Какие бизнес-расходы следует отслеживать?

• Коммерческие расходы включают в себя как стоимость проданных товаров, так и обычные и необходимые операционные расходы, связанные с поддержанием бизнеса.
• Отделение ваших бизнес-финансов от ваших личных финансов поможет вам более эффективно отслеживать свои бизнес-расходы.
• Отслеживание деловых расходов важно для поддержания здорового денежного потока, а также для получения права на налоговые вычеты, которые могут уменьшить ваш налогооблагаемый доход.
• Эта статья предназначена для начинающих предпринимателей и новых владельцев малого бизнеса, которые хотят улучшить свою практику бухгалтерского учета.

Важным элементом ведения бизнеса является отслеживание финансов вашего бизнеса, включая расходы, непосредственно связанные с вашим бизнесом. Надлежащий бухгалтерский учет не только помогает вам улучшить денежный поток, кислород, необходимый вашему бизнесу, но и ваша компания может претендовать на ценные налоговые вычеты, которые уменьшают ваш скорректированный валовой доход. Вот что вам нужно знать о бизнес-расходах и о том, как их отслеживать.

(Связанный контент: Что такое отчет о расходах и как его создать)

Что такое коммерческие расходы?

Коммерческие расходы — это те расходы, которые непосредственно связаны с открытием и поддержанием вашего бизнеса. Они включают расходы, например, на покупку инвентаря. Заработная плата также считается коммерческими расходами. Каждый из этих расходов относится к одной из двух категорий.

«Существует два типа коммерческих расходов: себестоимость проданных товаров, которые связаны с производством вашего продукта; и операционные расходы, которые включают арендную плату, заработную плату, бизнес-лицензии и разрешения, а также налоги на самозанятость», — сказал Джефф Фацио, глава отдела специалистов по малому бизнесу в TD Bank.

Важно отделять деловые расходы от личных расходов, потому что деловые расходы могут помочь вам претендовать на налоговые вычеты. Налоговые вычеты применяются к вашему налогооблагаемому доходу, потенциально снижая общую ставку, которую вы должны платить. Налоговые вычеты не следует путать с налоговыми льготами, которые применяются непосредственно к вашему налоговому счету, а не к вашему налогооблагаемому доходу.

«Коммерческие расходы являются обычными и необходимыми затратами, которые несет бизнес», — сказал Николас Холмс, основатель ProductReviewer.com.au. «Компаниям необходимо отслеживать и классифицировать свои расходы, потому что некоторые расходы могут учитываться как налоговые вычеты, что приводит к значительной экономии средств».

Ключевой вывод: Коммерческие расходы включают стоимость проданных товаров, которые связаны с предоставлением ваших продуктов или услуг, и операционные расходы, которые включают арендную плату, заработную плату, разрешения, налоги и другие подобные расходы.

Общие категории коммерческих расходов

Это помогает классифицировать ваши деловые расходы. Это может сообщить, как вы расставите их по приоритетам при составлении бюджета, и вам будет легче определить области, в которых вы можете легко провести расходы, если вам это нужно.

• Зафиксированный: Постоянные расходы — это вещи, которые не меняются из месяца в месяц. Это такие вещи, как ипотека, амортизация, страхование, зарплаты и арендная плата. Хотя любые из этих расходов могут меняться со временем, они обычно фиксируются на срок аренды, соглашения или контракта.
• Переменная: Переменные расходы противоположны постоянным расходам. Это обязательные расходы, но их общая стоимость будет меняться в зависимости от каждого цикла выставления счетов. Коммунальные услуги часто попадают в эту категорию. Товарно-материальные запасы, комиссионные и платежи по кредитным картам являются распространенными примерами переменных расходов.
• Период: Расходы периода могут быть фиксированными или переменными, и они происходят через равные промежутки времени, а не за транзакцию. Примерами затрат фиксированного периода могут быть ипотека (или арендная плата), а расходы переменного периода включают коммунальные услуги и страхование.
• Интерес: Проценты могут быть фиксированными или переменными. Многие процентные расходы привязаны к расходам периода, но что-то вроде покупок по кредитным картам для путешествующих сотрудников может быть за транзакцию. Проценты достойны отдельной категории, потому что они информируют о том, сколько денег вы теряете из-за заимствования части бюджета.
• Амортизация. Амортизация, как правило, представляет собой фиксированные переменные расходы, но на нее тоже стоит обратить внимание. Амортизация необходима, чтобы помочь рассчитать рентабельность инвестиций при замене основных предметов. Он также обычно не облагается налогом и, следовательно, всегда должен рассчитываться.

