Как объявить о новом сотруднике

• Электронное письмо с объявлением о новом сотруднике обеспечивает более плавную адаптацию нового сотрудника и сводит к минимуму неприятные сюрпризы для существующих членов команды.
• Вы должны отправить объявление своей команде по электронной почте за несколько дней до даты начала работы нового человека.
• Некоторые ключевые детали, которые следует включить в электронное письмо с введением нового сотрудника: причина нового найма, дата начала работы и квалификация человека, а также такие лакомые кусочки, как их личные интересы и хобби.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят знать, как лучше всего объявить о новых сотрудниках в своей компании.

Так же, как важно, чтобы ваши сотрудники знали, когда сотрудник покидает ваш бизнес, так же важно информировать их, когда вы берете на борт нового сотрудника. Лучше всего сделать это по электронной почте и оставить достаточно времени для вашей команды, чтобы подготовиться к новому прибытию.

Хотя это электронное письмо не должно быть длинным или формальным, оно должно содержать некоторые ключевые детали. Если вы готовитесь приветствовать нового сотрудника, это руководство поможет вам понять сообщение, которое вы должны передать, кому следует получить объявление и когда вы должны его отправить.

Как и когда объявить о новом сотруднике

Самый эффективный и действенный способ объявить о приеме на работу нового сотрудника — по электронной почте. Это упрощает обеспечение того, чтобы все получили сообщение. Если вы сделаете это лично, люди, которых нет в офисе в этот день, могут не узнать новости.

Письменное объявление также позволяет вам легко делиться забавными фактами и подробностями о новом сотруднике, чтобы существующие сотрудники могли наладить с ними личные связи. Чем раньше будут установлены эти связи, тем лучше для всех. (Узнать о преимущества наличия друзей на работе.)

Вы должны отправить это электронное письмо с представлением сотрудника за несколько рабочих дней до первого дня работы нового члена команды. Это сводит к минимуму элемент неожиданности и связанные с ним эффекты. Включите нового сотрудника в число получателей электронной почты, чтобы коллеги могли ответить ему приветственной запиской. Увидев ответы на это уведомление в первый же день, вы поможете новичку почувствовать себя официальной частью вашей компании.

Объявление или отсутствие объявления, убедитесь, что вы усвоили уроки этих ужасных историй о найме.

Рекомендации по написанию ознакомительного электронного письма для сотрудников

Несколько важных деталей должны быть частью каждого объявления о новом сотруднике. Есть также некоторые параметры и параметры, которые следует учитывать. Ниже приведены рекомендации, которым следует следовать.

1. Адресуйте объявление всей вашей команде.

Одной из целей вашего электронного письма с представлением сотрудника является обеспечение того, чтобы у каждого был шанс поприветствовать нового сотрудника. Даже если получатели работают в разных отделах, вы хотите дать им возможность помочь новому сотруднику вписаться и освоиться в своей роли. Существующие сотрудники не могут этого сделать, если они вообще не знают о новом сотруднике. С этой целью вы должны отправить это электронное письмо по всей компании.

2. Сопоставьте тему письма, приветствие и знакомство с культурой вашей компании.

Культура вашей компании может диктовать некоторые части вашего вступительного электронного письма. Если у вас относительно формальная культура, вы должны формальным образом сформулировать строку темы и начало письма. Например, в строке темы может быть написано «Объявление о новом найме», а в приветствии может быть «Уважаемые (название вашей компании) сотрудники». Вступление можно было бы начать словами: «Мы рады сообщить…».

Менее формальная культура может способствовать некоторой небрежности. Дэниел Сифф, генеральный директор Foot Cardigan, рассказал Business News Daily, что тема всех электронных писем сотрудников компании звучит так: «Теплое приветствие в клубе, (имя человека)!» Приветствие звучит так: «Здравствуйте, семья кардиганов».

Вы также можете сыграть на названии своей компании или теме, если она подходит. Джонатан Руссел, основатель TheChampLair, сказал, что обычно начинает свои электронные письма с приветствиями сотрудников словами: «Новый чемпион в логове». В любом случае обязательно соблюдайте этикет электронной почты.

3. Расскажите об основах.

В теле объявления укажите полное имя нового сотрудника, дату начала работы, должность и имя его непосредственного руководителя. Укажите отдел, в котором они будут работать, и их основные обязанности. Также может быть полезно указать, где будет находиться офис или стол нового сотрудника и будут ли они работать удаленно. Отметьте, создана ли эта позиция вновь и почему — например, ваш бизнес растет или вы хотите передать ранее переданную на аутсорсинг функцию внутри компании — или скажите, кого из членов команды наняли, чтобы заменить нового сотрудника.

Вы также должны отметить профессиональные и академические достижения человека и предоставить его контактную информацию.

4. Пробейте его.

Приятно персонализировать свое объявление, включив в него несколько забавных фактов о новом сотруднике. Это может быть особый талант человека, уникальное хобби, необычное стремление, список любимых книг, телевизионных шоу, фильмов и блюд или что-то подобное, что поможет завязать разговоры и установить связи с существующим персоналом.

