Когда вы должны платить своим сотрудникам?

• Плата своим сотрудникам по регулярному графику обеспечивает стабильность вашей рабочей силы.
• Некоторые графики оплаты более популярны, чем другие, и у каждого есть свои плюсы и минусы для работодателей и сотрудников.
• Еженедельно, раз в две недели, раз в полгода и ежемесячно — вот некоторые графики начисления заработной платы, которые могут рассмотреть работодатели.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса и специалистов по персоналу, которые хотят узнать о различных графиках оплаты труда и решить, какой из них лучше всего подходит для их компании.

Хотя ставки заработной платы и льготы являются основными факторами, обеспечивающими удовлетворенность сотрудников их вознаграждением, также важно учитывать, как часто вы платите своим работникам. Некоторые графики оплаты приносят больше пользы работникам, чем работодателям, и наоборот, поэтому убедитесь, что вы понимаете плюсы и минусы каждого графика оплаты, прежде чем решать, как часто вы платите своим сотрудникам.

Что такое платежные периоды?

Период оплаты (или цикл оплаты) – это повторяющийся период времени, в течение которого заработная плата работника рассчитывается для выплаты; этот период может охватывать неделю, две недели или какой-либо другой период времени.

Как владелец малого бизнеса и работодатель, у вас есть некоторая свобода действий в отношении продолжительности периодов оплаты труда в вашей компании. Единственная соответствующая федеральная директива существует в Закон о справедливых трудовых стандартахкоторый требует, чтобы заработная плата выплачивалась сотруднику в «обычный день выплаты жалованья за охватываемый период оплаты».

Хотя это может показаться расплывчатым, состояния часто более конкретны в отношении их требования к зарплате. Например, штат Небраска позволяет работодателям выбирать, когда работники будут получать зарплату, в то время как Мэн требует, чтобы работодатели платили работникам через регулярные промежутки времени, равные 16 дням или меньше. Вермонт требует письменного уведомления от работодателей, прежде чем они смогут ввести двухнедельный или полумесячный цикл оплаты. Если вы сомневаетесь, ознакомьтесь с рекомендациями вашего штата.

Есть ли разница между периодом выплаты и днем ​​выплаты жалованья?

Два термина, связанные с вознаграждением сотрудников, могут вызвать некоторую путаницу: период оплаты и день выплаты жалованья.

Как указывалось ранее, период оплаты — это повторяющийся период времени, в течение которого заработная плата работника рассчитывается для выплаты. День выплаты жалованья, напротив, является точной календарной датой, когда работник получает свою зарплату.

«Если компания ABC платит сотрудникам 1 и 15 числа каждого месяца, каждый из них является датой выплаты», — сказал Рухал Дули, консультант по персоналу в компании. Общество управления человеческими ресурсами. «Соответствующие периоды оплаты могут охватывать периоды с 1 по 15 и с 16 по последний день месяца».

При рассмотрении частоты начисления заработной платы вы должны понимать, как работает начисление заработной платы. Точная и своевременная оплата труда сотрудников имеет решающее значение для их счастья, поэтому понимание процесса начисления заработной платы должно быть главным приоритетом для владельцев бизнеса.

Сколько платежных периодов в году?

Количество периодов оплаты в году зависит от используемого вами графика оплаты, и существует несколько вариантов. Имейте в виду, что лучший график для сотрудников может быть не самым выгодным для вашей компании. Вам придется взвесить все за и против каждого графика оплаты, чтобы принять правильное решение.

«Некоторые мелкие работодатели платят ежемесячно, потому что с административной точки зрения проще платить раз в месяц, когда оплачиваются все остальные счета, (но) работники обычно не предпочитают этого», — сказал Дули. «Чеки больше, но ждать очередной зарплаты долго. Мелкие работодатели могут не платить чаще, потому что начисление заработной платы занимает слишком много времени, а денежный поток может не позволить такой частоты».

Виды графиков начисления заработной платы.

Вот четыре наиболее распространенных графика расчета заработной платы сотрудников, согласно Бюро статистики труда США (БЛС):

Еженедельно. Еженедельный график оплаты труда является вторым по распространенности графиком оплаты труда, его используют 34% работодателей. С этим графиком оплаты вы будете платить своим сотрудникам чаще всего – в среднем 52 раза в год. Имейте в виду, однако, что високосный год может добавить дополнительный период оплаты, потому что это может привести к 53-й неделе.

Еженедельные графики расчета заработной платы являются наиболее трудоемким и дорогостоящим вариантом расчета заработной платы. Если вы занимаетесь расчетом заработной платы самостоятельно, это может отнять у вас много времени. И если вы пользуетесь онлайн-сервисом расчета заработной платы, вам, возможно, придется платить дополнительно, если ваш провайдер взимает с вас плату каждый раз, когда вы выполняете расчет заработной платы. Тем не менее, некоторые службы расчета заработной платы взимают фиксированную ставку за неограниченное количество расчетов заработной платы. Если вы используете еженедельный график выплат, мы рекомендуем найти поставщика платежных ведомостей, который предлагает этот вариант. Вот наш выбор лучших онлайн-сервисов по расчету заработной платы.

