Почему кредиторская и дебиторская задолженность имеют большое значение

• Кредиторская задолженность (AP) и дебиторская задолженность (AR) идут рука об руку и имеют жизненно важное значение для управления денежными потоками.
• Цель работы с дебиторской и кредиторской задолженностью состоит в том, чтобы вы получали оплату как можно быстрее и откладывали оплату как можно дольше.
• Отслеживая свою дебиторскую задолженность, вы гарантируете, что ваши клиенты платят вовремя. Это означает меньше времени и денег на отслеживание просроченных счетов.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят лучше понять разницу между кредиторской и дебиторской задолженностью. управлять денежным потоком.

Отслеживание кредиторской и дебиторской задолженности жизненно важно для здоровья вашего бизнеса. Это верно для малых предприятий, обрабатывающих несколько транзакций в день, и для тех, кто обрабатывает сотни. Кредиторская и дебиторская задолженность не ограничивается отслеживанием прихода и расхода денежных средств в вашем бизнесе: они помогают предотвратить непредвиденные расходы, которые могут сбить с толку даже самый лучший бюджет.

«У вас может быть лучший продукт или услуга, но если у вас закончатся деньги, вы не сможете производить больше продуктов или предоставлять больше услуг», — сказал Business News Daily Бен Ричмонд, региональный менеджер Xero. «Кредиторская и дебиторская задолженность — это король и королева денежного потока».

В чем разница между кредиторской и дебиторской задолженностью?

Основное различие между кредиторской и дебиторской задолженностью заключается в том, кто должен деньги. Кредиторская задолженность связана с деньгами, которые вы должны продавцам и поставщикам на деловые расходы. Эти счета обычно являются повторяющимися и рассматриваются как текущие обязательства в вашем балансе.

Дебиторская задолженность — это деньги, которые клиенты должны вам за ваши товары и услуги. Они учитываются как оборотные средства в балансах и других бухгалтерских отчетах.

«Общее правило заключается в том, чтобы договариваться о выгодных условиях по кредиторской задолженности, чтобы вы могли платить как можно позже», — сказал Ричмонд. «Что касается дебиторской задолженности, важно, чтобы вам платили быстро».

Не контролируя дебиторскую и кредиторскую задолженность, вы не сможете эффективно управлять своим денежным потоком. Ничто так не вредит малому бизнесу, как неоплаченные счета или счет, к которому вы не подготовились.

Почему важна кредиторская и дебиторская задолженность?

Кредиторская и дебиторская задолженность гарантирует, что в бизнес поступит достаточно средств для оплаты ваших счетов и, надеюсь, останутся наличные деньги. Не контролируя кредиторскую и дебиторскую задолженность, вы не сможете эффективно управлять своим денежным потоком.

Управление обоими типами учетных записей позволяет вам планировать предстоящие счета, находить способы улучшить условия с поставщиками и поставщиками и стимулировать клиентов оплачивать свои счета быстрее. Это также может сократить время, необходимое для сбора просроченных счетов. Думаете, управление денежными потоками не важно? Плохое управление денежными потоками виновато примерно в 80% неудач в бизнесе.

«В конце концов, если у вас нет наличных денег, вы не в бизнесе», — сказала Дон Бролин, сертифицированный бухгалтер и владелец Powerful Accounting. «Ваши AR и AP чрезвычайно важны».

Что такое кредиторская задолженность?

Кредиторская задолженность является обязательством в балансе. Это деньги, которые вы должны продавцам и поставщикам за определенный период времени. Кредиторская задолженность является важным аспектом баланса компании, и вы не должны его упускать из виду. Они могут сказать вам, если вы слишком полагаетесь на кредит или переплачиваете с поставщиками. Если ваш AP увеличивается или уменьшается, вы узнаете об этом, просмотрев отчеты о кредиторской задолженности.

(Связанное чтение: Узнайте, что такое отчет об устаревании кредиторской задолженности)

Краткосрочная и долгосрочная кредиторская задолженность

AP обычно делятся на краткосрочную и долгосрочную кредиторскую задолженность. Краткосрочная кредиторская задолженность — это задолженность, которую вы платите продавцу или поставщику в течение года. Они отражаются как краткосрочные обязательства в разделе «Кредиторская задолженность» в балансе. Долгосрочная кредиторская задолженность – это долги, для погашения которых потребуется более 12 месяцев. Обычно они отражаются в заголовке долгосрочных обязательств. Они, как правило, связаны с финансированием бизнеса, таким как размещение облигаций.

Кредиторская задолженность покрывает многие расходы, связанные с ведением малого бизнеса, включая следующие расходы:

• Топливо и энергия
• Транспорт и логистика
• Производство и сборка
• Маркетинг и реклама
• Путешествовать
• Оборудование и оборудование
• Лицензирование
• Субконтракты
• Аренда

Как оптимизировать кредиторскую задолженность?

Кредиторская задолженность является стандартной частью ведения бизнеса. Тщательно отслеживая их, вы можете получить лучшее представление о своих поставщиках и поставщиках. Это поможет вам определить деловых партнеров, на которых вы слишком полагаетесь, и тех, с которыми вы можете договориться о более выгодных условиях, если заплатите раньше или купите у них больше.

«Общее правило заключается в том, чтобы договариваться о выгодных условиях по кредиторской задолженности», — сказал Ричмонд. «Вы хотите заплатить как можно позже».

