Преимущества программного обеспечения для автоматизации рабочего места

• Автоматизация рабочего процесса выполняет трудоемкую ручную работу, такую ​​как ввод данных или взращивание потенциальных клиентов.
• Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов использует логику на основе правил для выполнения рутинных задач, таких как отправка последующих электронных писем, тем самым высвобождая сотрудников для более значимой работы.
• Преимущества автоматизации рабочих процессов включают оптимизированную коммуникацию, расширение прав и возможностей сотрудников, а также более высокую эффективность и производительность.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса и маркетологов, которые хотят узнать, как автоматизация рабочих процессов может улучшить работу.

Автоматизация рабочих процессов — это простой способ сэкономить деньги, повысить производительность и улучшить качество работы сотрудников, избавившись от утомительных и трудоемких задач. Мы объясним, что такое автоматизация рабочих процессов, как она работает и как ваш бизнес может получить максимальную отдачу от технологии автоматизации рабочих процессов.

Что такое автоматизация рабочего процесса?

Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов автоматизирует выполняемые вручную трудоемкие задачи, такие как ввод данных и отслеживание прогресса. Он направлен на улучшение повседневных бизнес-задач, минимизацию ошибок и выявление областей, в которых можно повысить эффективность бизнеса.

Технологии автоматизации рабочих процессов находятся на подъеме. В соответствии с Индекс автоматизации работы Workato 2021, 45% корпоративных команд создали автоматизированные системы для повышения эффективности бизнеса. Владельцы бизнеса и менеджеры должны получить полное представление об автоматизации рабочих процессов, чтобы внедрить эту технологию и воспользоваться ее преимуществами.

«Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов (позволяет) вам организовать работу, которую необходимо выполнять вам и вашей команде, при этом автоматизируя некоторые аспекты этих рабочих процессов, такие как создание напоминаний, обновление назначенных задач на основе определенных условий и отправка электронных писем клиентам», сказал Абир Сайед, соучредитель и CPA в UpCounting.

Автоматизация рабочих процессов — это важная функция решения CRM, на которую следует обращать внимание при внедрении программного обеспечения CRM в вашем бизнесе.

Каковы преимущества автоматизации рабочего процесса?

При правильном использовании программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов может принести пользу вашему бизнесу во многих отношениях, включая следующие:

1. Автоматизация рабочего процесса упрощает общение и снижает стресс.

Исследование от The Американский институт стресса показывает, что 83 процента рабочих в США испытывают связанный с работой стресс, большая часть которого может быть вызвана плохой коммуникацией на рабочем месте. Автоматизация рабочего процесса может значительно улучшить общение между членами команды, в конечном итоге снижая стресс на рабочем месте и создаваемую им текучесть кадров.

Автоматизация рабочего процесса улучшает коммуникацию, избавляя членов команды от необходимости напоминать друг другу, когда что-то нужно сделать; они получат эти напоминания автоматически.

2. Автоматизация рабочего процесса повышает ответственность.

Автоматизируя рабочий процесс, вы можете возложить ответственность на члена команды за каждый аспект проекта или процесса, тем самым уменьшив вероятность того, что что-то ускользнет из виду. Менеджеры могут обеспечить выполнение всей работы и выявить неэффективные процессы или слабые места.

3. Автоматизация рабочего процесса экономит деньги.

Автоматизация рабочего места может помочь вам сократить бизнес-затраты за счет устранения дорогостоящих ошибок и оптимизации процессов, чтобы помочь сотрудникам выполнять задачи более эффективно. Вы также можете сэкономить деньги на административной работе, потому что повторяющиеся трудоемкие задачи будут выполняться автоматически.

4. Автоматизация рабочего процесса может расширить возможности сотрудников.

Благодаря автоматизации рабочего процесса каждый сотрудник точно знает свои роли и задачи, за которые он отвечает. Они могут более эффективно управлять своей работой и нести ответственность за все, что идет не так. В свою очередь, менеджерам не нужно контролировать каждый шаг процесса или часто проверять сотрудников.

5. Автоматизация рабочих процессов повышает эффективность бизнеса.

Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов позволяет легко назначать роли, распределять задачи и наделять полномочиями по утверждению соответствующих членов команды. Это ускоряет процессы, которые ранее требовали вмешательства менеджера.

6. Автоматизация рабочего процесса повышает производительность.