Раз в две недели. Двухнедельный график означает, что вы платите сотрудникам каждую неделю. По данным BLS, это самая популярная схема оплаты труда, которую используют 42% работодателей в США. Благодаря этому графику оплаты сотрудники могут рассчитывать на получение 26 зарплат в год. Однако, поскольку год не делится на семидневные недели равномерно, дополнительная зарплата все же может возникнуть, что приведет к 27 платежным периодам в одном году.

Раз в полмесяца. При полумесячном графике оплаты работодатели платят своим работникам дважды в месяц — обычно первого и 15-го числа месяца или 15-го и последнего дня месяца — в результате чего получается 24 зарплаты в год. Этот метод дает сотрудникам установленные даты, когда они будут получать оплату, хотя вам придется принимать решения, например, как обрабатывать платежи, если 15-е число выпадает на выходные, и как вы будете платить за сверхурочную работу, если ваш период оплаты не основан строго на 40-дневном графике. часовая рабочая неделя.

Ежемесячно. Если более частые платежные периоды слишком дороги и трудны для вас, вы можете выбрать ежемесячный график выплат. Этот график оплаты менее распространен, чем другие: по данным BLS, только 5% рабочих мест в США используют этот метод. Во многом это связано с тем, что сотрудникам трудно тщательно планировать свои бюджеты на целый месяц.

Если вы решите перейти на более частый график выплат, переход на безбумажную систему расчета заработной платы может оказаться выгодным. Чем больше раз вы запускаете платежную ведомость, тем больше документов у вас будет. Оцифровка процесса может помочь гарантировать, что ничего не будет потеряно или неправильно заполнено.

Редактор’Примечание: Ищете подходящее онлайн-программное обеспечение для расчета заработной платы для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Может ли конкретный график оплаты считаться привилегией?

Иногда то, как и когда вы платите своим сотрудникам, может считаться привилегией. По словам Шона Мэннинга, генерального директора Payroll Vault, зная, как работает ваша отрасль и как сотрудники в этой отрасли хотят получать оплату, вы можете адаптировать свой график оплаты в соответствии с этими предпочтениями.

«Сотрудники могут предпочесть получать оплату раньше, чем позже, поэтому может быть предпочтительнее еженедельный период оплаты, или они могут предпочесть раз в две недели, а не раз в полгода», — сказал он.

В зависимости от типа работы, которую выполняют ваши сотрудники, и их финансовых потребностей, ваш график платежей может улучшить их текущее положение. Возьмем, к примеру, комбайны; По словам Дули, идея о том, что им платят наличными в конце дня или недели, лучше всего работает для них, но была бы ужасна в других отраслях.

«Наличные — это хорошо, потому что не нужно ходить в банк, а суммы обычно не настолько велики, чтобы сотрудники боялись распоряжаться этими суммами», — сказал он. «В других отраслях наличные деньги были бы необычным способом оплаты труда сотрудников, потому что с административной точки зрения и как транзакция они слишком детализированы и детализированы, а также в целом сложны и потенциально даже опасны».

В конечном счете, все дело в том, чтобы понять предпочтения и потребности ваших сотрудников и сравнить их с тем, как вы хотите, чтобы денежный поток вашей компании работал.

Одним из факторов, который может нарушить ваш график расчета заработной платы, по крайней мере, для некоторых сотрудников, является то, что они просят аванс по заработной плате. Разработайте политику, как лучше справляться с такими ситуациями, чтобы это не нарушало ваш график.

Как выбрать лучший график оплаты для вашей компании

Помня о вышеизложенных моментах, вы сможете определить, какой график оплаты лучше всего подходит для вашей компании и ваших сотрудников. Мэннинг сказал, что важно не торопиться с решением.

Вам понадобится «разумное количество времени для сбора информации, точной обработки платежной ведомости и распределения зарплаты среди сотрудников», сказал он. «Но часто бывает выгоднее сначала выбрать эффективную и надежную систему, процесс или систему, на которую владелец малого бизнеса может положиться и которой может доверять».

Обязательно будьте осторожны при принятии решений, обсудите финансовое положение вашей компании с профессионалом и подумайте, что работники вашей отрасли ожидают от вас, сказал Дули.

«Разрабатывая стратегию расчета заработной платы, работодатели должны учитывать свои денежные потоки и другие финансовые обязательства, а также сроки их погашения», — сказал он. «Работодатели должны учитывать ожидания и предпочтения своих сотрудников и делать то, что наиболее выгодно с административной точки зрения».

Принимая решение о том, как часто платить работникам, внимательно учитывать нормы в вашей отрасли, предпочтения сотрудников и ваши потребности в денежных потоках.