Как предложить сотрудникам аванс по заработной плате

• Сотрудники могут запросить аванс по заработной плате во время финансового стресса или жизненных событий.
• Предложение сотрудникам аванса до зарплаты во время финансового стресса может повысить моральный дух сотрудников и снизить текучесть кадров.
• Советы, приведенные в этом руководстве, помогут избежать проблем с авансовым платежом.
• Эта статья предназначена для работодателей, которые хотят знать, как выдавать работникам авансовые платежи.

Когда сотрудники испытывают финансовые трудности или не могут свести концы с концами, у них есть ограниченные возможности быстрого получения наличных. Очень немногие обращаются к семье; большинство ищут ссуды до зарплаты с высокими процентами, кредитные карты или личные ссуды. По данным Pew Charitable Trusts, 12 миллионов американцев полагаются на кредиты до зарплаты. Среднегодовой заемщик просит в общей сложности 3000 долларов в год, выплачивая более 500 долларов в виде процентов.

Работодатели имеют возможность помочь сотрудникам избежать стрессовых финансовых ситуаций, предоставляя авансы по заработной плате. Аванс по заработной плате предлагает незаметный способ принести пользу вашему сотруднику, сохраняя при этом его продуктивность. Это также может отбить у работника охоту выбирать кредит с высокой процентной ставкой, который еще больше погружает его в долги.

Примечание редактора: Ищете подходящее программное обеспечение для расчета заработной платы для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Что такое аванс из заработной платы?

Аванс по заработной плате – это финансовое соглашение между работодателем и работником. Работник получает деньги от работодателя в виде краткосрочного кредита. Кредит возвращается работодателю за счет будущей заработной платы. Условия соглашения могут варьироваться, но они должны быть известны и согласованы работодателем и работником.

Чтобы правильно предоставить аванс по заработной плате, вы должны сначала хорошо понять, как работает начисление заработной платы в целом. Наличие этих базовых знаний поможет вам сформулировать политику в отношении того, когда и когда вы будете предоставлять авансы по заработной плате.

Как работает аванс по зарплате?

Выплата аванса всегда начинается с подачи работником письменного заявления. Каждый письменный запрос на аванс по заработной плате формирует бумажный след, а также может быть полезен, если есть какие-либо проблемы с сотрудником (отказ от выплаты, увольнение и т. д.).

Как только сотрудник подает письменный запрос для обработки через платежную ведомость, обе стороны (работодатель и работник) должны подписать соглашение. Письменный запрос должен включать план платежей, чтобы вы могли получить свои деньги обратно вовремя.

Если вы используете лучшее программное обеспечение для расчета заработной платы, вы можете быстро обрабатывать аванс по заработной плате отдельно. Однако, если вы вручную заполняете платежную ведомость, вам нужно будет обработать отдельный чек или электронный депозит. Вам также нужно будет отметить дополнительную выплату в реестре заработной платы, чтобы в ваших бухгалтерских книгах отражался аванс по заработной плате.

Ссуда ​​сотруднику против аванса зарплаты

Ан кредит работника это сумма денег, которую заранее определяет работник. Работодатель должен утвердить сумму, а работник использует будущие зарплаты для погашения кредита согласованными частями.

Однако работодатель не гарантирует возврат кредитных денег. Если сотрудник не выполняет платежи или часто задерживает платежи, вам необходимо учитывать последствия для ваших потоков доходов.

А аванс по зарплате предлагает работнику заработную плату, которую он заработал, обычно за пару дней до дня выплаты жалованья. Аванс по зарплате менее рискован для работодателя, так как работник уже получил деньги.

Один из способов избежать необходимости предлагать авансы по заработной плате — предлагать варианты расчета заработной платы по требованию. Это позволяет вашим сотрудникам получать деньги тогда, когда они этого хотят.

Плюсы и минусы выдачи авансов сотрудникам

Авансы по заработной плате имеют как плюсы, так и минусы как для работника, так и для работодателя. Основным преимуществом для работника является снижение финансового стресса. Устранение этого стресса может помочь сотрудникам оставаться продуктивными, брать меньше больничных и избегать обращения за финансовой помощью к компании, предоставляющей ссуды до зарплаты. берет до 600% за быстрые наличные. Кроме того, работодатель может извлечь выгоду из более целенаправленного сотрудника, что приведет к увеличению доходов без особых усилий со стороны работодателя.

Однако авансы по заработной плате сопряжены с рисками для работодателя и работника. Например, работодатель увидит рост административной документации и соблюдение требований минимальной заработной платы, законов о сверхурочной работе и федеральных Правда в законе о кредитовании. Кроме того, ваш бизнес должен иметь финансовую возможность предложить сотруднику аванс по заработной плате, что может быть невозможно в зависимости от денежного потока вашего бизнеса и отношений с кредиторами.

