Что такое налогооблагаемые и необлагаемые налогом дополнительные льготы?

• Налогооблагаемые дополнительные льготы сообщаются аналогично тому, как сообщается стандартная заработная плата сотрудников.
• Бонусы, транспортные средства, предоставляемые компанией, и групповое страхование жизни (с покрытием, превышающим 50 000 долларов США) считаются дополнительными налогооблагаемыми льготами.
• Необлагаемые налогом дополнительные льготы могут включать помощь в усыновлении, питание на территории и спортивные сооружения, страхование по инвалидности, медицинское страхование и помощь в обучении.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса и менеджеров по персоналу, которым необходимо знать разницу между налогооблагаемыми и необлагаемыми дополнительными льготами при создании пакета льгот для сотрудников.

Предлагая сотрудникам превосходные пакеты льгот в дополнение к конкурентоспособной заработной плате, вы можете укрепить процесс найма и помочь вам привлечь и удержать лучшие таланты. Однако, прежде чем увеличивать выплаты сотрудникам, вы должны понять, как каждая выгода облагается налогом. Хорошее понимание того, что такое дополнительные льготы и как каждая из них облагается налогом (или не облагается налогом), может уберечь вас и ваших сотрудников от неприятных сюрпризов во время налогового сезона.

Как работают налоги и дополнительные льготы?

Дополнительная выгода, иногда называемая вознаграждением или привилегией работника, представляет собой дополнительную компенсацию или выгоду, которую работодатель предлагает работнику в дополнение к его обычной заработной плате или заработной плате. IRS считает, что большинство дополнительные преимущества быть налогооблагаемой компенсацией, которая должна быть указана в налоговых формах (например, форма W-2, отчет о заработной плате и налогах и форма 1099-MISC, разные доходы).

«Дополнительные льготы, которые считаются облагаемыми налогом, равны налогооблагаемому доходу и, следовательно, (облагаются) налогом как обычный доход», — сказал Business News Daily Хорхе Де Ла Нуэз, старший вице-президент по налогу на заработную плату — HCM в Vensure Employer Services. «Когда вы получаете этот тип налогооблагаемой дополнительной льготы от своего работодателя, налоги вычитаются из вашей зарплаты и указываются в вашей годовой налоговой декларации».

К вашему сведению: чтобы убедиться, что вы правильно платите налоги с заработной платы, вы должны понимать, как работает обработка заработной платы. У вас должна быть надлежащая система расчета заработной платы, которая может обрабатывать расчет и уплату налогов на заработную плату за вас.

Что такое налогооблагаемые дополнительные льготы?

Работодатели могут предоставлять своим сотрудникам различные желательные льготы, но важно знать, какие из них облагаются налогами (и о них необходимо сообщать), а какие нет. Если иное не указано в Налоговом кодексе, дополнительные выплаты работникам, вероятно, в некоторой степени облагаются налогом.

Примечание редактора: в поисках лучший онлайн-сервис расчета заработной платы для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Большинство дополнительных льгот предоставляется в виде продукта или услуги, а не в виде денежного платежа, поэтому они облагаются налогом на эквивалент их денежной стоимости на основе справедливой рыночной стоимости.

«Эта эквивалентная стоимость облагается налогом точно так же, как денежная компенсация облагается налогом, за исключением того, что сотрудник обычно получает выгоду в виде продукта, услуги или возмещения расходов», — сказал Мозес Балиан, менеджер по персоналу в Justworks.

По словам Балиана, вот некоторые из наиболее распространенных налогооблагаемых дополнительных льгот:

• Дискреционные бонусы (включая подарочные карты)
• Доход от реализации неустановленных законом опционов на акции
• Налогооблагаемый доход от выпуска или передачи акций с ограниченным доступом
• Сотовый телефон, предоставленный работодателем (для неслужебных целей)
• Членство в тренажерном зале
• Предоставленный работодателем автомобиль или автомобиль в лизинг
• Транспортные льготы сверх отсрочек до налогообложения работодателя/работника в соответствии с Планом Раздела 132
• Пособие на жилье
• Расходы на переезд
• Питание и проживание (в отличие от деловых поездок)
• Возмещение расходов на занятия или развитие, не связанные с работой (например, занятия по иностранному языку, если эти занятия не связаны с работой)
• Командировочные расходы, не связанные с бизнесом (например, продление командировки)
• Групповое срочное страхование жизни (покрытие более 50 000 долларов США)

В некоторых случаях некоторые из этих пособий могут не облагаться налогом. Например, Де Ла Нуэз сказал, что дополнительные дополнительные льготы, такие как возмещение расходов, не облагаются налогом на момент выплаты работнику, поскольку они были выплачены из доходов после уплаты налогов. Это может включать возмещение расходов на членство в тренажерном зале, обучение и подключение к Интернету.

Поскольку вы предлагаете своим сотрудникам более широкий спектр льгот, важно следить за своими обязательствами по налогообложению и отчетности. Балиан порекомендовал найти службу расчета заработной платы, которая поможет вам соблюдать требования.

«Ваша платформа для расчета заработной платы должна быть достаточно сложной и простой, чтобы обрабатывать и соответствующим образом классифицировать ваши дополнительные льготы, чтобы избежать налоговых ошибок и возможных штрафов», — сказал Балиан.

Скорее всего, вам лучше всего найти бухгалтера, который поможет вам определить, какие из ваших дополнительных льгот облагаются налогом.

Что такое необлагаемые налогом дополнительные льготы?

