важные задачи на то время, когда они с наибольшей вероятностью будут выполнены.
• Лучший баланс между работой и личной жизнью. Сотрудники могут помечать себя как отсутствующих в офисе в приложении календаря, когда они не работают. Таким образом, вы или другие сотрудники не связываетесь с ними, пока они пытаются сохранить баланс между работой и личной жизнью.
• Управление задачами и делегирование. Если вы видите, что календарь конкретного сотрудника заполнен, вы будете знать, что нужно делегировать ответственность другим. Если все календари заполнены и все задачи назначены, вы будете знать, что используете свой календарь правильно.

Улучшите совместную работу на рабочем месте и управление временем

Приложения общего календаря улучшают совместную работу и управление временем в командах и в вашей компании. Большинство устройств и учетных записей электронной почты поставляются с этими календарями, поэтому их невероятно легко начать и продолжать использовать. Все приложения, которые мы перечислили выше, — отличные варианты с отличными отзывами от бизнес-лидеров.

Макс Фридман и Сейдж Драйвер внесли свой вклад в подготовку и написание этой статьи. Некоторые интервью с источниками были проведены для предыдущей версии этой статьи.