Как заполнить отчет о расходах

• Отчеты о расходах показывают, сколько денег тратится в рамках всей компании, отдела или проекта.
• Они также могут быть использованы работниками для возмещения расходов, связанных с бизнесом.
• Большинство бухгалтерских программ предлагают возможность создавать отчеты о расходах.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят узнать больше о том, какие отчеты о расходах отслеживаются и как их создавать.

Чтобы иметь полное представление о финансах вашего бизнеса, очень важно точно знать, как тратятся ваши деньги. Помогают отслеживать все эти исходящие деньги отчеты о расходах. Эти отчеты могут дать вам точное представление о том, сколько денег тратится в вашем бизнесе. Чтобы убедиться, что вы ведете точный учет, важно понимать, что такое отчеты о расходах, как они используются, что в них включено и почему они важны.

(Связанное чтение: Руководство по созданию счета-фактуры)

Что такое отчет о расходах?

Отчет о расходах отражает расходы на бизнес, отдел, проект или сотрудника. В этих отчетах могут учитываться конкретные расходы, понесенные на индивидуальной основе, или совокупные расходы за установленный период времени по категориям, получателям платежей или другим факторам.

Отчеты о расходах позволяют владельцам бизнеса и менеджерам отслеживать денежные расходы, что имеет решающее значение для оценки финансового состояния бизнеса, определения эффективности, а также измерения и увеличения прибыли. Отчеты о расходах также помогают сотрудникам, которым необходимо возместить утвержденные бизнес-расходы.

(Связанный: Хотите легко управлять расходами? Узнайте, какие самые популярные приложения для отслеживания расходов являются.)

Что включается в отчет о расходах?

Отчеты о расходах бывают разных форм. Многие из них являются кумулятивными и показывают общие расходы компании или отдела за определенный период времени (например, за месяц, квартал или год).

Отчеты о расходах также могут быть более конкретными и документировать отдельные расходы для конкретного сотрудника или проекта. Эти отчеты включают:

• Дата оплаты расходов
• Получатель платежа или продавец, которому пошли деньги
• Относится ли расход к конкретному клиенту или проекту
• Общая уплаченная сумма, включая налоги, комиссии и сборы
• Категория или вид расходов

В дополнение к этим кратким сведениям отчеты могут включать примечания либо об общей уплаченной сумме, либо о конкретных позициях, например, почему были понесены затраты или какие-либо дополнительные ожидаемые расходы, связанные с тем же клиентом или проектом.

Ключевые компоненты отчета о расходах включают дату оплаты расходов, кому пошли деньги, сколько конкретно было потрачено и тип расходов.

Почему важны отчеты о расходах

Отчеты о расходах важны, потому что они позволяют менеджерам отслеживать расходы компании, отдельного отдела или команды, особенно расходы, связанные с конкретным клиентом или проектом.

В дополнение к помощи руководству, отчеты о расходах позволяют сотрудникам получать компенсацию за наличные расходы, которые они оплачивают, связанные с бизнесом, в том числе на поездки или развлечения клиентов или потенциальных клиентов.

Некоторые распространенные способы использования отчетов о расходах включают:

• Отслеживание расходов отдела и компании и общего денежного потока
• Расчет прибыли путем вычитания расходов из валовой выручки
• Компенсация сотрудникам оправданных коммерческих расходов
• Отслеживание расходов, связанных с линейкой продуктов, конкретным проектом или клиентом

Разные компании используют отчеты о расходах для разных целей. Например, консультанты и юристы обычно используют эти отчеты для отслеживания расходов, связанных с конкретным клиентом, в то время как производственные компании отслеживают расходы, связанные с определенными линейками продуктов. Торговые представители используют их, чтобы сообщать о расходах на поездки и развлечения и получать возмещение.

Отчеты о расходах используются предприятиями и индивидуальными предпринимателями для целей налогообложения как способ документирования расходов, которые они могут вычесть из своих налоговых деклараций.

