Как написать отчет о продажах

• Отчет о продажах детализирует всю деятельность по продажам вашего бизнеса и дает представление о том, что ваша компания должна делать по-другому.
• Существует несколько типов отчетов о продажах, которые различаются по частоте и ключевым показателям эффективности.
• Отчет о продажах должен включать многочисленные ключевые показатели эффективности с письменными пояснениями того, как эти цифры повлияют на будущие продажи.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, у которых есть отдел продаж и которые хотят узнать, как составить отчет о продажах.

В среднем малый бизнес может тратить до 20% своего дохода поиск потенциальных клиентов. Для более новых компаний этот показатель может достигать 45%. Поскольку все эти деньги идут на продажи, вполне естественно, что вы и ваша команда по продажам, менеджеры, руководители или внешние инвесторы могут захотеть получать регулярные обзоры ваших показателей продаж. Вот где приходят отчеты о продажах.

Что такое отчет о продажах?

Отчет о продажах, также известный как отчет об анализе продаж, представляет собой документ, в котором обобщается деятельность компании по продажам. Этот отчет обычно включает информацию об объеме продаж, лидах, новых аккаунтах, доходах и расходах за определенный период. Он также может анализировать эту информацию на каждом этапе воронки продаж и указывать на эффективность вашей команды продаж (или любые пробелы в ней).

Эти отчеты могут помочь вашей компании изменить свой подход к продажам и другие инициативы роста. Они могут предоставить информацию об успехах методологии продаж, прогнозы данных о будущих продажах, анализ производительности по сравнению с предыдущими периодами и лучшее понимание мотивации клиентов.

Ключевой вывод: отчет о продажах обобщает всю деятельность вашей компании по продажам и дает осмысленное представление о том, что ваша компания должна делать по-другому.

Какие существуют типы отчетов о продажах?

Не бывает двух одинаковых отчетов о продажах. Различные типы отчетов о продажах фокусируются на различных показателях продаж, потребностях или стратегиях. Вот некоторые из типов отчетов:

• Прогнозы продаж. Эти отчеты прогнозируют количество продаж, которые ваша команда совершит за определенный период. Вы можете использовать их, чтобы предвидеть сезонные спады или планировать проблемы, которые могут повлиять на бизнес.
• Отчеты по воронке продаж. Эти отчеты показывают, насколько лид близок к покупке вашего продукта или услуги. Воронки продаж помогут вам понять, как лучше всего развивать потенциальных клиентов и, в конечном итоге, превращать их в клиентов. Сравнивая последовательные отчеты по воронке продаж, вы можете выявить слабые места в своей воронке продаж.
• Отчеты о конверсиях. Эти отчеты напоминают отчеты о воронке продаж в том смысле, что в них оценивается продвижение лидов по воронке продаж, хотя в них рассматривается конкретно конверсия лидов в клиентов, а не статус лидов в воронке. Стандартный отчет об отслеживании конверсий включает информацию о контактах, сгенерированных и квалифицированных лидах, а также о выигрышах, а также показывает скорость изменения от периода к периоду.
• Отчеты об оценке возможностей. Отчеты об оценке возможностей основаны на Оценка возможностей Эйнштейна. Эта метрика, которую определяет искусственный интеллект, оценивается от одного до 99, где более высокий балл означает более высокую вероятность выигрыша в продажах. Эти отчеты полезны для планирования того, как разделить время вашей команды на поиск потенциальных клиентов.
• Отчеты по допродажам и перекрестным продажам. Эти отчеты детализируют количество и стоимость товаров, проданных клиентам дополнительно или перекрестно. Ваша команда может просмотреть эти отчеты, чтобы определить будущие возможности дополнительных и перекрестных продаж или отметить определенные продукты и услуги как особенно подходящие для этих подходов к продажам.
• Отчеты по продажам. Эти отчеты о продажах касаются звонков, сделанных лидам, потенциальным клиентам и клиентам для поощрения покупок. С помощью этих отчетов вы можете получить представление о производительности ваших представителей и качествах ваших лидов.

Отчеты о продажах можно задавать с разной периодичностью и привязывать к ключевым показателям эффективности (KPI), что помогает отслеживать успехи с течением времени. Вот некоторые распространенные частоты:

• Ежедневные отчеты о продажах. Ежедневный отчет о продажах может отслеживать ключевые показатели эффективности, такие как количество ежедневных звонков представителя и количество потенциальных клиентов.
• Еженедельные отчеты о продажах. Еженедельный отчет о продажах может отслеживать ключевые показатели эффективности, такие как закрытые сделки всего отдела продаж или полученный доход.
• Ежемесячные отчеты о продажах. Ежемесячный отчет о продажах может предоставить долгосрочный обзор показателей, отслеживаемых в ежедневном или еженедельном отчете о продажах.
• Годовые отчеты о продажах. Годовой отчет о продажах — это особенно длинная и подробная версия ежемесячного отчета о продажах. Это может быть наиболее полезным для определения квот продаж на следующий год. Он также может помочь вам решать проблемы управления продажами, указывать сезонные колебания, отслеживать влияние маркетинговых кампаний и выявлять особенно успешных торговых представителей.

Ключевой вывод: существует несколько типов отчетов о продажах, измеряющих разные ключевые показатели эффективности и запускаемых с разными интервалами.

Каковы ключевые элементы отчета о продажах?

