Создайте безбумажный офис, оцифровав свои процессы

• Технические инструменты, в том числе программное обеспечение и службы управления документами, упрощают создание безбумажного офиса.
• Постепенный переход от бумажных к цифровым системам хранения документов может помочь вашей команде адаптироваться к безбумажным бизнес-процессам.
• Безбумажные офисы помогают компаниям экономить время и пространство, производя меньше отходов.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса и менеджеров, заинтересованных в сокращении физической бумажной работы в своей организации.

Безбумажный или безбумажный офис сводит к минимуму использование физической бумаги в пользу цифровых документов. Вместо того, чтобы хранить документы в картотеках, предприятия хранят файлы на компьютерах и в облаке.

Современные легкодоступные мобильные приложения, онлайн-программное обеспечение и платформы для хранения цифровых данных помогают организовать безбумажные офисы для большего числа организаций, чем когда-либо прежде. Хотя переход на безбумажный офис требует времени и ресурсов, преимущества перехода на безбумажный документ намного перевешивают проблемы.

Мы рассмотрим инструменты, советы и услуги, которые могут помочь вам уменьшить зависимость вашей компании от бумажных документов, чтобы ваш бизнес мог начать экономить время и деньги и сокращать отходы.

Переход на безбумажную документацию — это отличный способ внедрить принципы устойчивого развития в вашу бизнес-модель и начать минимизировать углеродный след вашей компании.

Как создать безбумажный офис

При переходе на безбумажный офис учитывайте следующие советы, инструменты и рекомендации.

1. Измените свои привычки управления документами, чтобы отказаться от бумаги.

Изучите, как ваша компания создает документы и управляет ими, и найдите цифровые альтернативы для замены этих процессов.

Примечание редактора: Ищете информацию о программном обеспечении для управления документами? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

«В большинстве предприятий одной из основных причин, по которой люди распечатывают документы, является либо соблюдение нормативных требований к ведению документации, либо возможность обратиться к ним позже», — отмечает Кори Портеус, директор по маркетингу и развитию входящего бизнеса в Office Interiors. «Обе эти причины можно решить с помощью эффективной системы управления документами».

Чтобы изменить свои привычки управления документами, внедрите следующие системы:

• Используйте инструменты сканирования, чтобы отказаться от бумаги. Используйте сканер документов или приложения для сканирования, чтобы сканировать заметки, документы, изображения и многое другое, чтобы все они были в одном цифровом месте. Отличные приложения для сканирования включают CamScanner, Evernote Scannable и FineScanner.
• Используйте онлайн-сервисы факсимильной связи, чтобы обойтись без бумаги. Если ваш бизнес по-прежнему зависит от факсимильной связи, обратитесь к онлайн-службе факсимильной связи. Лучшие онлайн-услуги факсимильной связи — это недорогой способ отправлять и получать факсы по электронной почте и хранить их в цифровом виде. Инструменты, которые следует учитывать, включают GotFreeFax, mFax и RingCentral.
• Используйте решение для управления документами для хранения безбумажных документов. Независимо от того, выбираете ли вы автономный или облачный сервис, система управления документами может действовать как цифровой картотечный шкаф. Лучшие программные решения для управления документами предлагают такие функции, как безопасность, мобильные функции, удобство использования, совместное использование документов, совместная работа и контроль версий. Инструменты, которые следует рассмотреть, включают Rubex от eFileCabinet (прочитайте наш обзор Rubex от eFileCabinet, чтобы узнать больше), Microsoft SharePoint и M-Files (прочитайте наш обзор M-Files, чтобы узнать больше).

2. Оцифруйте бизнес-функции с помощью программного обеспечения и услуг.