КатегорияПримерыЗаработная плата сотрудниковЗаработная плата сотрудников и расходы на пособия

Канцелярские расходы

Расходные материалы, оборудование и коммунальные услуги

Арендная платаЛизинговые платежи или платежи по ипотеке (предпочтительно с разбивкой на основные платежи и проценты) для бизнес-объектовРемонт и техническое обслуживаниеРасходы на ремонт или техническое обслуживание помещений или оборудованияЮридические и профессиональныеРасходы, связанные с конкретным клиентом или проектомСтрахованиеОбщая ответственность, профессиональная ответственность или коммерческое автострахование – или страхование путешествий для деловых поездокНалоги и лицензииРасходы на лицензирование и сборы за регистрацию бизнеса или другие налоги, уплачиваемые местным, государственным или федеральным правительствамПоездки и питаниеАвиабилеты, отели, аренда автомобилей и, возможно, непредвиденные расходыМаркетинг и рекламаПокупка рекламы, а также творческие расходы

Расходы на рабочие автомобили

Расходы на бензин, страхование и техническое обслуживание служебных автомобилей

Малым предприятиям важно учитывать расходы во всех этих областях не только для ведения точного учета, чтобы требовать налоговых вычетов для соответствующих коммерческих расходов, но и для измерения прибыльности компании и ее конкретных видов деятельности.

Как создать отчет о расходах

При построении отчета о расходах основная цель состоит в том, чтобы определить расходы, которые необходимо включить. Это может быть основано на получателе платежа, категории расходов (типе расходов) или на конкретном проекте или клиенте, с которым были связаны расходы. Или это может быть основано на сотруднике, который оплатил стоимость.

Процесс создания отчета о расходах довольно прост:

1. Определите, какие расходы вы хотите включить в отчет.
2. Перечислите расходы, соответствующие вашим критериям, включая детали, перечисленные выше.
3. Сумма расходов, включенных в отчет.
4. Добавьте примечания о понесенных расходах или общей сумме оплаченных.
5. Дата, номер и название отчета в зависимости от того, что он включает.

Часто задаваемые вопросы об отчете о расходах

Кто может предоставить отчет о расходах?

Те, кто может представить отчет о расходах, различаются в зависимости от бизнеса в зависимости от политики компании и того, как эти отчеты используются. Во многих случаях только менеджеры могут представлять отчеты о расходах, в то время как в других случаях любой, кто тратит деньги на утвержденные деловые цели и нуждается в возмещении, может представить отчет. Иногда любой может представить отчет, но сначала он должен быть одобрен руководителем.

(Связанное чтение: Преимущества и стоимость программного обеспечения для бухгалтерского учета малого бизнеса)

Что такое программа для создания отчетов о расходах?

Большинство бухгалтерских программ можно использовать для подготовки отчетов о расходах. Все, что нужно программному обеспечению, — это возможность экспортировать выбранные расходы, например, по получателю платежа, категории, номеру чека или другим факторам. В дополнение к традиционному бухгалтерскому программному обеспечению существуют пакеты программного обеспечения, которые специально помогают сотрудникам в представлении расходов на возмещение. Программы для работы с электронными таблицами, такие как Microsoft Excel, также можно использовать для ручной подготовки отчетов о расходах.

Что считается расходом?

Расходом является любой случай, когда представитель бизнеса тратит денежные средства на деловые цели. Это может быть приобретение оборудования, услуг или других вещей. Но – особенно в случае с работниками, требующими возмещения – расходы должны быть фактическими расходами на бизнес. Многие компании имеют строгие правила в отношении этого, поэтому сотрудники должны понимать эти правила, прежде чем представлять расходы.

Если расходы учитываются только в общих отчетах о расходах (не связанных с возмещением), то это подлежит обсуждению с финансовыми менеджерами внутри компании — цель состоит в том, чтобы составить отчеты, которые представляют руководству наиболее точное и последовательное представление о финансах. компании или отдельного отдела или продуктовой линейки.

Что такое ежемесячный отчет о расходах?

Ежемесячный отчет о расходах детализирует расходы компании, выплаченные в течение данного месяца. Эти отчеты обычно не используются для возмещения расходов сотрудников, а скорее для отслеживания расходов компании или отдела, распределения расходов по конкретным проектам или клиентам и сравнения расходов с доходами для определения общей прибыльности компании. Эти отчеты обычно организованы по категориям или получателям платежей и могут быть чрезвычайно полезны для компаний при координации планирования, составления бюджета и потребностей в ресурсах.