Рекомендации по безопасному обмену файлами

• Безопасность данных важна для любого бизнеса, поэтому при выборе службы обмена файлами важно помнить о безопасности.
• Существует множество облачных служб обмена файлами, которые обеспечивают удобный способ безопасного обмена, редактирования и доступа к документам и информации.
• Воспользуйтесь службой обмена файлами, которая обеспечивает безопасность бизнес-класса и к которой легко получить удаленный доступ.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, заинтересованных в безопасных способах обмена файлами.

Для большинства предприятий облачные службы обмена файлами обеспечивают простой и удобный доступ к информации в любое время и в любом месте. На самом деле, компании, которые не торопятся внедрять официальное облачное программное обеспечение для обмена файлами, могут обнаружить, что их сотрудники используют свои собственные учетные записи в облачном хранилище, чтобы повысить удобство своей работы. Однако сотрудники, которые используют личные учетные записи и бесплатные сервисы, предназначенные для использования потребителем, могут подвергнуть ваш бизнес высокому риску нарушения безопасности. Вот почему так важно, чтобы компании уделяли первостепенное внимание безопасности и следовали передовым методам хранения и обмена файлами.

Каковы передовые методы безопасного обмена файлами?

Чтобы избежать рисков, связанных с потребительским программным обеспечением, Дэн Слошберг, вице-президент по маркетингу продуктов и клиентов поставщика облачных услуг Exclaimer, посоветовал владельцам бизнеса использовать решение для обмена файлами, разработанное специально для компаний, а не для обычных людей.

Кроме того, Слошберг предложил владельцам бизнеса следовать приведенным ниже советам, чтобы обеспечить защиту своей важной информации с помощью защищенной, контролируемой службы обмена файлами.

1. Решитесь на потребности вашей компании в обмене файлами.

На работе часто происходит обмен файлами. Вместо того чтобы игнорировать защиту данных, сделайте ее приоритетной задачей, найдя службу, которая позволяет пользователям работать с электронной почтой для отправки и получения файлов независимо от их размера, вместо того, чтобы использовать обходные пути.

2. Выберите систему бизнес-уровня.

Службы обмена файлами потребительского уровня могут сделать вас уязвимыми к утечке данных и другим угрозам безопасности. Они также затрудняют электронное обнаружение или заявления о соответствии. Найдите услугу бизнес-уровня, которая обеспечивает надлежащий контроль и безопасность, включая контроль доступа, истечение срока доступа к файлам, а также соответствие требованиям и обнаружение электронных данных. Наша подборка лучших систем управления документами — отличное место для начала поиска.

3. Используйте облачный сервис.

Вам нужно решение, которое можно быстро установить и внедрить в офисе. Облачные сервисы, ориентированные на бизнес, предлагают идеальную скорость настройки и постоянную гибкость. Кроме того, облачные системы обычно имеют резервные копии и избыточность, чтобы вы всегда могли получить доступ к копии своих файлов в случае аварии. (Проверьте лучшие облачные решения для резервного копирования и хранения данных.)

4. Сравните интегрированную систему с решением для отдельных точек.

У вас может возникнуть соблазн найти автономную систему, которая просто упрощает обмен файлами. Однако рассмотрите более интегрированную систему, включающую другие ключевые возможности, такие как защита электронной почты. Чем больше вы сможете оптимизировать свой программный пакет для бизнеса без ущерба для безопасности, тем лучше.

5. Обучайте и обучайте пользователей.

Сотрудники должны понимать важность различных типов информации и риски, связанные с неправильным обращением с такими данными. Они должны иметь четкое представление о том, чем они не могут делиться за пределами бизнеса, и безопасные способы обмена соответствующей информацией с внешними сторонами. Если вы вложили средства в безопасный сервис, вам необходимо убедиться, что сотрудники действительно его используют.

6. Не сбрасывайте со счетов простоту использования.

