Как создавать платежные квитанции для сотрудников

• Платежная квитанция — это финансовая запись, которая показывает разбивку зарплаты сотрудника.
• Квитанция о заработной плате включает в себя валовую заработную плату, комиссионные и бонусы, налоги и страховые взносы на медицинское страхование.
• Хотя вы можете создать квитанцию ​​об оплате вручную, услуги по начислению заработной платы существенно упрощают эту задачу.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, которые хотят лучше понять платежные квитанции и способы их создания.

Если у вас есть сотрудники, крайне важно создавать квитанции об оплате за каждый период оплаты. Платежные квитанции служат квитанцией о выплате заработной платы и удержанных налогов; они также предоставляют сотрудникам разбивку их заработной платы, включая отчисления. Создание платежных квитанций вручную может быть утомительным, но любое хорошее программное обеспечение или услуга для расчета заработной платы облегчают эту задачу.

Что такое платежная квитанция?

Платежная квитанция — это финансовая отчетность, которая показывает разбивку зарплаты сотрудника. Заглушки показывают валовой доход сотрудника за определенный период оплаты, включая заработную плату, комиссионные, бонусы и чаевые. В платежных квитанциях также перечислены подробные удержания по налогам, таким как Medicare и Social Security (FICA), и отчисления по таким статьям, как взносы на медицинское страхование и пенсионные планы, спонсируемые работодателем. (Статья по теме: Сколько платежных периодов в году?)

Платежная квитанция служит квитанцией об оплате для работодателя. Это также запись о том, сколько было удержано из зарплаты каждого сотрудника и с какой целью. Исторически сложилось так, что квитанции об оплате труда прикреплялись к физическим чекам сотрудников, поэтому они и получили свое название. Теперь платежные квитанции обычно предлагаются в цифровом виде, а для работодателей, использующих безбумажный расчет заработной платы или услугу расчета заработной платы, они доступны для загрузки в Интернете при необходимости.

Хотя в соответствии с федеральным законом работодатели не обязаны предоставлять сотрудникам квитанции об оплате труда, они являются неотъемлемой частью расчета заработной платы и считаются передовой практикой в ​​области расчета заработной платы.

Что входит в платежную квитанцию?

Платежные квитанции разбивают доход работника за данный период оплаты. Они начинаются с общей валовой заработной платы работника за расчетный период. Они также включают примечания о суммах, удерживаемых по таким статьям, как налоги и выбираемые работником отчисления для взносов медицинского страхования и пенсионных планов, таких как план 401 (k). (Узнайте разница между чистым и валовым доходом.)

Вот некоторые элементы, которые появляются в платежной квитанции:

• Валовая заработная плата: Валовая заработная плата — это сумма, которую работник заработал за охватываемый период оплаты, будь то на основе годового оклада, почасовой ставки или другого соглашения. (Статья по теме: Должны ли вы платить сотрудникам зарплату или почасовую?)
• Комиссии и бонусы: Квитанция о заработной плате включает в себя любые дополнительные выплаты (помимо возмещения расходов) от работодателя работнику, такие как комиссионные и бонусы. (Учиться как рассчитать бонусные налоги.)
• Налоги: Любые федеральные, государственные или местные налоги, удержанные из чека сотрудника, в том числе на Medicare и Social Security, также отражаются в квитанции об оплате (и детализируются).
• Взносы на медицинское страхование: Если вы предлагаете своим сотрудникам медицинскую страховку, любые выплаты сотрудникам в пользу медицинских пособий включаются в качестве вычетов из общей заработной платы сотрудника.
• Взносы в пенсионный план: Взносы в план 401(k), SIMPLE IRA или другой план, спонсируемый работодателем, также включаются, если работник выбирает такие отчисления.

Хотя квитанции об оплате могут включать чаевые или бонусы, выплачиваемые компанией, они не включают чаевые, которые клиенты платят напрямую.

Любые возмещения, такие как возмещение пробега и возмещение расходов на медицинское страхование, также исключаются из валовой заработной платы, поскольку они обычно не считаются доходом.

Почему так важны платежные квитанции?

Создание платежных квитанций является важной частью обработки платежной ведомости, поскольку они служат квитанцией об оплате для работодателей. Они проверяют, были ли удержаны налоги в соответствии с требованиями за данный период оплаты, а также отчисления сотрудников на медицинские пособия и взносы в пенсионный план. (Следуйте этим восемь простых шагов для обработки платежной ведомости.)

