Что такое диаграмма Ганта?

• Диаграммы Ганта или диаграммы Ганта — это инструменты управления проектами, используемые для анализа и планирования проектов.
• Диаграммы Ганта отображают предполагаемую продолжительность задач в зависимости от временной шкалы, обеспечивая графическое представление хода выполнения проекта с течением времени.
• Диаграммы Ганта могут помочь различным заинтересованным сторонам проекта лучше понять сроки выполнения нескольких задач в рамках проекта, отслеживать состояние задач и получать общее представление обо всех задачах, связанных с проектом.
• Эта статья предназначена для руководителей проектов и сотрудников, которые хотят узнать больше о диаграммах Ганта и о том, как их лучше всего использовать.

Сегодня предприятия и сотрудники сталкиваются с огромным выбором приложений для повышения производительности и инструментов управления проектами. Хотя эффективность этих инструментов часто зависит от личных предпочтений и вероятности того, что сотрудники будут их надежно использовать, некоторые инструменты в целом более эффективны, чем другие. Диаграммы Ганта, в частности, уже более века зарекомендовали себя как надежный инструмент управления проектами.

Диаграммы Ганта представляют собой полезный визуальный метод отслеживания задач в рамках более крупного проекта. В зависимости от размера проекта и организации диаграммы Ганта могут отслеживать нескольких пользователей и задачи в течение нескольких дней или лет. Этот диапазон полезности делает эти диаграммы чрезвычайно полезными, а также создает небольшой барьер для входа для новых пользователей. В следующей статье объясняется, что такое диаграммы Ганта, как их использовать и чем они полезны в бизнесе.

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта или диаграмма Ганта — это инструмент управления проектами, используемый для анализа и планирования проектов. Разработанная в 1917 году Генри Л. Ганттом, американским инженером и социологом, диаграмма Ганта представляет собой горизонтальную гистограмму, предназначенную для отслеживания конкретных задач в проекте. Простые диаграммы Ганта можно создавать на миллиметровой бумаге, а более сложные автоматизированные диаграммы можно создавать с помощью приложений для управления проектами, таких как Microsoft Project, SharePoint или Excel. Шаблоны диаграмм Ганта можно найти в Интернете.

Наши лучшие инструменты управления онлайн-проектами с диаграммами Ганта включают monday.com, Smartsheet и Workfront.

Как работает диаграмма Ганта?

При планировании диаграммы Ганта некоторые действия зависят от выполнения других действий в первую очередь. Известные как «последовательные» или «линейные» задачи, они должны быть выполнены до того, как могут начаться другие задачи. Примером может служить создание залога, что необходимо сделать до того, как можно будет начать распределение залога. Действия, которые не обязательно выполнять в определенной последовательности, называются «параллельными» задачами. Хотя их не обязательно выполнять в определенном порядке, иногда им может потребоваться сначала выполнить другие задачи.

На этой диаграмме Ганта показан простой недельный план. Кредит: Джон Т. Такай | Шаттерсток

Прежде чем составлять диаграмму, создайте список всех действий в плане, предполагаемую продолжительность их выполнения, а также параллельные или последовательные действия. Покажите, от каких этапов они зависят. Лучше всего делать это с помощью таблицы, чтобы ваши задачи были организованы.

Рисование диаграммы Ганта

Теперь вы готовы составить схему. Диаграмма Ганта включает горизонтальную ось, представляющую временной отрезок проекта с разбивкой по дням, неделям или месяцам. Вертикальная ось представляет задачи, которые необходимо выполнить для проекта. Горизонтальные полосы разной длины представляют промежуток времени для каждой задачи. Например, при подготовке предложения первой задачей может быть «провести исследование», которое будет располагаться вверху вертикальной оси. Нарисуйте столбик на графике, который представляет время, которое, по вашему мнению, займет исследование.

На этой диаграмме Ганта показан план проекта, состоящий из четырех этапов и четырех недель. Кредит: Джон Т. Такай | Шаттерсток

Введите другие задачи ниже «провести исследование» и нарисуйте репрезентативные столбцы для времени, которое вы планируете потратить на них. Диапазоны полос могут перекрываться для задач, над которыми работают одновременно. Например, вы можете проводить исследования одновременно с принятием решения о бюджете.

После того, как диаграмма Ганта будет завершена, вы можете назначать членов команды для различных действий с четким пониманием их результатов и сроков выполнения их задач. Диаграмма Ганта дает общее представление о проекте и позволяет руководителям проекта оценить, насколько хорошо он продвигается.

Хотя вы можете создавать диаграммы Ганта в Microsoft Excel, эти диаграммы будут статичными и функционируют как простые временные шкалы. Чтобы получить максимальную отдачу от диаграмм Ганта, лучше всего использовать специальное программное обеспечение для управления проектами.

Мониторинг прогресса

По мере продолжения проекта можно добавлять различные цвета, стрелки или другие маркеры для обозначения статуса задач, например, частично или полностью выполненных. С помощью диаграммы Ганта пользователи могут легко отслеживать ход выполнения проекта. Легко увидеть, что должно было быть достигнуто в любой момент времени, и если задачи прогнозируются с нарушением сроков, можно предпринять корректирующие действия, чтобы вернуть проект в нужное русло.

Чем диаграммы Ганта полезны в бизнесе?

Диаграммы Ганта могут помочь пользователям лучше понять сроки проекта. Визуализируя проект на временной шкале, бизнес-лидеры, менеджеры и сотрудники могут лучше понять сроки выполнения и конкурирующие приоритеты. Это может помочь укрепить навыки тайм-менеджмента и гарантировать, что проект уложится в заранее установленные сроки.

С точки зрения управления и управления проектами диаграммы Ганта также могут быть полезны для просмотра этапов и рабочих нагрузок участников. Например, если руководитель знает, что у сотрудника А уже есть три перекрывающихся задачи для проекта в диаграмме, может быть более целесообразным назначить будущие перекрывающиеся задачи сотруднику Б.

Чтобы лучше организовать и управлять своей командой, рассмотрите эти семь стилей управления проектами при планировании следующего проекта.

Диаграммы Ганта также могут помочь заинтересованным сторонам в проекте поддерживать открытые каналы связи, особенно для команд с удаленными сотрудниками. Пока диаграмма корректно обновляется, руководитель проекта и все заинтересованные стороны могут быстро использовать ее для отслеживания прогресса. Онлайн-инструменты управления проектами позволяют удаленно синхронизировать диаграммы, помогая удаленным командам сотрудничать в режиме реального времени.

Забегая вперед с диаграммами Ганта

Одна из основных проблем с диаграммами Ганта заключается в том, что они не указывают зависимости задач. Если одна задача отстает от графика, как это повлияет на другие задачи? Диаграмма PERT, еще один инструмент построения диаграмм управления проектами, является альтернативой, предназначенной для этого.

Автоматизированные диаграммы Ганта, созданные с помощью программного обеспечения, обычно содержат больше информации о задачах. С помощью таких программ диаграммы Ганта могут включать людей, назначенных для каждой задачи, и примечания о процедуре, и они позволяют пользователям легко вносить изменения.

Диаграмма Ганта — это динамический инструмент. Ожидайте, что они будут часто корректироваться, чтобы отражать фактический статус задач проекта, поскольку проекты редко остаются с первоначальным планом.