Как определить резервы на удержание

• Удерживаемая надбавка уменьшает сумму подоходного налога, которую вы удерживаете из зарплаты работника.
• Сотрудники подают форму IRS W-4, чтобы указать свои удерживаемые надбавки.
• После того, как вы узнаете размер удержаний ваших сотрудников, вы можете рассчитать их федеральный подоходный налог, используя метод диапазона заработной платы.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, которые хотят понять, как удерживаются надбавки и как они влияют на отчисления из зарплаты сотрудников.

На оплату труда сотрудников уходит гораздо больше, чем просто сложение часов, которые они отрабатывают каждую неделю, и умножение на их ставку заработной платы. Также необходимо учитывать удержанный налог. Даже если вы, вероятно, знаете, что вы должны удерживать налоги из зарплаты сотрудников, вы можете не понимать, как именно это сделать. В конце концов, налоги, как известно, сложны. Тем не менее, даже новые владельцы бизнеса могут легко рассчитать наиболее изменчивую категорию федерального налога у источника: подоходный налог. Но для этого сначала вам придется освоить удержание пособий.

Что такое удержание?

Удерживаемая надбавка — это освобождение, которое снижает сумму подоходного налога, которую вы должны вычесть из зарплаты работника. Большее количество удерживаемых пособий означает меньшие вычеты по подоходному налогу, а меньшее количество пособий означает большие вычеты по подоходному налогу. Некоторые работники, например те, чей налоговый статус одинок, могут требовать нулевые надбавки.

Удерживаемая надбавка снижает сумму подоходного налога, которую вы вычитаете из зарплаты работника.

Как работают удерживаемые надбавки?

Каждый сотрудник определяет свои удержания, используя форму IRS W-4. Вот почему так много руководств по налогам на бизнес предлагают получать формы W-4 от новых сотрудников, даже несмотря на то, что IRS никогда не собирает эту форму для каких-либо налогоплательщиков.

Для налогового года 2020 и далее IRS представила новую версию формы W-4, которая может упростить определение надбавок для определенных сотрудников. Этот новый W-4 уменьшает количество секций в форме с семи до пяти. Это потому, что Закон о снижении налогов и занятости больше не допускает личных пособий или пособий на иждивенцев, хотя другие виды пособий остаются.

Ваши сотрудники определяют свои налоговые льготы, используя форму IRS W-4, которую вы должны получить от них, когда они начнут работать на вас.

Сколько надбавок может претендовать работник?

Теоретически не существует максимального количества надбавок, на которые могут претендовать сотрудники. Если вы чувствуете, что ваш сотрудник получает исключительно большое количество надбавок, вы можете проконсультироваться с бухгалтером по вопросам налогообложения и попросить своего сотрудника сделать то же самое.

Вот несколько примеров надбавки, которые могут претендовать работники:

• Один вычет за каждого отвечающего требованиям ребенка до 17 лет Один вычет за каждого другого иждивенца
• Один вычет на соответствующие проценты по ипотеке, благотворительные взносы, государственные и местные налоги в размере до 10 000 долларов США, медицинские расходы в размере более 7,5% от дохода работника, проценты по студенческому кредиту или вычитаемые взносы IRA.

Сотрудники также могут попросить вас удержать больше налогов вместо того, чтобы получать надбавки, уменьшающие их налоговые обязательства. Вам может потребоваться удержать больше налога из зарплаты ваших сотрудников, если сотрудник соответствует одному или нескольким из следующих критериев:

• Работает на нескольких работах
• Получает дивиденды, не связанные с работой, проценты и пенсионный доход
• Подает совместно с супругом
• Запрашивает дополнительное удержание по любой причине

Сотрудники могут потребовать несколько надбавок и даже попросить вас удержать дополнительные налоги из их зарплаты, но вы можете поговорить с бухгалтером, если сотрудник запрашивает чрезмерные надбавки.

Когда и как работники могут изменить свои удержания?

Сотрудники могут изменить размер своих налоговых пособий, когда захотят, заполнив вместе с вами новую форму W-4. Тем не менее, сотруднику неразумно обновлять свои формы W-4 или корректировать свои надбавки по прихоти; Изменения в жизни должны быть основным триггером для изменения удержания пособия.

