Стратегии взыскания долгов для малого бизнеса

• Надежная стратегия взыскания долгов поможет вам стабилизировать ваш денежный поток и получать деньги от ваших клиентов, не раздражая их.
• Стратегии взыскания задолженности включают проверку ваших процессов выставления счетов и выставления счетов, наем бухгалтеров и понимание процессов оплаты ваших клиентов.
• Вы должны нанимать коллекторское агентство только для просроченных на 90 дней долгов от невосприимчивых или сопротивляющихся клиентов.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, желающих улучшить свои процессы взыскания долгов.

В делах B2B всегда есть шанс, что определенные клиенты не будут своевременно оплачивать свои счета. Иногда это происходит потому, что у ваших клиентов есть множество счетов, которые нужно оплатить в течение определенного периода, и они забывают о вашем счете. В других случаях это происходит из-за того, что клиенту не хватает наличных денег, которые, как они думали, ему понадобятся, чтобы позволить себе ваши услуги. Хорошей новостью является то, что вы можете уменьшить количество неоплаченных счетов с помощью приведенных ниже стратегий взыскания задолженности.

Важность стратегии взыскания долгов

Когда вы зарабатываете большую часть или все свои деньги с помощью услуг B2B, иногда вы будете предоставлять свои услуги до того, как ваши клиенты заплатят. Несмотря на то, что эта модель распространена, она по своей сути рискованна, потому что, когда клиент не оплачивает свой счет вовремя, он создает пробел в вашем денежном потоке. В результате у вас будет меньше денег, чтобы покрыть свои расходы. Сильная стратегия взыскания долга уменьшает частоту таких пробелов.

Примечание редактора: Ищете коллекторское агентство, подходящее для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Кроме того, хорошая стратегия сбора платежей облегчает отношения между вами и вашими клиентами. Поскольку стратегии сбора требуют от вас подробного объяснения способов, которыми клиенты могут платить вам, и когда они должны это делать, они также облегчают жизнь вашего клиента. Как по этой причине, так и по соображениям денежного потока вам следует периодически пересматривать свою стратегию сбора платежей — вы не сможете решить проблемы, пока не определите их, а некоторые проблемы могут быть не очевидны поначалу.

Хорошо спланированная стратегия взыскания долгов сводит к минимуму вероятность перебоев с денежными потоками и, как правило, повышает удовлетворенность клиентов.

11 стратегий, которые упростят процесс взыскания долгов

Попробуйте несколько, некоторые, большинство или все из этих стратегий взыскания долгов, чтобы упростить процесс взыскания задолженности.

1. Просмотрите свои счета.

Иногда неплательщики еще не заплатили только потому, что в ваших счетах не указано, что оплата должна быть произведена в течение определенного количества дней. Вы можете свести к минимуму такие ошибки с вашей стороны, регулярно пересматривая свою политику выставления счетов. Этот подход означает рассмотрение того, как вы создаете свои счета, и убедитесь, что присутствует каждое из следующего:

• Дата выставления счета
• Контактная информация (имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты) как кредитора, так и должника
• Уникальный номер счета-фактуры или другой идентификатор
• Условия и сроки оплаты, включая приемлемые способы оплаты
• Подробный список услуг с указанием цены за единицу, количества и общей стоимости для каждой позиции.
• Четкая и очевидная общая стоимость счета

2. Просмотрите свою политику выставления счетов.

Вы должны смотреть не только на свои счета, но и на свою политику отправки счетов. Если вы ежемесячно выставляете счета своим клиентам, но регулярно испытываете недостаток денежных средств, измените свою политику на выставление счетов раз в два месяца. В качестве альтернативы, если вы обычно отправляете счета в последний рабочий день месяца, попробуйте отправить их в первый день следующего месяца. Таким образом, ваши клиенты, которые проводят платежи в начале месяца, с меньшей вероятностью пропустят ваши счета.

3. Пересмотрите свою технологию выставления счетов.

Возможно, ваша компания использует шаблон Word или Excel для создания счетов. Этот подход, хотя и обеспечивает согласованность, включает в себя обширную ручную работу, которая может привести к ненужным человеческим ошибкам в ваших методах выставления счетов. Подумайте о переходе на технологию выставления счетов, чтобы свести к минимуму эти ошибки и сэкономить время.

Технология выставления счетов также может отслеживать взаимодействие клиентов со счетами, автоматизировать последующие действия по неоплаченным счетам, автоматически заполнять поля счетов и многое другое. Чтобы узнать больше о вариантах приложений для выставления счетов, таких как Square, Invoice2go, QuickBooks Online и FreshBooks, прочитайте руководство Business News Daily о том, как найти лучшее программное обеспечение для выставления счетов.

4. Проверьте свой протокол связи для выставления счетов.

То, как вы доставляете счета клиентам и отслеживаете их, может повлиять на скорость получения оплаты. Многие компании отправляют счета по электронной почте или через приложения, а затем следуют за неоплаченными счетами с помощью кратких электронных писем, но электронная почта может не подходить для более насущных долгов. Установите внутреннюю политику для взыскания долгов с опозданием более чем на 14 дней с помощью телефонных звонков, которые должникам часто гораздо труднее игнорировать, чем электронные письма.