Некоторые владельцы бизнеса, с которыми мы разговаривали, раздавали новым сотрудникам анкеты для сбора этих фактов. Другие просят человека написать одно или два предложения, чтобы помочь коллегам лучше узнать его. (Узнайте, как создать опрос для новых сотрудников.)

5. Не переусердствуйте.

Чем меньше, тем лучше в информационном письме о сотруднике. Максимум 300-400 слов. Вы хотите предоставить своим нынешним сотрудникам достаточно информации, чтобы они знали, что новый сотрудник присоединяется к команде, и понимали, кто это. Вы не хотите так много рассказывать о новом сотруднике, чтобы коллеги не тратили время на знакомство с ним в реальной жизни. Расскажите своим сотрудникам основы и дайте им достаточно места, чтобы они могли задавать вопросы, когда прибудет новый сотрудник.

6. Завершите приветствием и приглашением.

Завершите электронное письмо словами о том, как вы взволнованы или рады приветствовать нового сотрудника и что вы уверены, что ваша команда тоже будет в восторге. Если применимо, упомяните, что будет приветственный обед, счастливый час (виртуальный или личный) или подобное мероприятие, чтобы представить нового сотрудника всем лично. Поощряйте сотрудников выделять время на то, чтобы представить себя новому сотруднику, когда он приступит к работе.

7. Прикрепите фото.

Фотография нового сотрудника, например, его профессиональный портрет, в объявлении о представлении сотрудника позволяет сотрудникам представить его имя. Если ваша компания работает удаленно и проводит видеозвонки, это также избавляет от вопросов о незнакомых лицах, внезапно появившихся на экранах всех компьютеров.

Отправьте приветственное электронное письмо сотруднику всей компании, по возможности с фотографией нового члена команды. В 300-400 словах укажите должность нового сотрудника, обязанности, профессиональные и академические достижения и несколько забавных фактов о них.

Образец объявления о новом сотруднике

Ниже приведен шаблон, который поможет вам создать объявление о представлении сотрудника. Настройте его, заполнив части в скобках и добавив, удалив или изменив формулировку в соответствии с потребностями вашего бизнеса:

Уважаемые сотрудники (вашей компании),

Мы рады объявить о пополнении в нашей команде, (имя человека), который займет должность (должность), которую ранее занимал (имя предшественника) ИЛИ кто приходит на борт, потому что (причина для новой должности). (Имя человека) первый день с нами будет (дата начала).

(Имя человека) имеет большой опыт работы (навыки, относящиеся к его новой работе) и является выпускником (школы или других академических достижений). Они присоединяются к нам из (имя предыдущего работодателя), где они (исполняли трудовые обязанности). Прежде чем прийти на борт (предыдущий работодатель), они (список обязанностей, если применимо).

Руководителем (имя человека) будет (имя менеджера). В рамках (название отдела или группы), (имя человека) будет (перечень должностных обязанностей). Вы можете связаться с (имя человека) по (номеру телефона и/или адресу электронной почты) или просто подойти к его (офису/столу) в (местоположение, если применимо).

Пожалуйста, присоединяйтесь к нам в приветствии (имя человека). Они рады познакомиться с вами, и я уверен, что вы тоже будете рады, когда узнаете об этом (забавные факты).

Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне с любыми вопросами по адресу (ваша контактная информация) — и присоединяйтесь к нам на приветственном (мероприятии) по адресу (место или URL) (дата и время).

Искренне,

(Ваше имя и должность)

Почему важно объявить о новом сотруднике

Одна из ваших целей, когда вы нанимаете нового сотрудника, должна заключаться в том, чтобы он как можно быстрее почувствовал себя частью команды. Неспособность отправить электронное письмо с представлением сотрудника может привести к неловким первым встречам между текущими и новыми членами команды. Это особенно верно, если существующие сотрудники настолько ошеломлены появлением другого работника, что беспокоятся о безопасности своей работы. Если вы забудете или откажетесь от рекомендательного письма сотруднику, это заложит основу для сложного процесса адаптации сотрудника.

Своевременное и хорошо написанное вводное электронное письмо дает вашей команде время обработать новости и подготовиться к встрече нового коллеги. Это сводит к минимуму потенциально неприятные сюрпризы, например, когда сотрудник узнает, что у него появился новый начальник или сотрудник отдела, в тот же день, когда этот человек приступает к работе. Что не менее важно, это помогает позиционировать нового сотрудника для достижения успеха в позитивной рабочей среде.

Освоение процесса найма является одним из ключей к найму лучших специалистов на конкурентном рынке труда.

Приветствуйте новых сотрудников с распростертыми объятиями

Если вы сделаете все возможное, чтобы новые сотрудники чувствовали себя как дома, даже до того, как они придут, ваша команда, скорее всего, последует вашему примеру. Это делает адаптацию более приятной и сводит к минимуму сбои и конфликты между вашими нынешними членами команды. Электронные письма с объявлениями сотрудников — это больше, чем процедурные шаги. Они должны быть неотъемлемой частью поддержания вашей корпоративной культуры и укрепления командного духа.

Макс Фридман внес свой вклад в эту статью. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.