Руководство по отчетности по заработной плате – businessnewsdaily.com

• Отчеты о заработной плате могут помочь вам заполнить государственные формы и подготовиться к аудиту IRS, требованию компенсации работникам или запросу государственного органа.
• Отчетность по заработной плате помогает вам следить за состоянием вашего бизнеса, вовлекать сотрудников и поддерживать движение денежных средств.
• Программное обеспечение для расчета заработной платы может автоматизировать ручные задачи, такие как расчет компенсационных надбавок работникам, классификация сотрудников и адаптация новых сотрудников.
• Эта статья предназначена для работодателей, которые хотят знать, как управлять отчетностью по заработной плате с помощью лучшего программного обеспечения для расчета заработной платы.

Отчеты о заработной плате полезны как для работодателей, так и для сотрудников, поскольку вы можете использовать их для расчета заработной платы, налогов, отчислений и пособий сотрудника. Отчеты о заработной плате также могут быть жизненно важны для бизнес-аудитов, налоговой подготовки государственных форм и требований о компенсации работникам.

Что такое отчет о заработной плате?

Отчет о заработной плате включает подробную информацию о сотруднике, отделе или команде. Работодатель может использовать отчет для проверки налоговых обязательств и данных бухгалтерского учета компании. Отчет о заработной плате может включать ставки заработной платы, табели учета рабочего времени, данные о сверхурочной работе, налоги, уплачиваемые работником и работодателем, PTO и многое другое.

Важность отчетности по заработной плате

Есть много причин, по которым важно отслеживать данные о заработной плате. Вот основные:

1. Мониторинг текучести кадров

Данные о заработной плате сотрудников могут помочь вам отслеживать текучесть кадров. Например, высокая текучесть кадров в конкретном отделе может свидетельствовать о недостаточной вовлеченности сотрудников. И наоборот, низкая текучесть кадров может указывать на отсутствие навыков или амбиций среди вашей рабочей силы. Выявление этих тенденций может помочь вам спланировать упреждающие решения.

Средний бизнес в США тратит около 4000 долларов на найма нового сотрудника и, в некоторых случаях, более 50 дней, чтобы заполнить вакансию.

2. Цените своих сотрудников

Если ваше программное обеспечение для расчета заработной платы не отслеживает важные вехи, отсутствие признания может привести к снижению морального духа команды. Выберите программное обеспечение, которое автоматически напомнит вам о днях рождения, бонусах и повышении заработной платы. Это упреждающее признание с вашей стороны помогает вашим сотрудникам оставаться вовлеченными и чувствовать себя ценными членами команды.

3. Настройка отчетов

Ваш бизнес не такой, как у конкурентов, так зачем использовать только стандартные отчеты по заработной плате? Лучшее программное обеспечение для расчета заработной платы может помочь вам создавать настраиваемые отчеты, чтобы оставаться в курсе ваших бизнес-процессов и проблем сотрудников и обеспечивать наилучшие преимущества.

4. Поддержание денежного потока

Когда вы следите за заработной платой, вы не только контролируете свой бизнес, но и следите за тем, чтобы вы не недоплачивали и не переплачивали ни одному из своих сотрудников. Программное обеспечение для расчета заработной платы может точно отслеживать отработанное время, сверхурочную работу, индивидуальную политику отгулов, больничные, налоги с сотрудников и налоговые вычеты.

Мошенничество с зарплатой – реальная угроза для предприятий США. В период с января 2018 года по июнь 2019 года было подано более 1000 жалоб, а общий заявленный убыток составил более 8 миллионов долларов.

Как увольнение, так и прием на работу сотрудника могут быть дорогостоящими. Используйте программное обеспечение для расчета заработной платы, чтобы поддерживать денежный поток и минимизировать переходы сотрудников.

5. Точное управление налогами

Как владелец бизнеса, вы несете ответственность не только за уплату собственных налогов, но и за удержание налогов с заработной платы сотрудников и предоставление своим сотрудникам точной налоговой информации. Автоматизация расчета заработной платы может помочь вам хранить все налоговые документы в одном месте для быстрого ознакомления или внесения изменений. Кроме того, в случае аудита или крайнего срока уплаты налогов все ваши документы будут организованы так, чтобы свести к минимуму время, необходимое для расчетов с IRS.

