Как извиниться на работе

• Чтобы правильно извиниться на работе, признайте, что произошло, заявите о своей ошибке и предпримите корректирующие действия на основе того, что вы узнали.
• Избегайте слишком частых извинений или извинений за ошибки других и не воспринимайте конструктивную критику как выговор.
• Короткие, быстрые и (если возможно) личные извинения лучше всего.
• Эта статья предназначена для членов команды всех уровней, которые хотят лучше извиняться на рабочем месте.

Все совершают ошибки. Вот почему хорошее извинение является одним из самых важных инструментов в общении на рабочем месте. Если вы совершили большую ошибку, подумайте, как лучше всего извиниться перед начальником, сотрудниками или коллегами.

Первый шаг к извинениям — особенно в качестве менеджера — это правильное мышление: вы должны признавать свои ошибки. Имея это в виду, вот как составить идеальное извинение на рабочем месте.

4 шага к идеальному извинению за работу

Следуйте этим шагам при составлении вашего извинения.

1. Признайте, что произошло.

Признание события служит двум целям: подтверждает правильность представлений вашей команды о том, что произошло, и определяет неразбериху, чтобы люди знали, за что вы извиняетесь. Это простой первый шаг, но очень важный.

Часть извинений включает в себя проявление сочувствия и заверение другой стороны, что вы понимаете, как ваше поведение влияет на других. Упоминание о событии настраивает вас на чуткие извинения.

«Примите это и не пытайтесь скрывать это или обвинять кого-либо еще», — сказала Вики Салеми, эксперт по карьере в Monster. «Всегда лучше быть кратким; не броди. «Вот что случилось, я несу ответственность, вот что я собираюсь сделать, чтобы это исправить, и вот чему я научился».

2. Признайте свою ошибку, но не зацикливайтесь на своих первоначальных намерениях.

После признания события нужно признать свою ошибку. Это самая важная часть извинения. Часто люди оправдываются, обвиняют других или не берут на себя ответственность. Извиняться может быть неловко, но если вы возьмете на себя ответственность, ваши коллеги и начальник могут больше уважать вас в долгосрочной перспективе. Хорошее извинение обнажает характер, поэтому относитесь к поступку именно как к упражнению в хорошем характере.

«Признайте свою роль в том, что произошло», — сказала Тара Фоссенкемпер, основатель The Counseling Hub. «Когда у вас в остальном хорошие отношения с начальником, сотрудником или коллегой, взятие на себя ответственности только укрепляет эти отношения и укрепляет доверие между вами двумя».

Фоссенкемпер сказал, что хорошее извинение не требует подробных объяснений того, почему произошло событие. Перемещение на эту территорию может застопорить ваши извинения — вы не хотите сосредотачиваться на том, почему что-то произошло и к чему это привело. Вместо этого признайте свою ошибку и переходите к тому, как вы можете исправить ситуацию.

Сосредоточение внимания на объяснении также может звучать как защита. Вам может казаться, что вы хотите сказать свое слово, и иногда это оправдано, но часто человек, перед которым вы извиняетесь, не будет заботиться о ваших первоначальных намерениях. Ошибка произошла, и пора придумать, как ее исправить.

«Просто скажите, что сожалеете о том, что вы сделали, и остановитесь на этом», — сказал Фоссенкемпер. «Единственное, что делает объяснение, — это выкапывает метафорическую дыру и заставляет вашего слушателя чувствовать себя в обороне, как будто вы пытаетесь рационализировать или оправдать свое поведение».

Нет нужды объяснять, почему вы допустили ошибку. Укажите, в чем была ошибка, и переходите к следующим шагам извинений.

3. Сконцентрируйтесь на том, что вы узнали.

Лучшее, что вы можете сделать во время извинений, — это рассказать о том, какой урок ситуация преподала вам или вашей команде. В деловом мире случаются ошибки; Салеми отмечает, что в некоторых корпоративных культурах рабочая среда не вызывает стресса, что на самом деле поощряет ошибки, потому что они предоставляют возможности для роста. Расставив приоритеты в том, что вы узнали из ошибки, вы можете сместить обсуждение в сторону чего-то позитивного.

Все совершают ошибки; настоящая проблема возникает из-за того, что одна и та же ошибка может произойти более одного раза.

«Начальники и коллеги хотят знать, что мы больше не совершим ту же ошибку, — сказал Боб Грэм, соучредитель и генеральный директор Serious Soft Skills. «Покажите им, что вы усвоили урок, объяснив в одном или двух предложениях, какой урок вы усвоили».

