Как составить письмо о взыскании задолженности

• Письмо о взыскании задолженности напоминает должнику, что он должен вам деньги.
• Вы можете использовать письмо о взыскании задолженности, чтобы разработать план погашения или предупредить о предстоящем судебном разбирательстве.
• Письмо о взыскании задолженности должно включать общую сумму задолженности, первоначальную дату платежа и любые необходимые предупреждения о предстоящем судебном иске.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса и фрилансеров, которые хотят официально взыскать долги с клиентов-неплательщиков.

Одно дело, если клиент оплачивает ваш последний счет через неделю или две после истечения срока его оплаты; другое дело, если вы месяцами не платите, особенно если счет большой. Если ваши обычные каналы связи не помогают вернуть неоплаченный долг ваших клиентов, вам, возможно, придется предпринять более формальные действия.

Письма о взыскании задолженности должны быть первым шагом в вашем плане действий. После того, как вы отправите достаточное количество писем, вы можете перевести долг клиента на взыскание, хотя перед этим вы можете исчерпать все другие варианты. Узнайте больше о письмах о взыскании задолженности и о процессе взыскания задолженности ниже.

Примечание редактора: Ищете коллекторское агентство, подходящее для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Что такое письмо о взыскании задолженности?

Письмо о взыскании долга — это официальное напоминание о долге, которое вы отправляете (или нанимаете коллекторское агентство для отправки) неплатежеспособному клиенту. Вы можете отправить письмо о взыскании долга клиенту B2B (другой бизнес) или частному потребителю. По оценкам, около 70 миллионов американцев ежегодно имеют долги по взысканиям долгов. Бюро финансовой защиты прав потребителейтак что проблема более распространена, чем вы думаете.

Первые несколько писем о взыскании задолженности, которые вы отправляете должнику, могут быть относительно дружелюбными и сочувствующими. Однако, поскольку вы отправляете дополнительные письма о взыскании долга, вам может потребоваться повысить формулировку, чтобы включить предупреждения о надвигающемся судебном иске.

Письмо о взыскании долга напоминает неплатежеспособному клиенту об его долге перед вами или предупреждает о скором судебном иске.

Какова цель письма о взыскании долга?

Письмо о взыскании задолженности может служить одной, некоторым или всем из следующих целей:

• Информирование должников о том, что они должны вам денег: Если это ваша цель, ваше письмо должно просто напоминать клиенту о существовании его долга и начальной дате платежа. В лучшем случае вы должны мягко намекнуть, что в будущем может произойти судебный иск, потому что, возможно, должник не собирается препятствовать вам. Возможно, они просто забыли о вашем долге или в настоящее время не имеют денежного потока, но все еще намерены платить.
• Установка процесса оплаты: Если выяснится, что у вашего должника проблемы с денежным потоком, вы можете предложить план платежей в своем письме о взыскании долга. Таким образом, должнику не нужно карабкаться, чтобы, например, сразу получить вам 10 000 долларов; вместо этого вы можете организовать 10-месячный план погашения с ежемесячными платежами в размере 1000 долларов США. Тем не менее, убедитесь, что любой план погашения, на который вы согласны, является справедливым как для вас, так и для должника.
• Начало судебного разбирательства: Если долг вашего клиента остается непогашенным достаточно долго, вам может потребоваться инициировать судебное разбирательство, чтобы вернуть его. Если вы это сделаете, вы должны отправить письмо о взыскании долга с изложением юридических действий, которые должен ожидать должник. Если должник не отвечает своевременно полной выплатой своего долга, вы можете официально начать процесс взыскания, сделав это самостоятельно или наняв коллекторское агентство.

Письмо о взыскании долга может информировать должника об их долге, инициировать план погашения, предварительно просмотреть предстоящее судебное разбирательство или объединить эти задачи.

Что должно быть указано в письме о взыскании долга?

Письмо о взыскании долга должно содержать следующую информацию:

• Сумма, которую должник вам должен
• Первоначальный срок платежа
• Новая дата платежа, будь то как можно скорее или в будущем
• Инструкция как погасить долг
• В вашем первом письме о взыскании долга фраза, которая советует должнику связаться с вами, если долг действительно был выплачен, а вы ошиблись.
• На ранних стадиях инкассации дружеское, но твердое напоминание о том, что оплата должна быть произведена как можно скорее.
• На ранних этапах сбора примечание о том, что вы хотели бы сохранить клиента, но требуете оплаты за это.
• На поздних стадиях взыскания твердое (но не совсем недружественное) предупреждение о предстоящем судебном иске, например, отправка должника на взыскание.
• На поздних стадиях взыскания примечание о том, что должник имеет право оспорить свой долг, посредством письма о подтверждении долга, отправленного в течение определенного периода времени после получения вашего письма о взыскании долга.