Благодаря легкому доступу к интуитивно понятным службам потребительского уровня выбранное вами решение для обмена файлами для бизнеса должно быть таким же простым в использовании, как и потребительские варианты, и максимально простым. Он также должен быть легко доступен для удаленных сотрудников. Все это является ключом к обеспечению его постоянного использования, чтобы он мог успешно защитить информацию вашего бизнеса. Если ваша система сложна в использовании или ограничена определенными местоположениями, добиться адаптации сотрудников будет сложнее.

Прочтите наш обзор M-Files, чтобы узнать, почему эта платформа является одной из лучших систем управления документами для компаний, заботящихся об удобстве использования.

В чем важность безопасного обмена файлами?

Важность безопасного обмена файлами в нашем взаимосвязанном мире невозможно переоценить.

«Поскольку работа и личная жизнь становятся все более размытыми, особенно для владельцев и менеджеров малого бизнеса, разграничение рабочих данных и личной информации также (размыто)», — сказал Слошберг.

Это делает безопасный обмен файлами критически важным для малого бизнеса. По словам Слошберга, с распространением ИТ на потребителя и движением за использование собственных устройств (BYOD) сотрудники теперь используют традиционно ориентированные на потребителя технологии в бизнес-целях.

«Легко забыть, что информация, с которой мы имеем дело на работе, часто требует большей осторожности, — сказал он. «Его ценность и конфиденциальность могут иметь жизненно важное значение для успеха в бизнесе, и они должны быть должным образом защищены в любое время. (И) данные могут быть наиболее уязвимы при совместном использовании».

По словам Слошберга, хотя электронная почта является наиболее распространенным способом общения, совместной работы и обмена информацией в компаниях, ограничения в широко используемых системах электронной почты, такие как размер файла и ограничения на хранение, часто создают ограничения.

«(Эти) ограничения вынуждают пользователей искать обходные пути», — добавил он. «Они чаще всего обращаются к службам обмена файлами потребительского уровня, чтобы преодолеть этот барьер производительности электронной почты».

Однако эти услуги предназначены для личных учетных записей и совершенно неадекватны, когда речь идет о защите данных бизнеса.

«Последствия сервисов обмена файлами потребительского уровня на рабочем месте могут быть далеко идущими», — сказал Слошберг. Потенциальные проблемы включают «потерю интеллектуальной собственности, утечку конфиденциальных данных, потерю видимости и (отсутствие) контроля над тем, где находятся данные, а также нарушения нормативных требований и электронного обнаружения», — сказал Слошберг.

Решения для безопасного обмена файлами для предприятий обеспечивают уровень защиты данных, недостижимый при использовании услуг, ориентированных на потребителя. Эта защита может свести к минимуму серьезные бизнес-риски, такие как утечка данных.

Какие риски связаны с обменом файлами?

Хотя мы настоятельно рекомендуем организациям переходить на безбумажный офис, обмен файлами в электронном виде всегда сопряжен с элементом риска. Вот некоторые из возможных последствий незащищенного обмена файлами.

1. Разглашение конфиденциальных данных: Один из самых серьезных рисков программного обеспечения для обмена файлами заключается в том, что конфиденциальные данные могут быть раскрыты, преднамеренно или непреднамеренно, если сотрудники не будут осторожны и не будут внедрены надлежащие политики безопасности. Как только неавторизованная сторона получает доступ к вашей службе обмена файлами, трудно определить, к чему они обращались, и насколько далеко распространилась ваша личная информация.
2. Возможность атак: Если ваше программное обеспечение для обмена файлами требует от вас обхода брандмауэров для загрузки или скачивания файлов, вы можете открыть себя для злоумышленников, которые могут выполнять распределенные атаки типа «отказ в обслуживании», «человек посередине» и различные другие кибератаки против вашей системы.
3. Установка вредоносного ПО: Если сотрудник открывает опасный файл, который был размещен на вашем файлообменнике, он может непреднамеренно загрузить и внедрить вредоносное ПО, такое как вирусы, шпионское ПО, черви и троянские кони, на свой компьютер и, возможно, поставить под угрозу всю сеть.

Какой файлообменник самый безопасный?