Примечание редактора: Ищете подходящее программное решение для бухгалтерского учета для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Какие виды коммерческих расходов подлежат налогообложению?

Многие виды коммерческих расходов имеют право на налоговый вычет. В некоторых случаях к вашему бизнесу могут применяться особые правила, и вы можете считать расходы, подлежащие вычету. Например, легальные предприятия по производству каннабиса в соответствии с законодательством штата не могут вычесть стоимость проданных товаров из своего федерального налогового счета в соответствии с разделом 280E Налогового кодекса. Чтобы быть уверенным в статусе вашего бизнеса в соответствии с налоговым законодательством штата и федеральным законодательством, проконсультируйтесь с сертифицированным бухгалтером по налоговому законодательству.

«Налоговое управление США определяет коммерческие расходы как расходы, которые являются обычными и необходимыми для ведения бизнеса в вашей отрасли», — сказал Дэвид МакКиган, соучредитель Налоговые услуги для иностранцев в долларах США. «Как правило, коммерческие компании не облагают налогом расходы, соответствующие этим критериям».

Некоторые из наиболее распространенных коммерческих расходов включают в себя:

• Расходы на заработную плату
• Выплаты работникам
• Расходы на домашний офис
• Страховые взносы
• Арендная плата или ипотечные платежи
• Пенсионные планы
• Амортизация оборудования
• Расходы в процентах
• Налоги

Чтобы максимально использовать эти вычитаемые расходы, важно иметь полный и точный учет каждого из них. Когда придет время уплаты налогов, вы можете перечислить эти вычитаемые расходы, чтобы уменьшить общий налоговый счет. (Читать соответствующую статью: Сумасшедшие налоговые вычеты, разрешенные IRS)

«Налоговый сезон — страшное время года для тех, кто не готов. К этому можно подготовиться, ведя тщательные записи», — сказал Холмс. «Многие… расходы не облагаются налогом, например, бизнес-ланчи и встречи, стоимость мобильного интернета, поездки, канцтовары, аренда и т. д. Это означает, что владельцы обязательно вернут деньги. Однако владельцы могут получить кэшбэк только в том случае, если отследят, классифицируют и полностью раскроют все расходы».

Ключевой вывод: деловые расходы, не облагаемые налогом, — это те, которые налоговая служба США считает «обычными и необходимыми для ведения бизнеса».

Какие виды расходов не подлежат налогообложению?

яЛегко предположить, что все деловые расходы не облагаются налогом, но это не так. Приведенный ниже список охватывает наиболее распространенные предметы, не подлежащие вычету. Чтобы получить полный список, вам нужно обратиться в налоговую.

• Политические взносы
• Государственные штрафы или пени
• Потери или расходы на снос
• Некоторые расходы на образование
• Юридические услуги
• Капитальные затраты

Как отслеживать расходы бизнеса

Конечно, чтобы реализовать максимальные налоговые вычеты, на которые вы имеете право по закону, вы должны тщательно отслеживать свои бизнес-расходы. Первый шаг к этому — отделить финансы вашего бизнеса от личных расходов, создав специальный банковский счет для вашего бизнеса.

«Все деловые расходы должны оплачиваться через расчетный счет компании», — сказал Фацио. «Бизнес-счета… позволяют предприятиям получать точное представление о движении денежных средств для составления отчетов о прибылях и убытках, необходимых для получения финансирования, и могут упростить процесс налоговой декларации и помочь снизить финансовую ответственность».

(Связанная статья: Лучшие приложения для отслеживания расходов для вашего смартфона)

Многие владельцы малого бизнеса отслеживают свои деловые расходы с помощью Microsoft Excel. Однако этот метод подвержен человеческим ошибкам, и по мере роста вашего бизнеса может быть трудно поддерживать организованность. Облачное программное обеспечение для бухгалтерского учета предлагает альтернативу, которая автоматизирует несколько элементов отслеживания бизнес-расходов и помогает организовать ваши финансы.

