Все менеджеры должны знать эти 3 способа делегирования

• Делегирование — это когда менеджер назначает задачи другим членам команды. Три элемента делегирования — полномочия, ответственность и подотчетность.
• Несколько инструментов могут помочь вам правильно делегировать обязанности, а также научить вашу команду выполнять определенные задачи.
• Вы должны делегировать утомительные задачи и вещи, которые вам не нравятся. Вы также должны делегировать работу, которую, как вы знаете, кто-то из вашей команды может сделать лучше.
• Эта статья предназначена для менеджеров, желающих усовершенствовать свои навыки делегирования полномочий.

Как менеджер, у вас есть много обязанностей, которые иногда могут быть непосильными, но именно поэтому у вас есть команда. Вам не нужно делать все самостоятельно. Многие новые менеджеры борются с этим переходом, чувствуя, что они все еще должны выполнять все второстепенные задания в своем списке дел. Однако, чтобы быть эффективным лидером, важно научиться искусству делегирования.

Независимо от того, получили ли вы повышение по службе или уже какое-то время руководили командой, вы должны понимать, что эффективное делегирование полезно как для вашей, так и для вашей команды, и даже может помочь вашей команде освоить новые навыки и создать культуру доверия. .

Что такое делегирование?

Делегирование — это когда менеджеры используют свои полномочия, чтобы возложить ответственность на других на своем рабочем месте, например, на своих непосредственных подчиненных или коллег. Делегирование задач важно, потому что стратегическое планирование более высокого уровня, за которое вы отвечаете, требует времени и энергии. У вас не будет ни того, ни другого, если вы увязли в работе.

Например, представьте, что вы директор по маркетингу, курирующий кампанию по электронной почте для группы клиентов. Прежде чем кампания может начаться, вам необходимо создать ее контент, разработать графику и составить список адресов электронной почты вашей целевой аудитории. Затем кампанию необходимо добавить в программное обеспечение для маркетинга по электронной почте, такое как iContact или Mailchimp. (Читать соответствующую статью: Лучшее программное обеспечение и услуги для электронного маркетинга 2023 года)

При делегировании задач для этой кампании хороший менеджер должен отправить подробные инструкции по электронной почте или через инструмент делегирования. Обязательно укажите свое видение и цели в инструкциях. В этом примере следующие сотрудники идеально подходят для оказания помощи в проведении кампании:

• Графический дизайнер: Разрабатывает изображения для размещения рядом с содержимым электронной почты
• Копирайтер: Пишет и редактирует контент, включая строку темы
• Специалист по маркетингу: Извлекает список адресов электронной почты из источника, например Salesforce или другого инструмента управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Как только каждый член вашей команды выполнит назначенную ему задачу, он должен отправить ее вам на проверку. Затем вы собираете все части вместе и планируете развертывание кампании по электронной почте.

Вышеупомянутая кампания похожа на ту, которую вы бы провели? Если это так — и если у вас еще нет инструмента CRM или вы хотите сменить платформу — рассмотрите наш выбор лучшего программного обеспечения CRM. Вы также можете прочитать наш обзор Salesforce CRM, чтобы понять, почему эта платформа является нашим лучшим выбором для малого бизнеса.

3 элемента делегирования

Существует три основных аспекта делегирования ответственности, известных как элементы делегирования:

1. Власть: Это относится к праву менеджера направлять сотрудников на выполнение определенных задач в рамках компетенции их команды. Это означает, что руководитель имеет власть над подчиненным. Прежде чем ставить задачи, руководители должны использовать свои полномочия для оценки навыков своих подчиненных и знать, что иногда подчиненным требуется обучение. Как авторитетная фигура, вы также должны действовать как лидер и избегать микроменеджмента.
2. Ответственность: Это обязанность подчиненного для успешного выполнения возложенных на него обязанностей. Руководящая фигура передает подчиненному определенный уровень доверия для эффективного выполнения задач.
3. Подотчетность: Для успешного делегирования подчиненные должны нести ответственность за поставленные перед ними задачи. С помощью инструмента делегирования или без него подчиненные должны предоставлять менеджерам обновления своего рабочего процесса. Менеджеры также должны нести ответственность за направление, которое они обеспечивают; если направления не ясны, менеджеры не могут ожидать, что подчиненные будут успешными.

Как эффективно делегировать

1. Используйте инструменты делегирования.