Некоторые варианты наиболее безопасных служб обмена файлами включают следующее:

Citrix ShareFile

Citrix ShareFile обладает отличными функциями безопасности. Сервис предлагает 256-битное шифрование AES, поэтому, если вас взломают, файлы будут бесполезны для хакера. ShareFile также включает в себя брандмауэр и антивирусную защиту. Если компьютер украден или принадлежит уволенному сотруднику, вы можете удаленно стереть файлы с ограниченным доступом с любого компьютера, на котором выполнен вход в вашу учетную запись.

Помимо мер безопасности шифрования и брандмауэра, Citrix ShareFile предлагает настройку бренда, а это означает, что вместо того, чтобы ваши сотрудники и клиенты видели сайт Citrix при входе в систему, они видят логотип вашей компании и фирменный знак последовательно на всей платформе обмена. Кроме того, ShareFile предлагает элементы управления доступом к папкам, элементы управления использованием пользователей, инструменты проверки личности и параметры истечения срока действия файлов — все, что вам нужно в решении для обмена файлами бизнес-класса.

Эгните

Egnyte — это гибридное решение для облака и локального хранилища, которое также обладает отличными функциями безопасности. Как и ShareFile, Egnyte передает файлы с использованием 256-битного шифрования AES через SSL, поэтому любые скомпрометированные данные бесполезны для злоумышленников.

Egnyte также предлагает индивидуальную функцию брендинга, чтобы отразить логотип вашей компании, брендинг и обмен сообщениями. Поскольку это гибридное решение для хранения, платформа может обнаруживать изменения в файлах и синхронизировать их, чтобы поддерживать актуальность как облачных, так и локальных копий. Кроме того, в случае сбоя одной системы у вас все еще есть доступ к важным файлам через другую базу данных.

СахарСинк

Подобно Citrix ShareFile и Egnyte, SugarSync — это безопасная платформа для обмена файлами, которая защищает файлы с помощью 256-битного шифрования AES. Вы можете установить разрешения, чтобы разрешить отдельным пользователям доступ, просмотр или редактирование определенных файлов. Программа также позволяет удаленно стирать с устройств конфиденциальные данные в случае потери или кражи устройства. (Учиться как защитить устройства и сеть вашего бизнеса.)

Как и другие безопасные платформы для обмена файлами, вы можете обмениваться файлами, не предоставляя доступ к своей базе данных. Для бизнес-аккаунтов команды могут получать доступ к общим папкам из своих индивидуальных учетных записей, а лица за пределами компании, например клиенты, могут использовать общедоступную ссылку для просмотра определенных файлов.

Безопасен ли общий доступ к файлам Dropbox?

Вообще говоря, общий доступ к файлам Dropbox безопасен. Хотя продукт Dropbox, ориентированный на потребителя, не предлагает всех современных функций безопасности, которые предоставляет такой сервис, как Citrix ShareFiles, у Dropbox есть стандартные функции безопасности. Например, файлы защищены паролем, а шифрование обеспечивает безопасность ваших файлов.

Однако Dropbox не обеспечивает проверку личности. Если ваш пароль и ссылка на файлы попадут в чужие руки, ваша информация может быть скомпрометирована. Тем не менее, бизнес-платформа Dropbox включает в себя достаточно продвинутых функций безопасности, таких как удаленная очистка, поэтому мы по-прежнему рекомендуем ее как одну из лучших систем управления документами.

Dropbox безопасен, но, возможно, этого недостаточно для использования в бизнесе. ShareFile, Egnyte и SugarSync — превосходные варианты для обеспечения безопасности на уровне бизнеса.

Безопасный обмен файлами может также означать простой обмен файлами

Лучшие системы для безопасного обмена файлами также упрощают обмен файлами. Таким образом, системы обмена файлами и управления документами необходимы как для информационной безопасности, так и для удобства. Ваша компания нуждается в решениях бизнес-уровня, чтобы должным образом служить обеим целям и обеспечивать связь вашей команды и защиту ваших данных.

Макс Фридман внес свой вклад в эту статью.