Грэм сказал, что менеджеры и коллеги хотят, чтобы их коллеги развивались и учились. Сосредоточив внимание на уроке в своем извинении, вы можете сообщить, что вы умный, знающий себя сотрудник, который может справиться с ответственностью и проблемами с достоинством.

«Хорошее извинение может открыть, а не закрыть двери», — добавил Грэм.

4. Предложите план или решение.

После обсуждения урока, который вы усвоили, предложите план, обсудите решение или упомяните, как вы можете помочь исправить ситуацию. Это второй этап смещения обсуждения от ошибки к положительному результату. Сообщая о своей готовности помочь, вы подкрепляете урок, извлеченный из ошибки, осмысленными действиями.

Если вы будете следовать этим шагам, вы окажетесь в наилучшем положении после крупной ошибки на рабочем месте. Все ситуации разные, но если вы будете следовать этому плану, ваши коллеги, менеджер или сотрудники в конечном итоге придут к вам.

Чего следует избегать при извинениях на работе

Извиняться, когда это необходимо, важно, но извиняться неправильным образом или в неподходящее время может быть хуже, чем молчать. Вот несколько ключевых моментов, которых следует избегать при извинениях на рабочем месте:

Слишком много извинений

В общем, извиняться за каждую мелочь, которую вы сделали неправильно, — не самая разумная стратегия. Хотя в некоторых случаях это уместно, извинения на рабочем месте должны приноситься после серьезных ошибок или когда вся ваша команда или группа сотрудников становятся свидетелями неразберихи. По словам Салеми, извинения 24/7 могут создать неправильное впечатление на рабочем месте.

Взять на себя вину за то, что не входит в вашу ответственность

Нет необходимости извиняться за то, что кто-то еще в вашей команде — даже руководитель — не выполняет свою работу. Это правда, даже если их ошибка не заставляет вас выглядеть так здорово.

Вместо того, чтобы извиняться перед тем, кто просит что-то исправить, скажите, что вы изучаете это с соответствующими людьми. Не называйте никого по имени — вы не хотите бросать своих товарищей по команде под автобус — но изложите план действий, не извиняясь.

Продолжать приносить извинения, которые остаются незамеченными (или слышать слишком мало извинений от других)

Хотя извинения могут быть неловкими, они также служат окном в культуру вашей компании. Если вы обнаружите, что приносите надлежащие извинения, которые все еще не принимаются хорошо, это может быть убийцей уверенности на рабочем месте. Если это произойдет, возможно, пришло время проанализировать ваше текущее рабочее место и решить, подходит ли оно вам. Это также верно, когда руководители и коллеги извиняются (или не извиняются).

«Боссы не выше закона, — сказал Салеми. «Лидерство идет сверху вниз».

Если ваши извинения остаются без внимания — или если вы не слышите извинений от других, когда должны, — возможно, проблема не в вас. Проблема может заключаться в вашем текущем рабочем месте или корпоративной культуре.

Отношение к конструктивной критике как к порицанию

Члены команды на всех уровнях могут и должны получать конструктивную критику от своих коллег. Исследования показали, что конструктивная критика, высказанная после выполнения задачи, имеет большое значение. существенное влияние на будущую производительность. Однако один из способов свести на нет это влияние в будущем — воспринимать конструктивную критику как выговор.

Когда кто-то советует вам, как сделать что-то по-другому, он делает это не из презрения или злого умысла. Во всяком случае, они хотят, чтобы вы стали лучше, и предпринимают активные шаги, чтобы помочь вам в этом. Вот почему вы не должны говорить «извините», когда получаете конструктивную критику. Вместо этого скажите «спасибо» и следуйте полученному совету.

Не предпринимать корректирующих действий

Если что-то, что вы сделали, заслуживает извинений, одно дело сказать, что вы сожалеете. Другое дело — подкладывать действия к своим словам. Так что не просто извиняйтесь — составьте план, как обсуждалось выше, а затем действуйте по нему. Таким образом, ваше извинение не будет звучать пустым, и вы сможете восстановить любое доверие, утраченное из-за последствий, которые вы собираете по кусочкам.

Если вы не можете немедленно предпринять корректирующие действия, хорошее извинение может означать демонстрацию того, что вы сделаете по-другому в следующий раз.