Виды отчетов по заработной плате

Существует несколько видов отчетов по заработной плате. Хотя поставщики настроек и расчета заработной платы могут влиять на названия отчетов о заработной плате, вот 10 лучших:

1. Резюме сотрудников

Сводка по сотруднику — это краткий отчет, содержащий личные данные сотрудника, такие как имя, адрес, дата найма, тип оплаты (например, оклад или почасовая оплата) и налоговая информация.

2. Отчет об ошибках (неоплачиваемые работники или отсутствующие отчисления)

Вы можете запустить отчет об ошибках, чтобы увидеть, не получили ли какие-либо текущие сотрудники зарплату или не были обработаны регулярные вычеты. Программное обеспечение для расчета заработной платы может указать на ошибку звездочкой или отдельным отчетом.

3. Отчет об ответственности

Вы можете запустить отчет об обязательствах, чтобы увидеть заработную плату сотрудников и налоговые обязательства за определенный период оплаты. Тем не менее, он обычно не учитывает плату за услуги по начислению заработной платы.

4. Отчет об оплачиваемом отпуске (PTO)

В большинстве случаев у сотрудника есть конечное количество часов (или дней) ВОМ, которые он может использовать в год. Отслеживание PTO с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы может помочь вам определить, сколько свободного времени осталось у сотрудника, и если несколько сотрудников запросили отпуск в одни и те же даты.

5. Подробная информация о заработной плате / предварительный просмотр

Детали платежной ведомости или предварительный просмотр обеспечивают построчное представление истории вознаграждения отдельного сотрудника, отдела или команды. Этот отчет также может помочь вам найти конкретную транзакцию или несоответствие платежной квитанции.

6. Плата за услуги по расчету заработной платы

Вы можете легко получить доступ к платежам за программное обеспечение для расчета заработной платы на специальной вкладке на панели управления вашей системы расчета заработной платы. Обычно вы можете просматривать их по позициям или сортировать и фильтровать их для различных представлений.

7. Сводка по заработной плате

Сводные отчеты по заработной плате включают информацию об отдельном сотруднике, отделе или команде. Например, вы или ваш администратор платежной ведомости можете ввести диапазон дат, чтобы увидеть валовую и чистую заработную плату, налоговые удержания и другие вычеты.

8. Обязательства по налогу на заработную плату

Вы можете запустить отчет об обязательствах по налогу на заработную плату, чтобы узнать, удерживаете ли вы соответствующую сумму из заработной платы сотрудников, сколько вы заплатили IRS и сколько вы должны.

9. Пенсионные отчисления

Сотрудники могут добровольно вносить взносы в пенсионный план 401(k) или 403(b), и вы можете уравнять их взносы. Отчет о пенсионных взносах документирует и сегментирует такие взносы.

10. Отчет о компенсации работникам

Если вы оптимизируете компенсацию работникам с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы, вы часто можете запускать отчеты для расчета страховых взносов. Ставки покрытия варьируются в зависимости от стоимости фонда заработной платы.

Какие типы отчетов по заработной плате должны подавать работодатели?

Компании обязаны ежеквартально и ежегодно подавать федеральные, государственные и местные правительственные формы. Отчеты о заработной плате могут предоставить вам актуальную информацию для подачи государственных форм и подготовки к аудиту IRS, заявлению о компенсации работникам или запросу государственного агентства.

Форма 940, Ежегодная федеральная налоговая декларация работодателя по безработице (FUTA)

Форма 940 поможет вам декларировать и платить налоги FUTA, в соответствии с Федеральным законом о налоге на безработицу. Налог FUTA может достигать 6% на первые 7000 долларов дохода работника, но вы можете платить меньше, если участвуете в государственных налогах на безработицу. Платежи за FUTA должны быть произведены 31 января следующего года.