Хотя большинство дополнительных льгот облагаются налогом, некоторые льготы считаются необлагаемыми налогом. В большинстве случаев необлагаемые налогом дополнительные льготы не подлежат удержанию федерального подоходного налога, социального обеспечения, Medicare или федерального налога на безработицу, и их часто не нужно указывать в форме W-2. Однако важно знать, Условия IRS при этом эти льготы считаются необлагаемыми налогом, поскольку они могут варьироваться в зависимости от конкретного случая.

«Дополнительные льготы, которые IRS считает необлагаемыми налогом, вычитаются до уплаты налогов и обычно указываются в вашей годовой налоговой декларации», — сказал Де Ла Нуэз. «Хотя эти дополнительные льготы могут быть вычтены до вычета налогов, некоторые взносы, сделанные в них, могут облагаться налогом при снятии».

Вот некоторые из наиболее распространенных необлагаемых налогом дополнительных льгот:

• Вознаграждения за достижения (до 1600 долларов США за квалифицированные вознаграждения за план)
• Помощь в усыновлении
• Страхование по инвалидности (включая страховые взносы по инвалидности, уплачиваемые работодателем; большинство пособий, получаемых работником по полису, облагаются налогом)
• Помощь по уходу на иждивении (до 5000 долларов в год, если она не превышает заработанный доход работника или супруга работника)
• Образовательная помощь (до 5250 долларов в год)
• Опционы на акции сотрудников (могут облагаться налогом)
• Групповое срочное страхование жизни (покрытие не должно превышать 50 000 долларов США)
• Сберегательные счета здоровья
• Планы медицинского страхования (например, медицинская, стоматологическая и офтальмологическая помощь)
• Спортивные сооружения на территории
• Проживание и питание (если они предлагаются в служебных помещениях или в качестве дополнительной льготы de minimis)
• Услуги по пенсионному планированию (некоторые льготы могут быть отсрочены по налогу)
• Скидки для квалифицированных сотрудников (до определенных пределов; скидки для сотрудников отличаются от субсидированного членства)
• Квалифицированные транспортные льготы, также известные как пригородные льготы (до определенных пределов)
• Услуги без дополнительных затрат

Работодатели также могут воспользоваться доступным, не облагаемым налогом вариантом дополнительных льгот, называемых льготами de minimis, которые представляют собой льготы с настолько незначительной стоимостью, что IRS сочтет их необоснованными или нецелесообразными с административной точки зрения.

Де Ла Нуэз сказал, что общие дополнительные льготы, которые попадают в эту категорию, могут включать закуски или напитки в офисе, групповые обеды, подарки на день рождения или праздники (не наличными), местный транспорт, предоставляемый работодателем, личное использование служебного мобильного телефона, а также посещение театра или спортивного мероприятия. Билеты. (Читать соответствующую статью: Поощрения на рабочем месте, которые нужны вашим сотрудникам)

«Использование этих видов дополнительных льгот имеет большое значение для привлечения и удержания лучших специалистов, не создавая при этом бухгалтерской или административной нагрузки для бизнеса», — сказал Де Ла Нуэз.

Важно помнить, что льготы для индивидуальных предпринимателей также могут облагаться налогом. Если вы работаете не по найму, убедитесь, что вы знаете, какие льготы облагаются налогом.

Как можно определить налогооблагаемые и необлагаемые льготы?

Когда вы создаете пакет льгот для сотрудников, это может помочь определить налогооблагаемость каждой льготы и четко обозначить ваши предложения в справочнике для сотрудников. Часто бывает полезно работать с опытным администратором преимуществ, чтобы создать свой пакет преимуществ. Это особенно верно для планов профессионального развития и оплаты обучения, связанных с работой.

«Эти (планы) имеют строгие правила, такие как наличие документа с планом, отсутствие выбора в качестве альтернативы другим формам компенсации, и они не должны допускать дискриминации в пользу высокооплачиваемых сотрудников», — сказал Балиан. «Обязательно поработайте с авторитетным администратором Плана Раздела 127, прежде чем выдавать необлагаемую налогом компенсацию за обучение для сотрудников».

По словам Балиана, многие растущие предприятия совершают ошибки, уплачивая налоги, в частности, на эти два типа дополнительных льгот. Профессиональное развитие, связанное с работой, может быть возмещено за счет возмещения необлагаемых налогом расходов; однако возмещение расходов на обучение на курсах для выпускников и бакалавров не облагается налогом в размере до 5 250 долларов в год и только в соответствии с официально установленным планом Раздела 127. Вот почему необходимо иметь официальный план, в котором указано, кто имеет право на получение помощи в образовании и что именно покрывается. Расходы на возмещение стоимости обучения свыше 5250 долларов США облагаются налогом. (Читать соответствующую статью: Стоит ли отдавать HR на аутсорсинг?)

Уплата правильных налогов, правильных пособий

Неуплата налогов на определенные дополнительные льготы может вызвать проблемы с соблюдением требований и привести к штрафам, но вы также можете платить налоги, когда в этом нет необходимости. Понимание того, переплачиваете ли вы, сводится к созданию первоклассной системы расчета заработной платы и работе со специалистом по налогам. Таким образом, ваши налоговые расчеты и платежи будут автоматическими, а эксперт проверит, все ли вы делаете правильно. Поначалу налогообложение дополнительных пособий может показаться запутанным, но у вас достаточно ресурсов для выплаты того, что вы должны, и ни копейки больше.

Макс Фридман внес свой вклад в эту статью. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.