Ваша компания нарушает закон? Удивительные правила SMB

• Существуют законы, регулирующие почти каждый аспект бизнеса, и некоторые из них могут вас удивить. От найма до вознаграждения и финансирования менеджеры малого бизнеса должны быть осторожны, чтобы не нарушать какие-либо законы или правила.
• Малые предприятия могут нарушать закон, не предоставляя такие вещи, как компенсация работникам или отпуск по семейным обстоятельствам.
• Будьте в курсе нормативных изменений, чтобы защитить себя и свой бизнес, работая с проверенными профессионалами, такими как юристы и менеджеры по персоналу.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят знать, как соблюдать федеральные законы и законы штата.

Быть в курсе постоянно меняющихся правил и положений, применимых к предприятиям, может быть непросто. Владельцы малого бизнеса часто хорошо осведомлены о законах и правилах, с которыми сталкивается их бизнес. Однако эти законы постоянно обновляются, и с учетом постоянных требований повседневного ведения бизнеса их легко упустить из виду.

К сожалению, небольшие ошибки могут иметь огромные последствия для малого бизнеса. Штрафы и судебные иски могут возникнуть, если применимые законы не соблюдаются владельцами бизнеса. Незнание закона не освобождает от ответственности тех, кто его нарушает, поэтому важно быть в курсе. Вот некоторые из законов, которые чаще всего застают владельцев малого бизнеса врасплох.

1. Классификация фрилансеров может вызвать путаницу.

Многие малые предприятия нанимают фрилансеров вместо штатных сотрудников, потому что это более гибкий и экономичный способ аутсорсинга. К сожалению, способ, которым ваш малый бизнес нанимает фрилансера, может потребовать, чтобы вы классифицировали работника как наемного работника, а не как независимого подрядчика. Невыполнение этого требования может привести к значительным санкциям со стороны правительства.

«Я консультировалась со многими другими владельцами малого бизнеса на протяжении многих лет и обнаружила, что многие из них не осознают, что существует юридическое различие между независимыми подрядчиками и наемными работниками», — сказала Лорен Миллиган, тренер по продвижению по карьерной лестнице и генеральный директор ResuMAYDAY. «Большинство из них классифицировали своих людей и платили им как независимые подрядчики, когда на самом деле они предъявляли к своим людям требования, которые классифицировали бы их как наемных работников. Когда владелец бизнеса совершает эту ошибку, он подвергает компанию штрафам, налоговым проблемам и трудовым нарушениям».

Независимые подрядчики должны соответствовать нескольким критериям; в противном случае фрилансер должен классифицироваться как наемный работник. Это основные критерии для независимого подрядчика:

• Человек имеет влияние на то, какую работу он выполняет и как он ее выполняет.
• Оплата, возмещение и предоставление расходных материалов контролируется физическим лицом.
• Нет действующих соглашений о типичных льготах для сотрудников, таких как пенсионный план, страхование или оплачиваемый отпуск.

Если фрилансер не соответствует этим критериям, его, возможно, придется классифицировать и платить как наемному работнику. Невыполнение этого требования означает, что владелец бизнеса может нести ответственность за уплату налогов на заработную плату для этого работника, включая налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь. Стоит также отметить, что в некоторых штатах, таких как Калифорния, даже более строгие правила по классификации независимых подрядчиков.

2. Законы о сексуальных домогательствах становятся более конкретными.

После движения #MeToo многие штаты и города ужесточают существующие правила в отношении сексуальных домогательств. Штат Нью-Йорк, например, требует, чтобы все предприятия с любым количеством сотрудников соблюдали новый набор стандартов обучения.

«Согласно измененному трудовому законодательству, любой работодатель, сотрудник которого работает в штате Нью-Йорк, должен либо пройти типовое обучение штата по предотвращению сексуальных домогательств, либо создать свою собственную версию, которая соответствует или превосходит минимальные стандарты штата», — сказала Тэмми Тайлер, старший аналитик по соблюдению требований. в Paychex. «Все работодатели должны проводить интерактивные тренинги по борьбе с сексуальными домогательствами для всех сотрудников, независимо от их классификации — полный рабочий день, неполный рабочий день, сезонные и временные — до 1 октября 2019 года, а затем ежегодно».

Нью-Йорк не одиноки в усилении защиты от сексуальных домогательств на рабочем месте. Такие штаты, как Калифорния, Коннектикут, Мэриленд, Делавэр, Колорадо, Аризона, Теннесси, Вермонт и Вашингтон, приняли или рассматривают возможность принятия законов, регулирующих обучение и предотвращение сексуальных домогательств на рабочем месте.