В то время как квитанции о заработной плате имеют ограниченное значение для работодателей, они гораздо более важны для сотрудников, поскольку показывают разбивку их заработной платы. Они также представляют собой подтверждение платежа, что важно, когда сотрудник хочет получить кредит. Если работник подает заявку на ипотеку, большинство кредиторов запрашивают квитанции об оплате за один или два месяца.

Для кого работодатели должны создавать платежные квитанции?

Хотя федеральный закон не требует от работодателей создавать платежные квитанции, важно создать их для всех сотрудников. Как владелец бизнеса, вы также должны создавать для себя платежные квитанции, если вы платите себе зарплату. Эти платежные квитанции подтверждают валовую заработную плату и вычеты по налогам и другим статьям; они имеют решающее значение, если вы или ваши сотрудники хотите получить ипотечный кредит.

Однако важно отметить, что если вы владеете компанией, созданной как LLC и облагаемой налогом как товарищество, такой вещи, как заработная плата, не существует. Любые деньги, выплачиваемые владельцам, считаются распределением прибыли, и платежные квитанции, вероятно, не нужны. (Статья по теме: Какие налоги LLC должны быть в вашем бизнесе?)

Если ваш бизнес платит независимым подрядчикам, вы все равно можете создавать квитанции об оплате, хотя они будут сокращены, если вы не удерживаете средства для уплаты налогов или других льгот. Однако копия счета-фактуры подрядчика и аннулированный чек часто являются достаточным подтверждением платежа.

Как сделать зарплатную квитанцию ​​для своих сотрудников

Самый простой способ сделать платежные квитанции для сотрудников — использовать одного из лучших поставщиков программного обеспечения для расчета заработной платы, программного обеспечения для бухгалтерского учета или расчета заработной платы или генератора платежных квитанций. Хотя можно создавать платежные квитанции вручную, в этом нет необходимости. Однако, если вы хотите вручную создать платежные квитанции для сотрудников W-2, вот процесс:

1. Начните с общей валовой заработной платы работника за расчетный период.
2. Добавьте вычеты по удержанным налогам (федеральным, государственным и местным, если применимо, а также FICA).
3. Вычтите оплачиваемую работником часть взносов медицинского страхования.
4. Вычитать взносы в пенсионный план, выбранный работником.
5. Добавьте любые другие вычеты (например, для других страховых покрытий).
6. Рассчитайте чистую заработную плату (сумма, которая идет на зарплату работника).

После создания платежной квитанции для сотрудника за определенный период оплаты прикрепите эту платежную квитанцию ​​к чеку (если вы выдаете физический чек). При желании предоставьте платежные квитанции в цифровом виде по электронной почте или через онлайн-портал.

Хотя вы можете создавать свои собственные платежные квитанции, владельцам малого бизнеса гораздо проще использовать программное обеспечение для расчета заработной платы или службу расчета заработной платы, которая будет автоматически рассчитывать заработную плату сотрудников, удерживать налоги и рассчитывать отчисления. Эти варианты также автоматически создают платежные квитанции и делают их доступными в цифровом виде через портал для сотрудников.

Хотя квитанции об оплате можно создавать самостоятельно, нет необходимости вести учет заработной платы вручную; лучше всего использовать программное обеспечение или услуги для расчета заработной платы.

Стоит ли делать собственные платежные квитанции?

Следуя описанному выше процессу, легко создавать квитанции об оплате для ваших сотрудников, хотя это может быть утомительно и требует немного времени. Если вы хотите сделать свои собственные платежные квитанции, в Интернете доступны многочисленные генераторы и шаблоны платежных квитанций. Шаблоны доступны для Excel и Word и зависят от штата и типа сотрудника.

Однако использование шаблона или других инструментов для самостоятельного создания квитанций об оплате также требует от вас быть в курсе федеральных и государственных налоговых категорий и ставок, ставок налога на занятость и других правил удержания и вычетов. Вам понадобится вся эта информация для точного расчета постатейных вычетов и удержаний каждого сотрудника, а также для выдачи правильных сумм чистой заработной платы. Из-за затрат времени обычно гораздо проще использовать специальное программное обеспечение или выбрать службу расчета заработной платы для выполнения этих функций.