Преимущества наличия точных бухгалтерских отчетов

• Бухгалтерские отчеты показывают финансовое состояние вашего бизнеса.
• Отчеты о движении денежных средств, отчеты о прибылях и убытках и балансы являются одними из самых популярных типов бухгалтерских отчетов.
• Бухгалтерские отчеты используются руководителями компаний, а также внешними бухгалтерами, кредиторами и страховыми компаниями.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, которые хотят узнать больше о том, что такое бухгалтерские отчеты и для чего они используются.

Чтобы понять финансовое состояние вашего бизнеса, очень важно вести точный учет. Наличие надежных, простых для понимания бухгалтерских отчетов, когда они вам нужны, — это хороший шаг к тому, чтобы вы всегда знали текущее финансовое состояние вашего бизнеса. Лучшее программное обеспечение для бухгалтерского учета генерирует десятки отчетов, поэтому важно знать, на какие из них следует обратить пристальное внимание.

Что такое бухгалтерские отчеты?

Бухгалтерские отчеты — это отчеты, которые показывают финансовое состояние бизнеса. Некоторые отчеты показывают результаты деятельности компании с течением времени; другие показывают моментальный снимок финансового состояния компании в конкретный момент.

Общие примеры бухгалтерских отчетов включают балансовые отчеты, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о движении свободных денежных средств и отчеты о собственном капитале. Существуют также консолидированные отчеты о прибылях и убытках (для компаний, имеющих несколько отделов или подразделений), а также более специализированные отчеты, например, о сроках погашения дебиторской задолженности. Но все эти отчеты имеют одну цель: отразить текущее финансовое состояние бизнеса.

Эти бухгалтерские отчеты регулярно готовятся высшим руководством компании для определения стратегии компании и облегчения принятия решений. Отчеты, подготовленные в соответствии с общепринятыми стандартами бухгалтерского учета, также могут быть использованы для представления акционерам, кредиторам или страховщикам для различных целей.

Эти отчеты обычно не используются в налоговых декларациях, но при правильном использовании они, безусловно, могут помочь владельцам малого бизнеса понять свои потенциальные налоговые обязательства в любой конкретный момент времени.

Почему важна бухгалтерская отчетность

В большинстве случаев, когда мы думаем о бухгалтерских отчетах, мы сразу же думаем о налогах. И, конечно, налоги всегда учитываются при рассмотрении финансовых показателей компании. Но эти отчеты гораздо более эффективны и гораздо чаще используются для других целей. В частности, эти отчеты используются руководством компании для получения информации о том, что происходит в различных сегментах бизнеса, и принятия решений о его работе — как получать доход и увеличивать прибыль.

Некоторые другие ситуации, когда бухгалтерские отчеты особенно важны, включают:

Для более крупных компаний бухгалтерские отчеты также важны для представления акционерам финансового состояния компании, чтобы они знали, что происходит внутри компании. Эти отчеты предоставляют ключевую информацию о финансовом состоянии компании и результатах ее недавних операций.

Виды бухгалтерской отчетности

Существует множество различных типов бухгалтерских отчетов, которые используются для отражения различных аспектов финансового состояния компании. Однако существует четыре или пять основных типов бухгалтерских отчетов, которые используются большинством малых предприятий. Все это доступно в большинстве пакетов программного обеспечения для бухгалтерского учета малого бизнеса.

• Бухгалтерский баланс: Бухгалтерский баланс компании — это моментальный снимок ее активов, обязательств и акционерного капитала в определенный момент времени. По сути, отчет представляет собой список активов, долгов и чистой стоимости компании, каждый из которых разбит по категориям (например, долгосрочные и краткосрочные долги).

• Отчет о прибылях и убытках (P&L): Отчет о прибылях и убытках показывает доходы и расходы компании по категориям за определенный период времени. Он используется для отображения самых сильных и слабых сторон бизнеса, а также для сравнения недавних показателей компании с тем же периодом в предыдущие годы для измерения изменений.

• Отчет о свободном движении денежных средств: Этот отчет показывает, сколько денежных средств доступно для выплаты кредиторам или выплаты дивидендов инвесторам. Чтобы определить эту сумму, вы берете общий доход от продаж и вычитаете свои затраты и операционные расходы. Это заявление помогает компании управлять денежными потоками, которые не требуются для продолжения ведения бизнеса.

• Отчет об акционерном капитале: Отчет о собственном капитале разбивает чистую балансовую стоимость компании на различные категории, чтобы показать акционерам, сколько именно их инвестиции стоят на бумаге (если компания будет ликвидирована).

Хотя доступно несколько типов бухгалтерских отчетов, следует обратить внимание на три важных отчета: баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении свободных денежных средств.

В дополнение к этим основным отчетам существует множество других и множество вариантов каждого из них, скорректированных с учетом обстоятельств отдельных предприятий и предпочтений их владельцев и менеджеров.

Многие руководители также создают пользовательские отчеты. Эти версии могут быть сосредоточены на областях бизнеса, которые руководство хочет отслеживать наиболее внимательно, или сравнивать последние результаты с результатами за тот же период времени в прошлом году.

Как подготовить бухгалтерский отчет?

