Как успешно адаптировать новых сотрудников

• Процесс адаптации вашего сотрудника должен начаться до первого дня работы нового сотрудника и продолжаться в течение первого года.
• Потратьте время, чтобы спланировать формальный процесс адаптации, который даст сотрудникам наилучший шанс узнать о вашей компании и о том, что от них ожидается.
• Даже если у вас есть формальный контрольный список на первый день, первую неделю, первые три месяца и первый год, не бойтесь мыслить вне контрольного списка.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят разработать контрольный список адаптации новых сотрудников, который проложит путь к успеху в течение первого года.

Правильное начало работы новых сотрудников может помочь вам подготовить их к успешной работе в вашей компании. Поэтому важно иметь план для сотрудников на первый день, первую неделю, первые три месяца и первый год.

Наличие контрольного списка адаптации помогает новым сотрудникам стать продуктивными членами команды, которые останутся в вашей компании на долгие годы.

Что такое онбординг и почему это важно?

Адаптация — это процесс приема новых сотрудников в компанию и помощи им в адаптации. Например, адаптация может включать в себя помощь сотрудникам в заполнении необходимых документов, приглашение их на обед, получение визитных карточек и многое другое.

Но хотя адаптация обычно рассматривается как шаги, которые происходят в первые несколько дней пребывания сотрудника в должности, реальность такова, что этот процесс может длиться год или дольше. Вот почему важно иметь четкий, хорошо отлаженный процесс, прежде чем вы начнете.

Наиболее длительная и сложная адаптация часто предназначена для руководителей, поскольку они считаются наиболее важными для успеха или неудачи компании, и для их найма выделяется больше ресурсов. Тем не менее, специалисты по адаптации видят большой потенциал в том, чтобы проводить больше времени со всеми сотрудниками, включая персонал начального уровня.

Улучшение адаптации также может помочь снизить текучесть кадров и, таким образом, сэкономить деньги компаний. Хотя COVID-19 нарушил структуру занятости в 2020 году, вот показательная статистика: в 2019 году свои рабочие места уволились рекордные 4,48 миллиона человек. CNBC сообщил, ссылаясь на данные Бюро статистики труда США. Текучесть кадров дорого обходится компании на общую сумму $617 млн ​​в 2018 году.

По мере того, как рабочее место меняется, чтобы пережить пандемию, концепция «основного» сотрудника эволюционировала. Таким образом, мы можем увидеть более инклюзивные подходы к адаптации.

Ключевой вывод: Эффективная адаптация помогает вашим сотрудникам освоиться, повышает производительность и может помочь снизить текучесть кадров, тем самым экономя деньги компаний в долгосрочной перспективе.

Контрольный список найма сотрудников: до первого дня

Заявка на работу. Отправьте форму заявки на вакансию в отдел кадров. Это заставит колеса платежной ведомости вращаться.

Предложение работы. Отправьте официальное предложение о работе. Его должен подписать руководитель нового сотрудника. (Предполагается, что вы являетесь работодателем в частном секторе. Государственные агентства подчиняются определенным соглашениям и правилам, которые могут требовать, чтобы предложение о работе было подписано кем-то, кроме менеджера по найму.) Искреннее и хорошо написанное предложение о работе выражает ваше Вера в работника. И убедитесь, что цифра зарплаты верна!

Оформление документации. Отправьте все необходимые документы новому сотруднику, включая следующие:

Федеральный закон о трудовых стандартах требует, чтобы вы платили почасовым работникам за оформление документов, необходимых для того, чтобы они могли начать свою работу. Хотя у вас есть возможность отправить им документы заранее, вы должны четко указать, что их заполнение документов до первого дня, в свободное время, является добровольным. В случае неисключенных сотрудников было бы неплохо отправить им документы заранее, но позволить им заполнить их либо в течение рабочего дня, либо в нерабочее время.

Основы. Отправьте информацию о парковке, доступе к зданию и дресс-коде. Предоставьте эту информацию как можно раньше, чтобы новый сотрудник не беспокоился об этом.