Бухгалтерский учет, подписи документов, отслеживание расходов, а также отслеживание рабочего времени и посещаемости являются одними из основных бизнес-функций, которые вы можете оцифровать. Рассмотрите следующее программное обеспечение и услуги, которые могут помочь вам отказаться от бумаги за счет оцифровки бизнес-функций:

• Бухгалтерское программное обеспечение: Лучшее программное обеспечение для бухгалтерского учета поможет вам безопасно отслеживать и контролировать финансы вашего бизнеса в цифровом виде. Инструменты, которые следует учитывать, включают FreshBooks, QuickBooks и Xero. (Читайте наш обзор FreshBooks, наш обзор QuickBooks и наш обзор Xero для получения более подробной информации об этих решениях.)
• Услуги электронной подписи: Вместо того, чтобы требовать письменной подписи на бумаге, службы электронной подписи позволяют сотрудникам и клиентам подписывать документы в цифровом виде. Инструменты, которые следует учитывать, включают DocuSign, Adobe Reader, Hightail и приложение Mac Preview.
• Приложения для отслеживания расходов: Вы можете в цифровом виде организовывать и контролировать расходы малого бизнеса с помощью приложений для отслеживания расходов. Инструменты, которые следует учитывать, включают Concur, Expensify и Wally.
• Цифровые системы учета рабочего времени: Цифровой учет рабочего времени сотрудников с помощью одного из лучших программных решений учета рабочего времени. Инструменты, которые следует учитывать, включают Clockify, TimeDoctor и When I Work. (Прочитайте наш обзор Clockify, наш обзор TimeDoctor и наш обзор Когда я работаю для получения дополнительной информации).

3. Перейдите на безбумажный биллинг, чтобы создать безбумажный офис.

Для безбумажного офиса необходима помощь внешних организаций и поставщиков. Запрашивайте безбумажные банковские выписки, говорите со своими поставщиками о вариантах цифровых счетов и информируйте клиентов об электронных письмах с заказами на покупку.

Эти безбумажные варианты могут помочь вам управлять своими книгами. Кроме того, вы можете сканировать квитанции на свой смартфон и импортировать их в свое бухгалтерское программное обеспечение для отчетов о расходах или налоговых деклараций.

Ваши процессы расчета заработной платы также могут стать безбумажными. Чтобы начать безбумажный расчет заработной платы, найдите авторитетный портал самообслуживания сотрудников или программное решение и внедрите прямой депозит.

4. Используйте облачное резервное копирование и хранение документов, чтобы отказаться от бумажных документов.

Облачные приложения — это удобный способ безбумажной работы. Они помогают создавать, сохранять и получать доступ к информации через облако, а не полагаться на физические документы или внутренний сервер. Кроме того, облачные приложения включают встроенные протоколы безопасности и позволяют совместно использовать файлы и совместную работу.

Хотя некоторые платформы бесплатны, например Google Drive и Microsoft OneDrive, за другие взимается плата. BigMIND от Zoolz, Carbonite и IDrive — одни из лучших облачных решений для резервного копирования и хранения данных. Прежде чем выбрать платформу для хранения и резервного копирования данных, изучите доступные варианты.

После перехода на облачную платформу вы можете утилизировать соответствующие физические файлы и документы. Однако Портеус подчеркнул важность должной осмотрительности, прежде чем вносить какие-либо радикальные изменения. «В большинстве юрисдикций облачная копия документа будет соответствовать любым требованиям соответствия, но вам следует проверить местное законодательство, прежде чем уничтожать документы, необходимые для соответствия нормативным требованиям», — посоветовал он.

Внедрение облачных платформ — отличный способ привлечь удаленных сотрудников, поскольку они могут совместно работать над документами в режиме реального времени.

Советы по успешному безбумажному переходу

Поначалу создание безбумажного офиса может показаться сложным, но это не обязательно. Воспользуйтесь следующими советами, чтобы сделать плавный переход.

1. Сначала сосредоточьтесь на самых расточительных процессах.

Предприятия могут оцифровать многие операционные аспекты. Однако в большинстве организаций есть несколько процессов, на долю которых приходится большая часть их расточительной печати. Определите своих самых расточительных преступников и сосредоточьтесь на них.

«Выберите бизнес-процесс, который генерирует большую часть вашей печати, а затем проведите пошаговый анализ», — посоветовал Портеус. «Просматривая только один бизнес-процесс за раз, вы сможете не перегружать свою команду и добиваться лучших результатов».

2. Сделайте переход на безбумажный постепенным.

Переход на безбумажный офис потребует времени и должен быть медленным, постепенным процессом. Медленное движение позволяет вам правильно внедрять новые процедуры и дает вашим сотрудникам время на адаптацию. Возможно, вам потребуется, чтобы некоторые безбумажные системы работали в тандеме с вашими старыми системами в течение периода адаптации.