Вот несколько примеров жизнь меняется которые могут побудить сотрудников изменить свои удержания:

• Семья. Брак, развод, рождение ребенка и усыновление влияют на количество пособий, которые работники могут требовать для супругов, детей и других иждивенцев.
• Налогооблагаемые финансы. Сотрудникам, которые покупают дом, выходят на пенсию или подают заявление о банкротстве в соответствии с Главой 11, возможно, потребуется изменить свои удерживаемые суммы.
• Неналогооблагаемые финансы. Хотя процентный доход, дивиденды, прирост капитала, доход от самозанятости и некоторые распределения IRA не подлежат удержаниям, изменения в суммах каждого вида заработка могут потребовать корректировки надбавок.
• Финансовые корректировки. Новые отчисления IRA, процентные отчисления по студенческому кредиту и расходы на алименты могут привести к изменению удержания пособия.
• Работа. Сотруднику, который начинает или прекращает работать по совместительству, может потребоваться обновить свои удержания. Сотруднику, состоящему в браке с супругом, который начинает или прекращает работать по совместительству, может потребоваться сделать то же самое.
• Детализированные вычеты или налоговые кредиты. Сотрудникам, у которых есть новые расходы, включая взносы на благотворительность, проценты, медицинские расходы, налоги, расходы на уход за иждивенцами, кредиты на образование, налоговые кредиты на детей или кредиты на заработанный доход, возможно, потребуется скорректировать свои удержания.

Вы можете напомнить своим сотрудникам о возможной необходимости корректировки удержаний по мере приближения нового года или если вам станет известно об изменении налогового законодательства.

Сотрудники могут подать новую форму W-4, чтобы изменить свои удержания, когда у них происходят определенные изменения в их семьях, финансах или доходах.

Как рассчитать, сколько удерживать из зарплаты работника

Как только ваши сотрудники определят количество удержаний, вам нужно будет рассчитать общую сумму, которую нужно удержать из их зарплаты. Имейте в виду, что удерживаемые надбавки относятся только к федеральным подоходным налогам; вы должны вычесть фиксированные налоги Medicare и Social Security и, если применимо, наложение ареста на заработную плату и страховые взносы из всех зарплат сотрудников.

Чтобы рассчитать, сколько федерального подоходного налога нужно удерживать из зарплаты ваших сотрудников за каждый платежный период, вы можете использовать метод диапазона заработной платы:

1. Разделите сумму, указанную в шаге 4(a) формы W-4 вашего сотрудника, на количество периодов оплаты в год.
2. К этой сумме прибавьте общую налогооблагаемую заработную плату работника за расчетный период.
3. Разделите сумму, указанную в шаге 4(b) формы W-4 вашего сотрудника, на количество периодов оплаты в год.
4. Вычтите эту сумму из суммы, которую вы рассчитали на втором шаге, и запишите ее как скорректированную сумму заработной платы. Округлите все отрицательные числа до нуля.
5. Сравните скорректированную сумму заработной платы с соответствующей таблицей заработной платы в Публикация IRS 15-Tи запишите его как предварительную сумму удержания.
6. Разделите сумму, указанную в шаге 3 формы W-4 вашего сотрудника, на количество периодов оплаты в год.
7. Вычтите эту сумму из предполагаемой суммы удержания. Округлите все отрицательные числа до нуля.
8. Добавьте эту сумму к сумме, указанной в шаге 4(c) формы W-4 вашего сотрудника. Эта сумма представляет собой сумму федерального подоходного налога, которую вы будете удерживать из зарплаты вашего сотрудника в этот период.

Если вы используете программное обеспечение для расчета заработной платы, вам, скорее всего, не понадобится использовать метод расчета заработной платы. В этом случае вы можете либо положиться на калькулятор удержания вашего программного обеспечения для расчета заработной платы, чтобы точно определить федеральный подоходный налог ваших сотрудников, либо перепроверить математику вашего программного обеспечения для расчета заработной платы, используя процентный метод.

Публикация IRS 15-T предлагает пошаговое руководство по процентному методу. Однако при наличии надежного программного обеспечения для расчета заработной платы вам, возможно, даже не придется дважды думать о правильном расчете удержания федерального подоходного налога ваших сотрудников и, таким образом, уберечь свою компанию от проблем с IRS.

Используйте метод диапазона заработной платы для ручного расчета удержания федерального подоходного налога или, если вы используете автоматизированное программное обеспечение для расчета заработной платы, дважды проверьте математику вашей программы, используя процентный метод.