Советы и рекомендации по календарю Google

• Календарь Google – это эффективное, оптимизированное приложение-календарь, бесплатное для всех пользователей Gmail и Google Workspace.
• Календарь Google может помочь вам оптимизировать планирование встреч, устанавливать напоминания о встречах, определять повестку дня и планировать свои задачи.
• Вы можете использовать Календарь Google, чтобы делиться своим рабочим временем и рабочим временем вашей команды, получать доступ к своему календарю в автономном режиме, создавать ссылки для видеоконференций и многое другое.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, менеджеров и рабочих, желающих освоить Календарь Google.

Календарь Google может помочь вам спланировать свой рабочий день. Веб-приложение календаря отличается простым в использовании минималистичным дизайном и широкой совместимостью; Вы можете синхронизировать свой Календарь Google практически с любым мобильным устройством, а также с настольными приложениями календаря, такими как Outlook. Кроме того, это бесплатно, что делает его хорошим вариантом для бизнес-пользователей с ограниченным бюджетом. (Связанный: Лучшие новые функции Gmail для бизнеса )

Но Календарь Google — это гораздо больше, чем просто цифровая версия настольного календаря. В нем множество скрытых функций, которые сделают вашу работу более продуктивной с каждым днем. Вот 10 функций Календаря Google, о которых вы, возможно, даже не знали.

Что такое Календарь Google?

Календарь Google — это бесплатное приложение-календарь от Google, которое поставляется с Google Workspace и Gmail. Он автоматически синхронизируется со всеми другими вашими инструментами Google, и вы можете интегрировать его с другими платформами, такими как программное обеспечение для управления проектами. Вы можете использовать его через веб-браузер или мобильное приложение Google Calendar.

Преимущества Календаря Google

Это основные причины использования Календаря Google.

• Упрощенное планирование встреч: С Календарем Google вы можете поделиться своим расписанием с кем угодно. Вы также можете приглашать других людей в вашей организации или за ее пределами на собрания, автоматически создавая ссылки для видеоконференций. Кроме того, вы можете указать свое рабочее время и доступность собраний, сравнивая их с часами других пользователей. Все эти функции могут значительно улучшить планирование вашей встречи.
• Напоминания о встречах: Легко пропустить встречи или дедлайны, когда у вас так много дел. Календарь Google может отправлять вам уведомления, которые помогут вам не пропустить важные моменты. Вы можете получать эти уведомления в веб-браузере, на рабочем столе или на мобильном устройстве.
• Ежедневные программы: Календарь Google может автоматически отправлять вам ежедневную повестку дня в начале каждого рабочего дня. Таким образом, вы можете начать день, точно зная, что у вас на тарелке, и получить все свои утки подряд раньше, чем позже.
• Планирование задач: С помощью функции «Задачи» вы можете использовать Календарь Google в качестве инструмента управления задачами. Тем не менее, приложения, созданные для управления производительностью, могут лучше подходить для этой цели. В Календаре Google отсутствуют инструменты командного общения этих приложений и другие ключевые функции.

Календарь Google — очень полезный инструмент для планирования встреч, и его также можно использовать для управления задачами.

10 советов и приемов Календаря Google

Следующие советы и приемы, вероятно, пригодятся вам при использовании Календаря Google.

1. Установите уведомления.

Внесение событий и встреч в Календарь Google не принесет вам много пользы, если вы забудете о них, когда придет время. Вот почему Календарь Google может отправлять push-уведомления или текстовые сообщения, чтобы напомнить вам о предстоящих и предстоящих встречах. Он также может предупредить вас об отмене мероприятия или изменении деталей. Чтобы настроить параметры уведомлений, щелкните значок шестеренки, а затем «Настройки». Прокрутите вниз до «Настройки уведомлений» и измените настройки в соответствии со своими предпочтениями.

2. Получите повестку дня.

В дополнение к отправке предупреждений об отдельных встречах Календарь Google может отправлять вам по электронной почте ежедневную повестку дня, чтобы вы могли сразу увидеть все свое расписание. Сначала заходим в меню настроек (см. выше). Затем прокрутите вниз до «Настройки моего календаря» в левом нижнем углу и щелкните свое имя. Переключите поле рядом с «Повестка дня» с «Нет» на «Электронная почта». Каждое утро Google будет отправлять полную повестку дня прямо на ваш почтовый ящик.

3. Скрыть часы неактивности.