Примечание редактора: Ищете информацию о компенсации работникам для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

3. Антимонопольное законодательство влияет и на малый бизнес.

Вы можете думать об антимонопольных законах как о чем-то, влияющем на крупные корпорации, или как о правилах, восходящих к эпохе администрации Теодора Рузвельта, разрушающей доверие. Однако эти законы затрагивают и малый бизнес. Каждый раз, когда происходит установление цен, сговор или монополизация, вступают в силу антимонопольные законы. Неважно, насколько большой или маленькой может быть ответственная компания.

«Антимонопольное законодательство — это область права, которую мы обычно связываем с гигантскими фирмами из списка Fortune 500, но федеральные антимонопольные законы могут затронуть и затронули малый бизнес», — сказала Приянка Пракаш, старший штатный писатель Fundera и бывший юрист. «Антимонопольное законодательство вступает в силу, когда бизнес, независимо от того, большой он или маленький, устанавливает цены с конкурентами, использует недобросовестные методы конкуренции или монополизирует рынок. И рынок можно определить как очень небольшую географическую область, поэтому малый бизнес может быть затронут».

К нарушениям антимонопольного законодательства относятся как гражданские и уголовные наказания в соответствии с Законом Шермана и наказываются штрафом до 350 000 долларов и тюремным заключением сроком на три года. Так что, естественно, с антимонопольным законодательством нечего возиться.

4. Страхование компенсации работникам может быть законодательно закреплено.

Многие владельцы малого бизнеса не понимают, что во многих штатах компенсационное страхование работников является таким же обязательным требованием, как автострахование для водителей. Иногда его отсутствие является незаконным, но 26% владельцев малого бизнеса работают без него, согласно опросу 900 владельцев малого бизнеса, проведенному Manta.

(Хотите узнать больше о компенсационное страхование работников? Ознакомьтесь с нашим учебником для получения дополнительной информации, которую вам нужно знать.)

В штатах, где требуется страхование компенсации работникам, штрафы за нарушения могут быть довольно высокими. В Нью-Йорке, например, неспособность обеспечить компенсационное страхование для всех сотрудников (включая работников, занятых неполный рабочий день) может привести к штрафу в размере 2000 долларов США за 10-дневный период несоблюдения плюс любые расходы на компенсацию работникам, понесенные в случае незастрахованного сотрудник получил травму на работе.

В Нью-Джерси, отсутствие страхования компенсации работникам наказывается штрафом в размере до 10 000 долларов США и лишением свободы на срок до 18 месяцев. В Пенсильвании последствия еще круче: грозит штраф в размере 15 000 долларов и семь лет тюрьмы.

Учитывая, что на кону стоит не только прибыльность вашего бизнеса, но и ваша свобода, понимание законов о страховании компенсаций работникам в вашем штате имеет решающее значение.

5. Набирают популярность законы о запрете ящиков.

«Запретить поле» относится к практике запрещения флажка в формах заявлений, которое требует от заявителей раскрытия информации о том, были ли они осуждены за уголовное преступление. Смысл в том, что поле позволяет работодателям дискриминировать людей, которые были осуждены за уголовное преступление и уже отбыли свой срок.

«Несколько штатов запретили использование ящика для всех частных работодателей любого размера, включая Коннектикут, Гавайи, Массачусетс, Миннесоту, Орегон, Вермонт и Вашингтон», — сказала Ребекка Вайзер, менеджер по соблюдению требований Verified First. «Некоторые штаты запретили использование ящика для компаний с четырьмя и более сотрудниками, включая Калифорнию, округ Колумбия, Иллинойс, Нью-Джерси и Род-Айленд. Кроме того, во многих крупных мегаполисах действуют местные законы о запрете ящиков».

Наказания различаются в зависимости от юрисдикции, но обычно они требуют от нарушителей уплаты штрафа и могут даже включать угрозу тюремного заключения. Массачусетс, например, взимает штраф в размере до 5 000 долларов США для человека, нарушающего закон, и 50 000 долларов США для организации. Закон также предусматривает, что нарушения могут привести к лишению свободы на срок до одного года.

6. Малым предприятиям, возможно, придется предоставить отпуск по семейным обстоятельствам.

Многие малые предприятия освобождены от предоставления отпуска сотрудникам в соответствии с Законом об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA).

Тем не менее, малые предприятия со штатом менее 50 сотрудников могут по-прежнему обязаны предоставлять отпуск в соответствии с государственными программами отпуска по семейным обстоятельствам. В настоящее время в Калифорнии, Колорадо, Коннектикуте, Массачусетсе, Нью-Джерси, Нью-Йорке, Орегоне, Род-Айленде, Вашингтоне и округе Колумбия действуют собственные законы об оплачиваемом семейном отпуске и отпуске по болезни.

