Кадровое соответствие для малого бизнеса

• Комплаенс HR — это внедрение политики и процедур управления персоналом в соответствии с законами и правилами.
• Предприятия должны поддерживать соответствие HR, чтобы избежать штрафов, сборов или судебных исков.
• Соблюдение требований HR включает в себя различные функции человеческих ресурсов, включая набор и адаптацию, начисление заработной платы и льгот, обучение и развитие, а также управление рисками и безопасность.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса и специалистов по кадрам, которые хотят узнать, как обеспечить соответствие своей компании кадровым нормам.

Менеджер по персоналу или отдел имеет много обязанностей. Они нанимают, нанимают, принимают на работу и увольняют сотрудников; выполнять административные задачи; управлять фондом заработной платы и вознаграждениями сотрудников; помощь в обучении и развитии сотрудников; развивать сильную корпоративную культуру; и управлять рисками и мерами безопасности. Возможно, самое главное, они помогают своей компании соблюдать юридические нормы.

Предприятия должны следовать нескольким законам о труде и занятости, чтобы поддерживать соответствие HR, но управление людьми в соответствии с этими законами может вызвать множество проблем. Все владельцы бизнеса и менеджеры по персоналу должны четко понимать соблюдение HR и как его поддерживать.

Что такое кадровое соответствие?

Комплаенс HR — это процесс создания и обеспечения соблюдения внутренней кадровой политики, которая соответствует трудовому законодательству, законам о занятости и другим нормативным актам. Соблюдение кадрового законодательства — это юридическое требование, которое может помочь вам предотвратить трудовые споры и судебные разбирательства.

Независимо от того, насколько велика или мала ваша организация, соблюдение требований HR может стать серьезной задачей. Многие компании имеют штатных сотрудников отдела кадров или передают их на аутсорсинг опытным специалистам.

«Вам нужен эксперт, который следит за изменениями и интерпретациями различных законов», — посоветовала Джилиан Димитт, вице-президент по персоналу в Optima Office. «Если ваша организация не может позволить себе сильного менеджера по персоналу, директора или внутреннюю команду по персоналу, воспользуйтесь услугами сильного консультанта по персоналу, к которому вы можете обратиться, когда (необходимо)».

Функции HR постоянно расширяются и теперь часто включают в себя такие обязанности, как планирование преемственности, протоколы обучения и создание маркетингового плана.

О каких задачах HR-комплаенса следует знать бизнесу?

Тот, кто отвечает за работу с персоналом в вашем бизнесе, должен знать о жизненно важных задачах по соблюдению требований HR. Эти задачи охватывают множество категорий, включая следующие:

Слишком много потенциальных задач по соблюдению требований HR, чтобы их перечислять. Тем не менее, Димитт указал на пять важнейших задач по соблюдению требований HR, о которых многие компании забывают:

1. Приобретите обязательные федеральные и государственные плакаты.

Федеральные законы и законы штата требуют, чтобы предприятия приобретали и развешивали плакаты с перечислением конкретных законов о труде для ознакомления со всем своим персоналом. Эти плакаты следует часто обновлять, потому что законы и правила меняются.

Димитт сказал, что предприятия могут приобретать федеральные и государственные плакаты «все в одном» для соблюдения требований. «Обновленные плакаты — это первое, что я проверяю, когда меня просят провести кадровый аудит для клиента», — отметил Димитт.

2. Правильно классифицируйте своих работников.

Членов вашей команды можно классифицировать по-разному, включая следующие:

Независимо от того, насколько непреднамеренная неправильная классификация работников может создать проблемы для вашего бизнеса.

3. Обновите руководство для сотрудников.

Хотя по закону от вас может не требоваться создание справочника сотрудников, это рекомендуется. Справочники для сотрудников могут помочь вам донести политики до сотрудников и смягчить юридические споры. Справочник сотрудника — это живой документ, который вы должны обновлять по мере изменения законов и политик.

«Недавно я встретился с клиентом, который так гордился своим 50-страничным справочником, но ему было 10 лет, и они продолжали следовать устаревшим и уже незаконным правилам, а все потому, что они просто не знали, что законы изменились. “, – сказал Димит.

4. Дайте всем новым сотрудникам необходимые документы.

Раздача жизненно важной информации может показаться легкой задачей, но важной частью соблюдения требований HR является предоставление новым сотрудникам ключевых документов, как только они приступают к работе. Некоторые документы необходимы по закону, в то время как другие документы могут помочь избежать споров в будущем. Эта же политика применяется, когда сотрудники покидают компанию.

