Как уменьшить загруженность работой

• Существуют разные виды напряженной работы, каждый из которых вызван различными недопониманиями или дисфункциями в бизнесе.
• Напряженная работа расстраивает сотрудников, снижает производительность и часто снижает положительные оценки обслуживания клиентов.
• Владельцы бизнеса и менеджеры должны рассмотреть наилучшую стратегию для решения напряженной работы, которой занимается их компания.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, стремящихся сократить потери времени и повысить эффективность.

Никто не любит занятую работу. Когда сотрудники заняты слишком большим количеством второстепенной работы, они отвлекаются от основной цели своих ролей. Последствия могут быть серьезными: от ухудшения морального духа сотрудников, заставляющего их чувствовать себя неважными, до снижения доходов из-за низкой производительности. Это может даже ударить по репутации вашей компании, если занятая работа отвлекает членов вашей команды от предоставления качественного обслуживания клиентов, которого они заслуживают. Чтобы решить эту проблему, предприятия должны максимально использовать свои ресурсы и гарантировать, что работники выполняют задачи, которые помогают достижению конечных целей организации.

Примечание редактора: Ищете подходящее программное обеспечение для управления проектами для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Что такое занятая работа?

Прежде чем вы сможете понять, как уменьшить загруженность работой, важно убедиться, что вы понимаете, что именно это означает.

«Загруженная работа определяется как задачи, выполняемые членами команды, которые не приносят непосредственной ценности компании», — сказал Билл Чейз, директор по маркетингу Bellhop. «Однако есть определенные задачи, которые могут показаться рутинными, например ввод данных, которые на самом деле приносят большую пользу бизнесу».

Другими словами, не вся занятая работа может нанести ущерб вашему бизнесу. Некоторые утомительные действия имеют решающее значение для вашей работы и требуют выполнения в любом случае. Но загруженная работа, которую вы хотите сократить, не приносит пользы вашей компании и далеко уходит от достижения целей вашей организации.

Каковы примеры занятой работы?

Вот некоторые из наиболее распространенных видов занятой работы.

Велосипед: Это означает, что нужно уделять гораздо больше внимания маловажным задачам, откладывая в сторону задачи, требующие вашего непосредственного внимания и гораздо более важные. Например, владелец бизнеса тратит часы, пытаясь починить свой принтер для печати визитных карточек, вместо того, чтобы потратить время на перевод средств на свой банковский счет для выплаты заработной платы. В конце концов, наличие достаточного денежного потока для оплаты труда ваших сотрудников является более важной задачей, чем создание визитных карточек, но владелец бизнеса увяз в загруженной работе.

Приведение в нормы: Это когда люди настолько зацикливаются на ожиданиях и традициях, что теряют фокус на том, что действительно важно, или тратят время на бессмысленные действия. Например, сотрудник считает неуместным уходить с работы раньше, чем его начальник в 18:00. Поэтому в последний час рабочего дня он пытается выглядеть занятым, возясь с тривиальными задачами, вместо того, чтобы более разумно использовать свое время. Они заняты напряженной работой только для того, чтобы поддержать воспринимаемую норму.

Разрешение миссии сползать: Это происходит, когда планы организации или конкретного проекта без необходимости выходят за рамки первоначальной цели и отвлекают внимание работников от основных вещей, которые необходимо сделать для достижения основной цели. Например, когда руководитель заставляет подчиненного работать над чем-то, что только приносит пользу этому руководителю и отвлекает члена команды от его основных обязанностей. В результате сотрудник может обидеться, потому что он хочет лучше использовать свое время, но не может из-за вынужденной занятости.

Когда дело доходит до заявлений о миссии компании, распространенная ошибка заключается в том, что они не обновляются по мере развития вашей компании. Это отличается от расползания миссии и предназначено для того, чтобы все в вашей организации были согласованы.

Как можно уменьшить загруженность работой?

К счастью, есть простые способы справиться с напряженной работой, будь то ваши сотрудники, которые теряются в ней, или вы сами отклоняетесь от того, что действительно важно. Вот пять стратегий, которые помогут избавиться от рутинной работы и повысить производительность.

1. Оставьте «занятый» менталитет позади.

Люди любят говорить о своем плотном графике, но не всегда этим можно похвастаться.

«Я считаю, что загруженная работа — это продукт устаревшей культуры, в которой производительность основывается на том, сколько времени вы провели на работе, а не на качестве этой работы», — сказал Шейн Грин, президент SGEi. «Всякий раз, когда я разговариваю с менеджерами, которые работают более 12 часов в день, я всегда спрашиваю, почему. Когда вы копаетесь в их расписании и работе, вы часто обнаруживаете занятую работу в игре».

Вместо того, чтобы спрашивать себя, заняты ли вы (поскольку ответ всегда будет «да»), спросите, чем вы заняты. Если вы заняты работой, которая не приносит прибыли, это тяжелая работа, которая не стоит вашего времени. Превышение производительности не выгодно, если оно достигается за счет эффективности. (Читать соответствующую статью: Простые способы повысить вашу производительность.)

