Книги оригинальной записи

Что такое книги оригинальной записи?

Книги первоначальных записей, также называемые первой книгой записей, – это место, где все записи журнала записываются и хранятся со всеми подтверждающими документами и деталями транзакций, что обеспечивает наличие и точность финансовой операции, опубликованной до того, как она будет записана. или перенесены в отдельные регистры.

Оглавление

• Что такое книги оригинальной записи?
  • Объяснение
  • Пример книг оригинальной записи
  • Типы книг оригинальной записи
    • #1 – Специальные журналы
    • #2 – Общий журнал
  • Компоненты
  • Преимущества
  • Недостатки
  • Заключение
  • Рекомендуемые статьи

Объяснение

Первоначальные записи означают первоначальную запись в журнале о транзакции, хранящуюся вместе с подтверждающими документами и подробностями, касающимися транзакции. Он хранит записи обо всех транзакциях, таких как расходные ордера, счета-фактуры, кассовые операции, банковские операции и т. д. Когда все детали транзакций регистрируются в книгах первоначальной записи, только тогда одна и та же транзакция может быть дополнительно размещена в отдельных бухгалтерских книгах, регулирующих тип транзакций.

Пример книг оригинальной записи

Что касается разных типов, может быть несколько примеров для одного и того же. Например, некоторые из примеров могут быть:

1. Кассовые журналы: Книги первоначальной записи, в которых регистрируются и ведутся все виды платежей и поступлений, осуществляемых с помощью наличных денег. На период внесения записи каждая операция, связанная с поступлением или выводом денежных средств из организации, регистрируется в кассовых журналах со всеми подтверждающими документами.
2. Банковские журналы: Как и кассовые книги, банковские книги также ведутся за период, в котором фиксируются все операции, связанные с движением сумм с банковских счетов организации.
3. Журналы продаж: Журналы продаж Журналы продаж Журнал продаж — это тип журнала, который используется для отслеживания операций компании по продаже в кредит, а также для ведения и управления счетом дебиторской задолженности и счетом запасов. выручка организации от продаж.
4. Журналы покупок: Журналы покупок Журналы покупок Журналы покупок, также известные как Книга покупок или Ежедневник покупок, представляют собой специальные журналы, которые Компания использует для отслеживания всех покупок в кредит. В то время как в журнале покупок записываются кредитные операции, в общем журнале записываются покупки за наличные. читать дальше книги, где оригинальные записи для сделки, связанной с покупками.

Типы книг оригинальной записи

Как правило, он бывает двух типов, показанных ниже:

#1 – Специальные журналы

Специальные журналыСпециальные журналыСпециальные журналы — это все журналы бухгалтерского учета в организации, за исключением общего журнала, где все операции аналогичных операций регистрируются на месте в организованной форме. Они помогают бухгалтерам и бухгалтерам компании должным образом отслеживать все различные виды коммерческой деятельности. Подробнее – это специальные книги исходных записей, в которых для разных операций готовятся отдельные журналы. После того, как все транзакции разнесены по отдельным книгам, эти транзакции, скажем, балансы, переносятся в свои отдельные и отдельные регистры. Примеры таких журналов:

• Журнал продаж: Используется для записи транзакций по счетам-фактурам продажи, когда товары были проданы в кредит.
• Журнал покупок: Используется для учета операций закупок для организации при приобретении товаров у поставщиков в кредит.
• Кассовая книга или Кассовая книга: Используется для записи платежа или квитанции наличными.
• Журнал возврата продаж и возвратов покупок: Используется для записи возвратов продаж и возвращаемых покупок. И т. д.

#2 – Общий журнал

Общие журналыОбщие журналыОбщий журнал — это книга записей, в которой содержится первоначальная запись каждой транзакции, прежде чем она будет опубликована в соответствующих учетных записях, таких как журнал продаж, журнал покупок, кассовый журнал и т. д. Подробнее — это журналы, используемые для записи транзакций, которые не записывается в какой-либо специальный журнал или в более простые термины; можно сказать, что это книги записей для транзакций, которые не соответствуют каким-либо специальным или конкретным книгам записей.