5. Упростите платежи клиентов.

В счетах-фактурах должно быть указано, какие способы оплаты принимает ваша компания. Однако простое указание принимаемых вами способов оплаты по своей сути не облегчает платежи. Например, не просто заявляйте, что вы принимаете платежи через PayPal, — включите интерактивную ссылку PayPal, которую клиент может использовать для оплаты.

6. Немедленно представьте свои условия выставления счетов.

Независимо от того, есть ли у вас отдельная кредитная политика или стандартные условия выставления счетов, вы должны информировать всех своих клиентов о вашем протоколе выставления счетов. Это может включать подписание квалифицированными клиентами вашего соглашения о кредитной политике в рамках первоначального контракта или добавление юридического текста к вашим счетам, объясняющего, как вы можете собирать неоплаченные долги.

7. Подтвердите процесс оплаты каждого клиента.

Одно дело подать счет-фактуру вашему деловому контакту в определенной компании; совсем другое — предъявить счет-фактуру в бухгалтерию компании. Отправка счетов вашему контактному лицу в компании-клиенте не гарантирует, что ваш счет попадет в бухгалтерию, а счет, задержанный в бухгалтерии, будет оплачен позже. Ваш деловой контакт часто не является вашим бухгалтерским контактом, поэтому спросите своих клиентов, с кем вы должны выставлять счета.

8. Определите, как обращаться с постоянно опаздывающими клиентами.

Неизбежно, что по крайней мере один из ваших клиентов будет регулярно платить поздно. Чтобы работать с этими клиентами, вы можете расширить условия оплаты только для них, чтобы они соответствовали их потребностям, но существуют более сильные индивидуальные стратегии сбора.

Например, если ваш опаздывающий клиент редко отвечает на электронные письма, но вполне отвечает на телефонные звонки, поручите вашей бухгалтерии позвонить этому клиенту в течение определенного периода после наступления срока платежа. В качестве альтернативы, если вы столкнулись с просроченными платежами через одну конкретную форму оплаты от этого клиента, предложите ему возможность изменить способ оплаты. Эти индивидуальные стратегии сбора могут побудить ваших клиентов платить.

9. Будьте активны в оплате.

Вместо того, чтобы ждать наступления срока платежа (желательно вместе с оплатой), позвоните клиенту за неделю до срока платежа, чтобы обсудить ваши услуги. Спросите, не могут ли какие-либо проблемы с вашим сервисом привести к задержке платежа клиентом. Повторите этот звонок через неделю после установленного срока, если счет не был оплачен, и запишите все платежные обещания, которые дает ваш клиент, чтобы вы могли должным образом отреагировать на них. Придерживайтесь телефона, а не электронной почты, так как телефонные звонки гораздо сложнее игнорировать.

10. Не делай этого сам.

Слишком часто владельцы малого бизнеса берут на себя надзор за взысканием долгов за счет своих более прямых бизнес-задач, таких как планирование и предоставление услуг. Если у вас есть бюджет, вы должны нанять бухгалтера или бухгалтера, будь то штатный сотрудник или сторонняя служба.

Бухгалтер или бухгалтер может контролировать процесс выставления счетов и оплаты от начала до конца. Это означает создание и отправку счетов, запись платежей и многое другое. Специальный эксперт по финансам особенно полезен, если у ваших клиентов также есть собственные финансовые группы, поскольку финансовые группы разных компаний могут лучше понимать обстоятельства друг друга. Бухгалтеры также могут помочь вам с соблюдением налогового законодательства и другими нормативными требованиями.

11. Наймите агентство по взысканию долгов.

Когда долг клиента остается невыплаченным, игнорируется или сопротивляется в течение достаточно долгого времени, вы можете почувствовать необходимость обратиться в агентство по взысканию долгов. И фрилансеры, и малый бизнес могут нанять агентства по взысканию долгов для получения сторонней экспертизы по взысканию долгов с неплательщиков, но это рискованно. Во-первых, это верный способ сжечь мосты с клиентом. Это также довольно дорого, затраты варьируются от 25% до 50% от преследуемой суммы долга.

Тем не менее, иногда наем коллекторского агентства действительно является единственным вариантом (кроме найма юриста по взысканию долгов). Вы узнаете, что это так, если ваш долг просрочен более чем на 90 дней, а другие подходы, такие как повторная отправка счетов с просроченными платежами или процентами, не привели к оплате.

Если вам нужно пойти по пути взыскания долгов, ознакомьтесь с обзорами наших коллекторских агентств, чтобы найти лучшего партнера для ваших нужд. Вам также следует ознакомиться с Законом о справедливой практике взыскания долгов, чтобы быть уверенным, что ваше агентство действует в рамках закона и освобождает вас от ответственности.

Благодаря вашим собственным стратегиям сбора и помощи сторонних экспертов ваши клиенты могут заплатить достаточно скоро. Просто будьте терпеливы, вдумчивы и тактичны в процессе.