Сэмюэл Джонс, старший редактор контента в Resume Genius, предложил сократить количество бумаги, которое каждый сотрудник может напечатать с помощью системы кредита на печать, до тех пор, пока оно не достигнет нуля.

«Имейте в виду, невозможно ожидать, что ваша компания полностью перестанет использовать бумагу, — предупредил Джонс. «Людям все еще нужно распечатать некоторые вещи, например, шпаргалку по сочетаниям клавиш или план рассадки, чтобы они могли помнить, кто где сидит. Вместо этого стремитесь к сокращению на 80 или 90 процентов».

Хотя переход потребует времени, и вы можете не полностью достичь своей цели, прилагайте постоянные усилия, чтобы познакомить сотрудников с цифровыми альтернативами, максимально отучив их от бумаги.

3. Вовлеките своих сотрудников в безбумажный переход.

Создание безбумажного офиса — это не работа одного человека; каждый должен справиться с новой системой. Поскольку для успешного перехода требуется вся команда, вовлеките своих сотрудников в процесс принятия решений. Поощряйте отзывы сотрудников о цифровых платформах, которые вы будете использовать, и о том, как продвигается переход.

Чтобы сделать переход спокойным и продуктивным:

• Создайте офисную среду, которая поддерживает изменения.
• Ограничьте использование бумаги, перепечатав неконфиденциальные документы или потребовав двусторонней печати.
• Утилизируйте бумагу, которую вы используете.

Проведите опрос сотрудников, чтобы оценить, как сотрудники реагируют на безбумажный переход, и дайте им возможность оставить отзыв об улучшении новых систем.

В чем преимущества безбумажного офиса?

Ваш бизнес может получить несколько ключевых преимуществ, перейдя на безбумажный офис.

1. Безбумажный офис экономит время.

Первое и самое непосредственное преимущество перехода на безбумажную документацию — это экономия времени для вашего бизнеса. На рабочих местах с бумажными документами команды тратят время на организацию, хранение и поиск документов, и остается много места для человеческой ошибки.

Когда вы используете только цифровые документы, вы можете создавать, обмениваться, упорядочивать и искать документы одним нажатием кнопки. Время, которое ваши сотрудники сэкономят благодаря безбумажному офису, позволит им сосредоточиться на критически важных задачах, а не копаться в картотеках.

2. Безбумажный офис экономит место.

Хранение бумаги оставляет большой след. Картотечные шкафы, принтеры, шредеры и книжные полки занимают много места, и ваши сотрудники должны постоянно решать, какие бумаги хранить, а какие можно выбросить.

Если ваша компания управляет цифровыми файлами через локальный сервер, вы все равно должны выделить место для своих офисных документов. Однако сервер может быть настолько большим или маленьким, насколько это необходимо, занимая целую комнату или пространство размером с компьютерную башню. В любом случае цифровая файловая система обычно занимает меньше места, чем бумажный архив.

3. Безбумажный офис производит меньше отходов.

Безбумажный офис производит гораздо меньше отходов, чем рабочие места с бумажными переплетами. Бумага наносит ущерб окружающей среде, способствуя производству парниковых газов и вырубке лесов, а чернила и тонеры часто изготавливаются из невозобновляемых ресурсов. В то время как цифровые файловые системы не являются полностью углеродно-нейтральными, безбумажные офисы имеют гораздо меньший углеродный след.

Поэтапные изменения помогут вам отказаться от бумаги

В то время как вы можете инстинктивно взять ручку и бумагу, обращение к безбумажным вариантам может быстро стать стандартной практикой в ​​вашей компании. По мере того, как ваша компания переходит на безбумажный офис, отслеживайте изменения и отмечайте, какие команды переходят на безбумажную среду. Когда вы видите, что у вас формируются новые привычки, поощряйте хорошее поведение.

Не забудьте изменить свои цели, чтобы они соответствовали потребностям вашей команды. Реалистичные цели помогут вам сохранить ваш офис в нужном русле.

Приучите себя выбирать цифровые услуги при любой возможности, но не заставляйте себя. Это может занять время, но вскоре это станет второй натурой. В конце концов, ваш бизнес будет пожинать плоды безбумажного офиса.

Джессика Пури внесла свой вклад в эту статью. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.