Журналы покупок

Что такое журналы покупок?

Журналы покупок — это специальные журналы, используемые организацией для отслеживания всех покупок в кредит. Он также известен как Книга покупок или Ежедневник покупок. В то время как кредитные операции записываются в книгу покупок, покупки за наличные вносятся в общий журнал. Стоит отметить, что в таких журналах регистрируется только покупка товаров в кредит, а любые капитальные затратыCapital ExpenditureCapex или Capital Expenditure представляют собой расходы на общую покупку активов компании в течение определенного периода, определяемую путем добавления чистого прироста фабрики, собственности, оборудование и амортизационные отчисления в течение финансового года. Подробнее исключаются.

В большинстве организаций есть отдельный отдел закупок, который занимается полным процессом закупок, включая идентификацию необходимых товаров, их классификацию, запрос котировок, размещение заказа и подтверждение получения товаров, соответствующих желаемому описанию.

Оглавление

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Что такое журналы покупок?

Компоненты записи в журнале покупок

#1 – Две вечеринки

В каждой покупке есть две стороны, покупатель и продавец. Обе стороны соглашаются на цену, которую покупатель платит за товары или услуги. Эта цена покупки является суммой транзакции для всех журналов покупок. Лицо или организация, у которой сделана покупка, называется поставщиком, и когда покупка осуществляется в кредит, поставщик отображается в балансе как кредиторыБалансовый отчетБалансовый отчет — это один из финансовых отчетов компании, который представляет собственный капитал, обязательства и активы компании на конкретный момент времени. Он основан на бухгалтерском уравнении, которое гласит, что сумма общих обязательств и капитала владельца равна общим активам компании. Читать далее до момента оплаты.

#2 – Покупка в кредит

Организация приобретает различные товары и услуги у нескольких поставщиков. Когда товар приобретается в кредит, публикуется следующая запись в журнале: Допустим, X Ltd. приобрела товаров на 500 долларов у Y Ltd. —

При оплате –

№3 – Счет-фактура

Счет-фактура – это документ, который продавец выставляет покупателю. Это подробный документ. Он содержит дату счета-фактуры, имя и адрес поставщика, название организации, которой выставлен счет, адрес и название организации, куда отгружается товар, количество и описание товара, а также способ оплаты, необходимый поставщику. , валюта счета-фактуры, налоги и т. д. Счет-фактура является важным документом, который выдается вместе с товарами, и когда он доходит до покупателя, покупатель сопоставляет прибывшие товары с размещенным заказом на покупку.

№4 – Отдел закупок

В большинстве организаций есть отдельный отдел закупок, отвечающий за закупку товаров. Итак, когда какому-либо лицу или отделу нужны какие-либо товары, они должны отправить запрос в отдел закупок; если товар уже есть в наличии на складе или на складе, отдел закупок выдает товар. Если товара нет в наличии, отдел закупок определит поставщика, который специализируется на необходимых товарах, и разместит заказ. Как только заказ прибудет, они проверят, соответствует ли он требуемому описанию, а количество соответствует запрошенному. Как только отдел закупок подтвердит получение товара, счет-фактура поступает на счета для оплаты.

#5 – Кредитная нота

В случаях, когда поставленные товары не соответствуют описанию, имеют проблемы с качеством или повреждения, покупатель должен вернуть их поставщику. Затем поставщик выдает документ Кредит-ноты, который будет корректироваться в счет оплаты товаров в будущем. Например, X Ltd. вернула товары на сумму 1000 долларов, а Y Ltd. выдала кредит-ноту на эту сумму. Таким образом, в следующий раз, когда X Ltd. купит 5000 долларов, ей нужно будет заплатить только 4000 долларов, поскольку 1000 долларов будут скорректированы по кредит-нотеКредит-нотаКредит-нота — это финансовый документ, который продавцы предоставляют покупателям в качестве подтверждения зарегистрированных возвратов. Он подтверждает отмену и позволяет продавцам сделать кредитовую запись на счет покупателя на требуемую сумму. читать далее.

#6 – Книга покупок

Книга покупок регистрирует все покупки в кредит в одном месте, и там указываются сведения о поставщиках, номер счета, валюта, количество и другие сведения. Балансы для этих поставщиков из книги закупок переносятся в отдельные бухгалтерские книги, а общая сумма статей расходов дебетуется на счет расходов. Счет расходов. Учет расходов — это учет коммерческих затрат, понесенных для получения дохода. Учет ведется по ваучерам, созданным на момент возникновения расходов. Подробнее. Это одна из основных книг в процессе бухгалтерского учета, которая имеет важное значение при подготовке бухгалтерских балансов. Это становится важной финансовой записью для дальнейшего использования. Он используется для создания финансовой отчетности. Он также известен как вторая книга учета. Читать далее, пробный баланс. Пробный баланс. в столбце дебета, а суммы кредита указаны в столбце кредита. Сумма обоих должна быть равна , читать дальше, и итоговые счета. Ниже приведен образец книги покупок XYZ Ltd за август 2019 года. В этом случае остатки в размере 500, 1000 и 2000 долларов США будут размещены в отдельных бухгалтерских книгах Nike, Adidas и PUMA Ltd. Кроме того, со счета покупки будет списано 3500 долларов США. .

Преимущества журналов покупок

Подробная информация обо всех поставщиках находится в одном месте, что помогает сверять бухгалтерские балансы и пробные балансы.
Простота обслуживания и отслеживания данных для анализа поставщиков
Общая сумма покупки в кредит и тип покупки находятся в одном месте.
Необходимый документ для бесперебойной работы отдела закупок
Во время аудитов на конец года поиск номеров счетов-фактур, связанных с любыми поставщиками, становится доступным из журналов закупок.
Одна из самых известных и широко поддерживаемых книг

Недостатки журналов покупок

Нужен отдельный бухгалтер, что стоит времени и денег.
Если в книге покупок выбран неправильный счет поставщика, это приводит к ошибке при подготовке пробного баланса и итоговых счетов. ) организации представляются в указанном виде, чтобы обеспечить прибыльность и финансовое положение предприятия за определенный период для заинтересованных лиц и других заинтересованных сторон, т.е. Торговый счет, отчет о прибылях и убытках, баланс и т. д.Подробнее

Заключение

Журналы покупок являются жизненно важной частью бухгалтерского процесса любой организации. При тщательном внедрении звуковая система поможет совершать покупки точно в срок, что приведет к экономии времени и денег. Кроме того, анализ покупок, извлеченный из этих журналов, помогает заключать новые контракты. Журналы покупок также помогают в управлении кредиторами, отслеживании статуса возвращенных товаров, кредит-нот и обновленных балансов бухгалтерской книги Баланс бухгалтерской книги Баланс бухгалтерской книги — это начальный баланс, который остается доступным в начале каждого рабочего дня. Он включает в себя все депозиты и снятия, используемые при расчете общей суммы средств, оставшихся на счете в конце предыдущего дня. Подробнее о поставщиках, все из которых необходимы для того, чтобы бизнес был успешным и актуальным. Это также помогает в упрощении аудита, предоставляя данные, необходимые аудиторам.