5. Следуйте законам о «последней зарплате».

По словам Димитта, многие работодатели не осознают, что работник, который подает уведомление об увольнении или увольняется, должен получить заработную плату в последний рабочий день. Выплата сотрудникам в последний рабочий день — это простой способ обеспечить соответствие кадровому законодательству.

Никакие законы не требуют от сотрудников уведомлять об этом за две недели. Предприятия должны соблюдать законы штата, регулирующие окончательные выплаты зарплаты, даже если сотрудник внезапно увольняется.

С какими проблемами сталкивается малый бизнес при соблюдении требований?

Знание и понимание всех действующих законов и нормативных актов, применимых к вашему бизнесу, может оказаться непростой задачей. Найм опытного специалиста по кадрам или консультация с ним могут помочь вашему бизнесу смягчить многие проблемы с соблюдением нормативных требований.

Помимо создания соответствующих политик и процедур, управление человеческим капиталом может быть сложной задачей. Например, поведение сотрудников может представлять для малого бизнеса различные проблемы с соблюдением требований HR, а внешние факторы также могут влиять на соблюдение требований.

Марго Вульф О’Доннелл, сопредседатель и партнер Группы практики труда и занятости в Benesch, сказала, что в последнее время компании уделяют особое внимание домогательствам на рабочем месте, дискриминации и искам по инвалидности.

«Как обрабатывать заявления о домогательствах и дискриминации и, в частности, заявления об инвалидности, связанные с COVID-19, и вопросы, связанные с заявлениями о сексуальных домогательствах, являются главными проблемами соответствия, с которыми сейчас сталкивается малый бизнес», — отметил Вольф О’Доннелл.

Как малому бизнесу сохранить HR-совместимость?

Несмотря на то, что соблюдение кадрового законодательства может потребовать времени и денег, оно того стоит. Компании, не соответствующие требованиям, рискуют столкнуться со значительными штрафами, сборами и судебными разбирательствами. Чтобы помочь вашему бизнесу соответствовать требованиям HR, выполните следующие шесть шагов:

1. Нанимайте правильных HR-специалистов, чтобы оставаться в соответствии с требованиями HR.

Наличие подходящих людей для управления человеческими ресурсами имеет важное значение для малого бизнеса. Каждый бизнес уникален и должен иметь индивидуальную кадровую поддержку.

У вас есть несколько вариантов, в зависимости от размера вашего бизнеса, потребностей в персонале и бюджета. Например, вы можете нанять внутреннего менеджера по персоналу или собственный отдел кадров. В качестве альтернативы вы можете передать свои функции по управлению персоналом одной из лучших профессиональных организаций работодателей (PEO) или консультанту по персоналу.

Если вы хотите сохранить свои HR-функции внутри компании, но не можете позволить себе целую HR-команду, подумайте о найме HR-специалиста, предложил Димитт.

«Если вы невелики, возможно, наймите сильного HR-специалиста общего профиля с пяти-восьмилетним опытом работы, но, что наиболее важно, того, кто «знает то, чего они не знают», и который проведет исследование или свяжется с экспертами, если обнаружит, что в ситуации, с которой они не могут справиться самостоятельно», — посоветовал Димитт.

Даже если у вас есть внутренний менеджер по персоналу, при необходимости может быть полезно посоветоваться с опытным консультантом по персоналу.

PEO используют модель совместной занятости, что означает, что ваши сотрудники будут фигурировать в бухгалтерских книгах организации PEO для налоговых и юридических целей.

2. Создайте четкие политики и процедуры, чтобы соответствовать требованиям HR.

Каждая организация должна установить четкий набор политик и процедур, которым должны следовать сотрудники. Они должны соответствовать федеральным, государственным и местным правилам и соответствовать конкретным потребностям вашего бизнеса.

Когда вы пишете свою политику, четко указывайте, что ожидается, а что недопустимо. Также очень важно указать четкие шаги, которые сотрудники должны предпринять, чтобы сообщить о нарушениях политики.

«Убедитесь, что все правила техники безопасности, требования к посещаемости и льготы четко изложены и соответствуют федеральным, государственным и местным указаниям и распоряжениям», — посоветовал Вольф О’Доннелл. «Убедитесь, что политика по борьбе с домогательствами и дискриминацией включает понятные процедуры, позволяющие сотрудникам сообщать о своих жалобах».

Руководство для сотрудников имеет жизненно важное значение для установления и распространения четких политик и процедур. Не забывайте обновлять правила своей компании по мере изменения законов и нормативных актов.

