Обновите свои бизнес-технологии, чтобы повысить производительность

• Устаревшие технологии, в том числе устаревшее аппаратное и программное обеспечение, могут затормозить рост и развитие бизнеса.
• Модернизация технологии — например, оцифровка бумажных файлов — может повысить эффективность и производительность вашей компании.
• Вашей команде необходим доступ к надежным высокоскоростным сетям, чтобы обеспечить максимальное время безотказной работы.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса и менеджеров, которые думают об инвестировании в новые технологии.

Бюджеты малого бизнеса ограничены, а это означает, что у небольших компаний не всегда есть много средств для инвестиций в информационные технологии (ИТ). Но технологические обновления могут быстро окупиться за счет повышения производительности ИТ и повышения производительности.

Мы узнаем, как сосредоточение внимания на ваших ИТ-активах и выполнение необходимых и упреждающих обновлений может привести к повышению эффективности бизнеса, надежной безопасности, повышению удовлетворенности сотрудников и другим улучшениям в вашем бизнесе.

Почему важно обновлять технологии

Предприятия эффективны настолько, насколько эффективна их инфраструктура. Когда дело доходит до технологий, использование старого или неэффективного программного и аппаратного обеспечения для бизнеса может иметь серьезные последствия.

• Снижение безопасности: Устаревшее аппаратное и программное обеспечение может поставить под угрозу кибербезопасность вашего бизнеса. Вы можете подвергнуть свою компанию атакам программ-вымогателей или вредоносным программам, которые потребуют дорогостоящего восстановления.
• Разочарованные сотрудники: Компьютеры и устаревшие технологии, как правило, работают медленно и подвержены сбоям. Сотрудники могут разочароваться, ожидая открытия файлов или завершения рендеринга.
• Неспособность использовать основные технологии: Современное программное обеспечение часто требует современного оборудования. Когда ваше оборудование не может поддерживать программное обеспечение, необходимое для ведения бизнеса, вы не сможете обслуживать своих клиентов и идти в ногу с передовыми методами ведения бизнеса. Например, вы можете упустить такие функции, как облачное резервное копирование, видеоконференции и QR-коды.
• Потеря клиентов: Поскольку вы имеете дело с устаревшими технологиями, ваши конкуренты, обновившие свои технологии, могут получить преимущество в репутации и украсть ваших клиентов. Это особенно верно, если вы работаете в высокотехнологичной отрасли, такой как веб-хостинг, где высокоскоростные серверы и минимальное время простоя обеспечивают лучшее взаимодействие с пользователем.

Если вы не разбираетесь в технологиях, рассмотрите возможность найма главного технического директора (CTO). Технический директор может управлять вашими текущими техническими решениями и отслеживать новые технологии, которые соответствуют общим целям и направлению вашей компании.

4 рекомендации по обновлению технологий

К счастью, модернизация технологии часто оказывается на удивление простой. Технические обновления могут даже сэкономить вам деньги в долгосрочной перспективе по сравнению с затратами на неэффективность и простои.

Вот четыре передовых метода обновления технологий, которые обеспечат работоспособность и актуальность инфраструктуры вашего бизнеса.

1. Обновите оборудование.

Компьютеры, периферийные устройства и принтеры со временем устаревают. Техническая поддержка прекращается, и эти устройства переходят в так называемый устаревший класс. У вас могут возникнуть трудности с поиском драйверов, поддерживающих новые операционные системы и приложения, что приведет к проблемам с совместимостью и надежностью. Последнее программное обеспечение не будет работать на старом оборудовании, а новое оборудование не всегда будет совместимо с устаревшими программами или приложениями.

Одно из решений состоит в том, чтобы поддерживать устаревшее программное обеспечение, уже установленное на старом оборудовании, но это может привести к конкурентным недостаткам и повседневной неэффективности. Например, устаревшие компьютеры часто содержат недостаточное количество оперативной памяти, основного источника памяти компьютера. Недостаток оперативной памяти может вызвать огромное разочарование у пользователей. Современные веб-браузеры потребляют много памяти, и при нехватке оперативной памяти начнут выскакивать сообщения об ошибках, и браузер будет принудительно закрыт.

Продление срока службы старого оборудования может показаться рентабельным, но старая технология требует большего обслуживания, чем новое оборудование, в виде обновлений и ремонта. Ждать, пока компьютер или сервер выйдет из строя, прежде чем заменять его, рискованно, так как это может привести к потере данных, производительности и, возможно, дохода.