Процесс подготовки бухгалтерского отчета обычно зависит от отчета, размера и масштаба бизнеса, количества деталей, которые вы хотите включить в отчет, и сравниваемых периодов времени. Как правило, процесс включает в себя суммирование определенных счетов за определенный период времени.

Современное бухгалтерское программное обеспечение может генерировать большинство бухгалтерских отчетов автоматически, поэтому процесс их создания зависит только от используемого вами бухгалтерского программного обеспечения. Вот некоторые популярные отчеты и то, что они влекут за собой.

• Бухгалтерский баланс: Сложите стоимость всех активов компании (денежные средства и их эквиваленты, инвентарь, оборудование, недвижимость и т. д.) и вычтите все обязательства (непогашенные кредиты, неоплаченные счета). Разбейте то, что осталось (акционерный капитал), на соответствующие категории (акционерный капитал, деловая репутация и т. д.).

• ПиУ: Совокупный доход по категориям за предыдущий месяц, квартал, год и т. д. (в любом диапазоне), а затем вычтите расходы (по категориям) за тот же период времени.

• Отчет об акционерном капитале: Рассчитайте общий капитал (измеряемый разницей между общими активами и общими обязательствами), затем разбейте общую сумму на соответствующие счета — внесенный капитал, чистую прибыль, нераспределенную прибыль, дивиденды и т. д.

Этот процесс можно повторить для других отчетов, которые вы хотите создать. Более того, большинство бухгалтерских программ обычно предлагают возможность настройки отчетов – выбор дат и решение о том, какие учетные записи включать/исключать – для создания наиболее подробных отчетов для руководства компании.

Как используются бухгалтерские отчеты

Бухгалтерские отчеты в основном используются высшим руководством бизнеса для оценки финансового положения и измерения результатов. Что еще более важно, информация, полученная из различных отчетов, используется для принятия решений об общей стратегии компании.

Например, отчет о прибылях и убытках можно использовать для сравнения операционных результатов с предыдущими периодами, чтобы увидеть, какие части бизнеса растут или сокращаются. Бухгалтерский баланс показывает, насколько ликвидна компания — сколько денежных средств доступно для инвестиций в расширение бизнеса. Просмотр этих заявлений может помочь менеджерам определить, куда и как вкладывать ресурсы компании, чтобы сократить расходы и максимизировать прибыль.

Бухгалтерские отчеты просматривают не только менеджеры. Вот несколько примеров того, кто еще просматривает финансовую отчетность и почему.

• Бухгалтеры: Бухгалтеры компании могут просматривать отчеты, чтобы решить, могут ли определенные налоговые стратегии быть выгодными, или при оценке бизнеса для потенциальной продажи. Иногда эти отчеты могут потребоваться регулирующим органам, в зависимости от отрасли, в которой работает бизнес.

• Кредиторы: Банки и другие кредиторы оценивают финансовое состояние компании, чтобы решить, имеет ли она право на получение кредита. Банки имеют свои собственные формы и отчеты, которые необходимо заполнить как часть заявки на получение кредита, но бухгалтерские отчеты компании могут дать предварительное представление о том, может ли бизнес соответствовать требованиям.

• Страховщики: Страховщики могут изучить финансовые показатели компании, чтобы определить, какие виды страхования могут потребоваться бизнесу и какое покрытие может потребоваться для обеспечения адекватной защиты.

• Акционеры: Текущие и потенциальные инвесторы часто просматривают бухгалтерские отчеты компании, чтобы оценить стоимость компании и ее будущие перспективы. Эти отчеты могут быть чрезвычайно подробными, но также часто бывают сжатыми.

Это несколько гипотетических ситуаций, которые иллюстрируют, почему важно иметь возможность настраивать финансовые отчеты — они помогают лучше понять акционеров, кредиторов, бухгалтеров и других лиц, которые могут просматривать их.

Помимо помощи в разработке стратегии, бухгалтерские отчеты могут использоваться для налоговых, кредитных и страховых целей.

Отчеты бухгалтерской программы

К счастью, бухгалтерские отчеты всех типов могут быть легко созданы с использованием большинства готовых пакетов программного обеспечения для бухгалтерского учета, и эти отчеты могут постоянно обновляться, чтобы предоставлять самую последнюю (хотя и неаудированную) информацию о том, что происходит в вашем бизнесе. и финансовое положение компании.

Если вы собираетесь инвестировать в программное обеспечение для бухгалтерского учета, чтобы помочь отслеживать финансы вашей компании, вы должны быть уверены, что оно способно легко генерировать эти отчеты. Некоторые общие параметры, которые вы должны проверить, включают:

• Возможность корректировки временных рамок и сравнения результатов с тем же периодом в предыдущие годы
• Возможность специально включать или исключать отдельные учетные записи или позиции.
• Возможность добавлять примечания, объясняющие нетипичные результаты в определенных учетных записях или категориях.
• Способ создания собственных настраиваемых отчетов на основе собственного шаблона, отображающих наиболее важную для вас информацию.

Эти функции предоставят вам невероятную гибкость для анализа финансовых показателей вашей компании и принятия наиболее обоснованных решений об управлении вашим малым бизнесом.