Дорна Мойни, Генеральный директор поставщика программного обеспечения для автоматизации документооборота Gavel (ранее Documate) сказал, что автоматизация рабочих процессов позволяет сотрудникам посвящать свое время более важным задачам. «В ориентированных на клиента отраслях, таких как юриспруденция, финансы и страхование, это может привести к обслуживанию большего количества клиентов за более короткий промежуток времени с более высокой прибылью», — отметил Мойни.

7. Автоматизация рабочего процесса помогает командам выполнять работу более высокого качества.

Когда у сотрудников есть больше времени для жизненно важной работы, которая им небезразлична и для которой они были наняты, а бизнес-программное обеспечение справляется с более рутинными и подверженными человеческим ошибкам задачами, вы обязательно увидите более качественные результаты своей команды.

Использование программного обеспечения для управления документами с открытым исходным кодом — отличный способ реализовать автоматизацию рабочего процесса. Он может обрабатывать данные, систематизировать документы и отправлять запросы электронной подписи без вмешательства человека.

Как работает автоматизация рабочего процесса?

Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов использует основанную на правилах логику для автоматизации многих стандартных бизнес-процессов, в том числе в отделах финансов, маркетинга и управления персоналом. Вот несколько примеров того, как работает автоматизация рабочего процесса:

• Автоматизация рабочего процесса и электронный маркетинг: Одно из самых популярных применений программного обеспечения для управления рабочими процессами — в сочетании с маркетингом по электронной почте. Программное обеспечение для автоматизации маркетинга может помочь вам отправлять последующие электронные письма, сообщения о воспитании потенциальных клиентов, электронные письма с подтверждением, электронные письма для управления контактами и кампании капельной электронной почты.
• Автоматизация рабочего процесса и человеческие ресурсы: Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов может вводить информацию о сотрудниках в системы расчета заработной платы, страховые полисы, счета расходов и другие официальные системы, которые вы используете для задач управления персоналом. Автоматизация сокращает большую часть времени, необходимого для выполнения этих задач, и снижает вероятность ошибок, что особенно важно для конфиденциальной информации. Автоматизация рабочих процессов также может упростить обмен информацией между членами команды, обеспечить соответствие требованиям и оптимизировать основные процессы, такие как найм и адаптация, чтобы сделать их более быстрыми и эффективными.
• Автоматизация рабочего места и учет: Бухгалтерский учет — еще одно широко распространенное применение автоматизации рабочих процессов. Вы можете автоматизировать запросы на возмещение, обработку расходов, запросы на поездки, сверку счетов и многое другое, чтобы сэкономить время и уменьшить разочарование сотрудников.

Каковы ключевые особенности программного обеспечения для автоматизации рабочих процессов?

Когда вы выбираете программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов, обратите внимание на следующие важные функции:

• Простой в использовании конструктор: Вы хотите, чтобы все ваши процессы автоматизации рабочих процессов начинались с интуитивно понятного конструктора или инструмента проектирования, который позволяет создавать, редактировать и делиться своими рабочими процессами. Ищите конструктор, который упрощает использование программного обеспечения для всех и позволяет быстро редактировать и предварительно просматривать.
• Контроль доступа: Один из лучших способов обеспечить точность данных в вашем программном обеспечении для автоматизации рабочих процессов — использовать службу с опцией контроля доступа. Это позволяет назначать шаги конкретным пользователям и контролировать, кто может просматривать и редактировать каждую часть рабочего процесса.
• Оповещения участников: Чтобы максимизировать эффективность рабочего процесса, ищите программное обеспечение, которое позволяет отправлять оповещения членам команды, когда наступает их очередь выполнять задачу.
• Интеграции: Ищите программное обеспечение, которое позволит вам полностью автоматизировать рабочий процесс с соответствующими интеграциями. Вам нужен инструмент, который легко интегрируется с другими платформами, которые вы можете использовать, такими как лучшее программное обеспечение CRM, служба электронного маркетинга или Google Analytics.
• Трекеры прогресса: Одним из преимуществ программного обеспечения для автоматизации рабочих процессов является то, что оно может отслеживать ваш прогресс и точно определять, где вы можете повысить эффективность. Функция отслеживания показывает, как продвигаются ваши проекты.
• Безопасность данных: Поскольку утечка данных представляет собой постоянную угрозу, крайне важно выбирать программное обеспечение с надежными мерами безопасности. Ищите провайдеров с безопасностью браузера, шифрованием и файлами, защищенными паролем.
• Отчеты по КПЭ: Отчеты по вашим ключевым показателям эффективности (KPI) позволяют вам немедленно увидеть любые узкие места в производительности и предоставить вам информацию, необходимую для быстрого устранения проблем.