Если вы используете Календарь Google для бизнеса, выходные и вечера, вероятно, просто занимают место в вашем календаре. Подумайте о том, чтобы скрыть это время, чтобы вы могли лучше видеть часы и дни, когда вы открыты для бизнеса. Чтобы скрыть выходные, щелкните значок шестеренки в верхнем левом углу календаря, а затем прокрутите вниз до «Параметры просмотра». В разделе «Показать выходные» снимите флажок. Чтобы скрыть часы, установите расширение Chrome «Скрыть утро в календаре». Теперь, когда вы просматриваете день или неделю в своем календаре, вы увидите слайд слева от поля ввода. Нажмите и перетащите его вверх или вниз, чтобы скрыть нежелательные ночные часы.

4. Установите рабочее время.

Пользователи Календаря Google могут получать приглашения на встречи от других и добавлять эти встречи в свой календарь несколькими щелчками мыши. Но поскольку вы не всегда доступны для встречи, функция Календаря Google поможет вам установить рабочее время. Когда кто-то попытается запланировать мероприятие в нерабочее время, он получит предупреждение и возможность выбрать другое время. Чтобы установить рабочее время, щелкните значок шестеренки, а затем «Настройки». Установите нужные часы в разделе «Рабочие часы».

5. Управляйте своими задачами.

Забудьте о бумажных списках дел. В Календаре Google есть скрытый диспетчер задач, который позволяет создавать списки и отмечать элементы по ходу дела. Чтобы получить доступ к своему списку, нажмите «Мои календари» в левом столбце основного представления календаря, а затем «Задачи». Чтобы добавить задачу, нажмите на соответствующий день в календаре. Когда появится диалоговое окно события, выберите «Задача», которая находится вверху, и введите подробности.

Вы можете использовать Календарь Google, чтобы создать для себя список задач. Однако, если вам нужен более полный органайзер задач, ознакомьтесь с лучшими приложениями для управления проектами.

6. Используйте свой календарь в автономном режиме.

Использование веб-календаря имеет свои преимущества, главным образом потому, что он доступен с любого устройства, подключенного к Интернету. Но у вас не всегда есть доступ в Интернет, а мобильное покрытие может быть нестабильным. В таких случаях удобно получить доступ к автономной версии вашего календаря с помощью браузера Google Chrome. Включение этой функции немного сложно, поэтому проверьте Пошаговое руководство от Google. Конечно, новые события, добавленные в ваш автономный календарь, не будут синхронизироваться между вашими устройствами до тех пор, пока вы в следующий раз не подключитесь к Интернету.

7. Поделитесь своим календарем.

Поделитесь своим календарем с сотрудниками или коллегами — это хороший способ совместной работы и выполнения командных проектов. Когда вы делитесь календарем с людьми, они могут получить к нему доступ на своей собственной странице Календаря Google. Чтобы поделиться, щелкните значок шестеренки, а затем «Настройки». Перейдите к «Настройки для моих календарей», выберите нужный календарь и прокрутите до «Поделиться с определенными людьми». Введите адрес электронной почты человека, с которым вы хотите поделиться им. Вам не нужно делиться своим основным календарем; вы можете создать календарь для конкретного проекта из основного представления календаря. Просто нажмите знак «плюс» рядом с «Другие календари» в левом столбце, а затем выберите «Создать новый календарь».

8. Запланируйте групповые встречи.

Планирование деловых встреч с группами людей, чьи графики различаются, может быть сложной задачей. Календарь Google может помочь вам решить эту проблему. Когда вы собираетесь создать событие, как обычно, вместо этого нажмите «Найти время». По мере добавления участников их расписания будут отображаться рядом с вашими. В этом представлении вы можете вручную сканировать открытое время или щелкнуть «Предлагаемое время», чтобы найти идеальное время. (Читать соответствующую статью: 10 советов по организации продуктивной видеоконференции)

9. Создайте ссылку на видео встречи.

Вам не нужен Zoom или служба конференц-связи для проведения виртуальной встречи, если у вас есть Календарь Google. Всякий раз, когда вы создаете мероприятие с участием как минимум двух человек (включая себя), Календарь Google автоматически заполняет мероприятие ссылкой на Google Meet. Таким образом, посетителям никогда не придется просить у вас ссылку на видео, и вам никогда не придется ее отправлять. Каждый может просто загрузить событие и вместо этого нажать «Присоединиться с Google Meet».

10. Используйте сочетания клавиш.

Календарь Google — одно из самых удобных приложений для планирования, а сочетания клавиш делают его еще более эффективным. Просматривая свой календарь, просто нажмите «Q», чтобы быстро добавить событие. При вводе «C» открывается полное меню добавления событий, а при вводе «T» открывается сегодняшний день в календаре. Эти три основы — только начало, как вы можете видеть в этом список сочетаний клавиш Google Календаря. Одно нажатие может быть всем, что нужно, чтобы управлять своим календарем.

Бретт Наклз участвовал в написании и исследовании этой статьи.