Превышение стоимости

Что такое перерасход?

Перерасход средств, также известный как перерасход бюджета, — это сценарий, когда стоимость проекта или бизнеса имеет тенденцию к увеличению по сравнению с тем, что было заложено в бюджете, и может быть связано с увеличением стоимости из-за неправильного составления бюджета или недооценки фактической стоимости из-за некоторые непредвиденные сценарии, которые не были учтены в процессе бюджетирования.

Оглавление

• Что такое перерасход?
  • Характеристики
  • Виды перерасхода средств
    • #1 – Оценки
    • #2 – Риск
    • # 3 – Ручей Скоуп
    • # 4 – Эскалация стоимости
  • Как избежать перерасхода средств?
  • Причины
  • Предотвращение перерасхода средств
    • #1 – Правильное планирование
    • #2 – Знание поставщиков
    • # 3 – Избегайте Скоуп-Крик
    • #4 – Использование инструмента планирования проекта
  • Заключение
  • Рекомендуемые статьи

Характеристики

• Перерасход средств, как правило, распространен в инфраструктурных, строительных и ИТ-проектах, которые предполагают много непредвиденных затрат на этапе завершения проекта.
• В первую очередь они вызваны тремя факторами: политическими, психологическими и техническими.
• В первую очередь это связано с отсутствием финансирования, координации, незапланированных затрат или задержек проекта.
• Это всегда неопределенно, и бюджетированиеБюджетированиеБюджетирование – это метод, используемый предприятиями для точного прогнозирования доходов и расходов на определенный период времени в будущем с учетом различных внутренних и внешних факторов, преобладающих в то время. Подробнее о том же невозможно. . Считается, что это происходит, когда определенные этапы проекта или бизнеса имеют тенденцию превышать фактические затраты, предусмотренные в бюджете.
• Измерение перерасхода средств отличается для разных отраслей или компаний.

Виды перерасхода средств

#1 – Оценки

Стоимость бизнеса может быть недооценена из-за таких факторов, как личные предубеждения и сложные процедуры, связанные с выполнением задачи. Мы можем использовать методологию прогнозирования эталонного класса, чтобы повысить шансы получения более точных оценок. Проблема в том, что самые лучшие прогнозы могут оказаться неверными для расчета идеальной оценки. Таким образом, сохранение непредвиденных обстоятельств в качестве части бюджета всегда является хорошей практикой, чтобы противостоять неблагоприятным сценариям в будущем.

#2 – Риск

Риском может быть любой сценарий, для которого мы не можем определить вероятность. Их нельзя предсказать заранее, и иногда они не поддаются контролю со стороны бизнеса, как стихийное бедствие, которое может задержать завершение проекта или производительность поставщика, что в конечном итоге может нанести ущерб бизнесу. Надлежащий план управления рисками может помочь бизнесу в некоторой степени снизить риск, но риск является основным типом, с которым сталкивается каждый бизнес или проект.

# 3 – Ручей Скоуп

Ручей масштаба определяется как случаи, когда в проекте или бизнесе возникают неучтенные действия, которые не были включены в бюджет или фактические затраты. Это может произойти, когда руководство продолжает добавлять функции в проект по мере его развития или необходимости, или в случаях, когда команда проекта становится слишком творческой и начинает включать недокументированные действия. Управление проектом и контроль в первую очередь разработаны таким образом, чтобы предотвратить такие сценарии путем постоянной переоценки бюджета.

# 4 – Эскалация стоимости

Эскалация затрат в большей степени связана с экономическими факторами. конкретная статья за период, который не был учтен в первоначальном бюджете.

Как избежать перерасхода средств?

• Традиционные методы включают применение инструментов управления проектами, таких как PRINCE, хотя результаты не гарантируются.
• В современном сценарии более современные инструменты и приложения, такие как Agile, заменяют традиционные методы, чтобы помочь предприятиям справиться с перерасходом средств.
• Компании как единое целое должны заранее планировать и включать несколько сценариев, ведущих к такому перерасходу средств.
• Ежемесячный или ежеквартальный прогноз необходим для учета изменений фактических данных по сравнению с бюджетом и соответствующего планирования.
• Бизнес должен уделять много внимания на этапах планирования проекта, так как это служит основой.
• Способность поставщика выполнять и поставлять должна быть тщательно проверена во время найма поставщика.
• Бизнес должен практиковаться в использовании современных инструментов планирования и диаграмм, чтобы лучше контролировать затраты.
• Руководитель проекта должен постоянно отслеживать и контролировать проект.
• Заинтересованные стороны проекта или бизнеса должны всегда быть в курсе меняющихся сценариев, чтобы они были на одной волне, и таким образом бизнес мог использовать их знания.
• Борьба с ручьем масштаба является обязательной, и предприятия должны следить за тем, чтобы они оставались в рамках, которые были первоначально запланированы.