Пример хорошего извинения

Вот базовый пример хорошего извинения, состоящего из следующих четырех шагов:

“Привет Анна. Я хочу извиниться за ошибку в бюджете на этот месяц. Я не общался должным образом с командой, поэтому цифры не совпадают. Теперь я знаю, что Беннета и Кили нужно привлекать ко всем моим будущим совещаниям по бюджету, потому что они вносят жизненно важный вклад. Я скорректировал цифры и могу повторно отправить бюджет на этот месяц, если вы считаете, что это уместно. Спасибо, что работали со мной над этим».

Другие советы для хороших извинений

Четыре шага, описанные выше, идеально подходят для того, чтобы извиниться. Тем не менее, вы должны помнить о некоторых других советах, когда извиняетесь.

• Говорите кратко и по делу. Многие эксперты советуют извиняться быстро и безболезненно. Длинная болтовня может сделать мероприятие неудобным и привести к тому, что настоящее извинение потеряется в середине долгого обсуждения. Не зацикливайтесь на том, что произошло, и не пытайтесь объяснить свою ситуацию. Скажите, что сожалеете, и углубитесь в уроки и решения. После этого идите дальше. Нет необходимости задерживаться на том, что произошло.
• Сделайте это как можно скорее. Не ждите, чтобы извиниться. Немедленно исправьте ситуацию, чтобы все могли двигаться дальше.
• Это нормально, если это неудобно. Извиняться неловко, особенно когда они приносятся лично. Примите странность ситуации. Напомните себе, что правильное извинение — это прежде всего упражнение в хорошем характере. Как сказал ранее Грэм, иногда извинения открывают двери.
• Попробуйте извиниться лично. Хотя извинения по электронной почте иногда уместны, постарайтесь извиниться лично, если вы допустили большую ошибку. Хотя это может быть неловко или сложно, ваши коллеги будут уважать вас за то, что вы нашли время, чтобы извиниться напрямую. Вы можете уйти с лучшим разрешением — часто проще связаться лично, чем по электронной почте. Всем известно, насколько пустым может быть ответ по электронной почте «нет проблем». Извинения лично могут оказаться невозможными, если ваша команда полностью удалена. В этом случае лучшие службы видеоконференций, такие как Microsoft Teams, могут предоставить решение.

Как извиниться руководителю

Существуют универсальные правила извинений, которым должен следовать каждый на работе, но есть и некоторые важные различия между извинениями менеджеров и коллегами.

Хотя все вышеперечисленные правила применяются к менеджерам, есть дополнительные соображения о том, как менеджеры должны извиняться перед своей командой, если они совершают ошибку. Наиболее важным аспектом извинений со стороны руководства является признание ошибки. Менеджеры демонстрируют истинное лидерство, когда подают пример. Показывая, что вы не боитесь ошибаться, вы даете своей команде возможность делать то же самое.

1. Извинитесь перед своей командой. Общее правило заключается в том, что если вы публично допустили ошибку в своей компании, вы должны извиниться перед всей своей командой. Это должно быть лично или в видеочате, если вы управляете удаленными сотрудниками, и должно стимулировать обсуждение уроков и решений в будущем.
2. Принесите личные извинения, если это уместно. Если инцидент произошел с конкретным сотрудником, и другие члены команды стали свидетелями этого, извинитесь перед этим человеком наедине и еще раз перед всей командой. Публичные извинения могут обеспечить справедливость по отношению к вашему сотруднику и показать, что вы в курсе того, что произошло. Частные извинения могут еще больше залечить любые раны, нанесенные этим событием.

Если вы менеджер, научитесь определять навыки эмоционального интеллекта при приеме на работу. Эти люди могут понимать и управлять своими эмоциями и, скорее всего, с извинениями справятся с извинениями.

Что извинения говорят о корпоративной культуре

Вы будете делать ошибки на работе, и вам придется извиняться за них. Салеми рекомендует обратить внимание на то, как ваши извинения воспринимаются на работе. Она сказала, что работники должны знать, как их коллеги и начальники извиняются, когда совершают ошибки. Если сотрудники проявляют неуважение, а люди регулярно оправдываются, скрывают проблемы или упрямо обвиняют других в проблемах, возможно, пришло время подумать о переходе в новую компанию.

Как и в случае с любой работой, задачей или отношениями, истинное лицо раскрывается, когда ситуации усложняются и люди подвергаются испытаниям. Ошибки и извинения дают представление о том, кем на самом деле являются ваши коллеги, давая вам возможность оценить текущую рабочую ситуацию и определить, подходит ли вам эта культура.

Макс Фридман участвовал в написании и исследовании этой статьи. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.