Как экспортировать счета из QuickBooks

• Экспорт счетов из QuickBooks в приложение, такое как Excel, может быть плюсом для малого бизнеса.
• Это эффективно, и вы, скорее всего, получите платеж быстрее.
• Это дешевле и включает в себя такие функции, как варианты дизайна и отслеживание счетов.
• Это упрощает ведение записей.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса и профессионалов, которые хотят научиться экспортировать счета из бухгалтерского программного обеспечения QuickBooks.

QuickBooks уже несколько десятилетий является лидером в области программного обеспечения для бухгалтерского учета. Владельцам малого бизнеса и бухгалтерам нравится его способность легко вести учет, создавать отчеты, а также генерировать и отправлять счета. Неудивительно, что мы выбрали ее как одну из лучших платформ для выставления счетов в нашем обзоре QuickBooks — это программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое выбирают подавляющее большинство владельцев малого бизнеса.

Мы расскажем о некоторых причинах, по которым вам может понадобиться экспортировать счета из QuickBooks, и о том, как экспортировать счета как из QuickBooks Online, так и из QuickBooks Desktop в Microsoft Excel. Независимо от того, используете ли вы личную или бизнес-версию Microsoft 365, экспорт счетов из QuickBooks в Excel должен быть простым.

Причины для выставления счета в QuickBooks

Счета QuickBooks полезны для владельцев малого бизнеса по следующим причинам:

• Счета легко отследить. Поскольку QuickBooks автоматически генерирует счета и интегрирует их в ваш учет, вы сможете отслеживать неоплаченные счета и записывать актуальную информацию об остатке дебиторской задолженности. QuickBooks не удалит ваши счета, если вы не предложите это сделать.
• Это эффективно. Благодаря мгновенной доставке электронной почты и более быстрым способам оплаты с помощью интегрированных функций кредитной и дебетовой карты вы, скорее всего, получите платеж быстрее, чем если бы вы отправили счет по почте.
• Онлайн выставление счетов дешевле. При выставлении счетов и оплате в основном через Интернет меньше бумажной работы, ручного ввода данных и места для ошибок.

Почти 75% владельцев малого бизнеса выбирают QuickBooks как лучшее бухгалтерское программное обеспечение. Прочтите наше руководство, если вы пытаетесь выбрать программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое подходит именно вам.

Хранение счетов в QuickBooks

Счет-фактура используется не только для получения оплаты от клиента или заказчика, но также является кассовым чеком, подтверждающим дату покупки, плательщика и получателя платежа, идентификаторы продуктов, общую сумму продуктов или услуг и дату оплаты. . Как владелец бизнеса, вы должны хранить как счета, которые вы создаете, так и те, которые вы получаете. Это обеспечивает лучший учет, тем более что квитанции должны храниться не менее трех лет для целей налогообложения.

Необходимо хранить счета-фактуры, которые вы отправляете клиентам и покупателям, чтобы поддерживать актуальную дебиторскую задолженность. Дебиторская задолженность — это то, что клиенты вам должны; он создается после того, как вы отправляете счет клиенту или заказчику. Управление денежными потоками, особенно притоком денежных средств, полученных от дебиторской задолженности, помогает отслеживать и прогнозировать излишки и дефициты денежных средств в течение отчетного периода. (Читать соответствующую статью: Что такое бухгалтерский учет?)

Хранение счетов-фактур позволяет записывать неоплаченные счета-фактуры, которые являются текущими (обычно в течение 30-дневного окна оплаты), и неоплаченные счета-фактуры, которые просрочены (обычно от 30 до 90 дней), и даже неоплаченные счета-фактуры, которые, вероятно, не будут получены. (обычно более 90 дней просрочки).

Экспорт счетов из QuickBooks

Хотя вы можете хранить все свои созданные счета в QuickBooks, иногда экспорт счетов в программу, такую ​​как Microsoft Excel, лучше для сортировки и обмена счетами. Приложения для работы с электронными таблицами, такие как Microsoft Excel, позволяют использовать многие функции, которые в настоящее время не встроены или недоступны в QuickBooks.

Владельцы бизнеса и бухгалтеры экспортируют счета из QuickBooks в другую программу, например Microsoft Excel, по следующим причинам:

• Счета-фактуры могут быть переформатированы и изменены, чтобы отображать конкретную информацию о компании.
• Несколько пользователей нуждаются в доступе к счетам, и у них нет доступа к системе QuickBooks.
• Эти счета можно легко сохранить, распечатать или отправить по электронной почте клиентам и покупателям.
• Функции сортировки и организации в Excel помогают управлять бухгалтерскими записями, а регистрация неоплаченных счетов обеспечивает актуальные данные о дебиторской задолженности.
• Расширенные функции Excel, такие как сводные таблицы и функция ВПР, позволяют упорядочивать данные для обеспечения доступности и целенаправленного анализа.

Как экспортировать счета из QuickBooks Online

Экспорт счетов из QuickBooks Online в Excel не является длительным процессом. Вы можете экспортировать счета в Excel, чтобы отсортировать информацию по клиенту, идентификатору продукта, сумме транзакции или другой информации, указанной в счете. Изучение того, как использовать сводные таблицы и функцию ВПР в Excel, позволяет эффективно использовать данные, если ваша компания генерирует много счетов каждый месяц, квартал или год.

В приведенной ниже информации описаны шаги по экспорту счетов из QuickBooks Online в Microsoft Excel. Счета и данные, содержащиеся в счетах, останутся в QuickBooks Online после их экспорта.

1. Под списком функций щелкните Отчеты.

2. В текстовом поле начните вводить «Список счетов» и нажмите Enter.

Как показано ниже, QuickBooks Online будет автоматически заполнять «Список счетов» по ​​мере ввода.

Здесь вы увидите список всех ваших счетов за определенный период времени.

3. Нажмите «Настроить», если хотите изменить отчет, например диапазон дат, или отфильтровать отчет.

Отфильтруйте свои даты в соответствии с вашим отчетным периодом, чтобы оставаться согласованными в ваших отчетах.

4. После того, как вы настроили отчет, нажмите раскрывающийся список «Функция экспорта» и нажмите «Экспорт в Excel».

Теперь вы сможете получить доступ к своим счетам и данным в Excel.

Как экспортировать счета из QuickBooks Pro

Экспортировать счета из QuickBooks Pro так же просто, как и из QuickBooks Online. Выполните следующие действия, чтобы экспортировать сохраненные счета в Microsoft Excel:

1. В QuickBooks Desktop нажмите «Отчеты».
2. Введите «Список счетов» в текстовом поле и нажмите Enter.
3. В разделе «Период отчета» отфильтруйте даты, затем выберите «Выполнить отчет».
4. Нажмите кнопку «Экспорт» и нажмите «Экспорт в Excel».

Вы можете выполнить те же шаги, что и выше, и экспортировать в файл CSV или PDF.

После этих четырех шагов вы сможете просматривать свои счета в Excel. Оттуда некоторые функции Excel для начинающих включают сортировку счетов по суммам, поставщику, идентификатору продукта и дате. Расширенные функции Excel включают сводные таблицы и функцию ВПР.