2. Убедитесь, что все на одной волне.

Чтобы ваша команда была максимально эффективной, все должны быть согласны с целями компании.

«Ориентация на результат и пристальное внимание к организации работы являются ключевыми факторами», — сказал Чейз. «Четко определенные цели позволяют членам команды сосредоточиться на том, что действительно важно, и определить, какие задачи не способствуют достижению поставленных целей».

Чейз проводит еженедельные собрания команды для просмотра списков дел, чтобы работа не дублировалась и каждая команда работала над достижением цели. Также важно, чтобы все сотрудники имели четко определенные ключевые цели. Затем они должны направить все свои действия на достижение этих целей вместо того, чтобы тратить время на занятую работу.

3. Запишите свои обязанности и повторите задачи.

Начинайте каждый рабочий день со списка дел на день. Этот список должен включать только элементы, относящиеся к вашему основному мандату в организации. Было бы полезно подготовить этот список по крайней мере за день или очень рано утром.

Запишите свои обязанности и просмотрите каждую задачу, а также научите своих менеджеров и сотрудников делать то же самое. Грин рекомендует поместить каждую задачу в одну из следующих категорий.

• Делегируйте это: Если задача необходима, но не позволяет эффективно использовать ваше время, делегируйте ее.
• Сбросить это: «Если эта задача не имеет значения или кто-то другой не заметит, если она не будет выполнена, тогда выбросьте ее», — добавил Грин. «Каждые шесть месяцев полезно проверять, нужны ли еще задачи, отчеты или процессы, особенно когда становятся доступными новые технологии или программное обеспечение».
• Сделай это: Выполняйте задачи, которые важны для прибыли вашей компании.
• Отложить это: «Это задача, которую необходимо выполнить, но она не является срочной и может быть выполнена, когда позволит время», — сказал Грин.

Когда придет время фактически завершить вашу работу «Сделай это», сначала сосредоточьтесь на самой большой задаче, чтобы не тратить все свои усилия на второстепенные задачи.

Способность эффективно делегировать ответственность является признаком хорошего лидера.

4. Используйте программное обеспечение для отслеживания проектов.

В то время как лидеры компании должны стараться исключить загруженную работу, некоторые виды деятельности, которые кажутся занятыми, неизбежны. Руководители должны равномерно распределить эту работу между сотрудниками, чтобы никто не чувствовал себя недооцененным, и обеспечить сбалансированность рабочих нагрузок. Программное обеспечение для управления проектами, такое как Basecamp и Trello, позволяет вам видеть, над какими проектами работают сотрудники, если определенный сотрудник работает слишком много, ему нечего делать или он тратит драгоценное время впустую.

«Мы используем Jira для оптимизации нашего маркетинга, творчества, разработки и даже некоторых задач по обслуживанию клиентов», — сказал Чейз. «Эта программа позволяет нам видеть, кому какие проекты назначены, и мы можем легко переназначить (проекты) другому человеку или скорректировать сроки по мере необходимости».

Ознакомьтесь с нашими рекомендациями по лучшему программному обеспечению для управления онлайн-проектами. Некоторые из лучших систем учета рабочего времени и программного обеспечения для мониторинга сотрудников с высоким рейтингом также могут помочь вам отслеживать рабочие действия, чтобы вы могли лучше распределять задания и сокращать занятость.

5. Сделайте перерыв и сосредоточьтесь.

Попытка сделать слишком много может истощить вашу энергию и сделать вас менее продуктивным. Нет смысла работать только ради работы. Гораздо важнее оторваться от рабочего стола и расслабиться. Используйте это время, чтобы определить, чего вы хотите достичь за оставшееся время рабочего дня.

Поощряйте сотрудников использовать выделенный им PTO. Отдохнув от монотонности и обыденности, они могут вернуться на рабочее место обновленными. Членам команды с сильным чувством баланса между работой и личной жизнью будет легче продуктивно работать над значимыми задачами, когда они заняты.

Какая стратегия лучше всего работает, чтобы уменьшить занятость?

Занятость работой может быть универсальной проблемой, от которой страдают большинство отраслей и компаний. Но решение по его уменьшению, вероятно, столь же уникально, как и люди, продукты и места, связанные с вашим бизнесом. То есть универсального решения не существует. Стратегия, которая лучше всего работает для вас или конкретного сотрудника, может не быть универсальной.

Чтобы решить эту проблему, начните с определения типа напряженной работы, которой вы или ваши сотрудники занимаетесь изо дня в день. Затем подумайте о причине, по которой эти рабочие привычки укоренились в первую очередь. Затем просмотрите приведенные выше стратегии и выберите те, которые лучше всего подходят для проблемы, которую вы пытаетесь решить. Как владелец компании, у вас есть все возможности для того, чтобы сократить объем работы и вернуть свою команду в нужное русло, работая вместе для достижения целей вашего основного бизнеса.

Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.