Описание работы. Предоставьте описание работы, отражающее то, что вы узнали в процессе собеседования о сотруднике и роли. Хорошее описание работы может служить ориентиром для оценки эффективности. Он может направлять адаптацию в течение первого года работы нового сотрудника и далее.

Доступ к порталу. Убедитесь, что новый сотрудник может получить доступ к порталу компании, где он или она может быть в курсе новостей компании, читать об истории компании и обмениваться сообщениями с коллегами.

Приветственные заметки. Отправьте как минимум два приветственных письма сотруднику. Один должен быть от непосредственного начальника, а другой от старшего руководителя. Упомяните, что новый сотрудник может обращаться к любому человеку с вопросами.

Преимущества. Сообщите сотруднику подробности о пакете льгот, включая отпуск, больничные и нерабочие дни, а также о возможности продвижения по службе и повышения заработной платы.

Рабочая станция. Убедитесь, что рабочее место нового сотрудника готово. Этот человек не будет чувствовать себя ценным членом команды, если он не сможет войти в вашу систему. Не забудьте такие предметы, как визитные карточки, степлер и канцелярские принадлежности; такие дополнительные услуги, как кофейная кружка или цветы, также помогут новому сотруднику почувствовать себя желанным гостем.

Добро пожаловать в команду. Сообщите другим членам команды, что придет кто-то новый, и предложите им зайти и поздороваться. Адаптация сотрудников — это обязанность каждого, а не только отдела кадров.

Ключевой вывод: Сосредоточив внимание на деталях и посылая позитивные мысли, вы можете помочь новому сотруднику почувствовать себя желанным членом команды с того момента, как он переступит порог.

Чек-лист найма сотрудников: первый день

Ключевой персонал. Предупредите администратора, что он ожидает прибытия нового сотрудника. То же самое касается сотрудников службы безопасности или любых других лиц, с которыми новый сотрудник может столкнуться при входе в здание или офис.

Присутствие куратора. Пусть сотрудник приступает к работе в день, когда присутствуют соответствующие руководители. В противном случае новый человек может почувствовать себя немного потерянным.

Тур. Проведите сотрудника по всей вашей операции. Обязательно дайте представление о важных вещах, происходящих в вашем офисе, и не забудьте указать ключевые области, такие как офисы кадров, туалеты и кухня.

Особые штрихи. Сделайте первый день особенным. Положите приветственную открытку на стол сотрудника вместе с каким-нибудь корпоративным сувениром, например, кофейной кружкой или футболкой.

Обед. Пригласите сотрудника на обед. Постарайтесь узнать сотрудника немного лучше и не говорите слишком много о работе.

Работа. Дайте новому сотруднику какое-нибудь занятие, желательно что-то большее, чем рутинная работа, но не слишком сложная задача.

Хвалить. Напомните сотруднику о том, что вы высоко цените все особые качества, которые этот человек привносит в компанию. Объясните, как это качество улучшит жизнь в офисе и продуктивность вашей команды.

Самостоятельная адаптация. Поощряйте нового сотрудника обращаться к другим членам команды, тем самым беря на себя ответственность за собственную адаптацию.

Справочник. Предоставьте сотруднику справочник компании и пройдитесь по всем вопросам, вызывающим особую озабоченность или важность, включая вопросы охраны и безопасности. Обсудите правовые и политические нормы.

Ключ на вынос: Новые сотрудники обычно помнят свой первый рабочий день. Вы можете сделать очень многое, чтобы сделать память счастливой и проложить путь к долгому пребыванию в компании.

Контрольный список найма сотрудников: первая неделя

Тренировочный материал. Назначьте учебный материал, который должен охватывать как краткосрочное, так и долгосрочное обучение.

Первый проект. Назначьте первый проект и проверьте прогресс нового сотрудника. Спросите, как вы можете помочь.

Наставник. Назначьте наставника для нового сотрудника. Наставник должен быть опытным, доверенным членом вашей команды. Наставничество включает в себя показ кому-то веревки и ответы на вопросы. Некоторые новые сотрудники опасаются задавать вопросы менеджерам, опасаясь показаться некомпетентными. Однако избегайте чрезмерной зависимости от наставника; убедитесь, что вы доступны для решения любых вопросов или проблем.