Ключевые элементы зависят от типа отчета. Однако в целом отчеты о продажах должны содержать следующие цифры:

• Соответствующие KPI, определенные по вышеуказанным критериям
• Объем продаж
• Чистый объем продаж (это цифра в долларах, тогда как объем продаж — это просто количество совершенных продаж)
• Валовые продажи (чистые продажи минус себестоимость продаж)
• Процент изменения КПЭ по сравнению с предыдущим отчетным периодом

Вы заметите, что этот список цифр относительно короткий, хотя у вас может быть довольно много KPI для включения в отчет. Это потому, что оставаться кратким является ключевым; вы не хотите перегружать людей, читающих ваш отчет прямо у ворот.

Однако одних цифр недостаточно для составления отчета о продажах. Вам также необходимо предоставить письменное объяснение того, что означают эти цифры и как они должны заставить компанию действовать. Мы обсудим этот шаг в подробном руководстве по написанию отчетов ниже.

Ключевой вывод: отчет о продажах должен включать многочисленные цифры, а также письменное объяснение того, как компания должна изменить свою стратегию продаж в ответ на эти цифры.

Как написать отчет о продажах?

Чтобы создать отчет о продажах, выполните следующие действия:

1. Решите, как будет выглядеть ваш отчет о продажах.

Отчет о продажах должен быть больше, чем документ, полный цифр и пояснений. Он также должен быть привлекательным и легким для чтения, не чувствуя себя перегруженным. Для этого вы можете загрузить шаблон отчета о продажах или использовать программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) для простого создания нескольких типов отчетов.

2. Рассмотрите свою аудиторию.

Если вы являетесь высокопоставленным сотрудником отдела продаж и представляете отчет своему руководителю отдела продаж, возможно, вы захотите включить множество ключевых показателей эффективности. Руководителям может понадобиться более краткое резюме. Кроме того, генерального директора могут интересовать другие данные, чем финансового директора. Ваше программное обеспечение CRM должно помочь вам переформатировать данные о продажах для любой аудитории.

3. Включите соответствующую информацию.

Как только вы узнаете свою аудиторию и ожидаемую глубину отчетности, вы можете решить, следует ли включать или исключать определенные наборы данных, такие как выручка от продаж и затраты, изменение KPI от периода к периоду, прогресс в достижении целей продаж, продажи по продуктам или услугам, прогнозы продаж и планы будущих продаж.

4. Определите свой текущий и предыдущий периоды.

Учитывая критерии частоты, описанные выше, вы должны определить, как лучше всего представить информацию, которую вы хотите передать, в годовом, ежемесячном, еженедельном или ежедневном представлении. Затем вы должны сравнить свою информацию за этот период с эквивалентным предыдущим периодом. Например, если вы представляете информацию о продажах за февраль 2021 года, обратите внимание на процентные изменения ключевых показателей эффективности этого периода по сравнению со всем январем 2021 года, а не только с последней неделей января.

5. Скомпилируйте свои данные.

После того, как вы установили свои потребности в информации и период данных, пришло время фактически скомпилировать ваши данные. Этот шаг обычно означает вход в программное обеспечение CRM и извлечение данных, а затем либо загрузку их для использования в другой программе, либо преобразование их в отчеты прямо с панели управления CRM. В любом случае отчеты о продажах не ограничиваются сбором данных в одном месте.

6. Представляйте информацию соответствующим образом.

Отчеты о продажах не должны быть просто списками цифр. Вы должны включить множество графиков и других полезных изображений, чтобы помочь вашей аудитории понять эти цифры. Конечно, вы должны использовать правильный тип графика. Например, в годовом отчете может потребоваться линейная диаграмма, показывающая доходы по месяцам. Ваша программа CRM может автоматически генерировать эти диаграммы, или вы можете использовать Excel для помощи в создании диаграмм.

7. Перепроверьте свои данные и информацию.

После того, как вы скомпилировали свои данные и создали диаграммы и графики, вы должны вернуться к шагам один и два: учет вашей аудитории и включение соответствующей информации. Иногда вы не поймете, что вложили слишком много или слишком мало информации, пока не закончите свой первый черновик отчета. Не бойтесь извлекать информацию, воссоздавать графики или обращаться за помощью к коллеге по продажам. Помните, всем нужен редактор. Важно найти баланс между проницательностью и изобилием задолго до того, как вы пойдете на встречу.

8. Объясните свои данные.

Этот последний шаг, пожалуй, самый важный. Опять же, представление самих данных — это только полдела; вам нужно поместить слова в ваши данные, чтобы они много значили для вашей аудитории.

Например, если ваш ежемесячный отчет показывает снижение продаж по сравнению с предыдущим периодом впервые за несколько месяцев, не думайте, что ваша аудитория сделает вывод о причине этого снижения. Предоставьте анализ, который предполагает, что снижение связано с ожидаемым сезонным спадом, усугубленным экономическим спадом. Вы также должны открыть свой отчет с письменной сводкой данных за предыдущий период.

Ваши письменные объяснения должны одновременно оправдывать ваши цифры и быть оправданными вашими цифрами. В них также должны быть указаны исправления, которые ваша команда планирует внедрить. Например, если временные скидки основного конкурента снизили ваши продажи, объясните, как вы будете преследовать клиентов, потерянных из-за этой акции. Вы можете осмысленно представить даже самые важные данные, если определите действенную и устранимую первопричину.

Как только вы начнете действовать, продажи могут увеличиться. В этом и заключается ценность отчета о продажах.

Ключевой вывод: чтобы написать отчет о продажах, выберите формат и рассмотрите свою аудиторию, информацию и период времени, а затем завершите письменным выводом и контекстом.