Работники также могут попасть в зависимость от авансов по заработной плате, что ведет к образу жизни «от зарплаты до зарплаты», что вредно для работника или работодателя. Ограничение количества авансов по заработной плате, которые сотрудник может иметь в год, помогает контролировать это пособие и избежать путаницы в отношении политики авансовых выплат по заработной плате. Кроме того, политика авансирования заработной платы может описывать ситуации, в которых авансы по заработной плате могут быть сокращены или недоступны, например, экономический спад, нерабочее время или когда речь идет о компенсации работникам.

В то время как сотрудники могут захотеть получить аванс из заработной платы посредством прямого депозита, существует ряд альтернатив прямого депозита, которые вы, возможно, захотите рассмотреть.

Как избежать проблем с выплатой зарплаты

Прежде чем предлагать аванс по заработной плате через вашу компанию, вам необходимо разработать политику. Политика должна включать следующие факторы, на которые следует ссылаться при возникновении проблемы.

1. Определите, как работает процесс авансового платежа.

Работник должен иметь четкий и ненавязчивый способ запросить аванс по заработной плате. Например, сотрудник может заполнить форму, и если аванс утвержден, работодатель и сотрудник подписывают документ. Форма будет включать все условия, включая сборы, проценты, согласованные сроки окупаемости и любые условия для конкретной компании. Если работник не удержится до конца аванса по заработной плате, он может столкнуться с дисциплинарными мерами, увольнением или юридическими последствиями.

2. Определите, кто имеет право на получение аванса из фонда заработной платы.

Указание права на участие помогает вам упростить, кто может получать аванс из заработной платы, а кто нет. Правила приемлемости особенно полезны, если ваши средства ограничены или определенный сегмент вашей рабочей силы обжег вас в прошлом. Например, вы можете предложить аванс по заработной плате сотрудникам, работающим полный рабочий день, а не работающим неполный рабочий день, или указать, что сотрудник должен завершить определенный период работы в вашей компании, чтобы продемонстрировать свою приверженность, прежде чем вы будете рассматривать его для получения аванса по заработной плате.

3. Установите минимальные и максимальные суммы кредита.

Поместите ограничение на сумму аванса в долларах, которую каждый сотрудник может получить в рамках вашей политики. Caps поможет вам вернуть свои деньги и помочь сотруднику быть финансово ответственным.

4. Сохраняйте все условия в письменном виде.

Включите все аспекты авансов по заработной плате в письменные политики. В идеале, одна и та же политика должна использоваться для каждого сотрудника и включать все термины. Работник должен знать об этих условиях, а работодатель и работник должны согласовать суммы вычетов, а также время начала и окончания вычетов. Обе стороны должны подписать соглашение, а копия помещается в дело работника.

Вы не должны облагать налогом аванс из фонда заработной платы до тех пор, пока ваш сотрудник не произведет первое погашение. Затем рассчитайте сумму погашения в фонд заработной платы для будущих периодов оплаты.

5. Интегрируйте вычет из заработной платы с вашим программным обеспечением для расчета заработной платы.

Не отставать от меняющихся налогов на заработную плату, отчислений и соблюдения требований часто больше, чем компании могут справиться. Сэкономьте время и деньги, инвестируя в одно из наших настоятельно рекомендуемых комплексных решений для расчета заработной платы. Посмотрите наш обзор ADP или наш обзор Paychex, чтобы узнать об онлайн-программном обеспечении для расчета заработной платы, которое может помочь вам управлять авансом и многим другим.

6. Установите частоту авансирования заработной платы.

Неспособность добавить частоту авансов по заработной плате из вашей политики может запутать сотрудников и даже привести к судебному иску. Большинство компаний ограничивают своих сотрудников выплатой заработной платы один раз в шесть месяцев или два раза в год.

Добавьте пункт, запрещающий сотрудникам получать аванс по заработной плате, если они не вернули предыдущий. Слишком снисходительное отношение к этой политике может привести к значительным потерям денежных средств для вашего бизнеса.

7. Предлагайте финансовое образование.

После написания политики авансирования заработной платы рассмотрите возможность предоставления сотрудникам дополнительных ресурсов. Например, когда сотрудник просит аванс по заработной плате, вы можете предложить вариант финансового консультирования или предоставить ему бесплатные онлайн-курсы по финансам, чтобы помочь ему улучшить свое положение в долгосрочной перспективе.