3. Обучите своих сотрудников кадровому соответствию.

Создание политик и процедур соответствия недостаточно. Чтобы ваша команда соответствовала требованиям, вы должны способствовать открытому общению со своими сотрудниками и обучать их своим политикам.

Эффективное обучение сотрудников может проводиться онлайн или лично при содействии вашей внутренней команды отдела кадров или внешней стороны. Тип обучения, которое вы предлагаете, будет зависеть от вашей команды и темы. Например, Вольф О’Доннелл предложил, чтобы сторонняя сторона провела тренинг по борьбе с домогательствами и дискриминацией.

«Привлечение третьей стороны, например адвоката по трудовым спорам или консультанта, для проведения прямого эфира по борьбе с дискриминацией и преследованием (тренинг) может помочь предотвратить будущие претензии и продемонстрировать приверженность вашей компании защите вашего рабочего места от несправедливого обращения», Вольф О’Доннелл объяснил.

4. Тщательно расследуйте жалобы сотрудников, чтобы соответствовать требованиям отдела кадров.

Частью поддержания совместимой организации является прислушивание к своим сотрудникам. Когда сотрудник подает жалобу, важно ее расследовать. По словам Вольфа О’Доннелла, предприятия должны расследовать все жалобы, касающиеся вопросов безопасности, домогательств и дискриминации, будь то письменные или устные, даже если они анонимны (через блоги, твиты или горячие линии).

Наилучший способ обеспечить соответствие — создать стандартную процедуру расследования жалоб.

«Я считаю, что расследование проходит лучше всего, если оно начинается с допроса заявителя», — сказал Вольф О’Доннелл. «После того, как заявитель будет опрошен, приступайте к опросу любых других лиц, которые могут быть осведомлены. Следствие обычно должно заканчиваться допросом обвиняемого».

В ходе вашего расследования несколько человек (например, менеджер и специалист по кадрам) должны присутствовать на ваших собеседованиях, чтобы избежать каких-либо споров по поводу того, что обсуждается. Когда расследование будет завершено, предложите заявителю связаться с руководством, если возникнут какие-либо другие вопросы.

«Свяжитесь с заявителем в установленные сроки — 15, 30 и 60 дней после подачи жалобы, вероятно, будет достаточно, если только заявитель не потребует большего и эти запросы не будут сделаны добросовестно», — сказал Вольф О’Доннелл.

Лучшее программное обеспечение для управления персоналом может обеспечить безопасную, простую и надежную отчетность о домогательствах на рабочем месте и другие жалобы.

5. Справедливо применяйте дисциплинарные меры по всем направлениям, чтобы оставаться в соответствии с требованиями HR.

Когда расследование завершено и вы определили, что сотрудник нарушил политику, примите соответствующие меры по исправлению положения, описанные в вашем руководстве для сотрудников и политике дисциплинарных мер.

«Такие действия могут включать разделение истца и обвиняемого на рабочем месте (перенос их рабочего времени, перемещение их офисов), дисциплинарное взыскание обвиняемого или увольнение обвиняемого», — сказал Вольф О’Доннелл. «Если увольнение обвиняемого считается подходящим ответом, подумайте о том, какие претензии, если таковые имеются, могут быть у обвиняемого к компании, и рассмотрите возможность освобождения в обмен на оплату».

Справедливое и равное отношение ко всем сотрудникам имеет важное значение для соблюдения требований HR. Ни один сотрудник не должен подвергаться особому обращению или увольняться из-за своего положения или фаворитизма. Это очень важно, чтобы ваша компания не столкнулась с судебным разбирательством.

6. Всегда ведите надлежащую документацию, чтобы соответствовать требованиям отдела кадров.

Когда вы проводите расследование, ведите исчерпывающую документацию о ситуации. Это может пригодиться позже, особенно в том досадном стечении обстоятельств, что дело дойдет до судебного разбирательства. Надлежащая документация по соблюдению HR также будет полезна, если ваша компания подвергнется кадровому аудиту.

Сохранение HR-совместимости в обозримом будущем

Хотя соблюдение требований HR может быстро отнять много времени, вам не нужно делать это в одиночку. Фактически, компании с лучшим послужным списком HR обычно работают с PEO или одной из лучших служб аутсорсинга HR. В качестве альтернативы, если ваш бизнес новый, вы можете начать с малого и нанять штатного специалиста по персоналу. Когда вы обращаетесь к человеческим ресурсам с другими людьми на вашей стороне, вероятность соблюдения становится гораздо выше.

Макс Фридман внес свой вклад в эту статью. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.