Компоненты

Поскольку в книгах первоначальной записи хранятся транзакции и детали транзакций, некоторые указанные компоненты должны быть обязательно упомянуты для публикации транзакции в книгах. Эти компоненты следующие:

1. Дата сделки: Перед записью операции в журнал обязательно указывается дата, когда эта же операция совершается или регистрируется в книгах учета. Если журнал ведется по дате, рекомендуется вводить транзакцию в правильную функцию даты.
2. Сведения о соответствующей стороне и транзакции: В случае, если транзакции регистрируются в специальном журнале, в транзакции должна быть указана сторона, с которой была размещена кредитная транзакция, т. е. поставщик в случае транзакции покупки, но в случае, если транзакция зарегистрирована в общем журнале, транзакция должна указать детали соответствующих сторон.
3. Повествование: Описание транзакции содержит детали транзакции и объясняет причину транзакции или характер транзакции в краткой форме.
4. Укажите ссылку на исходный документ: В нем должна быть ссылка на исходный документ, на основании которого была зарегистрирована транзакция, т. е. номер счета-фактуры в случае покупки и т. д.
5. Денежные реквизиты: В записи должна быть указана денежная сумма, вовлеченная в транзакцию.
6. Укажите учетную запись: Он должен упоминать соответствующий счет бухгалтерской книги Ledger AccountLedger в бухгалтерских записях и обрабатывать финансовые данные фирмы, взятые из журнальных записей. Это становится важной финансовой записью для дальнейшего использования. Он используется для создания финансовой отчетности. Он также известен как вторая книга записей, в которой одна и та же транзакция будет размещена после успешной полной записи в исходных книгах.

Преимущества

• Ведение учетаУчетное ведениеУчетное ведение является базовым этапом бухгалтерского учета, который учит нас, как отслеживать денежные бизнес-операции с целью постоянного учета всех транзакций, зная правильную картину активов-пассивов, прибылей и убытков и т. д., сохраняя контроль над расходы с целью минимизации расходов и получения важной информации для юридических и налоговых целей. читайте больше в книгах первоначальной записи, ежедневные транзакции записываются в книги, что снижает вероятность упущения какой-либо транзакции.
• Поскольку в книгах хранятся все детали транзакции и краткое изложение транзакции в повествованиях, любая ошибка в транзакции может быть легко идентифицирована во время отправки по почте в индивидуальном бухгалтерском учете.
• Транзакции записываются в хронологическом порядке, поэтому их стало относительно проще классифицировать и переносить в соответствующие реестры.

Недостатки

• Журналы громоздки и имеют много томов, что очень затрудняет обработку данных.
• Нелегко найти конкретную транзакцию, если человек не знает дату транзакции.
• Пост-регистрация всех транзакций в отдельной книге требует времени.

Заключение

Книги первоначальной записи помогают организации регистрировать ежедневные транзакции со всеми вспомогательными данными. Это помогает поддерживать транзакции в порядке предварительной формы, а их расположение в хронологическом порядке помогает поддерживать данные, а количество ошибок или пропусков транзакции уменьшается. Кроме того, это всегда помогает отслеживать поток данных из финансовых отчетов. Финансовые отчеты. Финансовые отчеты представляют собой письменные отчеты, подготовленные руководством компании для представления финансовых дел компании за определенный период (квартал, шесть месяцев или год). Эти отчеты, в том числе балансовый отчет, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и отчет об акционерном капитале, должны быть подготовлены в соответствии с предписанными и стандартизированными стандартами бухгалтерского учета, чтобы обеспечить единообразие отчетности на всех уровнях.

Рекомендуемые статьи

Это было руководство к тому, что такое Книги оригинальной записи. Здесь мы обсуждаем примеры, типы, компоненты, преимущества и недостатки. Вы можете узнать больше о финансировании из следующих статей –

• Правила для журнальных записей
• Ваучер журнала
• Формат записи журнала
• Записи журнала расходов