Подумайте о трехлетнем цикле обновления компьютеров или чаще, если вы можете себе это позволить. Новое оборудование, как правило, поставляется с предустановленным новейшим программным обеспечением, объединяя обновления в одну стоимость.

На ПК откройте диспетчер задач Windows и просмотрите список процессов, чтобы узнать, сколько памяти потребляет браузер. Если ваши сотрудники постоянно используют браузеры, а на их компьютерах недостаточно оперативной памяти, это увеличит разочарование и снизит производительность на рабочем месте.

2. Запустите последнюю версию операционной системы.

Старые операционные системы, такие как Microsoft Windows 7 и Apple Mac OS X, имеют потенциальные недостатки безопасности, которые делают их уязвимыми для хакеров, вредоносных программ и кибератак. Антивирусное программное обеспечение не защитит ваш бизнес, если ваша операционная система имеет дыры в безопасности, особенно в условиях ежедневного запуска новых кибератак.

Последней ОС Microsoft является Windows 11, которая все больше стирает границы между настольным и мобильным использованием. Windows 11 должна быть совместима с любым аппаратным обеспечением ПК, приобретенным в течение последних трех или четырех лет. Для ОС требуется процессор с тактовой частотой 1 ГГц, 4 ГБ оперативной памяти и 64 ГБ свободного места на жестком диске. ПК, которые в настоящее время работают под управлением Windows 8 и 10, уже должны соответствовать этим спецификациям, в то время как многие машины с Windows 7 также совместимы.

Хотя у компьютеров Mac не так много проблем с безопасностью, как у ПК с Windows, старые операционные системы могут не получать обновления безопасности и исправления, которые получают текущие версии macOS. Лучше всего обновиться до последней версии macOS, которую может поддерживать ваш Mac.

Обновление до новейшей операционной системы, будь то для ПК или Mac, позволяет сотрудникам пользоваться преимуществами различных новых приложений и программ, повышающих производительность, креативность и производительность. В случае с Windows 11 это включает интегрированные команды Microsoft, совместимость с приложениями Android и улучшенную поддержку виртуальных рабочих столов.

Поскольку Windows 11 работает на смартфонах и компьютерах, сотрудники получают единообразный пользовательский интерфейс на любом устройстве, даже если они используют лучшие приложения Android для бизнеса и приложения Android для планирования рабочего дня.

3. Оцифруйте и централизуйте документы.

Бумажные документы часто неэффективны, что ограничивает доступность и снижает эффективность. Сделайте одолжение своему бизнесу, отсканировав и загрузив бумажные файлы учета, продаж и проектов в систему управления документами. Убедитесь, что документы доступны в локальной интрасети или в облаке. Их можно будет мгновенно найти, их легко прикрепить к исходящим сообщениям, и они не будут уничтожены пожаром или наводнением.

Онлайн-хранилище на основе облачных вычислений стоит недорого, а документы доступны круглосуточно и без выходных с любого компьютера или устройства. Еще один плюс в том, что вам не нужно создавать резервные копии самостоятельно. Поставщики облачных услуг автоматически создают резервные копии клиентских данных, а восстановление случайно удаленных данных очень похоже на извлечение файлов из корзины Windows.

Безопасность также гарантирована. При правильной организации папок вы можете установить простые разрешения для пользователей и групп, чтобы запретить пользователям доступ к документам, которые они не должны видеть. (См. нашу подборку для лучшее программное обеспечение и системы для управления документами.)

4. Поддерживайте надежную высокоскоростную сеть.

Высокоскоростное сетевое соединение позволяет организациям запускать современные приложения, которые могут потребовать более старых или медленных сетей. Сотрудники оценят оптимизированное сетевое подключение, которое позволяет им быстрее выполнять работу с помощью офисных пакетов и программного обеспечения CRM.

Разработка плана обновления технологий — это один из способов поддержать миссию, цели и стратегии вашей организации, сохраняя при этом продуктивную работу сотрудников.

Еще одним важным преимуществом надежной сети является совместная работа. Онлайн-инструменты для совместной работы позволяют вашим сотрудникам использовать голосовые или видеоприложения для встреч один на один или в группах, помогая поддерживать вовлеченность удаленных сотрудников и их взаимодействие с остальной частью офиса.

Возможность архивирования предыдущих обсуждений и поиска по ним избавляет от необходимости делать многочисленные заметки во время совещаний или делиться протоколами по электронной почте. Это также гарантирует, что большими электронными документами можно обмениваться в цифровом виде, а не тормозить сеть, поскольку они кропотливо загружаются и загружаются.

Ким Линдрос участвовала в написании и написании этой статьи.