Чтобы упростить управление работниками и отслеживать сроки без микроуправления, вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами для эффективного делегирования. Несколько таких программ — Asana, Basecamp и Trello. У вас будет множество других вариантов выбора программного обеспечения для управления проектами для вашей организации.

2. Овладейте основными навыками делегирования.

При делегировании вы должны четко представлять свои ожидания и видение предстоящих задач. Хорошая, четкая коммуникация, включающая четкие инструкции, имеет большое значение. При отправке электронных писем с делегированием попробуйте использовать призыв к действию в строке темы (например, «Требуется проверка корректуры информационных бюллетеней»).

В теле письма изложите свои ожидания, включая крайний срок. Наряду с отличной коммуникацией и четкими ожиданиями ценные навыки делегирования включают в себя оказание поддержки и последующие действия. Всегда сообщайте своей команде, когда они делают хорошую работу, и благодарите их.

3. Учить.

Вы не можете всегда предполагать, что ваши подчиненные что-то знают или могут в этом разобраться. Ваша работа как авторитетного лица — обучать своих сотрудников новым навыкам. Чем больше ваши сотрудники знают, тем больше они могут снять с вас тарелку позже.

3 типа задач, которые вы должны делегировать

1. Утомительные задачи, которые не влияют на рост

Все, что делаете вы и члены вашей команды, важно для общего функционирования бизнеса. Однако закупка расходных материалов, ввод данных, организация файлов, канцелярская работа и другие административные задачи не являются движущей силой роста вашей компании. Как правило, это простые задания, не требующие большого опыта, и хотя вы можете легко выполнить их самостоятельно, вы сэкономите время, делегировав их своим работникам.

«Часть моей работы как менеджера заключается в том, чтобы обеспечить равномерное распределение рабочей нагрузки для своевременного получения результатов», — сказал Дэн Уэстморленд, бывший директор по входящему маркетингу в компании «Заместитель». «Ошибка делегирования № 1, которую допускают менеджеры, заключается в недостаточном делегировании».

Однако, добавил он, это не относится к более сложным задачам, зависящим от ролей, таким как наем новых талантов или надзор за финансовыми делами. Делегирование поможет вам сэкономить время на эти обязанности.

2. Задачи, которые лишают вас страсти

Когда вы были на более низком уровне, чем сейчас, у вас, вероятно, были определенные задачи, для выполнения которых у вас не было мотивации. Поскольку вы заплатили свои взносы, теперь вы можете обратиться к своей команде за теми же заданиями.

Однако вы также не хотите, чтобы ваши сотрудники чувствовали себя истощенными. Хотя вы можете передать некоторые из этих обязанностей своим сотрудникам, чтобы облегчить свое умственное и эмоциональное напряжение, убедитесь, что вы не просто перекладываете стресс на них.

«Если вы не уверены, кому делегировать задачу, представьте задачу группе своих коллег и открыто спросите, кто лучше всего справится с ней», — сказал Уэстморленд. У разных работников разные интересы; то, что требует от одного человека, может быть прогулкой в ​​парке для другого.

3. Задачи, которые кто-то может сделать лучше вас

Быть лидером не делает вас автоматически подходящим человеком для проекта. У ваших сотрудников есть свои таланты, некоторые из которых могут заполнить ваши пробелы, поэтому вы должны быть достаточно скромными, чтобы увидеть и признать, что кто-то другой может лучше подходить для этой задачи, чем вы.

«Ваша работа как менеджера — развивать людей, — сказал Уэстморленд. «Делегирование — это средство, с помощью которого вы выявляете самое лучшее в людях, которые у вас есть. У каждого сотрудника есть свой уникальный набор навыков, индивидуальность и сильные стороны. Правильное использование их уникальных рабочих качеств приведет к повышению общей эффективности, и люди преуспеют в работе, которую им нравится выполнять».

Правильное делегирование предполагает отказ от утомительных низкоуровневых задач и работы, которая вам не нравится. Это также включает в себя назначение другим людям задач, которые они могут выполнить лучше, чем вы.

Делегирование может быть не всегда простым, но всегда ключевым

Делегирование может быть сложным для менеджеров и владельцев бизнеса, но оно необходимо для повышения производительности. Руководителю сложно делать все самому. Вместо этого научитесь опираться на свою команду и доверять им выполнение работы. В результате вы увидите, что ваша компания может добиться большего, не мешая вам.

Макс Фридман и Сэмми Карамела также внесли свой вклад в эту статью. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.