Право на участие варьируется в зависимости от законов отдельных штатов, но в большинстве случаев законы будут применяться к малым предприятиям, которые могут не подпадать под действие FMLA. Многие из них представляют собой отпуска с сохранением рабочего места, которые требуют от работодателя разрешения сотрудникам взять разрешенный законом отпуск и вернуться к своей работе или эквивалентной работе в организации.

От вас может потребоваться предоставить отпуск вашим сотрудникам, даже если вы не соответствуете порогу в 50 сотрудников, установленному FMLA. Ознакомьтесь с законами штата и местными законами, чтобы узнать, что требуется от вас как от работодателя.

7. Неоплачиваемые стажировки часто незаконны.

Затраты на оплату труда — огромные расходы для малого бизнеса. Часто малые предприятия хотят расширить свою команду, но не имеют средств, чтобы добавить еще одного сотрудника в свою платежную ведомость. Предложение неоплачиваемых стажировок звучит как идеальное решение, верно?

Однако критерии легального предоставления неоплачиваемой стажировки гораздо строже, чем думает большинство владельцев бизнеса. Неоплачиваемые стажировки законны только в том случае, если стажер является «основным бенефициаром» соглашения. Владельцам бизнеса следует обратиться к первичный бенефициарный тест чтобы определить, соответствует ли стажировка, которую они планируют предложить, требованиям Министерства труда (DOL) в отношении неоплачиваемой стажировки.

Если бизнес нанимает неоплачиваемого стажера и выясняется, что стажировка не соответствует критерию основного бенефициара, бизнесу может быть приказано выплатить стажеру задолженность по минимальной заработной плате. DOL может налагать дополнительные штрафы, если компания неоднократно или умышленно нарушает правила неоплачиваемой стажировки.

Неоплачиваемая стажировка должна быть в первую очередь выгодна стажеру, а не бизнесу. Если стажировка не проходит основной тест бенефициара DOL, тогда стажер имеет право на выплату по крайней мере в размере местной минимальной заработной платы.

Советы, как быть в курсе нормативных изменений

Постоянно принимаются новые законы, а существующие законы часто обновляются или дополняются. Вот несколько способов быть в курсе соответствующих нормативных изменений, чтобы убедиться, что ваш бизнес соответствует всем применимым законам:

• Нанимайте адвоката и регулярно встречайтесь с адвокатами. Разобраться в сложных законах о бизнесе и понять, как они могут применяться к конкретному бизнесу, — непростая задача. Владельцы малого бизнеса должны найти адвоката или фирму, которой они доверяют, и регулярно встречаться с ними, чтобы прояснить любые юридические обязательства бизнеса. Юрисконсульт может помочь малому бизнесу соответствовать отраслевым нормативным требованиям, разобраться в налоговом законодательстве и требованиях к подаче документов, а также проконсультировать по вопросам трудового законодательства.
• Наймите специального менеджера по персоналу или поработайте с консультантом по персоналу. Владельцам малого бизнеса приходится многим управлять, и, к сожалению, это часто приводит к тому, что разработка четких кадровых политик и процедур упускается из виду. Менеджер по персоналу может быть в курсе нормативных изменений и трудового законодательства и соответствующим образом корректировать внутреннюю политику вашей компании и учебные материалы. Если вы не уверены, что пришло время нанять менеджера по персоналу на полную ставку, вы можете нанять консультанта по персоналу для отслеживания изменений в законодательстве и ежегодного обновления справочника для сотрудников.
• Присоединяйтесь к государственным и местным ассоциациям. Один из способов быть в курсе последних событий — стать более активным в своем сообществе и отрасли. Присоединяйтесь к отраслевым профессиональным ассоциациям, местным торговым палатам и другим группам, предназначенным для владельцев бизнеса в вашей области или регионе. Многие профессиональные организации проводят обучение своих членов по обновлениям нормативных актов и законам, применимым к малому бизнесу.

Защитите себя, оставаясь в курсе нормативных изменений

Это далеко не единственные законы, которые часто застают владельцев малого бизнеса врасплох, но они являются одними из важных, за которыми нужно следить. Если вы не уверены, соблюдает ли ваш бизнес муниципальные законы, законы штата или федеральные законы, вам всегда следует проконсультироваться с адвокатом. Заплатить профессионалу, который поможет вам проверить операции, всегда будет более рентабельным вариантом, чем идти вразрез с правительством.

Кейлин МакКенна внесла свой вклад в написание и подготовку этой статьи. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.