Лучшее программное обеспечение для маркетинга по электронной почте предлагает мощные функции и инструменты автоматизации, которые облегчают маркетинг по электронной почте и маркетинговые кампании с помощью текстовых сообщений.

Популярное программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов

Вот некоторые популярные варианты программного обеспечения для автоматизации рабочих процессов и причины, по которым их используют малые предприятия:

• пользовательский путь: UiPath специализируется на гиперавтоматизации, которая экономит время и усилия компаний, повышает удобство работы сотрудников и помогает обеспечить соответствие требованиям в нескольких отраслях. «(Мне нравится) UiPath, так как он имеет значительную базу пользователей, а его базовая версия бесплатна», — сказал Майкл Сена, консультант по аналитике в Senacea. «Более того, его можно использовать без программирования, но в то же время можно дополнить его использование кодом. UiPath StudioX также отлично подходит для малых и микропредприятий, которые хотят тестировать простые решения RPA (роботизированная автоматизация процессов) с использованием предопределенных стандартных блоков». Посещать UiPath онлайн Узнать больше.
• НажмитеВверх: ClickUp разработан как универсальное приложение для повышения производительности, которое сочетает в себе управление задачами, обработку текстов, чат, управление целями и многое другое. Сайед сказал, что ClickUp — лучшее программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов, с которым он сталкивался, благодаря его интеграции, возможностям настройки и щедрому бесплатному уровню. «Конечно, в зависимости от вашей организации это может не соответствовать вашим потребностям, поскольку это программное обеспечение предназначено для широких масс», — отметил Сайед. Посещать ClickUp онлайн Узнать больше.
• Интегрировать: Integrify — это платформа автоматизации рабочих процессов с низким уровнем кода, которая предлагает простой в использовании конструктор, гибкую настройку, несколько вариантов ценообразования и специальную поддержку клиентов. «Не все программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов может удовлетворить сложные потребности бизнеса», — сказал Аллан Борч, основатель Dotcom Dollar. «(Integrify) имеет все необходимые функции, которые могут удовлетворить потребности этих предприятий в различных областях». Посещать Интегрировать онлайн Узнать больше.
• Пардо отдела продаж: Salesforce Pardot — это гибкая платформа автоматизации рабочих процессов со всей поддержкой и инновациями, которые вы ожидаете от такой крупной компании, как Salesforce. Уэйд Стембридж, менеджер по маркетингу в akaCRM, любит использовать Salesforce для настройки правил рабочего процесса для автоматизации своей маркетинговой деятельности. «Здесь я также создаю формы для захвата потенциальных клиентов и продвигаю кампании, которые автоматически обновляют нашу CRM», — сказал Стембридж. «Наша автоматизированная система оценки помогает нашему отделу продаж быть в курсе того, какие лиды активно привлекаются, помогая им быстрее конвертировать потенциальных клиентов». Посещать Интернет-магазин Salesforce Pardot Узнать больше.
• Запир: Zapier — это инструмент автоматизации, который автоматически обменивается информацией между веб-приложениями, упрощая подключение всех программ, которые вы используете ежедневно, и повышая производительность. Ян Келли, бывший генеральный директор NuLeaf Naturals, любит простоту Zapier. «На самом деле, это почти напоминает мне игру The Sims, потому что вы можете интуитивно строить рабочие процессы для обычных, но утомительных задач», — отметила Келли. «Например, если вы всегда хотите дублировать каждое сообщение, вы можете настроить этот рабочий процесс вместо того, чтобы вручную дублировать и иногда забывать делать это». Посещать Запир онлайн Узнать больше.

Почему важна автоматизация рабочего процесса

Ключом к успешному ведению бизнеса является создание эффективных систем, которым будут следовать сотрудники. Это означает критическое осмысление того, что должно быть сделано и как это должно быть выполнено.

С помощью технологии автоматизации рабочих процессов владельцы малого бизнеса могут разгрузить рутинные, повторяющиеся процессы, одновременно получая представление о том, как работает их бизнес, анализируя ключевые показатели и процессы, связанные с командным общением и отслеживанием проектов. Используя платформу автоматизации рабочих процессов, вы делаете первый шаг к более эффективному бизнесу.

Мэтт Д’Анджело внес свой вклад в эту статью. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.