Руководитель. Новый сотрудник и его руководитель должны обсудить роль нового сотрудника в будущем компании.

Ожидания. Объясните ожидания на следующий месяц. Сообщите новому сотруднику о вероятном рабочем процессе. Подчеркните, как сотрудник вовлечен в некоторые из долгосрочных целей компании.

Ориентация. Организуйте ознакомительную сессию. В сессии должны участвовать специалисты отдела кадров, коллеги, другие новые сотрудники и, возможно, один или два руководителя высшего звена. Подчеркните вклад нового сотрудника в будущее компании. Полезны видеопрезентации и слайд-шоу. Таковы структурированные взаимодействия с другими членами команды. Эти занятия должны быть веселыми и интерактивными — подумайте об играх типа «ледокол». Старайтесь не подталкивать нового сотрудника к выступлению или выступлению каким-либо трудным образом.

Сопровождение оформления документов. Встретьтесь с новым сотрудником, чтобы убедиться, что все документы в порядке.

Ключевой вывод: Полная и структурированная первая неделя адаптации поможет новому сотруднику освоиться со своей работой, чтобы он был готов внести свой вклад на более высоком уровне.

Контрольный список найма сотрудников: первые три месяца

Прогресс. Оцените прогресс сотрудника в том, чтобы стать продуктивным членом команды и усвоить культуру компании.

поминовение. Отметьте «годовщину первого квартала» сотрудника подарком или обедом. Отмечайте событие в новостной рассылке офиса или на других информационных площадках.

Внешние события. Поощряйте нового сотрудника участвовать в добровольных мероприятиях за пределами офиса, таких как корпоративные встречи или семинары, обеды, вечеринки или просто напитки после работы.

Разработка. Рекомендую материалы для профессионального и личного роста. Попросите нового сотрудника назвать его любимые аспекты новой работы и компании с прицелом на новые обязанности.

Открытое общение. Встретьтесь с новым сотрудником, чтобы узнать, как у него дела. Избегайте вопросов, на которые можно ответить «да» или «нет», например: «Все в порядке?» Вместо этого задавайте вопросы вроде: «Как мы можем облегчить вашу работу?» или «Что вам нравится в нашем офисе, а что можно было бы улучшить?» Обсудите, как новый сотрудник способствует достижению долгосрочных целей компании и как этот вклад можно увеличить.

Болтовня. Общайтесь с новым сотрудником в комнате отдыха или в любом другом месте, где происходит светская беседа. Почувствуйте его или ее уровень счастья на работе. Познакомьтесь с человеком.

Ключевой вывод: Общение и участие — ключи к адаптации в первые три месяца. Ты и новый сотрудник должен говорить, слушать, учиться и делать все возможное, чтобы быть командой.

Контрольный список найма сотрудников: первый год

Регистрироваться. Продолжайте проверять, всегда побуждая сотрудника думать о долгосрочной перспективе. «Кем вы видите себя через пять лет?» не обязательно, чтобы вопрос задавался только в процессе собеседования.

Профессиональное развитие. Предлагайте возможности для профессионального развития внутри компании, в местном учебном заведении или онлайн.

Консультант. Воспользуйтесь услугами внешнего консультанта, чтобы он консультировал новых сотрудников и выступал в качестве наблюдателя. Хотя такого рода внешние коучи обычно связаны с адаптацией руководителей, они могут укрепить сотрудников на всех уровнях организации.

Оценка. Оцените, что сработало и что не сработало во время адаптации. Узнайте мнение работника неофициально или с помощью опроса.

Ключевой вывод: Обязательно продолжайте процесс адаптации в течение первого года работы нового сотрудника и оценивайте, что сработало, а что нет.

Следуя этому контрольному списку, вы можете помочь убедиться, что процесс адаптации — это только начало позитивных, долгосрочных отношений между каждым сотрудником и вашим бизнесом.