«Отслеживание бизнес-расходов будет менее болезненным, если использовать правильный инструмент», — сказал Холмс. «Многие малые предприятия используют программное обеспечение облачного учета для доступа к своим учетным данным на своих мобильных телефонах. Облачное программное обеспечение позволяет небольшим компаниям добавлять расходы на ходу и подключаться к (их) банковскому счету или кредитной карте, чтобы расходы обновлялись автоматически».

«С (бухгалтерским) программным обеспечением налоговые отчеты становятся более безопасными и поддающимися проверке. Они лучше, чем электронные таблицы и бумажные квитанции, так как данные, хранящиеся в облаке, позволяют хранить все документы в одном месте столько, сколько вы хотите», — добавил Холмс.

Ключевой вывод: разделите свои личные финансы и финансы бизнеса с помощью специального банковского счета для бизнеса. Вы также можете используйте бухгалтерское программное обеспечение для отслеживания ваших деловых расходов точнее и прозрачнее.

Преимущества отслеживания бизнес-расходов

Существуют и другие преимущества отслеживания коммерческих расходов, помимо права на налоговые вычеты. Владельцы бизнеса могут легче понять денежный поток, один из наиболее важных факторов выживания бизнеса, когда они точно отслеживают свои расходы.

«Одна из основных причин, по которой большинство предприятий терпит неудачу, — это неправильное управление денежными потоками», — сказал Холмс. «Владельцы могут управлять своими денежными потоками посредством ежедневного управления расходами, чтобы расходы не превышали доходы в конце месяца».

Кроме того, эффективное отслеживание коммерческих расходов позволяет владельцам бизнеса оценивать, насколько хорошо работает их бизнес, освещая размер прибыли бизнеса. Он также может предоставить кредиторам четкую финансовую отчетность, повышая шансы на то, что бизнес сможет получить финансирование, необходимое для его роста.

(Связанное чтение: Стоимость и особенности программного обеспечения для бухгалтерского учета)

«Процент прибыли показывает, сколько компания зарабатывает денег, и помогает привлекать инвесторов, финансировать повседневную деятельность и помогает в получении финансирования», — сказал Холмс. «Каждый бизнес хочет быть прибыльным с первого взгляда, но многим трудно это рассчитать, поскольку они не ведут точный учет своих доходов и расходов».

Хорошее программное обеспечение для бухгалтерского учета может помочь вам еще больше отделить невозмещенные расходы от вычитаемых расходов, позволяя вам пометить определенные статьи расходов по категориям расходов. Сюда входят такие теги, как личные расходы, расходы на развлечения, расходы на питание, командировочные расходы, капитальные расходы и многое другое. Это не только помогает для целей отчетности в конце налогового года, но также помогает вам изучить ваши деловые расходы на детальном уровне и определить, где вы могли бы найти возможности для экономии средств.

Ключевой вывод: отслеживание бизнес-расходов помогает владельцам бизнеса следить за расходами, не облагаемыми налогом, а также получать представление о конкретных расходах и денежных потоках.

Отслеживание бизнес-расходов имеет решающее значение для успеха

Если вы только начинаете свой бизнес или хотите расти в ближайшем будущем, вам необходимо тщательно и прозрачно отслеживать свои бизнес-расходы. Это не только поможет вам уменьшить налогооблагаемый доход, но и поможет вам управлять своим бизнесом.

Когда денежный поток страдает, вы можете пересмотреть свои деловые расходы и увидеть, где есть возможности их сократить. И наоборот, когда ваш бизнес идет хорошо, вы можете изучить, где у вас есть возможности для инвестиций в рост.

Отслеживание деловых расходов также может помочь вам продемонстрировать кредиторам, что ваш бизнес финансово ответственен и может быть надежным заемщиком, когда вам нужно финансирование.

Ключевой вывод: отслеживание деловых расходов необходимо для построения здорового бизнеса и разумного развития вашей компании.