Причины

1. Незапланированные расходы: Непредвиденные сценарии могут привести к нескольким действиям, которые изначально не были учтены в плане или бюджете. Это может быть связано с техническими, политическими или психологическими причинами.
2. Отсутствие взаимопонимания: Непонимание между двумя отделами или вовлеченными людьми может повлечь за собой ненужные расходы.
3. Изменение содержания проекта: Событие, который приводит к размаху ручья, является одной из основных причин. Ручей масштаба определяется как случаи, когда в проекте или бизнесе возникают неучтенные действия, которые не были включены в бюджет или фактические затраты.
4. Недооценка сложности проекта: Некоторые этапы проекта или бизнеса настолько сложны, что правильное составление бюджета иногда является сложной задачей. Скорее всего, это связано с крупными и дорогими проектами.
5. Неадекватное финансирование: Финансирование служит основой любого бизнеса или проекта. Нехватка капитала может в конечном итоге привести к перерасходу средств, когда проект или бизнес могут столкнуться с нехваткой финансирования своей общей деятельности.
6. Отсутствие опыта руководства: Относительно неопытное или неэффективное руководство может привести к неправильному планированию проекта и неточному составлению бюджета проекта. Таким образом, со временем проект может стать жертвой неправильного составления бюджета и привести к перерасходу средств.
7. Отсутствие плана действий в чрезвычайных ситуациях: Бизнес также страдает, когда нет резервного планирования или плана на случай непредвиденных обстоятельств. Резервный план обязателен, особенно для крупномасштабных проектов, так как некоторые отклонения от обычной сметной стоимости могут стоить миллионы.
8. Задержки проекта: Задержки в завершении проекта по сравнению с его обычным запланированным завершением в конечном итоге приводят к перерасходу средств, поскольку деятельность, осуществляемая после установленного срока завершения, не была учтена в бюджете.

Предотвращение перерасхода средств

#1 – Правильное планирование

Планирование служит основой каждого проекта или бизнеса, и лучший способ предотвратить перерасход средств — это спланировать его до того, как проект будет выполнен. Чем точнее оценки, тем больше шансов, что проект уложится в свой бюджет.

#2 – Знание поставщиков

Продавцы должны быть тщательно оценены, прежде чем они будут наняты. Проект и бизнес должны получить полную информацию о своих возможностях и опыте в этой области, чтобы избежать наихудших сценариев. Прежде чем отношения с продавцом будут закреплены, необходимо провести надлежащую проверку.

# 3 – Избегайте Скоуп-Крик

Многим ненужным действиям не должно быть места в проекте, а бизнес или проект должны оставаться в рамках первоначального объема проекта с минимальным отклонением от плана.

#4 – Использование инструмента планирования проекта

Для мониторинга и контроля проекта используются современные инструменты, такие как диаграмма Ганта в Excel. Представление на этой диаграмме показано в виде столбцов на горизонтальной оси. Необходимо внедрить шаблон отслеживания проекта, чтобы руководитель проекта знал о каждом этапе проекта и возможностях перерасхода средств.

Заключение

Это неизбежный сценарий, с которым сталкивается каждый бизнес или проект, но то, как свести его к минимуму или смягчить, во многом зависит от руководства или руководителя проекта. Проактивный подход может помочь бизнесу снизить вероятность перерасхода средств при правильном планировании и тщательном анализе смет.

Рекомендуемые статьи

Эта статья была руководством к тому, что такое перерасход средств и его значение. Здесь мы обсудим виды перерасхода средств, характеристики и способы его предотвращения, а также причины и способы предотвращения. Подробнее об этом вы можете узнать из следующих статей —

• Цели учета затрат
• Ценообразование на основе затрат
• Оценка стоимости
• Контроль за уровнем издержек
• Бюджетный слабак