Почему вашему малому бизнесу нужно страхование по безработице

• Когда сотрудник теряет работу, страхование по безработице обеспечивает его поддержку в краткосрочной перспективе.
• Если у вас есть наемные работники, вы должны платить государственное страхование по безработице (SUI) и Федеральный закон о налоге на безработицу (FUTA).
• Чтобы подать заявку на пособие по безработице, работник должен подать заявление в программу страхования по безработице своего штата.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят понять свои государственные и федеральные обязательства по страхованию от безработицы.

В жизни бывают моменты и препятствия, которые мы никогда бы не предсказали. Никто не планирует отпусков и увольнений сотрудников, и ни один владелец бизнеса не собирается закрывать свою компанию, даже временно.

Однако, когда малый бизнес вынужден закрыться, сотрудники быстро становятся бывшими сотрудниками. К счастью, страхование по безработице дает вашим работникам некоторую финансовую безопасность, пока они не имеют дохода.

Мы рассмотрим страхование по безработице и то, что нужно знать работникам и работодателям.

Что такое страхование от безработицы?

Страхование по безработице вступило в силу по всей стране в рамках Закона о социальном обеспечении 1935 года, чтобы помочь безработным во время Великой депрессии и последующего восстановления. Страхование по безработице является программой, предусмотренной и регулируемой на федеральном уровне, но право на участие и размер выплаты определяются на уровне штата.

В большинстве штатов пособия по безработице финансируются за счет налогов, которые работодатели платят от имени своих работников. В некоторых штатах этот налог платят наемные работники. Эти налоги направляются в контролируемый государством резервный фонд. Когда сотрудник теряет работу, страховка выплачивается, чтобы гарантировать, что человек получит некоторую краткосрочную финансовую поддержку.

«Резервный фонд работодателя, который составляет от 3% до 7% брутто-зарплаты работника, в зависимости от штата, поддерживается резервным фондом, контролируемым государством», — сказал Джим Белл-старший, основатель и генеральный директор Абель Кадровые службы. «Если это не удастся, федеральное правительство ссудит деньги, чтобы обеспечить выплату безработным. Все предприятия должны выплачивать страховку по безработице, за исключением некоторых некоммерческих организаций».

Страхование по безработице по-прежнему действует так же, как и в начале своего существования в 1935 году. Однако с годами было добавлено больше правил, положений и отчетов. Кроме того, отдел по безработице теперь покрывает выплаты по нетрудоспособности, требования Закона об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни, развитие рабочей силы, повторное трудоустройство и правоприменение.

Исследования показывают, что менеджеры по найму с меньшей вероятностью нанимают безработных, независимо от того, были ли они без работы какое-то время или только недавно уволились или потеряли работу.

Как работает страхование по безработице?

Многие владельцы малого бизнеса думают, что они освобождены от страхования по безработице. Однако, если у вас есть наемные работники, вы должны платить государственное страхование по безработице (SUI) и Федеральный закон о налоге на безработицу (FUTA). Все размеры и типы предприятий следуют одним и тем же шагам при оплате SUI и FUTA и обработке заявлений на пособие по безработице. Исключений для малого бизнеса нет.

«Одно из самых больших заблуждений, которых придерживаются многие владельцы бизнеса и менеджеры, заключается в том, что страхование по безработице — это фиксированный, неконтролируемый налог», — сказал Белл. «Эта концепция не может быть дальше от истины. Расходы на страхование по безработице можно контролировать с момента открытия бизнеса».

Вот более глубокий взгляд на SUI и FUTA:

• СУИ: SUI, также известный как Государственный закон о налоге на безработицу (SUTA), представляет собой ежеквартальный налог, который является частью налогов на заработную плату предприятия. Государство определяет сумму в зависимости от типа бизнеса и базы заработной платы. Государство также учитывает количество бывших работников, подавших заявления на пособие по безработице. (Компания, в которой много бывших сотрудников подают заявки на пособие по безработице, платит более высокую ставку, чем компания с низкой текучестью кадров.) В большинстве штатов этот налог платят работодатели, но в некоторых штатах требуется, чтобы работники вносили взносы.
• ФУТА: Предприятия также ежеквартально платят налоги FUTA. Работодатель платит все налоги FUTA; деньги не берутся из заработной платы сотрудников. Налоги FUTA сообщаются в IRS с использованием Форма 940. Бизнес облагается налогом по ставке 6% на первые 7000 долларов, которые зарабатывает сотрудник, при этом максимальная годовая выплата составляет 420 долларов на сотрудника.

База заработной платы — это максимальная сумма годового валового дохода работника, которая может быть использована для расчета налога SUTA. Эта сумма зависит от штата.

Каков порядок выплаты страховки по безработице?

Как правило, когда компания нанимает сотрудника, часть процесса адаптации включает регистрацию в государственной и федеральной программах компенсации по безработице. В зависимости от требований штата о новых сотрудниках периодически сообщают и помещают в налоговые ведомости, но работодатели должны сообщать о каждом новом приеме на работу государству.

«Впоследствии каждый раз, когда из каждой зарплаты работника вычитаются налоги на заработную плату, часть этих денег используется для фонда страхования пособий по безработице», — сказал Чарльз А. Кругель, юрист и консультант по кадрам. «В зависимости от штата, в котором находится работодатель или работник, лица, имеющие право на получение пособий, будут получать выплаты раз в две недели или ежемесячно на основе формулы (включающей) ставку заработной платы работника, стоимость жизни и другие установленные законом факторы».