Чтобы получить скидку на кредиторскую задолженность, просмотрите список поставщиков и историю платежей с ними. Если вы постоянно платите вовремя и являетесь надежным клиентом, скидка не должна быть проблемой. Не бойтесь просить у продавцов скидки.

Что такое дебиторская задолженность?

Дебиторская задолженность указана в балансе как текущий актив и состоит из денег, причитающихся вам за ваши товары и/или услуги. Они записываются каждый раз, когда клиент платит вам в кредит.

Следите за кредиторской задолженностью, чтобы защитить свой денежный поток. Если вы не знаете, сколько и когда клиенты должны вам, вы не будете знать, когда клиент заплатит с опозданием. Чем дольше просрочен долг, тем сложнее взыскать платежи. Дебиторская задолженность обычно имеет сроки от нескольких дней до года.

«Что касается дебиторской задолженности (вперед), вы заинтересованы в сокращении окна для получения оплаты», — сказал Бролин.

Когда дело доходит до измерения состояния вашей дебиторской задолженности, большинство предприятий используют коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности. Он говорит вам, насколько хорошо вы собираете платежи от клиентов. Еще одна метрика, на которую стоит обратить внимание, — это средний период сбора, который говорит вам, сколько времени требуется вашим клиентам, чтобы заплатить вам. Чем дольше ваш период инкассации, тем хуже ваша дебиторская задолженность.

Дебиторская задолженность может включать нефтяную компанию, производящую энергию, местную химчистку, взимающую плату с корпоративных клиентов за свои услуги, или любой малый бизнес, предоставляющий кредит клиентам. Дебиторская задолженность остается на балансе со дня, когда вы выставляете счет клиенту, до дня, когда вам платят.

(Думаете о бухгалтерском программном обеспечении, которое поможет вам выставлять счета клиентам и отправлять оповещения? Рассмотрим наш лучшее программное обеспечение для подбора и учета руководство первое.)

Как оптимизировать дебиторскую задолженность?

Управление дебиторской задолженностью требует, чтобы вы всегда были в курсе того, когда вы выставляете счета клиентам и когда вам платят. Цель состоит в том, чтобы вы получали оплату как можно быстрее, что означает своевременную отправку клиентам счетов, отслеживание неоплаченных счетов и предоставление скидок клиентам, которые платят раньше. Если возможно, убедитесь, что ваши клиенты платят вам по 10-дневному циклу, сказал Бролин. Также важно не допускать эмоций при сборе платежей с клиентов, которые не выполнили свои обязательства.

(Связанный: Руководство по стоимости и функциям программного обеспечения для бухгалтерского учета)

«Вы должны сохранять дебиторскую задолженность бесстрастной», — сказал Бролин. «Вы не можете погрузиться в их тревогу».

Бролин сказал, что, требуя половину предоплаты, вы снижаете вероятность того, что будете гнаться за деньгами после того, как работа будет завершена или заказ будет выполнен.

Собирая просроченные счета, не поддавайтесь эмоциям. Это нормально — проявлять сочувствие, но будьте тверды в своих условиях оплаты и устанавливайте ожидания. Предотвратите медленные или пропущенные платежи, взимая 50 % предоплаты и/или устанавливая 10-дневные платежные циклы.

Что такое скидки по дебиторской и кредиторской задолженности?

Чтобы оптимизировать денежный поток, вы хотите получать оплату как можно быстрее и как можно дольше расплачиваться с поставщиками. Именно здесь вступают в силу скидки на кредиторскую и дебиторскую задолженность.

Скидки на дебиторскую задолженность

Распространенный способ заставить клиентов платить раньше — предложить скидку за досрочную оплату. Это означает взимание с клиента сниженной цены, если он платит до установленного срока. Рассмотрите свою текущую норму прибыли, чтобы определить, какую скидку предложить. Сделайте это полезным для клиента, но не съедайте слишком много своей прибыли.

Вот несколько примеров скидок при оплате:

• 2/10, нетто 30: Клиенты получают скидку 2 % на счет, который необходимо оплатить в течение 30 дней, если они оплатят его в течение 10 дней.
• 15 марта, нетто 45: Клиенты получают скидку 3 % на счет, который нужно оплатить в течение 45 дней, если они оплатят его в течение 15 дней.
• 5/10, нетто 60: Клиенты получают скидку 4 % на счет, который нужно оплатить в течение 60 дней, если они оплатят его в течение 10 дней.

Скидки на оплату счетов к оплате

Цель всегда состоит в том, чтобы платить поставщикам как можно позже и на лучших условиях. В зависимости от ваших отношений с поставщиком и вашего послужного списка, вы можете получить скидку поставщика, если заплатите заранее или авансом. Это то же самое, что и скидка по дебиторской задолженности, но вместо того, чтобы собирать деньги, вы их выплачиваете. Скидки также могут быть доступны, если вы покупаете оптом или на постоянной основе.

«Скидка есть скидка, — сказал Бролин. «Если вы получаете скидку 1% на купюру в 10 000 долларов, это 100 долларов. Вы можете использовать его для чего-то другого».

Не отказывайтесь от скидки, даже если она небольшая. Если вы можете позволить себе заплатить досрочно без негативного влияния на свой денежный поток, и вы сэкономите немного денег, это беспроигрышный вариант.