Ниже мы включим все вышеперечисленное в образец письма о взыскании долга, который вы можете использовать в своих целях.

Письмо о взыскании задолженности должно включать такие элементы, как сумма задолженности, первоначальная дата платежа и, при необходимости, предупреждения о предстоящем судебном иске.

Образец письма о взыскании задолженности

Джон Кредитор Доу

Адрес Джона Кредитора Доу

1 апреля 2021 г.

RE: Просроченный платеж

Уважаемый Джон Кредитор Доу,

(Если это первое или второе письмо о взыскании долга:) Это письмо является напоминанием (или «еще одним напоминанием» для второго письма) о том, что (n) $ (сумма) остаток на вашем счете, подлежащий оплате на (дата), остается неоплаченным. Пожалуйста, отправьте нам свой платеж (как можно скорее или в течение X дней с даты, указанной вверху этого письма) (вставьте здесь инструкции по оплате). Хотя мы надеемся на продолжение наших деловых отношений с вами, мы не можем этого сделать, если ваш баланс остается неоплаченным.

Если вы уже произвели этот платеж, свяжитесь с нами по адресу (адрес электронной почты или номер телефона), чтобы решить эту проблему. Мы приносим извинения за все неудобства, которые могут возникнуть.

(Если это последнее письмо-напоминание перед возбуждением судебного разбирательства:) Это письмо является вашим последним напоминанием о том, что остаток (n) $ (сумма) на вашем счете, подлежащий выплате (дата), остается невыплаченным. С сожалением сообщаем вам, что если вы не отправите нам свой платеж немедленно (вставьте инструкции о том, как оплатить здесь), мы отправим ваш баланс на сборы. Задолженность по взысканию может серьезно повлиять на ваш кредитный рейтинг, поэтому мы советуем вам погасить ее немедленно.

Если вы хотите оспорить этот долг, вы можете сделать это на законных основаниях, отправив письмо о подтверждении долга в течение (сроки) даты, указанной в верхней части этого письма. Если вы не подадите подтверждающее письмо в течение этого периода времени, будет считаться, что вы согласны с тем, что ваш долг будет отправлен коллекторам.

Искренне,

(Ваше имя)

(Твоя позиция)

(название вашей компании)

Когда обращаться в агентство по взысканию долгов

После отправки окончательного письма о взыскании долга, в котором содержится предупреждение о судебном иске, вы можете нанять агентство по взысканию долгов для взыскания долга. Эти агентства могут нанимать как малые предприятия, так и фрилансеры с неплатежеспособными клиентами. Их специалисты по взысканию долгов будут заниматься процессом взыскания от вашего имени, что позволит вам сосредоточиться на своей обычной работе.

Тем не менее, коллекторские агентства всегда должны быть вашим последним средством, так как они могут быть довольно дорогими. Как правило, когда вы отправляете долг на взыскание, агентство удерживает значительную часть долга в качестве платежа, поэтому агентства часто не подходят для взыскания небольших долгов. Кроме того, отправка долга клиента на взыскание — верный способ разорвать отношения с этим клиентом, поэтому убедитесь, что вы готовы сжечь этот мост, прежде чем предпринимать какие-либо действия.

Если вы решите нанять коллекторское агентство, ознакомьтесь с нашими обзорами коллекторских агентств. Наши обзоры освещают лучшие коллекторские агентства для малого бизнеса, взыскания долгов между предприятиями, взыскания долгов между предприятиями и потребителями и недорогие услуги, чтобы вы могли получить свои долги с минимальными хлопотами.

Письмо о взыскании задолженности — первый шаг к взысканию долга

Противостоять клиенту, просрочившему платеж, может быть сложно, но необходимо установить бумажный след связи. Независимо от того, отправляете ли вы письмо о взыскании долга по электронной почте или заказным письмом, важно отслеживать, действительно ли должник получил сообщение.

Во многих случаях этого напоминания будет достаточно, чтобы выплатить причитающийся остаток или, по крайней мере, установить план платежей. В других случаях это показывает, что вы проявили должную осмотрительность, пытаясь взыскать долг и работать со стороной, которая должна вам деньги. Это будет важно, если вам в конечном итоге потребуется отправить долг на взыскание или подать иск в суд мелких тяжб. Однако, если повезет и хорошо составленное письмо, до этого может и не дойти.