В штатах действуют различные законы о труде в сфере бизнеса, включая страхование по безработице и многие другие вопросы. Если вы начинаете новый бизнес или расширяете свой бизнес в другом штате, обязательно тщательно изучите законы своего региона.

Имеют ли внештатные работники право на пособие по безработице?

В большинстве штатов есть работа по желанию, что означает, что работник может уйти или быть уволенным в любое время по любой причине. Наемные работники имеют право на безработицу. Исключение составляют случаи, когда отъезд вызван дисциплинарной проблемой, такой как неповиновение или кража.

Если вы увольняете сотрудника, держите подробную документацию, которая защитит компанию, если он подаст иск. «Документация — это ключ», — посоветовал Кругель. «При документировании (поведения сотрудника) предприятия должны записывать инциденты, как только они происходят; то есть задокументируйте, кто был причастен, кто чему был свидетелем, где произошли события, когда произошли события, что произошло, почему вы думаете, что это произошло, и так далее».

Имеют ли независимые подрядчики и внештатные работники право на пособие по безработице?

Работодатели платят SUI и FUTA за сотрудников W-2. Работники W-2 имеют право на страхование по безработице от работодателя, если они стали безработными не по своей вине и соответствуют требованиям штата к работе и заработной плате, а также любым другим квалификационным требованиям.

Независимые подрядчики и внештатные работники (работники W-9), как правило, не покрываются страхованием по безработице.

Как бывший сотрудник может подать заявление о безработице?

Для подачи заявления на пособие по безработице, бывший сотрудник должен подать заявление в программу страхования по безработице в своем штате, как только он станет безработным. Им нужно будет предоставить некоторую информацию, в том числе информацию о бывшем работодателе, как долго они там работали и служебный адрес. После того, как они отправят эту информацию, обычно требуется от двух до трех недель, чтобы получить свой первый чек на пособие.

Что такое работодатель базового периода?

Работодатель базового периода — это предприятие, которое выплачивает заработную плату работнику в заранее установленные сроки до того, как он подаст заявление о безработице. Когда вы увольняете сотрудника, подавшего заявление о безработице, вы становитесь его работодателем на базовый период.

Чтобы иметь право на получение пособия по безработице, работник должен соответствовать требованиям штата по заработной плате в течение базового периода. Местные и государственные правила ведения бизнеса определяют, как измеряется базовый период. Во многих штатах используются первые четыре из последних пяти календарных кварталов, в течение которых сотрудник работал в вашей компании.

Что делать, если бывший работник подал заявление о безработице?

После того, как работник подает заявление, теперь уже бывший работодатель получает от штата письмо «Уведомление о подаче заявления на пособие по безработице». Если вы одобряете заявку, финансирование поступает с вашего налогового счета. (Если это произойдет, ваши налоги по безработице увеличатся.)

Вы можете принять или оспорить запрос на пособие по безработице:

• Прием заявления о безработице: Если вы принимаете запрос на пособие по безработице, никаких дальнейших действий не требуется. Государство должно определить, соответствует ли заявление определенным критериям (таким как стаж работы, причина безработицы и т. д.).
• Оспаривание заявления на пособие по безработице: Однако если вы оспариваете иск — например, если вы уволили сотрудника за злонамеренное поведение или если он уволился ради новой работы, которая не состоялась, — вы должны сообщить штату, почему вы оспариваете иск. Вам нужно будет предоставить подробную информацию о сотруднике, включая даты службы, должность, причину увольнения, а также любые примечания или отчеты из личного дела сотрудника. Как работодатель, у вас есть 10 дней, чтобы оспорить заявление о безработице, иначе вы рискуете увеличить налог на пособие по безработице.

Когда предоставляется страхование по безработице, средний период компенсации по стране составляет 26 недель, но каждое состояние определяет продолжительность времени компенсации.

Надлежащее ведение документации, включая подробные обзоры производительности, необходимо на протяжении всего времени, пока сотрудник работает в вашем бизнесе, чтобы вы могли точно решать такие вопросы, как страхование по безработице.

Дополнительные ресурсы для подробных консультаций по страхованию от безработицы

По словам Криса Орлетски, президента Blankit Insurance Group, точные шаги, связанные с оформлением страховки по безработице, обычно можно найти на веб-сайте вашего штата. «Это становится онлайн-процессом, когда работодатель загружает необходимую информацию в штат, но, опять же, юрист по трудоустройству сможет дать соответствующий совет».

Орлецкий советует любому работодателю малого бизнеса, у которого есть страховка по безработице и налоговые вопросы, поговорить с адвокатом по трудоустройству в штате, где вы нанимаете физических лиц. Министерство труда США также предоставляет ссылки на различные государственные ведомства, отвечающие за страхование по безработице.

Прощальный совет по страхованию от безработицы

Может быть трудно думать о ситуации, когда ваших сотрудников больше нет в вашей команде. Также может быть сложно понять все налоги, которые вы должны. Страхование по безработице существует на пересечении обеих этих проблем. Если вы работали с этим руководством, у вас должно быть все необходимое для понимания SUI и FUTA.

Исайя Аткинс внес свой вклад в подготовку и написание этой статьи. Некоторые интервью с источниками были проведены для предыдущей версии этой статьи.