Командировочные расходы

Определение командировочных расходов

Путешествовать расходы относятся к общей сумме, потраченной сотрудником или группой сотрудников во время поездки в другой город, штат или страну с профессиональной целью. Согласно IRS, расходы вычитаются из налогооблагаемой базы только в том случае, если уступка длится менее года.

Командировочные расходы включают в себя питание, транспорт, проживание, проезд и другие расходы. Сотрудник несет ответственность за ведение квитанций и других документов, свидетельствующих о конкретных расходах, на которые они претендуют. После проверки работодатель компенсирует работнику. Следовательно, они должны быть бдительными, требуя возмещения транспортных расходов.

Оглавление

• Определение командировочных расходов
  • Объяснение командировочных расходов
  • Командировочные расходы и IRS
  • Список командировочных расходов
  • Примеры
  • Часто задаваемые вопросы (FAQ)
  • Рекомендуемые статьи

Ключевые выводы

• Командировочные расходы обозначают расходы сотрудника на транспорт, питание, проживание и другие услуги, такие как прачечная, деловые звонки и т. д.
• Служба внутренних доходов (IRS) четко определяет, какие расходы и при каких обстоятельствах будут иметь право на налоговый вычет.
• Важно, чтобы работник мог требовать возмещения только своих расходов, связанных с бизнесом. Таким образом, компания не будет нести никаких расходов, потраченных на предметы роскоши, экстравагантность, личное использование или потраченных без необходимости.
• Работники должны иметь надлежащие доказательства, подтверждающие их требования в случае юридической необходимости.

Объяснение командировочных расходов

Возмещение командировочных расходов может показаться менее значительным, но оно имеет серьезные юридические последствия и должно быть хорошо понято. В профессиональном контексте могут возникнуть ситуации, когда сотрудникам придется путешествовать в рамках сделки, подписывать контракт или посещать конференции. Здесь сотрудники представляют компанию и путешествуют как часть своей профессии.

Когда сотрудники несут связанные с работой командировочные расходы, ответственность за их возмещение лежит на работодателе. Для этого сотрудник должен хранить все квитанции, которые соответствуют любым расходам, связанным с бизнесом. Таким образом, это означает, что работник должен проявлять должную осторожность при расходах. В некоторых случаях сотрудники тратят деньги без необходимости или покупают предметы роскоши, надеясь, что компания вернет им деньги. Но по закону компании обязаны оплачивать только профессиональные командировочные расходы.

Командировочные расходы и IRS

Давайте разберемся, как служба внутренних доходов (IRS) смотрит на командировочные расходы. По данным IRS, эти расходы возникают, когда работник работает вне своего налогового дома и в течение рабочего дня дольше, чем обычный рабочий день (в налоговом доме). Здесь налоговый дом относится к региону, где человек работает. Рассмотрим простой пример.

Смит работает в своем офисе в Нью-Йорке по 8 часов в день. Нью-Йорк — его налоговая резиденция. Он должен поехать в Чикаго в рамках деловой поездки и остается там на неделю. Смит несет общие расходы, связанные с работой, в размере 1500 долларов. Эта сумма может быть возмещена.

Однако, если он посетил своего друга во время поездки, он должен будет нести любую сумму, понесенную для поездки и достижения места назначения своего друга и обратно в отель (или место его пребывания).

Теперь рассмотрим другой сценарий. Предположим, что семья Смита осталась в Кентукки, и он навещал их каждый месяц. Расходы, возникающие при этом, не связаны с бизнесом. Следовательно, он не получит возмещения.

Кроме того, IRS предписывает, чтобы период командировки или командировки был меньше года, если компания хочет получить налоговый вычет по расходам.

Список командировочных расходов

IRS составляет список не облагаемых налогом командировочных расходов для любой компании:

1. Транспортные расходы (самолет, автомобиль, поезд и т. д.) между налоговым домом работника и пунктом назначения, включая обратный путь.
2. Командировочные расходы от или до аэропорта, отеля или места работы. Возмещение стоимости топлива, парковки и платы за проезд может быть востребовано, если сотрудник использует свой личный автомобиль.
3. Стоимость доставки (багаж и т.д.)
4. Расходы на проживание/проживание и питание.
5. Услуги химчистки и прачечной
6. Плата за интернет или сотовую связь
7. Чаевые оплачиваются за услуги.
8. Любые другие расходы, связанные с работой.

Примеры

Давайте обсудим несколько примеров, чтобы понять возмещение командировочных расходов.

Пример №1

Хейли работает в компании X, расположенной в Калифорнии. В рамках своей работы она должна посетить двухдневную конференцию в Денвере. Вот список ее расходов:

Стоимость перелета = 300 долларов США

Расходы на отель = 500 долларов США

Еда = 50 долларов

Поездка (из отеля на работу в отель) = 200 долларов.

Посещение национального парка Роки-Маунтин с друзьями = 150$

Общие дорожные расходы = перелет + расходы на гостиницу + питание + дорога до работы.

= 1050$

Посещение Хейли национального парка является ее личным расходом и здесь рассматриваться не будет.

Пример #2

После запрета абортов в Соединенных Штатах многие многонациональные компании в США решили взять на себя дорожные расходы своих сотрудников, когда они выезжают за пределы штата или страны, чтобы сделать безопасный и легальный аборт. последняя неделя июня 2022 увидел, что многие компании выступили вперед и поддержали своих сотрудников в этом отношении. Goldman Sachs, Meta, JPMorgan, Walt Disney Co., Microsoft, Amazon, Apple, Tesla и Bank of America — некоторые крупные игроки, внедрившие дополнение к политике здравоохранения сотрудников.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Облагаются ли транспортные расходы налогом?

Да. Однако не облагаемые налогом командировочные расходы должны быть строго связаны с профессией, при условии, что рабочая командировка или командировка длится менее года. Кроме того, работник должен иметь возможность подтвердить свои требования надлежащими доказательствами.

2. Как потребовать возмещения командировочных расходов?

Любой сотрудник, путешествующий от имени своей компании, может потребовать возмещения своих расходов, и фирма по закону обязана компенсировать их. Однако сотрудники должны сохранять все квитанции, подтверждающие конкретную претензию. Только в том случае, если работодатель убежден, что работник искренне представил информацию, он возместит работнику.

3. Как рассчитать командировочные расходы?

Командировочные расходы включают в себя общую сумму, которую сотрудник тратит на поездки или визиты, осуществляемые от имени компании. Сюда входят транспорт, проживание, питание, поездки на работу и другие услуги, такие как прачечная, передача данных и т. д. Любые другие расходы, понесенные в личных целях, не будут считаться связанными с работой и не должны учитываться.

Рекомендуемые статьи

Эта статья была руководством по командировочным расходам и их определению. Здесь мы объясним это со списком не облагаемых налогом и деловых расходов, возмещения и примеров. Подробнее об этом вы можете узнать из следующих статей —

• Дорожный чек
• Побочные расходы
• Отчет о затратах