Форма 941, Ежеквартальная федеральная налоговая декларация работодателя

Предприятия подают федеральные налоги на заработную плату, используя форму 941, которая включает следующую информацию:

• Заработная плата сотрудников
• Удержания федерального подоходного налога из заработной платы сотрудников
• Налоги Medicare и Social Security (оплачиваются работниками)
• Налоги Medicare и Social Security (оплачивает работодатель)

Форма 944, Ежегодная федеральная налоговая декларация работодателя

Малые предприятия могут запрашивать подачу налогов ежегодно (а не ежеквартально) через IRS.

Общим требованием для использования формы 944 является ежегодное удержание федерального подоходного налога Medicare и Social Security в размере 1000 долларов США или меньше.

Форма W-2, Заявление о заработной плате и налогах

Сотрудники используют форму W-2 для подачи подоходного налога. В форме указывается годовая валовая заработная плата работника, удержания и льготы. Как работодатель, вы должны заполнить эту форму и раздать ее своим сотрудникам до 31 января следующего года. Вы также должны подать копию в федеральные, государственные и местные органы власти.

Форма W-3, Передача отчетов о заработной плате и налогах

Форма W-3 представляет собой сводку всех отчетов о заработной плате и налогах вашего предприятия. Форма W-3 направляется в Администрацию социального обеспечения и подлежит оплате до 31 января следующего налогового года.

Местные отчеты по заработной плате

В штатах действуют собственные правила подоходного налога, который взимается на уровне города и округа. Сроки оплаты варьируются от ежеквартальных до годовых. Актуальное налоговое законодательство и сроки лучше уточнить в местном правительстве.

Государственные отчеты по заработной плате

В каждом штате действуют свои правила в отношении подоходного налога и налога на безработицу. Большинство штатов предпочитают, чтобы предприятия ежеквартально платили подоходный налог и налоги по безработице. Для разных штатов разные формы и сроки.

Как быть в курсе и управлять отчетами по заработной плате

Лучший способ не отставать от управления отчетами о заработной плате — использовать программное обеспечение для расчета заработной платы, которое упростит этот процесс. Платформы программного обеспечения для расчета заработной платы, подобные тем, которые представлены в нашем обзоре ADP и обзоре Gusto, могут помочь вам с легкостью управлять аспектами расчета заработной платы в вашем бизнесе.

Когда вы думаете о покупке программного обеспечения для расчета заработной платы, вы можете быть поражены выбором и стоимостью. Однако откладывание автоматизации начисления заработной платы в долгосрочной перспективе будет стоить вам большего разочарования, времени и денег. Ваш бизнес сможет легко выполнить эти задачи, если вы выберете лучшего поставщика программного обеспечения для расчета заработной платы:

• Объедините посещаемость и начисление заработной платы в одной системе.
• Правильно классифицировать сотрудников.
• Автоматизируйте отсчет времени для почасовых сотрудников (позвольте программе рассчитать оплату за сверхурочную работу).
• Электронное заполнение и отправка форм.
• Предоставляйте точные платежные чеки вовремя.
• Подготовьтесь к возможной проверке IRS.
• Точно рассчитать налоги и отчисления.
• Автоматический расчет ВОМ.
• Упрощение процесса утверждения руководством рабочего времени сотрудников.
• Обеспечить соблюдение трудового законодательства.
• Обновите процессы адаптации и обучения.
• Исключите человеческий фактор и срыв сроков.
• Следите за своим денежным потоком.

Если покупка программного обеспечения для расчета заработной платы не является вариантом для вашего бизнеса прямо сейчас, вы все равно можете предпринять следующие шаги для активного управления своей заработной платой:

• Установите напоминания и отметьте свой календарь, чтобы никогда не пропустить день выплаты жалованья или крайний срок уплаты налогов.
• Подготовьте электронные таблицы и формы задолго до установленного срока на случай, если у вас возникнут какие-либо проблемы.
• Если у вас есть вопросы о соблюдении трудового законодательства или правил, обратитесь за профессиональной помощью к бухгалтеру или бухгалтеру.